日历存储空间已满，尝试进行归档操作，但清理旧数据并未奏效。

Question

Outlook 无法进行本地归档，因为邮箱已满。通过使用“清理旧邮件”功能，我发现并未进行任何归档操作。经过调查，发现“下载过去三个月的邮件”选项仅能检索最近 3 个月的邮件。然而，此邮箱的当前 OST 文件已触发超过 49.9G 的警报，且无法继续下载更多内容。该邮箱的存储空间目前为 99.9G，导致无法正常发送和接收邮件。用户不想将一年内的邮件进行归档，并且需要能够在其他设备上查看邮件。用户不想为类似于 P2 级账户那样的在线归档操作付费，目前使用的是 E5 账户。目前，该邮箱无法进行归档，也无法发送或接收邮件。希望能得到帮助或建议。由于设备政策的原因，不建议在终端上修改注册表。

Answer 1

嗨 Johannes Sha， 

欢迎来到 Microsoft Q&A 论坛。 

祝您今天过得愉快，也希望您一切安好！ 

非常抱歉给您带来不便。根据您的描述，主邮箱容量已接近 100 GB 的配额，所以系统暂时阻止了邮件的发送和接收。同时，您本机的 Outlook 仅同步最近约 3 个月的数据，且本地 OST 缓存文件已接近 50 GB 的上限，导致更早期的邮件无法再被下载到本地。正因为如此，您尝试的“清理旧邮件/自动存档（AutoArchive）”没有起到降低服务器端容量的效果——这些功能只处理已经同步到本机 OST 的邮件，未同步下来的旧邮件在本地“看不见”，自然无法被移动或删除，服务器上的占用也就不会下降。 

为尽快恢复收发，建议先在 Outlook 网页版直接清理大体积邮件。请在搜索框中输入 hasattachments:yes size:>10MB，优先筛出带附件且体积较大的邮件，在结果页选择“选择所有符合搜索条件的会话”，然后删除或移动。删除后请清空“已删除邮件”，并在“可恢复的已删除项目”中彻底清除（Purge），这样配额才会真正下降；配额显示可能会有几分钟延迟。 

从长期来看，建议启用“联机存档（Online Archive/存档邮箱）”并配置保留策略“移动到存档（Move to Archive）”。启用后，系统会在服务器端自动把超过设定期限（例如 6–12 个月）的邮件从主邮箱移动到存档邮箱，从而持续降低主邮箱占用，不再受本地 OST 容量和同步范围的限制。与 AutoArchive 的区别在于：AutoArchive 会把邮件移到本机的 PST 文件，无法减少服务器端空间，也不便在其他设备或网页端查看，且存在备份与损坏风险；而联机存档位于服务器端，可在 Outlook 桌面端与网页端直接访问，符合合规与 eDiscovery 要求，同时不会占用本地 OST 容量。 

请特别留意，在为邮箱分配保留策略之前，需要先启用“存档邮箱（Archive Mailbox）”。您可以参考以下两篇 Microsoft Learn 官方文档按步骤操作，或转交贵组织的 Exchange 管理员执行： 

启用存档邮箱（Archive Mailbox）：Enable archive mailboxes for Microsoft 365 | Microsoft Learn 

设置存档与删除策略（包含 Move to Archive）：Customize an archive and deletion policy (MRM) for mailboxes | Microsoft Learn 

启用并分配策略后，系统会在后台自动处理，通常数小时内生效。若您没有相应的管理员权限，请联系组织的 IT/Exchange 管理员协助开启联机存档并配置策略。另外需要说明的是，Outlook 移动端不显示联机存档；您可以通过 Outlook 桌面端或网页端访问存档内容。为避免本地 OST 继续触顶，在清理期间也可以临时将同步范围调短为 1 个月。 

再次对给您带来的不便表示歉意，并感谢您的耐心与理解。如果我有任何误解或说明不清之处，欢迎随时指出，我一直在这里支持您。我希望这些信息对您的需求有所帮助。 

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