使用 Outlook 中的 Microsoft 365 Copilot 汇总和草稿电子邮件

  • 5 分钟

Outlook 中的 Microsoft 365 Copilot 使管理电子邮件变得更加容易，让你能更专注于有效的通信。 它可帮助你了解较长的电子邮件会话、查看不同的观点，并发现未回答的问题。 借助 Copilot，可以使用提示进行快速回复，也可以使用来自 Microsoft 365 的资源将简短笔记转换为完整电子邮件。 还可以轻松调整邮件的语气和长度。

汇总电子邮件会话

Outlook 中的 Copilot引入了线程摘要功能，该功能旨在简化电子邮件管理。 使用此功能，Outlook 可以提供简洁的要点，或者生成所选电子邮件会话的完整摘要，显示在阅读窗格中会话的上方。 此设计可更轻松地掌握扩展的电子邮件对话的要点。 此外，摘要还会包括指向特定响应的链接，允许快速访问会话的不同部分。

显示 Outlook 阅读窗格中的会话摘要的屏幕截图。

撰写电子邮件草稿

Outlook 中的 Copilot 还引入了草稿电子邮件功能，可帮助更快地起草电子邮件。 此功能使用自然语言处理来帮助你编写电子邮件，方法是根据邮件的上下文提供建议。 Outlook 中的 Copilot 还可以帮助你使用你提供的信息从头开始编写电子邮件。 例如，可以通过提供主题和几个要点来开始编写新电子邮件。 然后，Outlook 中的 Copilot 会使用此信息为你撰写完整电子邮件草稿。

若要优化草稿，可以调整响应的语气或长度。 例如，你可以要求 Outlook 中的 Copilot 使电子邮件语气更正式或更随意，或者使其更长或更短。

Outlook 中 Copilot 草稿选项的屏幕截图，其中显示了“更改音调”菜单选项。

可以让 Copilot 为同一封电子邮件创建多个草稿，每个草稿的语气和长度不同。 然后，可以通过在 Copilot 窗口中选择向前箭头和向后箭头来浏览各种草稿。 Copilot 会告诉你你正在 (哪个草稿，例如，3 个) 中的 2 个。 执行此操作时，可以选择向前或向后箭头，以便快速从一个草稿移动到另一个草稿。

显示 Copilot 窗口的屏幕截图，其中突出显示了草稿编号。

查看 Copilot 草稿时，请务必记住以下项目：

  • 请特别注意一开始的问候语（尊敬/你好/嗨等）和最后的补充内容（衷心/最好的问候/谢谢等）。 它们是否为目标受众和要发送的消息类型提供正确的语气？ 例如，对于正式或专业性的电子邮件，你可能不希望称呼说“嗨。”
  • 请注意消息的整体语气。 所需电子邮件类型是否过于随意、正式或直接？
  • 检查消息的长度。 是否太短，它无法充分表达电子邮件中所需的基本问题？ 或者它是否太长，让收件人接收太多无关文本？ 此外，在长度方面考虑目标受众。 管理人员通常更喜欢简短的邮件，用项目符号来快速表达消息的要点，而不是冗长的段落。
  • 对于目标受众来说，消息解释的字词是否过于简单或复杂？ 例如，当目标受众是高级职员时，用简单的字词解释项目可能会显得不太妥当。 例如，当 Copilot 在给 IT 专业人员的电子邮件中首次提到 VPN 时，它是否通过说“哪个代表虚拟专用网络？”来跟进 VPN？相反，当收到电子邮件时，收件人可能会调出并无法吸收邮件中的基本要点：
    • 过于复杂。
    • 对于非专业受众来说，包含了太多专业术语。
    • 在受众可能不熟悉内容的情况下，未能描述缩略语的含义。

Outlook 中的 Copilot 提供以下选项来管理 Copilot 窗口中草稿的编写：

  • 生成 (向上箭头) 图标。 如果希望 Copilot 创建第一个电子邮件草稿或更新草稿，请选择“ 生成 ”图标。 例如，可以要求 Copilot 更改问候语、结尾补充或草稿正文中的内容。 通过选择“ 生成 ”图标提交提示时，Copilot 会创建一个全新的草稿，但它不会重新生成草稿的文本。 相反，它将请求的更改应用到当前草稿，并保留草稿的其余部分。 例如，假设你使用的是第 2 个草稿，共 3 个。 你喜欢此草稿，但不喜欢它的问候语。 因此，输入一个提示，要求 Copilot 更改问候语。 然后，选择提示字段末尾的 “生成” 图标以提交此请求。 反过来，Copilot 会创建草稿 4（因此 Copilot 窗口中将显示第 4 个，共 4 个）。 草稿 4 与草稿 2 完全相同，但带有新的问候语，因为这是你请求的唯一更改。
  • 保留。 在 Copilot 窗口中选择“ 保留” 选项时，Copilot 会将当前草稿 (例如，5) 中的 2 个复制到 Outlook 电子邮件窗体的邮件正文中。 这样，Outlook 将关闭 Copilot 窗口，这将删除所有 Copilot 草稿。 关闭 Copilot 后，可以发送或进一步编辑消息。 在 Copilot 中工作时，无法手动编辑 Copilot 创建的草稿，也无法发送 Copilot 草稿。 只有 Copilot 可以编辑草稿，当在提示中发出更改请求、语气或长度设置时，或者当请求它重新生成全新草稿时，它会响应执行此操作。 必须保留草稿才能将其转换为电子邮件要用的正文，然后可以编辑或发送电子邮件。 请记住，保留草稿后，Copilot 将关闭，所有其他草稿将被删除。
  • 放弃。 在 Copilot 窗口中选择 “放弃” 选项时，Outlook 会保持电子邮件窗体打开状态，“收件人”、“抄送”和“主题”行保持不变，但会关闭“ 使用 Copilot 重写 ”窗口并删除所有 Copilot 草稿。 如果将文件附加到电子邮件，则该文件将保持附加状态。
  • 重试。 当你对所选草稿的“音调”和“长度”感到满意时，“ 重试” 选项将创建新的草稿，并且你不希望 Copilot 进行其他更改。 例如，假设你喜欢第 2 个（共 5 个）草稿的语气和长度。 但是，你希望查看 Copilot 是否可以改进消息，因此选择“ 重试” 选项。 Copilot 基于草稿 2 的语气和长度创建草稿 6。 如果需要，可以在一行中多次选择 “重试” 选项，只是为了查看 Copilot 如何在它创建的每个新草稿中更改邮件正文。

获取电子邮件指导

Outlook 中的 Copilot 可帮助你通过电子邮件指导创建更有效的电子邮件。 高级 AI 助手分析电子邮件草稿，并建议调整语气、情绪和清晰度，以便更顺畅地沟通。

重要

目前，Outlook 中的 Copilot 仅支持工作或学校帐户，以及使用 outlook.com、hotmail.com、live.com 和 msn.com 电子邮件地址的 Microsoft 帐户。 Email来自 Gmail、Yahoo 和 iCloud 等第三方电子邮件提供商的帐户可以使用 Outlook，但无法访问 Copilot 功能。

执行以下步骤，让 Copilot 查看电子邮件并提供指导提示：

  1. 在新的 Outlook for Windows 或经典 Outlook for Windows 中，打开新的电子邮件窗口。 键入电子邮件或让 Copilot 为你创建草稿。

  2. 如果选择让 Copilot 创建草稿，则必须最终选择“ 保留” 选项，然后才能在下一步中选择“ 指导 ”选项。 当 Copilot 处于电子邮件草稿过程中时，不会启用 “指导 ”选项。

  3. 从工具栏中选择 “Copilot ”图标，然后从下拉菜单中选择“ 指导 ”。 反过来，Copilot 会审查你的电子邮件，并提供有关改善语气、清晰度和读者情绪的建议。

    “指导”窗口的屏幕截图，以及它向 Fabrikam 的 IT 人员提供关于虚拟专用网络的电子邮件的建议。

  4. 如果要同时应用 Copilot 的所有建议，请选择“ 应用所有建议 ”选项。 这样做会使用建议的改进创建电子邮件草稿。 或者，如果希望单独合并建议，可以通过复制并粘贴到所选建议中来手动执行此作。 如果希望 Copilot 查看电子邮件并提供一组不同的建议，请选择“ 重试 ”选项。 或者选择“ 消除” 选项以关闭“指导”窗口。

  5. 如果选择了“ 应用所有建议 ”选项，将显示一个新菜单，该菜单允许您将电子邮件替换为包含所有建议的草稿。 其他菜单选项也可用，例如关闭草稿 (不会更改原始电子邮件) 、重新生成新草稿，以及在实际电子邮件中的现有文本下方插入草稿文本。

  6. 满意后，发送电子邮件。