采购到采购流程概述

15 分钟

采购周期从产品和供应商开始。您可以使用产品信息管理模块定义和创建从供应商购买的产品和产品变型。定义和创建产品后，您可以通过将产品发布到法人来授权使用产品。

有关如何创建产品的详细信息，请参阅在 Dynamics 365 Supply Chain Management 中创建产品和基础产品。

采购工作区

采购包括从确定产品和服务需求到采购产品、收货、开具发票和处理供应商付款的所有步骤。通过定义采购策略和工作流，可以为特定业务需求配置采购流程。

确定产品和服务的需求

对产品或服务的需求可能来自申请，例如，员工需要产品时。可以设置产品目录，以指导从目录中对可用产品的选择，或者可以请求尚未在目录中提供的产品，从而让采购部门考虑如何提供该产品。

支出限制可用于限制申请支出，并且采购工作流添加了订购前需要审核的选项。如果需要，还可以指定预算资金分配。

采购部门确定所需产品和服务的供应商，这可能涉及向多个潜在供应商发送询价。可以共享正在请求的产品说明，潜在供应商可以查看这些说明，以确定他们能否提供符合要求的产品。供应商返回出价，随后采购部门将进行审核，最后再选择要合作的供应商。

采购订单包括向供应商发送采购查询的选项，以确保更全面的询价流程。采购查询可帮助创建订单价格、折扣和交货日期等条款。如果将供应商设置为使用供应商门户，则将禁用采购查询功能。但是将在供应商门户上共享订单，发送确认请求时，供应商可以直接确认订单。

供应商目录可用于收集供应商可供应的产品分类信息。供应商可以发布自己的目录，以便更轻松地更新目录。可以将核准供应商列表附加到产品，这有助于在打开新采购订单时指导供应商选择，并防止使用计划外供应商。

采购

可以通过以下几种方式创建采购订单，包括：

作为已确定需要采购的需求的主计划结果。本流程生成计划采购订单，这些订单发布后，将生成采购订单。
通过处理最终确定采购的采购申请。
通过处理采购协议创建采购订单，此时将根据协议创建采购订单，作为已发布订单。采购协议用于表示总订单时，通常采用本操作。
手动创建的采购订单不基于其他单据时。

使用采购审批工作流配置的采购订单需要进行审批，然后才能将记录为已审核，进一步处理订单之前需要进行本环节。

已确认采购订单以表示已与供应商签订协议。然后，采购订单将逐步经历不同的状态，直到最终开具发票或取消。

创建采购订单时，许多字段都预填充了默认值，这些值来自供应商页面中存储的供应商信息。这意味着您需要在采购订单上填写一定数量的字段，但您可以选择替代默认值。

价格和折扣

价格和折扣包括与供应商提供的价格、折扣和返点条款相关的信息。价格和折扣可以表示为贸易协议。贸易协议表示附有价格或折扣的供应商价目表，并且带有协议有效的特定日期集。价格和折扣可以通过具有承诺等条件的采购协议进行协商和表示，以购买某些数量或货币金额作为谈判条款的先决条件。可与供应商一起创建返点协议，其中特定产品的采购或产品组可能会根据采购金额或数量触发供应商的返点。

交货选项

与采购订单关联的交付流程有不同的选项。已订购产品可拆分为交货计划，其中部分已订购数量可以计划在不同日期交付。交货还可以包括销售订单发起的直接交货，该销售订单在采购订单上记录物料收货的同时自动生成销售订单上的装箱单。采购订单也可以是内部公司订单链的一部分，也称为内部公司采购订单，该订单的产品从匹配的内部公司销售订单订购。在这种情况下，将在两个相关的内部公司订单中自动执行某些步骤。

附属物料

可以设置产品以包括附属物料。这用于推荐与正在订购的产品相关的产品。附加产品可能是必需产品，也可能是可选产品。在某些情况下，附属物料可以随购买的其他产品作为免费产品添加。

采购订单费用

可将费用分配给采购订单。可以通过设置自动费用或手动添加费用，将费用分配给采购订单。费用可分配给标头级别或订单行级别的订单。可以采用不同方式设置费用核算。例如，您可以设置作为产品成本核算的费用。如果执行本操作，必须在订单行级别分配费用后，然后才能确认订单。有一个选项可将费用从订单头分配到行。

物料收货和开票

包含实际产品的采购订单通常要求在仓库内进行到达登记，之后将登记该订单的物料收货。可以配置具有满足申请的产品的采购订单，以便请求产品的员工还需要提供收货确认。

一些采购订单包括服务产品或其他不需要在仓库中收货的非实际产品。产品可以创建为服务，或采购类别可直接用于此类订单的采购订单。对于这些订单，有时会跳过物料收货核算，直接为订单开具发票，或者在采购订单上进行物料收货登记，而无需任何事先的到达登记。

物料收货可能会导致特定用途的自动消耗。这包括直接交付的隐含消耗量、项目消耗量或将产品核算为固定资产。

供应商提供的供应商发票到达时，可以先将其记录在与采购订单无关的发票登记簿中，然后作为采购订单的记录进行审核。记录供应商发票与采购订单包括匹配物料收货和发票。

可以在采购订单上指定会计分配，以描述在分类帐中应如何进行核算，还能在配置中包含本项时定义如何获取预算资金分配。已开票的采购订单会将负债记录到应付帐款内的供应商帐户中，从该帐户可以处理供应商付款。

供应商表现

通过采购和应付帐款报表（包括支出分析和供应商绩效分析）支持采购的绩效和审核。

“具有更改的已确认采购订单”工作区

您的组织可以利用“具有更改的已确认采购订单”工作区来访问自确认以来已更改的已确认采购订单。采购专业人员可以审核对之前已确认的采购订单所做的任何更改，并减轻下游影响。此工作区默认在 Dynamics 365 Finance and Operations 中启用，但您的组织可以启用 AI 提供支持的 Copilot 功能来生成影响摘要和建议的通信内容。有关如何启用此功能的详细信息，请转到启用 Copilot 支持以管理已确认采购订单的更改。

在工作区顶部有三个磁贴，其中汇总了对已确认采购订单所做的更改组以及对下游需求的相关影响：

低影响更改：此磁贴突出显示对下游需求没有已知影响的采购订单的更改。如果对数量或交货日期的更改不会影响需求，则不会产生已知影响。这些更改的示例包括增加数量或提前日期。生成更改摘要以帮助您审查和验证采购订单。
高影响更改：此磁贴突出显示对下游需求有已知影响的采购订单。这些更改与检测到的需求影响汇总在一起，从而帮助您进行进一步调查并决定要采取什么操作。
受影响的下游订单：此磁贴按订单类型汇总了对不同类型的下游需求订单的影响。此信息可帮助您审查对需求的潜在影响并标识每个原始更改。

每个磁贴都提供一个显示链接。当您选择此链接时，下面的视图会根据磁贴的分类和筛选器显示对供应采购订单的更改和受影响的需求。

采购工作流

某些组织要求由输入交易记录人员以外的用户审核采购申请和采购订单。要设置审批流程，您可以创建工作流。

一个工作流表示一个业务流程。其定义了单据在系统中流动的方式，并指示必须完成任务或审核单据的人员。在组织中使用工作流系统有几个好处：

一致的流程 – 您可以定义特定单据的审批流程，如采购申请和支出报表。使用工作流系统有助于确采用一致且高效的方式处理和审核单据。
流程可见性 – 您可以跟踪特定工作流实例的状态、历史记录和绩效指标。这有助于您确定是否对工作流进行更改以提高效率。
集中式工作列表 – 用户可以查看集中式工作列表，以查看在所参与的所有工作流中分配给他们的工作流任务和审批。可以在工作项页面中使用本列表。

以下工作流类型可用于采购。

类型	将此类型用于
采购申请审查	创建采购申请的审核和审批工作流。
采购申请行审查	创建采购申请行的审核和审批工作流。
采购订单工作流	创建采购订单的审核和审批工作流。
采购订单行工作流	创建采购订单行的审核和审批工作流。
供应商添加申请工作流	创建通过供应商请求添加新供应商的审核和审批工作流。

采购程序

对产品或服务的需求可能来自申请，例如员工需要特定产品来执行其工作时。例如笔记本电脑或办公用品。高级采购程序如下。

根据申请者创建采购申请。
向供应商发送询价 (RFQ)。
选择供应商后，询价将转换为采购订单或创建采购订单。
产品已接收到库存中。
已生成发票。

可以设置产品目录，以指导从目录中对可用产品的选择，或者可以请求尚未在目录中提供的产品，从而让采购部门考虑如何提供该产品。

支出限制可用于限制申请支出，并且采购工作流添加了订购前需要审核的选项。如果需要，还可以指定预算资金分配。

采购部门确定所需产品和服务的供应商，这可能涉及向多个潜在供应商发送询价。可以共享正在请求的产品说明，潜在供应商可以查看这些说明，以确定他们能否提供符合要求的产品。供应商返回出价，随后采购部门将审核出价，最后再选择要合作的供应商。

采购订单包括向供应商发送采购查询的选项，以确保更全面的询价流程。采购查询可帮助创建订单价格、折扣和交货日期等条款。如果将供应商设置为使用供应商协作，则将禁用采购查询功能。但是，订单可在供应商协作界面上共享，发送采购订单时，供应商可以直接确认订单。

使用采购申请

根据组织的设置，您可以为组织使用的产品创建采购申请。

在采购策略中，您定义采购申请的默认行为，并确定用户是否可以选择可以创建的采购申请类型。

补货申请只能包含物料行，因为其正在为主计划准备行以作为特定站点或仓库的需求选项。主计划根据物料覆盖范围策略生成计划采购或转移单。

因此，审批补货申请后，物料便准备就绪，可通过主计划提货。或者，可将消耗量的采购申请用于直接生成采购订单。

如果您的组织需要间接产品（主计划不需要的产品），则可以提交这些产品的采购申请。采购申请是授权采购部门购买物料或服务的内部单据。采购部门可以使用采购申请生成物料的实际采购订单。

采购申请是内部单据，而采购订单等于采购部门提交给供应商的外部单据。

您可以使用采购申请提交请求，以获取执行工作职能所需的物料或服务。通过使用采购申请，您可以完成以下事项：

从托管的采购目录或在核准供应商网站上托管的供应商目录订购物料和服务。
提交非目录物料的申请（如果您的采购策略支持本操作）。
代表其他人创建申请（如果您已获得用户角色的适当权限）。

采购申请要求您定义采购申请工作流。本工作流控制采购申请的审批流程（从申请提交到工作流到获得审批），之后将创建采购订单并提交给供应商。

以消耗为目的的申请

以消耗为目的的申请表示对组织将在内部使用的物料或服务的需求。由此类申请创建的需求将始终由采购订单满足。如果将 Supply Chain Management 设置为自动生成采购订单，则在审核采购申请后创建采购订单。

以补货为目的的申请

以补货为目的的申请表对示库存补货的需求。

例如，您创建申请以补货物料，以便可以在特定的零售场所于特定时间销售这些物料。采购订单、转移单、生产订单或看板可以满足由此类申请创建的需求。

申请目的为补货时，将用数量而不是货币金额表示需求。因此，保留款核算、预算控制、固定资产确定 (BRAD) 的业务规则、项目会计和任何相关规则皆不适用。仅贮存并发放到指定法人的产品才能满足补货申请需求。要定义申请目的为补货时可用的产品，请使用补货类别访问政策规则页面。

要使用以补货为目的的采购申请，必须设置主计划编制以包括申请需求。然后，根据组织中的物料设置并使用主计划编制计划的供应策略，自动确定由此类申请创建的需求的满足方法。

创建和发送询价

您可以向供应商发送询价 (RFQ)，以请求有关产品价格和交付时间的信息。组织在想要购买物料或服务并希望从多个供应商处获得有竞争力的优惠时，便会发出询价。

在询价中，您可以要求供应商为指定的产品数量提供价格和交付时间。您还可以要求供应商说明是否存在任何附带费用，例如装运成本。您可以询问供应商是否为大订单提供折扣或需提前支付供应商发票。

询价流程包括：

创建询价并向一个或多个供应商发送询价。
接收和登记询价回复。
根据询价类型，将已接受的询价回复转移到采购订单、采购协议或采购申请。
将回复从供应商转移到贸易协议日记帐。

创建和管理采购订单

采购订单是由授权产品采购的采购员生成的单据。供应商（或销售人员或产品）接受单据时，其便成为约束双方的合同。

采购订单除了确定特定销售人员之外，还定义说明、数量、价格、折扣、付款期限、绩效或装运日期以及其他关联的条款和条件。

许多不同角色和用户可以使用采购订单更新和跟踪采购订单的状态。例如，采购代理使用采购订单创建从特定供应商采购的产品列表。

价格、交货信息和物料等信息将记录到采购订单中。此外，采购代理将生成采购订单确认单据，该单据是发送给供应商通知采购的外部单据。收到物料后，需要将单据接收到库存中，然后生成发票。

使用采购协议

采购协议是一项合同，其要求组织在一段时间内以特定数量或金额购买产品，以换取特殊价格和折扣。采购协议的价格和折扣将替代现有的任何贸易协议中所述的价格和折扣。

创建协议的人员定义采购协议的有效期。交货日期必须在采购协议的有效期内。此外，默认情况下，采购协议处于暂停状态。只有采购协议设置为有效时，才能从该采购协议订购。

采购协议是一项可选功能，可添加到采购流程中。采购协议可以设置默认价格和折扣，并且可以链接到采购申请。您还可以根据报价请求的回复创建采购协议。采购协议链接到单据时，该链接将复制到根据单据创建的其他交易记录和单据中。

例如，如果协议链接到采购申请，则在采购申请获得批准并创建采购订单时，采购订单将自动生成指向采购协议的链接。

通过移动设备审核采购订单和申请

若要简化采购审批，Dynamics 365 Supply Chain Management 将提供一种移动审批体验，从而增强灵活性和响应能力。这样，用户就可以直接从移动设备管理采购申请和订单的审批任务，从而提高效率且不会出现延迟。移动应用概述了分配的任务和截止日期，使用户能够查看有关每个请求的详细信息，并在不切换上下文的情况下做出明智的决策 - 批准、拒绝、请求更改或委托。本功能有助于确保合规性和预算一致，同时保持顺利的审批流程。

Copilot 功能

Dynamics 365 Supply Chain Management 客户可以在 Microsoft Supply Chain Center 中访问 Copilot。它会主动标记可能影响关键供应链流程的外部问题，例如天气、财务和地理。然后，预测性见解会显示材料、库存、承运人、分销网络等方面的受影响订单。然后，供应链计划人员可以自动草拟由 Dynamics 365 Copilot 生成的电子邮件，以提醒受影响的合作伙伴，并在发生干扰之前缓解可能的干扰。

此外，应用内帮助功能可为用户提供应用程序和用户流程内部的即时上下文帮助：

起草对用户查询的准确回复：Copilot 利用有关 Dynamics 365 Supply Chain Management 功能的大量公共文档库，并让生成式 AI 基于产品文档制作对用户查询的准确回复。
上下文感知指导：用户可以提出与其当前上下文相关的问题，然后 Copilot 提供定制的具体指导。

还有现有库存见解，可帮助用户做出明智的库存决策，例如订单承诺：

查询现有库存：使用户能够使用自然语言询问库存存货水平和可用性，就像与同事聊天一样简单。例如，您只需输入“在我的商店中查找所有 18 英寸轮胎”，而无需记住确切的规格、ID 或导航路径。
查询库存：提供引导式对话体验，以快速识别可用于订单查询的最佳产品，用户无需离开 Microsoft 365 工作环境。销售经理注重与客户沟通并增加销售额。销售经理通过 Microsoft 365 掌握产品库存水平，可让客户感到满意并更快地达成交易。
允许第三方应用或网站查询现有库存：库存可见性的自然语言搜索应用程序编程接口 (API) 可以与第三方电子商务网站或应用集成。客户可以使用它们为第三方应用或网站生成聊天功能，可帮助客户查找产品并查看可用性和替代方案。

Copilot 帮助采购专家在采购到付款流程中做出更好的采购决策：

使用 Copilot 管理采购决策：Copilot 采购支持是一款高级工具，使用户能够高效地管理和评估大规模采购订单的更改。通过按影响和相关风险对更改进行分类，它大大增强了采购决策能力。通过 Copilot，用户可以快速识别高影响或低影响修改并分析下游影响，从而迅速采取行动来缓解潜在风险。