了解非作用中的信箱

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Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

您的組織可能需要將其保留組織之後保留先前的員工電子郵件。 根據您的組織保留需求，您可能需要幾個月數或年後結束工作，或您可能需要無限期保留信箱內容的保留信箱內容。 無論您需要保留電子郵件多久，都可以建立非使用中的信箱來保留前員工的信箱。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

什麼是不在作用中的信箱？

當員工離開貴組織 (或延長離職) 時，您可以移除其 Microsoft 365 帳戶。 拿掉帳戶之後，員工的信箱數據會保留 30 天。 在這段期間，您仍然可以藉由取消刪除帳戶來復原信箱數據。 30 天后，數據會永久移除。

但是，如果在刪除 Microsoft 365 帳戶之前將保留套用至信箱，信箱將會轉換成非作用中的信箱。 下列各節包含可搭配 Microsoft 365 保留和電子檔探索保留套用之保留的相關信息。

當貴組織基於法規或其他原因需要保留離職員工的信箱內容時，非作用中信箱會很有用。 雖然本檔中列出的任何保留類型都會在刪除用戶對象時強制將信箱設為非使用中，但建議您套用 Microsoft 365 保留原則或保留標籤， 確認已套用保留，然後移除對應的 Microsoft 365 帳戶。 此時，非作用中信箱的內容會保留在刪除用戶帳戶之前指定的保留期間內。 您仍然可以復原對應的用戶帳戶 30 天，不過在 30 天后，信箱會保留在 Microsoft 365 中作為非作用中信箱，直到移除保留原則或保留卷標為止。

重要事項

如先前所述，建議您使用 Microsoft 365 保留來建立非作用中信箱：

  • In-Place Exchange 系統管理中心的保留現已淘汰。 自 2020 年 7 月 1 日起，無法在 Exchange Online 中建立新的 In-Place 保留。 自 2020 年 10 月 1 日開始，就地保留的保留持續時間無法再變更。 任何已套用 In-Place 保留的非作用中信箱，只能藉由移除 In-Place 保留來刪除。 保留 In-Place 現有的非作用中信箱會繼續保留，直到移除保留為止。 如需 In-Place 保留淘汰的詳細資訊，請參閱 淘汰舊版電子檔探索工具。

  • 仍支持訴訟保留 ，作為將內容保留在信箱中的替代方法，並在刪除用戶帳戶之後使其處於非作用中狀態。 不過，作為較舊的技術，建議您改用 Microsoft 365 保留期。

當相同內容有多個保留時，會套用 保留原則 ，並將內容保留最長的時間。

確認保留已套用至信箱

不論您套用 Microsoft 365 保留原則、保留標籤、電子檔探索保留、訴訟保留，或具有現有的 In-Place 保留，都可以使用 PowerShell 確認保留已成功套用至信箱。 如果您最近已設定保留，您可能需要等到它套用至信箱為止。

若要避免意外或無意刪除，建議您先確認保留，再刪除用戶帳戶。 如果未套用保留，信箱將不會轉換成非作用中的信箱。

如需指示，請參閱如何識別放置在 Exchange Online 信箱上的保留類型。

非作用中信箱和 Microsoft 365 保留期

如果 Microsoft 365 保留原則套用至信箱，或信箱中的一或多個電子郵件專案已套用保留卷標，然後刪除 Microsoft 365 使用者帳戶，信箱將會轉換成非作用中的信箱。 若要建立非作用中信箱：

  • 保留設定必須設定為 保留內容，或保留並刪除內容。 如果保留動作設定為只刪除內容，則刪除用戶帳戶時，信箱不會變成非使用中。 對於非作用中信箱，建議您使用 [保留后刪除] 選項。

  • 保留設定必須套用至與 Exchange 信箱相關聯的 保留位置 ：

    • Exchange 電子郵件
    • Microsoft 365 群組
    • 商務用 Skype
    • Exchange 公用資料夾
    • Teams 通道訊息
    • Teams 聊天和 Copilot 互動
    • Teams 私人通道訊息
    • Viva Engage 社群訊息
    • Viva Engage 用戶訊息

如需 Microsoft 保留的詳細資訊，請 參閱瞭解保留原則和保留標籤。

如果使用 Microsoft 365 保留來建立非作用中信箱，則保留原則或保留卷標的保留設定會繼續套用至非作用中信箱。 這表示，如果保留設定設定為保留並刪除內容，專案將會在保留期間到期時移至 [可復原的專案] 資料夾，最後從非使用中信箱清除。 如果保留設定未設定為已刪除的專案，則在將信箱設為非使用中之前，使用者 (尚未永久刪除的專案) 將不會移至 [可復原的專案] 資料夾，而且會在信箱變成非使用中之後無限期保留。

提示

您可以使用 ComplianceTagHoldApplied 屬性來識別信箱是否有套用一或多個保留標籤的專案來保留或保留，然後刪除內容。 如需詳細資訊，請 參閱識別保留信箱，因為已將保留標籤套用至資料夾或專案。

使用調適型原則範圍來管理非作用中信箱的保留期

透過 自適性原則範圍，您可以特別將保留設定套用至非作用中信箱。 此設定的優點包括：

  • 您可以符合貴組織的法規或原則，這些法規或原則會要求在職員工和離職員工使用不同的保留期間。

  • 您可以設定保留設定，只在必要時保留信箱內容，以符合貴組織對離職員工的需求。

  • 您可以快速識別指派給組織中非作用中信箱的保留原則，讓您在必要時更輕鬆地變更保留設定。

  • 永久刪除非使用中信箱會比較容易，因為您可以根據非使用中信箱的屬性或屬性，設定 調適型範圍 來將其排除，以從原則中移除該信箱。 否則，您必須先使用 Exchange Online PowerShell，才能刪除信箱。

注意事項

根據調適型原則範圍的設定，不作用中的信箱可能會包含或可能不會包含在內。 若要特別以 或 為目標，從調適型原則範圍排除非作用中的信箱，請參閱 Exchange 電子郵件和 Exchange 公用資料夾的設定資訊。

使用靜態原則範圍和非作用中信箱

如果您不使用 調適型原則範圍，而是改為使用具有 Microsoft 365 保留期的靜態範圍，請考慮下列事項：

  • 當您使用預設的 [所有信箱 ] 設定，但不支援 特定包含或排除時，靜態原則範圍會包含非作用中的信箱。 不過，如果您在套用原則時包含或排除具有作用中信箱的收件者，而信箱之後又變為非作用中，則保留設定會繼續套用或排除。 在此案例中， 仍然適用特定的包含和排除限制 。

    注意事項

    這也表示任何使用靜態範圍的新 Microsoft 365 保留設定，套用至 [ 所有信箱 ] 的預設選取範圍，都會自動包含所有現有的非使用中信箱。

  • 如果您將 [ 所有信箱 ] 的預設選項變更為包含特定收件者，原則的保留設定將不再適用於任何非作用中的信箱，而這些信箱現在已符合自動刪除的資格。

  • 如果您想要釋放套用至非使用中信箱的保留原則，請參閱釋出 保留原則。

注意

當您使用 Microsoft 365 保留讓信箱處於非作用中狀態時，請勿在刪除對應的用戶帳戶之前，變更或移除信箱的 UPN) (用戶主體名稱。 此外，請勿變更衍生自UPN) 的主要SMTP位址 (，或在與信箱相關聯的次要 SMTP 位址清單中移除此電子郵件位址，再讓信箱變成非作用中。

如果您在) 套用保留設定時變更指派給信箱的 UPN 或電子郵件位址 (，然後刪除使用者帳戶讓信箱處於非作用中狀態，則如果您不再需要保留該信箱，將無法刪除該信箱。 這是因為您無法使用 UPN 或電子郵件地址 (來識別非作用中信箱) ，而該信箱與保留設定最初套用至信箱時所存在的信箱不同，因此您無法從原則中移除該信箱。 如需刪除非使用中信箱的詳細資訊，請參閱刪除 Office 365 中的非作用中信箱。

不在作用中信箱和 eDiscovery 案件保留

如果將與 Microsoft Purview 合規性入口網站 中電子檔探索案例相關聯的保留放在信箱上，然後刪除信箱或使用者的帳戶，信箱就會變成非作用中的信箱。 However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. 此外，您無法建立以時間為基礎的電子檔探索保留。 這表示非使用中信箱中的內容會永久保留，或直到移除保留並刪除非作用中信箱為止。 因此，建議您針對非作用中信箱使用 Microsoft 365 保留期。

如需電子檔探索保留與 Microsoft 365 保留之間差異的詳細資訊，請參閱 何時使用保留原則和保留卷標或電子檔探索保留。

非作用中信箱和自動展開封存

使用自動展開封存設定的非作用中信箱無法復原或還原。 如果基於合規性理由，您需要從具有自動展開封存的非使用中信箱復原數據，請使用內容搜尋從信箱匯出數據。 此動作僅支援電子檔案探索用途，無法作為備份解決方案使用。 如需使用內容搜尋復原電子檔探索數據的指示，請參閱下列文章：

非使用中信箱和 Exchange MRM 保留原則

套用 Exchange 保留原則 (訊息記錄管理或 MRM 中的功能，Exchange Online) 不會在刪除使用者帳戶時建立非作用中的信箱。

不過，如果此 MRM 保留原則在進入非作用中之前套用至信箱，則任何 (使用 刪除 動作設定的 MRM 保留標記的刪除原則) 都會繼續在非使用中信箱上處理。 這表示以 MRM 刪除原則標記的專案將會在保留期間到期時移至 [可復原的專案] 資料夾 。 保留期間到期時將這些項目已清除從非使用中的信箱。 如果不在作用中信箱的未指定保留持續時間，則會無限期保留復原的項目] 資料夾中的項目。

相反地，任何封存原則 (使用 MoveToArchive 動作設定的MRM保留標記，) 包含在指派給非使用中信箱的MRM保留原則中。 這表示使用封存原則標記的非使用中信箱中的專案會在保留期間到期時保留在主要信箱中。 它們不被移至封存信箱或封存信箱中 [可復原的項目] 資料夾。 他們將會無限期保留。

後續步驟

若要讓信箱處於非作用中狀態並加以管理，例如復原、還原和刪除信箱，請參閱 建立和管理非作用中信箱。