采购应用场景
在本应用场景中，将基于本图像查看四个基本步骤。
- 创建和处理采购申请。
- 创建和处理询价。
- 创建和处理采购订单。
- 从采购订单接收产品并开具发票。
创建和处理采购申请
USMF 公司正在快速成长，需要为 IT 部门购买一些新服务器。 IT 经理一直在搜索新服务器，现在需要请求购买它。
IT 经理已找到接近但未满足所有要求的服务器。 他们决定为新服务器创建采购申请，只不过是为当前不在目录中的新产品创建采购申请。 IT 经理输入有关服务器的详细信息和说明。 他们还找到了一个网站，上面有他们想要的产品，随后他们将 URL 输入到采购申请中。 IT 经理还在申请行中加入了服务器的其他配件。
接下来，IT 经理推荐现有首选供应商 Alpine Electronics 进行采购。 但是，Alpine Electronics 有未满足交货日期要求的历史记录。 因此，他们还在采购申请中推荐了新供应商 Trey Electronics，然后提交采购申请以供审批。
创建和处理询价
当采购代理收到有关采购申请的新通知时，他们审核了有关采购申请的所有信息，并决定创建询价 (RFQ)。 这将允许首选供应商和新供应商针对新服务器出价。
由于 Alpine Electronics 已设置为使用供应商协作门户，因此销售经理收到一条通知，告知新询价已到达。 他们登录到供应商协作门户，并填写新服务器和配件的定价和交货日期。 完成后，他们提交信息。
同时，由于 Trey Electronics 尚未设置为使用供应商协作门户，因此他们收到了来自采购代理的有关询价的传真。 Trey Electronics 的销售经理填写必要的信息，并将副本传真回采购代理。
当采购代理从 Trey Electronics 接收传真时，他们必须手动将详细信息输入到报价单回复请求中。 在输入完 Trey Electronics 回复的详细信息后，采购代理将 Trey Electronics 的回复与 Alpine Electronics 的回复进行比较。 审核后，采购代理决定确认 Trey Electronics 的出价。
创建和处理采购订单
当采购代理从采购申请创建询价时，回复返回到申请。 随后对申请进行审核，然后可以创建采购订单。 当他们打开采购订单、审核信息，再发送订单后，接受的回复返回到申请。
注意
从采购申请或询价创建的采购订单不会存储为草稿。
USMF 公司要求将所有间接采购传递到会计部门，以便可以验证和分配财务维度。 此外，预算经理必须完成预算检查并审核所有 IT 采购。
应付帐款协调员收到通知，要求审核采购代理提交的采购订单。 应付帐款协调员审核采购订单并将适当的财务维度分配给订单行，然后将金额平均分配到公司所有部门。
当应付帐款协调员收到要求审核处于正在审核状态的订单的通知时，该通知通常表示一项任务，并且将工作项分配给应付帐款协调员。 完成相应任务后，他们将完成对订单的审核，预算经理将收到批准采购订单的通知。
预算经理打开采购订单并执行预算检查。 通过预算检查后，他们会审批采购订单，系统会通知采购代理采购订单已批准。 然后，采购代理确认采购订单并将确认副本发送给 Trey Electronics。
从采购订单接收产品并开具发票
Trey Electronics 收到通知并在稍后交付产品。 服务器已交付到仓库，因为它太大，无法在 IT 经理办公室接收。 服务器配件将直接送到 IT 经理办公室。
当服务器到达仓库时，装运和接收环节工作人员处理服务器的物料收货，并将服务器移至指定用于前台采购的仓库的一个特殊区域。 同时，IT 经理在他们的办公室收到服务器配件。
装运和接收环节工作人员将配件的物料收货过帐，然后根据采购订单上注明地址，将服务器送到 IT 经理办公室。
随后，记帐员接收并处理采购订单的发票。 当周晚些时候，应付帐款协调员创建付款方案，并为 Trey Electronics 打印支票。
注意
本模块未对收货和开票流程进行完整深入地介绍，仅对采购到采购的总体流程进行了讨论。 有关详细信息，请参阅在 Dynamics 365 Supply Chain Management 中配置和使用库存管理，以及在 Dynamics 365 Finance 中执行应付帐款日常程序。