了解關於資料生命週期管理

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

Microsoft Purview 資料生命週期管理 (先前稱為 Microsoft 資訊控管) 提供您保留所需內容的工具和功能，以及刪除您不需要的內容。

對於合規性和法規需求，通常需要保留和刪除內容，但刪除不再具有商業價值的內容也可協助您管理風險與責任。 例如，它會減少您的受攻擊面。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

Microsoft 365 功能

保留原則 是資料生命週期管理的基石。 針對包含 Exchange、SharePoint、OneDrive、Teams 和 Viva Engage 的 Microsoft 365 工作負載使用這些原則。 設定這些服務的內容是否需要無限期保留，或在使用者編輯或刪除內容時保留一段特定期間。 或者，您可以設定在指定期間之後自動永久刪除內容 (如果尚未刪除)。 您也可以結合這兩個動作來保留，然後刪除，這是非常典型的組設定。 例如，將電子郵件保留三年，然後將其刪除。

當您設定保留原則時，您可以鎖定組織的所有實例 (例如所有信箱及所有 SharePoint 網站)，或個別實例 (例如，僅特定部門或區域的信箱，或僅限選取的 SharePoint 網站)。

如果您需要個別電子郵件或文件的例外狀況，例如延長法律文件的保留期間，您可以使用您發佈到應用程式的 [保留標籤] 來這麼做，讓使用者可以套用它們，或檢查內容來自動進行套用。

如需有關保留原則和保留標籤，及其在 Microsoft 365 中運作方式的詳細資訊，可參閱了解保留原則及保留標籤。

注意事項

如果您需要針對商務、法律或法規記錄保存需求，使用高價值項目進行管理: 請使用具有 [記錄管理] 的保留標籤，而不是具有資料生命週期管理的保留標籤。

其他資料生命週期管理功能，可協助保留您需要的資訊，並刪除不需要的資訊：

• 信箱封存為使用者提供額外的信箱儲存空間，以及針對需要超過 100 GB 儲存空間的信箱自動展開封存功能。 預設封存原則會自動將電子郵件移至封存信箱，如果需要，您可以自訂此原則。 如需信箱封存功能詳細資訊，請參閱深入了解封存信箱。

• 非使用中的信箱在員工離開組織之後保留信箱內容。 如需非使用中的信箱詳細資訊，請參閱了解非使用中的信箱。

• PST 檔案匯入服務，透過使用網路上傳或磁碟機寄送。 如需詳細資訊，請參閱了解如何匯入貴組織的 PST 檔案。

Exchange (舊版) 功能

來自傳訊記錄管理 (MRM) 的保留原則和保留標記，以及日誌規則是來自 Exchange 的舊版合規性功能，原本可從傳統 Exchange 系統管理中心設定。 他們尚未轉送至 新的 Exchange 系統管理中心。

如果您尚未使用這些功能，或有使用這些功能的特定商務需求，而不是用於數據生命週期管理的 Microsoft 365 功能，我們不建議您使用這些較舊的合規性功能。 請改用較新的 Microsoft 365 功能，保留數據並支援其他 Microsoft 365 服務的原則。

如需詳細資訊，請參閱 請使用保留原則和保留標籤，而非舊版功能。

部署指導方針

如需資料生命週期管理的部署指引，包含建議的部屬藍圖、授權資訊、權限，以及支援的案例和使用者文件的清單，請參閱開始使用資料生命週期。

正在尋找部署指引來保護您的資料嗎？ 請參閱 使用 Microsoft Purview 部署資訊保護解決方案。