使用文件计划创建和管理保留标签

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南

虽然你可以在 Microsoft Purview 合规性门户中从数据生命周期管理创建和管理保留标签,但记录管理的文件计划具有其他管理功能:

  • 可以通过从电子表格中导入相关信息来批量创建保留标签。

  • 可以从现有保留标签中导出信息,从而进行分析和脱机协作。

  • 显示有关保留标签的更多信息,以使可以更轻松地从一个视图查看和查看所有保留标签的设置。

  • 文件计划描述符支持每个标签的附加和可选信息。

文件计划可用于所有保留标签,即使未将内容标记为记录也是如此。

若要了解什么是保留标签以及如何使用它们,请参阅了解保留策略和保留标签

提示

如果你不是 E5 客户,请使用为期 90 天的 Microsoft Purview 解决方案试用版来探索其他 Purview 功能如何帮助组织管理数据安全性和合规性需求。 立即从Microsoft Purview 合规门户试用中心开始。 了解有关 注册和试用条款的详细信息。

访问文件计划

要访问文件计划,您必须具有以下管理员角色之一:

  • 保留管理者
  • 仅拥有查看权限的保留管理者

Microsoft Purview 合规门户 中,转到“解决方案”>“记录管理”>“文件计划”:

“文件计划”页

如果“记录管理”未显示在导航窗格中,请首先向下滚动并选择“全部显示”。

如果已在 Microsoft Purview 合规性门户中从数据生命周期管理创建了保留标签,这些标签会自动显示在文件计划中。

同样,如果现在在文件计划中创建保留标签,而未将标签配置为将内容标记为记录,则也可以从数据生命周期管理中使用这些标签。

在“文件计划”页面上,将看到所有标签及其状态和设置、可选的文件计划描述符、用于分析或启用标签脱机审阅的导出选项,以及用于创建保留标签的导入选项。

“标签设置”列

通过选择“自定义列”选项,可以显示或隐藏除标签“名称”之外的所有列。 但是默认情况下,前几列显示有关标签状态及其设置的信息:

  • 状态标识标签是包含在标签策略中还是自动应用策略中(活动)或不(非活动)。

  • 基于标识保留期的方式或时间。 有效值:

    • 事件
    • 创建时间
    • 上次修改时间
    • 标记时间
  • 是记录标识在应用标签时是否将该项目标记为记录。 有效值:

    • 是(法规)
  • 默认情况下,“解锁 ”标识在应用标签时标记为记录的项是否已解锁。 有效值:

  • 重新标记 用于 标识标签是否配置为在保留期结束时应用另一个标签。 有效值:

    • 空白或所选标签名称
  • 保留期限标识保留期限。 有效值:

    • 年限
    • 永久
  • 处置类型”列指明在保留期到期时如何处置内容。 有效值:

    • 无操作
    • 自动删除
    • 需评审

文件计划描述符列

文件计划可将详细信息包含在保留标签中。 这些文件计划描述符提供了更多选项,可用于改进要标记的内容的易管理性和组织性。

默认情况下,从 引用 ID 开始,接下来的几列会显示这些可选的文件计划描述符,它们可以在创建保留标签或编辑现有标签时进行指定。

为了帮助你开始使用,以下文件计划描述符有一些现成的值:

  • 企业机能/部门
  • 类别
  • 颁发机构类型
  • 预配/引文

创建或编辑保留标签时的文件计划描述符示例:

创建或编辑保留标签时的文件计划描述符。

当为这些可选描述符中的每个描述符选择“选择”时,可以选择其中一个现成值,也可以创建自己的值,然后选择它。 例如:

创建用于预配/引文的新文件计划描述符。

创建保留标签

  1. 文件计划页中,选择"+ 创建标签>保留标签

  2. 按照配置过程的提示进行操作。 请注意你选择的名称,因为在保存标签后无法更改此名称。

    有关保留设置的详细信息,请参阅 用于保留和删除内容的设置

    若要使用保留标签来声明记录,请选择 “将项目标记为记录”,或者 “将项目标记为合规性记录”。 有关详细信息,请参阅配置保留标签以声明记录

  3. 创建标签后,你会看到发布标签、自动应用标签或仅保存标签的选项,请选择“现在仅保存标签”,然后选择“完成”。

  4. 重复这些步骤以创建更多标签。

编辑保留标签

若要编辑现有保留标签,请从 文件计划 页中选择它,然后选择 编辑标签 选项以启动编辑保留过程,以便更改标签说明和任何符合条件的设置。

创建和保存标签后,某些设置无法更改,其中包括:

  • 保留标签名称和保留期除外。
  • 用于将项目标记为记录的选项。

删除保留标签

可以删除当前未包含在任何发布的自动应用保留标签策略(未针对基于事件的保留进行配置)的保留标签,或删除将项目标记为法规记录的保留标签。

对于可以删除的保留标签,如果已应用到项目,则删除操作将失败,并且你将看到指向内容资源管理器的链接,以标识已标记的项目。

但是,内容资源管理器可能需要多达两天时间才能显示标记的项目。 在这种情况下,可能会删除保留标签,而不显示指向内容资源管理器的链接。

导出所有保留标签以分析或启用脱机评审

在文件计划中,可以将所有保留标签的详细信息都导出到 .csv 文件中,有助于推动定期与组织中数据管理利益干系人一起执行合规性评审。

要导出所有保留标签:在“文件计划”页上,选择“导出”:

文件计划导出选项。

将打开包含所有现有保留标签的 *.csv 文件。 例如:

显示所有保留标签的 CSV 文件。

向文件计划导入保留标签

在文件计划中,可以使用具有特定格式的 .csv 文件批量导入新的保留标签:

  1. “文件计划”页上,选择“导入导入文件计划的选项

  2. 在“填写并导入文件计划”窗格中,选择“下载空白模板”:

    空白文件计划模板下载选项

  3. 下载模板后,为每个标签添加一行,然后保存文件。 有关描述每个性能的属性和有效值的信息,请参阅下一节

    填充模板示例:

    文件计划模板示例,其中填写了已准备好导入以创建保留标签的信息。

  4. 选择“上传文件”,以上传填写的模板。

    文件计划会上传文件并验证条目。

  5. 具体取决于验证结果:

    • 如果验证失败: 备注行号和列名以在导入文件中进行更正。 在文件中更正错误并保存,然后重复步骤 4。

    • 如果验证通过:可以看到 已成功导入文件计划,并且条目已成功转换为保留标签。 选择“完成,关闭窗格并自动刷新文件计划页以显示新标签。

现在可以发布新的保留标签,或自动应用标签。 可以从“标签策略”选项卡执行这两项操作,然后选择“发布标签”或“自动应用标签”。

有关导入的标签属性的信息

使用以下信息可有助于填写下载的模板,以导入新的保留标签。 对于导入,某些值具有最大长度:

  • LabelName:最大长度为 64 个字符
  • CommentNotes:最大程度为 1024 个字符
  • 所有其他值:长度不受限制
属性 类型 必需 有效值
LabelName 字符串 此属性指定保留标签的名称,且必须为租户中的唯一属性。 支持导入的字符:a-z、A-Z、0-9、连字符 (-) 和空格字符。
评论 字符串 使用此属性可以添加有关管理员的保留标签的说明。 此说明仅对在 Microsoft Purview 合规性门户中管理保留标签的管理员显示。
注释 字符串 使用此属性可以添加有关用户的保留标签的说明。 当用户将鼠标悬停在 Outlook、SharePoint 和 OneDrive 等应用的标签上时,将显示此说明。 如果将此属性保留为空白,则会显示默认说明,用于说明标签的保留设置。
IsRecordLabel 字符串 否,除非 法规TRUE 此属性指定标签是否将内容标记为记录。 有效值为:
TRUE:标签将项目标记为记录,因此无法删除该项。
FALSE:标签不会将内容标记为记录。 此值为默认值。

组依赖项:指定此属性时,还必须指定 RetentionAction、RetentionDuration 和 RetentionType。
RetentionAction 字符串 否,除非指定了 RetentionDurationRetentionTypeReviewerEmail 此属性指定在指定) 过期时,在 RetentionDuration 属性指定的值 (之后要执行的操作。 有效值为:
Delete:删除早于 RetentionDuration 属性指定的值的项目。
保留:在 RetentionDuration 属性指定的持续时间内保留项目,然后在持续时间到期时不执行任何操作。
KeepAndDelete:在 RetentionDuration 属性指定的持续时间内保留项目,然后在持续时间到期时将其删除。

组依赖项:指定此属性时,还必须指定 RetentionDuration 和 RetentionType。
RetentionDuration String 否,除非指定了 RetentionActionRetentionType 此属性指定内容保留的天数。 有效值为:
无限制:项目将无限期保留。
*n:以天为单位的正整数;例如 365。 支持的最大数为 36,525,即 100 年。 如果需要的时间超过此最大值,请改用“无限制”。

组依赖项:指定此属性时,还必须指定 RetentionAction 和 RetentionType。
RetentionType 字符串 否,除非指定了 RetentionActionRetentionDuration 此属性指定是否从内容创建日期、事件日期、标记日期或上次修改日期计算保留期 ((如果指定) )。 有效值为:
CreationAgeInDays
EventAgeInDays
TaggedAgeInDays
ModificationAgeInDays

组依赖项:指定此属性时,还必须指定 RetentionAction 和 RetentionDuration。
ReviewerEmail SmtpAddress 指定此属性后,保留持续时间到期时将触发处置评审。 此属性指定租户中用于 KeepAndDelete 保留操作审阅者的电子邮件地址。

可以在租户中包含单个用户、通讯组或安全组的电子邮件地址。 指定多个电子邮件地址,用分号分隔。

组依赖项:指定此属性时, RetentionAction (必须为 KeepAndDelete) 、 RetentionDurationRetentionType
ReferenceId 字符串 该属性指定在 参考 ID 文件计划描述符中显示的值,可将其用作组织的唯一值。
Departmentname 字符串 该属性指定在功能/部门文件计划描述符中显示的值。
类别 字符串 该属性指定在类别文件计划描述符中显示的值。
SubCategory 字符串 该属性指定在子类别文件计划描述符中显示的值。
AuthorityType 字符串 该属性指定在权限类型文件计划描述符中显示的值。
CitationName 字符串 该属性指定在预配/引文文件计划描述符中显示的引文名称。 例如,“2002 年萨班斯-奥克斯利法案”。
CitationUrl 字符串 该属性指定在预配/引文文件计划描述符中显示的 URL。
CitationJurisdiction 字符串 该属性指定在预配/引文文件计划描述符中显示的司法管辖区或机构。 例如,“美国证券交易委员会 (SEC)”。
Regulatory 字符串 此属性指定标签是否将内容标记为法规记录,该记录比记录 更具限制性。 要使用此标签配置,必须将租户配置为 显示将内容标记为法规记录的选项,否则导入验证将失败。 有效值为:
TRUE:标签将项目标记为法规记录。 还必须将 IsRecordLabel 属性设置为 TRUE。
FALSE:标签不会将内容标记为法规记录。 此为默认值。
EventType String 否,除非 RetentionTypeEventAgeInDays 此属性指定用于 基于事件的保留 的事件类型。 指定 记录管理>事件>管理事件类型中显示的现有事件类型。 或使用 Get-ComplianceRetentionEventType cmdlet 查看可用的事件类型。 虽然存在一些内置事件类型,例如 员工活动产品寿命,但你仍然可以创建自己的事件类型。

如果指定自己的事件类型,则它必须在导入之前存在,因为名称在导入过程中会进行验证。
IsRecordUnlockedAsDefault 字符串 此属性指定在应用标签时标记为记录的项目是否已解锁。 有效值为:
TRUE:标记为记录的项目在应用标签时处于解锁状态。 IsRecordLabel 属性必须设置为 TRUE,并且属性 Regulatory 不能设置为 TRUE。
FALSE:项目未标记为记录或标记为记录,但在应用标签时锁定。 此值为默认值。
ComplianceTagForNextStage 字符串 此属性指定要在保留期结束时应用的替换标签的名称。

如果 RegulatoryTRUE,请不要指定此属性。

当前不支持导入的标签设置:

  • 多阶段处置评审: 虽然在使用模板导入保留标签时可以为单个处置评审阶段配置设置,但不能指定其他审阅阶段。 相反,请在导入成功后,在合规性门户中配置它们。

后续步骤

现在,你已创建保留标签,可以通过发布标签或自动应用这些标签将其添加到项目中: