创建普通发票

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本单元介绍了处理订单、记录发票和处理付款的操作,以演示发票到现金的流程。

以下部分介绍了普通发票与标准发票之间的差异。

销售订单发票

销售订单发票不同于普通发票,具体表现在以下方面:

  • 用户指定物料编号,系统在分类帐中过帐物料相关的交易记录。 用户还可以创建具有非库存物料的销售订单。
  • 销售订单进行库存交易,但普通发票并未创建存货交易记录,因此从不使用物料库存。 普通发票经常用于销售固定资产,因为普通发票可计算折旧和销售资产的成本或收入。 请参阅固定资产培训手册,详细了解固定资产主题。

普通发票

普通发票不同于销售订单发票,具体表现在以下方面:

  • 用户未指定物料编号。
  • 用户为销售选择一个会计科目,该科目会显示在每个订单行上。 除非用户在普通发票上指定其他过帐模板,否则系统会将客户余额过帐到继承自客户的过帐模板的汇总会计科目。

普通发票

使用普通发票创建包含但不限于以下元素的订单行的销售发票:

  • 会计科目
  • 自由文本描述
  • 销售金额分录

不能在此类发票上输入物料编号;但是,您可以输入相应的销售税信息。

普通发票行经常可用于销售一定数量的某种商品、服务或权利。 因此,可能需要在行上启用数量标识。 同样,如果产品、服务或权利具有单价,则务必要在普通发票行上捕获本信息。 向用户提供本信息和基本金额计算有助于确定费用并向客户说明。

您可以输入数量和单价以自动计算金额;但是,如果您在具有单价的情况下修改金额字段,则无论数量字段的值如何,都会删除单价值。 这样您就有了行中指示数量的总金额。

复制普通发票中的行

要复制普通发票上的行,请选择一行或多行,然后选择复制所选行。 您可以指定要生成的副本数,然后复制注释和附件。 您可以复制分配,也可以在过帐时重新创建这些分配。

应收帐款 > 发票 > 所有普通发票

已选择“复制所选行”的普通发票的屏幕截图。

复制行后,您可以根据需要编辑信息。

根据模板创建普通发票

您可以根据模板创建普通发票。 在发票选项卡上选择从模板新建时,您可以为新的普通发票选择模板名称和客户帐户。 客户可以自动填写默认值(例如付款期限和付款方式),您也可以使用模板中保存的值。

“发票”选项卡上“从模板新建”的屏幕截图。

因此会创建新的普通发票,而您可以根据需要编辑这些值。

会计分配

您可以使用普通发票页面上的以下按钮查看(且可能更改)普通发票上每个科目的会计分配。

  • 分配金额 - 查看和更改单个行和任何子行的会计分配,如税款或费用。 您还可以直接从销售税交易记录页面或费用交易记录页面查看和更改子行的会计分配。
    • 更改普通发票标头金额,如费用或货币舍入金额。
    • 更改普通发票行金额。
  • 查看分配 - 查看单据上所有行的会计分配。 无法在本视图中更改会计分配。
    • 查看标头金额。
    • 查看行金额。

分配税款

在计算税款之前,无法为其创建会计分配。 要计算销售税,请在普通发票页面上完成以下任务之一:

  • 查看销售税
  • 查看发票总额
  • 查看现金流量
  • 查看整个普通发票的会计分配
  • 查看子分类日记帐

普通发票的会计分配和子分类日记帐分录

会计分配用于定义金额的会计核算方式,例如如何核算普通发票上的收入、税款或费用。 普通发票记入日记帐时,必须对帐的每笔金额都具有一个或多个会计分配。

更正普通发票

输入更正,修改已过帐的普通发票。 当您更正已过帐的发票时,将在您可以使用新值修改发票并将它过帐的位置创建已更正发票。 在过帐已更正发票时,将创建取消发票,这会使原始发票和取消发票的组合余额为零。

例如,如果更正余额为 500.00 的原始已过帐发票,则会创建余额为 500.00 的更正发票。 您可以更改发票信息,然后将其过帐。 过帐已更正发票后,会创建余额为 -500.00 的取消发票。 经过本流程,原始发票和取消发票的组合余额为 0.00。

要更正已过帐的普通发票,请打开已过帐的普通发票。 在发票页面上,选择取消,然后选择更正发票。 选择原因代码、添加注释以及选择新更正发票的日期。 您可以修改已更正发票并将其过帐。

在您过帐已更正发票时,会为一个等于原始发票金额的贷方金额创建取消发票。 因此,原始发票和取消发票的组合余额为 0(零)。 会比对原始发票结算取消发票。

过帐已更正发票后,您拥有了三张发票:

  • 原始发票 - 包含待更正信息的发票。
  • 取消发票- 为取消最近更改的发票而由系统生成的货方发票。
  • 已更正发票- 包含更正发票信息的发票。

您可以通过两种方式标识取消发票和更正发票:

  • 所有普通发票页面包括更正列,您可以在其中查看哪些发票分别属于取消发票和已更正发票。
  • 普通发票的标头显示取消发票 [发票编号]已更正发票 [发票编号] 的状态。

仅当已选择普通发票更正配置键时才提供本功能。

系统管理 > 设置 > 许可证配置

许可证配置页面的屏幕截图,其中突出显示了普通发票更正选项。

将普通发票另存为模板

您还可以将现有的普通发票另存为模板。 当您从发票选项卡中选择保存到模板时,请提供模板的名称和说明。 如果已存在具有该名称的模板,您会看到一条通知,说明已存在具有该名称的模板。 您仍然可以选择确定以替换该模板。

突出显示在“发票”选项卡中选择“保存到模板”的屏幕截图。