配置分类帐和日记帐设置
设置日记帐后，便可以快速高效地使用它们。 要使用普通日记帐，必须设置多个组件。
分类帐
每个法人都有一个分类帐，并且每个分类帐可以链接到一个会计科目表。 多个分类帐可以链接到同一个会计科目表，这样您就可以与多个法人共享同一个会计科目表。 您还需要指定要附加到每个法人的分类帐的一个或多个科目结构。
分类帐结算自动化会自动匹配总帐中的借方和贷方交易并将其标记为已结算，从而减少手动步骤的数量。 该流程作为后台流程运行，具体取决于指定的规则。 您可以定义自动结算的频率和基于交易属性的匹配规则。 分类帐结算自动化定义以下详细信息：
- 分类帐结算何时运行。
- 使用哪些标准来匹配可以自动结算的借方和贷方。
- 分类帐结算信息按什么顺序处理。
注意
要启用自动执行分类帐结算流程功能，必须启用区分分类帐结算与年终结算。
平衡财务维度
要为特定财务维度生成平衡的资产负债表，需要执行内部单位核算。 因此，必须针对财务维度的值平衡为总帐创建的所有会计条目，该财务维度也称为平衡财务维度。 可以在总帐 > 分类帐设置 > 分类帐的分类帐页中选择用于内部单位核算的平衡财务维度。 在 Finance 中输入平衡财务维度时，每个会计条目在总计级别和财务维度值级别都必须平衡。
如果会计条目在财务维度值级别不平衡，则会自动创建其他会计条目来平衡该会计条目。
添加科目结构后，需要将其链接到分类帐。
日记帐名称
日记帐名称是需要设置的其中一个最重要元素。 可以根据类型为特定任务定义日记帐名称。
最好为每个目的定义特定日记帐名称，例如内部公司、应计调整和错误更正。 可以定制每个日记帐名称，以帮助使每个目的的数据输入变得简单且安全。
在总帐 > 日记帐设置的日记帐名称页中，可以设置各个元素，例如以下元素。
- 审批工作流 - 要加强内部控制，请根据总借方金额等条件定义日记帐工作流，以制定针对审查和审批步骤的重要性限制。 重要性概念是普遍接受的会计准则，即报告所有重要事项，而琐碎事项可忽略
- 可以在总帐工作流页中为普通日记帐设置工作流。
- 默认值 - 选择对方科目、币种和财务维度的默认值。
- 日记帐控制 - 可以针对公司、科目类型和段值设置限制。
日记帐设置
Finance 中有手动生成的日记帐和系统生成的日记帐。
系统生成的日记帐的示例包括分配日记帐和清除日记帐，这些日记帐是自动创建的，从不手动创建。
手动日记帐条目由输入到系统中的过帐生成，例如普通日记帐条目。 使用手动日记帐条目时，交易记录不会立即过帐。 日记帐必须处于以下状态才能将手动条目过帐。
- 已更改
- 已审查
- 已批准
- 已删除
在 Finance 中，可以使用日记帐来执行以下任务。
- 控制不同类型的条目 - 可以应用审批系统，以便仅在审批特殊日记帐后才将其过帐。
- 查看从外部分类帐系统导入的数据 - 可以确保所有有效字段都包含值，并且遵守交易记录的所有限制。
必须确保已在创建日记帐之前设置了必要的凭证系列，这点很重要。 可以设置编号规则，并将其附加到相应的引用。
不能对同一个日记帐名称同时使用手动审批系统和工作流审批系统。 可以使用以下过帐层。
- 当前 - 所使用的默认层。
- 操作 - 用于输入交易记录。
- 税款 - 记录影响税务申报的交易记录的位置。
在详细程度列表中，可以指定如何汇总日记帐行。
- 详细信息 - 日记帐行中科目编号的每个实例都作为单独的科目交易记录过帐。
- 摘要 - 如果具有日期的凭证、科目编号、维度和币种代码包含相同值，则在过帐期间自动将日记帐行汇总到一个交易记录。
请务必知悉，不对具有销售税的交易记录执行该汇总。
过帐限制
过帐限制决定了特定用户或用户组是否可以过帐到该特定日记帐。 可以限制只有创建了日记帐的用户或已获得控制权的用户才能执行日记帐过帐。 如果没有对用户指定过帐限制，则相应用户可以将日记帐名称的所有日记帐过帐。
从以下参数中选择。
按用户组
按用户
无过帐限制 - 过帐限制功能使组织可以基于日记帐名称，指定特定用户或用户组是否只能将相应用户或用户组成员输入或创建的日记帐过帐。 可以按用户组或用户定义过帐限制。
例如，Contoso 的应收帐款 (AR) 经理是 AR 用户组的成员。 该组织对 AR 用户组指定了 AR 日记帐的过帐限制。 由于指定了本过帐限制，AR 用户组的成员只能将自己创建的 AR 日记帐过帐。
会计经理决定允许应收帐款经理将所有 AR 日记帐过帐，而不仅仅是他本人创建的日记帐。 会计经理必须清除应收帐款经理的过帐控制，以便 AR 经理可以过帐到所有 AR 日记帐。
在高级银行对帐中，您可以选择交易的过帐日期。 您可以选择具有单独凭证号的银行对帐单行预订日期作为新交易的过帐日期。 如果会计期间已关闭，您可以选择具有组合凭证号的银行对帐单导入日期作为新交易的过帐日期。
观看本视频，了解如何创建日记帐名称、使用日记帐类型以及设置过帐限制。
日记帐控制
日记帐控制是可为日记帐名称配置的一项设置，用于指定针对可在日记帐中使用和过帐的内容的限制或约束。 可以在总帐 > 日记帐设置 > 日记帐名称 > 日记帐控制中设置日记帐控制选项，为日记帐名称设置过帐规则。
可以限制用户可在日记帐中使用的科目类型，或者限制用户可在该日记帐中过帐的特定公司和特定科目类型。
例如，银行日记帐名称设置如下：用户只能进行银行科目过帐，并且客户付款日记帐仅允许进行客户科目过帐。 例如，如果由于某种原因，用户意外地在客户付款日记帐中指定了会计科目或供应商科目，Finance 将显示错误消息，指明由于日记帐具有该特定日记帐控制，用户只能使用客户科目类型。
还可以指定可与会计科目一起使用的维度值，这样，即使科目结构允许选择多个维度，用户也只能在该特定日记帐中使用某些维度。
日记帐描述
在日记帐中记录时，可以使用日记帐描述来输入和重用交易记录文本。 每次将某个交易记录过帐时，用户经常会输入相同的交易记录文本。 例如，用户从备用金转移到银行或发票编号付款。 可以将交易记录文本与搜索名称一起保存到表中，以便重用交易记录文本。
在总帐中定义的日记帐描述在 Finance 财务子分类帐（模块）之间共享。
默认描述
默认描述可用于自动过帐到总帐。 可以使用各种语言设置默认描述。 可以为供应商付款等交易记录创建默认描述，并且可以对默认描述进行不同的配置来满足客户需求。
要配置第一条默认描述，请按照以下过程进行操作。
转到总帐 > 日记帐设置 > 默认描述。
在顶部选择新建，以创建新的默认描述。
从描述字段上的下拉菜单中选择交易记录冲销类型。
在语言字段中选择 en-us。
在文本字段中，可以使用固定变量。 这些在屏幕底部的参考字段中调出。 例如，如果需要发票编号，则在文本字段中键入“发票 %2”。
在文本字段中，输入默认描述。 可以在本字段中键入文本，也可以使用以下一个或多个自由文本变量。
- %1 - 添加交易记录日期。
- %2 - 添加与要过帐到总帐的单据类型对应的标识符。 例如，对于与发票相关的交易记录类型，%2 变量将添加发票编号。
- %3 - 添加与要过帐到总帐的单据类型相关的标识符。 例如，对于与发票相关的交易记录类型，%3 变量将添加客户帐号。
对于某些国家或地区的特定交易记录类型，可以将 Finance 数据库字段中的文本添加到默认描述中。 以下字段与交易记录类型相关。
交易记录类型
对于与以下单据类型相关的交易记录类型，可以将其他文本添加到默认描述中。
- 客户发票
- 客户贷方通知单
- 客户现金付款
- 供应商付款
- 销售订单
- 采购订单
- 库存日记帐
- 主计划 (MRP)
- 固定资产
原因代码
原因代码是一种标准化代码，可用于各种交易记录类型或更改字段值，以提供有关交易记录的背景数据。 例如，审计员或经理可能想要查看为各个交易记录（例如调低或付款冲销）记录的原因。
可以在组织管理 > 设置 > 财务原因中设置原因代码
使用标准原因代码而非交易记录文本时，系统会指导您应从哪些代码中选择。 标准原因代码还使经理和审计员可以按特定原因分析交易历史记录。 原因代码可用于总帐、应付帐款、应收帐款、现金和银行管理以及固定资产等模块。 还可以在普通日记帐条目、分配请求、清除方案以及合并中选择原因代码。