本文提供有关备用金功能的信息，该功能将现有本地化功能扩展为适用于所有国家和地区的全球功能。 有关详细信息，请参阅东欧和俄罗斯的备用金。
您可以使用备用金功能来自动执行现金收支、主要单据创建以及相关报表打印。
备用金执行以下操作：
- 核算可用现金资产的收支。
- 生成典型的现金表单。 示例包括现金报销单、现金支出单和现金单登记日记帐。
- 控制允许客户或供应商使用的最大现金金额。
- 反映各种货币的现金操作。
- 将外币现金操作金额转换为默认货币以提供会计报告。
先决条件
必须先满足以下先决条件，然后才能使用备用金功能：
启用备用金。
设置以下项：
- 现金帐户
- 现金过帐模板
- 现金单据编号的编号规则
- 现金和银行管理参数的默认值
- 总帐中的现金日记帐名称
启用备用金
若要启用备用金，请按照以下步骤操作。
- 在功能管理中，启用备用金功能。
- 转到现金和银行管理参数>现金，然后选择启用备用金选项。
设置现金帐户
若要设置现金帐户，请按照以下步骤操作。
转到现金和银行管理>备用金>现金帐户。
输入以下信息。
字段 描述 现金 输入代码以识别现金帐户（现金）。 名称 输入现金帐户的描述。 货币 选择现金交易的默认货币代码。 编号规则组 如果现金单据的编号与在参数中指定的编号不同，请输入代码。 多币种 选中此复选框以允许过帐与记帐币种不同的货币。 负现金 选中此复选框以允许任何货币的负现金余额。
若要为现金帐户设置现金余额控制规则，请按照以下步骤操作。
选择现金帐户。
在现金帐户选项卡上的余额限制部分中，选择余额限制，然后输入以下信息。
字段 描述 币种类型 选择货币的类型：
- 记帐币种 - 使用基本公司币种代码。
- 指示币种 - 使用与基本公司币种代码不同的币种代码。
货币 如果您在货币类型字段中选择了指示币种，请选择货币代码。 如果您在货币类型字段中选择了记帐币种，则此字段不可用。 余额限制类型 选择余额限制的类型：
- 最大值 - 现金余额不应超过现金帐户的余额限制金额（上限）。
- 最小值 - 现金余额不应小于现金帐户的余额限制金额（下限）。
查看余额限制 选择如果超过现金帐户的余额限制金额，在现金单据的审批流程中将发生什么行为？
- 接受 - 可以超过限制。
- 警告 - 可以超过限制，但用户会收到一条警告消息。 现金单据已确认或已批准。
- 错误 - 不能超过限制，并且用户会收到一条错误消息。 现金单据不能确认或批准。
有关现金单据的审批流程的详细信息，请参阅本文后面的现金交易记录审批和过帐部分。
余额限制 输入现金帐户余额的限制。 金额应采用指定货币。
设置现金过帐模板
现金过帐模板定义到总帐的过帐。 若要设置现金过帐模板，请按照以下步骤操作。
转到现金和银行管理>设置>现金过帐模板。
选择或创建过帐模板，然后输入以下信息。
字段 描述 有效 选择过帐模板是适用于特定现金帐户还是所有现金帐户：
- 表 - 如果现金帐户有过帐模板行，则该行用于现金交易记录过帐。
- 全部 - 现金帐户没有过帐模板行。
现金 如果您在有效字段中选择了表，则指定现金帐户。 如果您在有效字段中选择了全部，则此字段保留为空。 主科目 输入要用作现金帐户的汇总科目的主科目编号。
设置现金单据的编号规则
若要设置现金单据的编号规则，请按照以下步骤操作。
- 转到现金和银行管理>设置>现金和银行管理参数。
- 在编号规则选项卡上，指定现金报销单、现金支出单、现金更正凭证和汇兑损益调整引用的编号规则代码。
设置现金和银行管理参数的默认值
若要设置备用金的现金和银行管理参数的默认值，请按照以下步骤操作。
转到现金和银行管理>设置>现金和银行管理参数。
在现金选项卡上，输入以下信息。
字段 描述 现金 在日记帐中选择默认现金帐户。 现金过帐 输入在未指定其他过帐模板时使用的默认现金过帐模板。 有效凭证检验 选择如果在检查现金单据编号期间找到重复的编号将发生什么行为：
- 拒绝重复项
- 拒绝同一会计年度内的副本
- 接受重复项
- 在出现重复项的情况下警告
检查操作限制 选择如果超过票务代理操作限制将发生什么行为：
- 接受 - 可以超过限制。
- 警告 - 可以超过限制，但用户会收到一条警告消息。 过帐操作。
- 错误 - 不能超过限制，并且用户会收到一条错误消息。 不会过帐操作。
验证方法 选择用于控制操作的超过限制金额的验证方法：
- 操作 - 针对每个交易记录完成验证。
- 协议 - 针对具有票务代理指定合同的每个交易完成验证。
操作限制 输入票务代理现金操作允许的最大金额。 更早日期过帐 选中此复选框以允许现金交易记录在现金交易记录最后日期之前的过帐。 维度 在部门代码、分析代码和目的代码字段中输入维度。 现金单据的打印页面反映此信息。 使用确认状态 选中此复选框以在现金单据的审批流程期间使用附加状态已确认。
在总帐中设置现金日记帐名称
若要创建现金交易记录过帐的日记帐，请按照以下步骤操作。
- 转到总帐>日记帐设置>日记帐名称，然后创建一个记录。
- 在日记帐类型字段中，指定现金。 根据需要定义其他默认日记帐参数。
通过单据日记帐的日常现金操作
若要通过单据日记帐创建现金单据，请按照以下步骤操作。
转到现金和银行管理>备用金>单据日记帐，然后创建日记帐。
在操作窗格上，选择行。
添加一行，然后输入以下信息。
字段 描述 日期 输入交易记录的日期。 客户 选择现金帐户。 默认情况下，在现金和银行管理参数中指定现金帐户。 描述 输入交易记录的文本。 借方、贷方 在以下字段之一中输入现金单据金额：
- 借方 - 使用此字段登记现金收据和现金报销单。
- 贷方 - 使用此字段登记现金支出和现金支出单。
抵销帐户类型、抵销帐户 选择抵销帐户类型和抵销帐户编号。 货币 选择交易记录货币代码。 凭证 此字段根据日记帐设置进行设置。 转移单编号 如果现金帐户没有设置编号规则，此字段将根据在参数中指定的编号规则自动设置。 您可以在此字段中手动输入订单编号。 为了帮助防止现金单据编号不一致，请应用以下控制：具有更早日期操作的现金单据的编号不能高于具有较晚日期操作的现金单据的编号。 如果您不需要此控制，请在现金和银行管理参数中选中较早日期过帐复选框。 审核状态 第一个交易记录状态为无。 有关如何设置交易记录状态的信息，请参阅现金交易记录审批和过帐部分。 单据类型 现金订单选项卡上的此字段会根据您为现金单据输入的金额自动设置：
- 现金报销单 - 您在现金帐户的借方字段中输入了一个金额。
- 现金支出单 - 您在现金帐户的贷方字段中输入了一个金额。
- 收款 - 您在现金帐户的借方字段或贷方字段中输入了一个负金额。
销售税组 指定销售税组以计算工序的税费。 物料销售税组 指定物料销售税组以计算工序的税费。 原因 在现金订单选项卡上的此字段中，输入用于描述交易记录主题的文本。 此文本打印在现金单报告页面上。 单据日期 输入作为交易记录（例如，预付款报表、发票或订单）原因的主要单据的描述、编号和日期。 代表类型 此字段可具有以下值：
- 工作人员 - 如果抵销帐户字段设置为分类帐或银行，代表查找包含员工列表。 如果抵销帐户字段设置为客户或供应商，代表查找包含票务代理联系人列表。 若要设置代表，请转到基本>设置>联系人>联系人。
其他 - 代表查找包含其他客户的列表。 若要设置未在客户或供应商表中显示的接收者，请转到总帐>接收者。
注意：此代表类型仅适用于拉脱维亚。 （应启用 CSELatvia 配置键。）
- 供应商 - 代表查找包含供应商列表。 若要设置供应商，请转到应付帐款>供应商。
- 客户 - 代表查找包含客户列表。 若要设置客户，请转到应收帐款>客户。
代表 选择在代表类型字段中指定的类型的代表。 人员姓名 此字段会根据抵销帐户和代表值自动设置。 现金单的打印页面反映此信息。 余额 计算的剩余金额。 请注意，整个交易记录金额必须分配到目的地代码。 过帐模板 输入现金过帐的过帐模板。 默认情况下，使用在现金和银行管理参数中指定的过帐模板。 抵销过帐模板 输入所选抵销帐户的过帐模板。 总额 在页面底部的总金额部分中，报销字段显示针对在当前日记帐中输入的所有现金报销单计算得出的总金额。 支出字段显示所有现金支出单的总金额。
若要查看日记帐条目，请在操作窗格上，选择验证。
通过普通日记帐的日常现金操作
若要通过普通日记帐创建现金交易记录，请按照以下步骤操作。
转到总帐>日记帐条目>普通日记帐，然后创建日记帐。
在操作窗格上，选择行。
添加一行，然后输入以下信息。
字段 描述 日期 输入交易记录的日期。 帐户类型 选择备用金。 客户 选择现金帐户编号。 交易记录文本 输入交易记录的解释性文本。 借方、贷方 在以下字段之一中输入现金单据金额：
- 借方 - 使用此字段登记现金收据和现金报销单。
- 贷方 - 使用此字段登记现金支出和现金支出单。
抵销帐户类型、抵销帐户 选择抵销帐户类型和抵销帐户编号。 货币 选择交易记录货币的代码。
在发票选项卡上，指定所选帐户和抵销帐户的过帐模板。 如果登记的交易记录是预付款，请在付款选项卡上，选中预付款复选框。 在代表 部分中，设置要在现金报表上打印的字段。 若要查看日记帐条目，请在操作窗格上，选择验证。
现金交易记录审批和过帐
对于现金交易记录，可以应用以下状态：
- 否
- 已确认
- 已审核
- 已拒绝
使用确认状态参数在现金选项卡的审批快速选项卡上可用。转到现金和银行管理>设置>现金和银行管理参数以激活两个附加状态：已确认或已拒绝。
当发出现金单据并且现金收据或支出在两名员工（会计师和出纳员）之间共享时，需要进行确认。 重置状态功能可更改当前交易记录状态。 已批准变为已确认，而已确认变为无。 仅当状态为无时才可以编辑现金日记帐条目。 仅当交易记录状态为已确认时才可以拒绝现金交易记录。
- 若要确认交易记录，请选择相应的单据日记帐行，然后选择单据审批>确认。 根据指定的编号规则生成订单编号。 交易记录状态更改为已确认，并且您无法再编辑日记帐行。 现金帐户余额保持不变。
- 若要拒绝现金单据，请选择单据审批>拒绝。 此选项仅可用于具有已确认状态的单据。
- 若要批准交易记录，请选择相应的单据日记帐行，然后选择单据审批>批准。 已批准状态表示现金资金已接收或已支出。 现金余额发生变化。 现金交易记录可以过帐。
- 若要取消已批准状态并将状态重置为无，请选择单据审批>重置状态。 仅可以过帐批准的现金交易记录。 若要过帐日记帐，请选择过帐>过帐。
- 可以过帐具有已拒绝单据的日记帐，但不会为这些交易记录生成凭证。 所有已拒绝的单据都将记录，并可在现金交易记录页面上进行审查。
定期任务
若要完成以下任务，请转到现金和银行管理>定期任务。
| 定期任务 | 描述 |
|---|---|
| 查看余额限制 | 查看所选现金帐户在指定日期的余额，并在信息消息中显示结果。 仅已批准交易记录可以计入余额计算中。 |
| 现金余额重新计算 | 使用此任务以确认现金帐户的分类帐余额与现金余额相符。 |
| 外币重估 - 现金 | 使用此任务以确保在使用外币输入操作时，您在报告日期有足够的默认货币余额。 使用要包括的记录选项卡上的筛选器功能，以指定要为其运行任务的现金帐户。 在任务的对话框中，使用原始货币和目标货币字段指定交易记录货币。 系统会将使用所选日期的汇率换算的货币金额与默认货币金额进行比较。 两个金额之间的差额（不包括之前的汇率调整）就是计算得出的汇率调整。 此任务创建汇率调整类型的已批准现金交易记录。 使用在货币表中的或有利润或或有损失字段中指定的现金会计科目创建分类帐交易记录。 |
查询和报表
| 查询或报表 | 描述 |
|---|---|
| 现金交易记录 | 转到现金和银行管理>查询和报表>现金交易记录以查看现金交易记录。 使用筛选器功能以指定附加条件来限制现金交易记录的选择。 |
| 现金余额 | 转到现金和银行管理>查询和报表>现金余额以查看现金余额。 |
| 现金 - 分类帐对帐 | 转到现金和银行管理>查询和报表>现金报表>现金 - 分类帐对帐以运行此报表。 |
| 现金对帐单报表 | 转到现金和银行管理>查询和报表>现金报表>现金对帐单报表以运行此报表。 |
| 现金交易记录报表 | 转到现金和银行管理>查询和报表>现金报表>现金交易记录报表以运行此报表。 |