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在 Microsoft Syntex 中创建自动填充列

自动填充是 “创建列 ”面板中的一个新设置,可用于使用自然语言提示提取特定信息或从 SharePoint 库中的文件生成信息。 然后,该信息将显示在库的列中。 可以在同一库中设置多个自动填充列。

创建新的自动填充列

若要创建新的自动填充列,请执行以下步骤:

  1. 在 SharePoint 库中,选择“ +添加列”,选择所需的列类型,然后选择“ 下一步”。

    显示如何在文档库中添加列的屏幕截图。

  2. “创建列 ”面板上,输入列标题的名称和列信息的简要说明。

    显示“创建列”面板的屏幕截图,其中突出显示了“自动填充”部分。

  3. “自动填充 ”部分中,选择“ 设置”。

  4. “自动填充 ”面板的“ 提示 ”框中,创建提示。 该提示标识要从文件提取到列的信息类型。

    对于“仅 文本 ”和 “多行文本 ”,将自动生成建议的提示。 选择“ 刷新 ”按钮以查看其他建议的提示。 选择建议的提示将其添加到 “提示 ”框中,然后可以根据需要对其进行编辑。 对于其他列类型,请参阅这些 建议的提示

    显示“自动填充”面板的屏幕截图。

  5. “测试提示符 ”部分中,选择一个文件以使用库中的文件测试提示。 结果将显示在“ 结果 ”框中。 如果需要,可以修改提示并重新测试它,直到达到所需的结果。

  6. 出现所需的提示时,选择“ 保存”。 新列将显示在库中。

    提示

    如果要设置多个自动填充列,则可以通过在处理前完成所有自动填充列的设置来帮助最大程度地降低事务成本。

  7. 若要处理现有库内容,请选择要为其应用自动填充列的文件。 然后,在命令栏中,选择“ 更多选项 (...) >自动填充”。

    显示功能区上的“更多”选项 > “自动填充”的屏幕截图。

    你会看到一条消息,指示自动填充正在开始处理文件,可能需要一段时间才能完成处理。

  8. 保存列上的自动填充设置后,将自动处理上传到库的任何新文件,并将提取的信息保存到相应的列中。

    备注

    AI 生成的内容可能不正确。 请务必检查列结果。

更新现有的自动填充列

若要编辑提示或更新自动填充列,请执行以下步骤:

  1. 在文档库中,选择列,然后选择 “列设置>编辑”。

  2. “编辑列” 面板的“ 自动填充 ”部分中,选择 “编辑提示”。

    显示“编辑列”面板的“自动填充”部分的屏幕截图,其中突出显示了“编辑提示”选项。

  3. “自动填充 ”面板的“ 提示 ”框中,根据需要修改措辞。

  4. “测试提示符 ”部分中,选择一个文件以使用库中的文件测试提示。 可以修改提示并重新测试它,直到达到所需的结果。

  5. 出现所需的提示时,选择“ 保存”。

关闭列上的自动填充设置

若要关闭特定列的自动填充,请执行以下步骤:

  1. 在文档库中,选择列,然后选择 “列设置>编辑”。

  2. “编辑列” 面板的“ 自动填充” 部分中,将切换开关切换为 “关闭”。

    显示“编辑列”面板的“自动填充”部分的屏幕截图,其中突出显示了设置切换。

  3. 选择“保存”

针对其他列类型的建议提示

列类型 建议的提示 示例
Number <在此处>插入问题? 使用有效号码进行响应。 如果未找到正确的答案,则使用插入默认响应进行 <响应>。 约定的总小时数是多少? 使用有效号码进行响应。 如果未找到正确的答案,则使用“不适用”进行响应。
是/否 <在此处>插入问题? 使用“是”或“否”进行响应,并且仅使用“是”或“否”。如果文档未提供足够的信息,请将答案留空。 租户是否需要有租客的保险? 使用“是”或“否”进行响应,并且仅使用“是”或“否”。如果文档未提供足够的信息,请将答案留空。
日期和时间 <在此处>插入问题? 将答案的格式设置为有效的 C# 日期时间。 如果未找到正确的答案,则使用插入默认响应进行 <响应>。 提交季度财务报告的最后期限是什么? 将答案的格式设置为有效的 C# 日期时间。 如果未找到正确的答案,则使用“未设置最后期限”进行响应。
选项 根据以下类别对此文档做出决定: <选择 1>、 <选择 2> 和 <选择 3>。 仅使用其中一个选项进行答复。 如果没有适合的选项,则回复为“上述选项均不合适”。 根据以下类别决定此销售协议:签署批准、法律审查和最终销售。 仅使用其中一个选项进行答复。 如果没有适合的选项,则回复为“上述选项均不合适”。
选项 根据以下类别决定此文档:<选项 1 插入选项 1><> 的说明,<选项 2<>插入说明选项 2>,<选项 3><插入说明选项 3。> 仅使用其中一个选项进行答复。 如果没有适合的选项,则回复为“上述选项均不合适”。 根据以下类别对此文档做出决定:需要审批:在继续操作之前需要管理评审和批准;仅信息:出于信息目的,不需要执行任何操作;紧急更新:包含需要立即关注和更新的时间敏感信息。 仅使用其中一个选项进行答复。 如果没有适合的选项,则回复为“上述选项均不合适”。
Hyperlink <在此处>插入问题? 使用格式为有效 URL 的名称进行答复。 谁是保险提供商? 使用格式为有效 URL 的名称进行答复。
Currency <在此处>插入问题? 以有效的美国货币格式答复。 如果文档未提供足够的信息,请将答案留空。 发票中详述的项目总成本是多少? 以有效的美国货币格式答复。 如果文档未提供足够的信息,请将答案留空。

备注

若要查看当前可用于自动填充的列类型,请参阅 支持的列数据类型