创建协作治理计划

  • 项目

最好从清晰的愿景开始迁移到 Microsoft 365：

  • 你的主要业务目标是什么？

  • 工具和功能如何为整个组织以及单个员工提供价值？

  • 你将如何衡量成功？

清晰的愿景声明为在考虑治理计划时需要做出的不可避免的决策权衡提供了关键指导。 记录治理计划所需的形式和深度应与想要实现的结果保持一致。 因此，愿景为治理的背景和投资提供了一个框架。

Microsoft 365 为支持业务的技术创建新的范例。 这些新范例改变了这些技术的采用、管理和治理方式。

Microsoft 365 治理应补充管理本地环境的现有策略。 但是，由于云提供了支持业务的新机会，因此请务必了解这些机会，并考虑在用户目标、业务风险以及行业与法规要求之间创造适当平衡的治理方法。

首先考虑治理意味着通过一些关键决策开始 Microsoft 365 之旅，以取得整体成功的最佳位置。 其中一些决策包括：

这些问题没有完美的答案 - 正确的答案是平衡组织的风险和利益。

治理对 Microsoft 365 意味着什么？

Microsoft 365 的治理规划是确保你保护关键信息资产，同时将风险降到最低。 治理包括几个关键领域，其中每个领域都需要进行规划、协调和调整，以适应不断变化的组织需求和技术的发展。

  • 操作保障 - 保持平台正常运行，确保性能。 这主要是一项 IT 任务，大部分工作由 Microsoft 提供。

  • 信息保障 - 在整个生命周期内管理内容，将信息视为资产，包括记录管理、合规性和安全性。 信息保障需要了解业务目标和法规要求。 理想情况下，你希望使用自动化策略来防止用户犯错误或在需要做出明智决策的情况下警告他们。 如果无法按策略强制实施，则需要规划教育培训。

  • 结果保障 - 指导授权的网站或团队所有者以正确的方向实现业务成果。 结果保证主要在于为内容作者和网站、组和团队所有者提供指导 -- 确保提供适当的培训，以确保他们知道如何做出正确的选择，以便在整体组织标准和实践中获得所需的结果。

治理规划应是第一位的，但治理需要你在迭代过程中不断重新审视。 随着数据资产随时间推移而变化，你需要重新审视治理决策，以适应不断变化的业务需求和功能可用性。 你可能会发现，你需要更大的监督来确保一致性。 你可能会发现，需要较少的监督来鼓励更创造性地应用核心功能。 你可能会发现，角色和职责需要更新，以反映解决方案中的更改或用户使用不同应用程序的方式的更改。

例如，Microsoft 365 的关键授权功能之一是能够轻松地与组织外部的人员协作。 某些行业的某些组织选择阻止所有外部共享。 其他方案支持在特定方案中或与特定组织进行外部共享。 当涉及到外部共享时，没有正确或错误的治理决策 - 在很多不同的方案中，你可以在 Microsoft 365 中启用不同的设置，以允许在某些情况下共享，并在其他情况下阻止它。 如果刚刚开始从本地环境到云的旅程，请务必考虑外部共享决策，并了解与不同可用选项相关的优势和风险。

首先考虑治理

你在 Microsoft 365 中的投资仅与你启用的内容和体验的价值一样好 ，因此，在旅程开始时考虑治理可确保在有机会了解和评估每个决策的影响之前，既不会锁定或启用太多内容。 可以在 Microsoft 365 中上交多个“旋钮和拨号”。 有效的治理计划对于实现业务目标至关重要，但治理是平衡风险与收益。 如果我们锁定一切，人们会找到一种方法来绕过规则，如果他们需要这样做才能完成工作。

首先考虑治理可以：

  • 平衡风险和收益。 在部署的早期仔细审查治理决策使组织能够了解完整的环境（业务、法规、法律、合规性），并规划一个针对所有结果进行优化的解决方案（在风险与利益之间平衡），有时接受风险，有时接受风险，有时选择不接受风险。 如果事先做出明智的决策，则可以获得更好的结果，而无需扩展和非托管内容。

  • 适应不同的组织和不同类型的内容和方案。 治理决策是每个组织的唯一决策 - 一种规模不适合所有组织。 不仅每个组织有不同的治理需求，而且对于 Microsoft 365 中每种类型的内容，治理决策通常并不相同。 例如，团队内容的治理可能与对 Intranet 内容的治理和 OneDrive 中的单个内容不同。

  • 与业务优先级保持一致。 开始考虑治理的时候是确定在 Microsoft 365 中构建的解决方案的关键业务优先级。 这些关键业务成果定义了治理规划的上下文。 这一点很重要，因为业务目标可以帮助你定义投入治理所需的时间和精力。 例如，如果提高整个组织的内容可发现性不是很重要，则可能不需要花费太多时间专注于强制执行或规划文件命名约定。 另一方面，如果想要帮助减少企业各个存储库中同一文档的多个版本的实例，则治理决策需要流程和策略和培训，以确保内容作者了解如何命名文件，并遵循“文档的一个副本”指南，以确保内容只发布到一个位置。 这也意味着你需要一个流程来确保不必要地为同一目的创建多个网站或团队。

我们应该如何就治理进行沟通？

可以通过在 Microsoft 365 中打开或关闭功能来实现许多治理决策。 这有助于强制实施治理标准，但可能无法帮助组织中的人员了解哪些内容可供他们使用，以及为什么 (或为什么不) 。

传统上，治理团队会创建长文档来概述每个治理决策。 不幸的是，这些长文档很少被阅读，这意味着依赖人员强制执行的治理要求很少奏效。 在考虑如何传达关键治理决策时，尽量避免创建面向多个受众的长文档。 相反，请考虑以下替代方法：

  • 将治理决策直接嵌入到你创建的解决方案中。 如果要确保敏感信息在整个 Microsoft 365 中受到保护，请实施敏感度标签，以确保用户不会意外公开他们不应公开的信息。 阻止无法提供适当保护的应用程序。 详细了解敏感度标签。

  • 通过训练加强。 调整 Microsoft 365 学习路径 等解决方案，以确保通过 Microsoft 提供的培训强化组织特定期望。

  • 作为网站而不是文档交付。 在 SharePoint 通信网站中创建自己的 Microsoft 365 采用中心，以确保内容作者、网站和团队所有者不仅了解“操作方法”，还了解“应如何操作”。创建针对不同业务方案的特定于主题的页面，以提供指导和最佳做法，以便在 SharePoint 和 Teams 和其他应用程序中使用或启用不同的功能来实现业务成果。 使这些页面成为 SharePoint Intranet 的一部分。

关键的成功因素有哪些？

整合这些关键成功因素，确保 Microsoft 365 的成功治理规划成功。

确定治理核心团队

治理是一项团队运动。 确保核心治理规划团队包括来自业务和 IT 的代表。 你的团队可能需要在推出开始时更频繁地开会，然后定期查看新功能和新业务期望。

完成关键治理决策，但不要尝试一次性做出每个决策。 做出有关预配、命名和外部访问的关键决策，然后完成其余决策。

除了前面讨论的外部共享之外，每个组织的另一个关键决策是如何预配网站和组。 例如，考虑以下情况：

  • 由于用户可以轻松创建 Microsoft 365 组和团队，因此你可能希望打开组和团队创建，以便 IT 不会因为代表其他人创建组和团队的请求而淹没。 为了避免蔓延，可以创建自定义工作流，向组和团队创建者发送包含治理、培训和其他信息的电子邮件。 (例如，“你刚刚创建了网站/团队、社区等。-- 下面是你的职责和培训链接...“) 另一方面，根据你的业务，你可能希望控制谁能够创建组。

  • 如果要控制 SharePoint 网站的创建方式，可以在 SharePoint 起始页上隐藏 “创建网站 ”链接。 创建自定义表单，或创建自定义网站设计和网站脚本，以使用预定义的网站结构自动预配新的新式 SharePoint 网站，该结构可以包含指向治理和培训最佳做法的链接。

使决策与业务目标保持一致

业务成果目标应是治理决策的主要驱动因素：

  • 了解影响组织的法规要求。 某些关键决策和实现要求可能需要与运营环境保持一致。

  • 尽量不要被困在“这是我们一直做的事”。云和许多组织的日益全球化带来了新的机遇。 如果假设与业务目标不一致，则挑战这些假设。 是否可以放宽某些方案或某些人的规则？ 能否使用 Microsoft 365 的功能获得相同的业务成果，而不是完全阻止某个活动？

  • 如果锁定所有内容，人们会找到解决方法。 尝试了解用户希望启用的关键业务方案，并根据需要提供指南和培训。

  • 考虑合并活动来查看关键网站和活动，以确保网站和团队所有者遵循治理指南。

定义角色和职责

除了治理团队之外，还有几个其他关键角色或团队可帮助组织定位 Microsoft 365 的成功。 某些角色可能由同一人组合或担任，而其他角色可能不适合所有组织。 大多数组织都有 Microsoft 365 作为一个整体的执行发起人，一些组织还有一个指导委员会或团队（整个 Microsoft 365 或仅针对 Intranet）。 详细了解 Microsoft 365 中可用的综合管理员角色和权限。

随着业务和技术的变化重新访问

Microsoft 365 的治理不是“一次性完成”。制定计划以随时了解 Microsoft 365 中的变化，并根据需要调整治理准则。 (这是创建长治理文档不是一个好主意的一个重要原因。业务和技术的变化。更新网页非常简单。更新和重新分发文档要困难得多。)

制定策略来传达治理策略和准则

归根结底，治理规划工作的成功取决于你向组织成员传达期望的效果。 除了前面所述的建议外，还考虑以下事项：

  • 是否可以将“应如何”与“如何”培训合并？ 换句话说，是否可以为 Microsoft 365 创建“用户资源中心”，在其中提供资源和培训，以帮助提供指导和培训，帮助用户有效地采用 Microsoft 365？ 最佳治理内容提供指导，帮助所有用户采用 Microsoft 365 并从中获得最大价值。

  • 是否应为网站和团队所有者创建认证和重新认证？

  • 是否可以为组织创建 Microsoft 365 冠军计划？ 考虑加入全球 Microsoft 365 冠军计划 ，以获取你自己的冠军计划的想法和方法，并与 Microsoft 内部和周围的志同道合的人和思想领袖联系。

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