创建和管理保留策略

组织数据的数量和复杂性正在增加每日—邮件、文档、即时消息等。

默认情况下，Teams 聊天、频道和文件数据将无限期保留，除非尝试通过保留策略、用户删除、管理员删除等删除内容。

保留策略和 Microsoft 365 的保留标签可以帮助你更高效地管理组织中的信息。 Teams 支持聊天和频道消息的 保留策略，以便作为管理员，你可以主动决定是保留此数据、删除数据还是将其保留一段时间，然后将其删除。

保留位置

可以将保留策略应用于以下位置：

虽然保留策略可以支持多个位置，但不能创建包含所有受支持位置的单个保留策略。

Teams 需要与其他工作负载分开的保留策略。换句话说，必须为 Teams 聊天或频道消息创建特定的保留策略。

以下是与 Teams 关联的保留策略位置：

Teams 频道消息：来自标准频道或频道会议消息的消息。对于 Teams 频道消息，可选择要为其应用策略的团队。
Teams 专用频道消息: 来自私人频道聊天和私人频道会议的消息。
团队聊天：私人聊天（1：1 聊天）或群组聊天或即席会议消息。对于 Teams 聊天，可选择要为其应用策略的用户。
Microsoft 365组： Teams 不仅仅是聊天和频道消息。如果团队是从Microsoft 365组创建的，则还应配置保留策略以包含该Microsoft 365组。此保留策略适用于组的邮箱、网站和文件中的内容。
Skype for Business：如果 Skype for Business 和 Skype for Business 客户端打开聊天历史记录，则历史记录将保存到邮箱中，则 Teams 保留策略不会处理聊天数据。对于此内容，请使用为 Skype for Business 配置的保留策略。
SharePoint 网站：频道中共享的文件存储在团队的 SharePoint 网站中。
OneDrive 帐户：聊天中共享的文件存储在共享文件的用户的 OneDrive 帐户中。

应用于Microsoft 365组、SharePoint 网站或 OneDrive 帐户的保留策略可以删除 Teams 聊天或频道消息中引用的文件。

在此方案中，该文件仍显示在 Teams 消息中，但当用户选择该文件时，会出现"找不到文件"错误。此行为并不特定于保留策略。如果用户从 SharePoint 或 OneDrive 中手动删除文件，也可能发生这种情况。

应用于 Exchange 或Microsoft 365 组位置中的用户或组邮箱的保留策略不会影响 Teams 聊天和频道消息。尽管 Teams 聊天和频道消息存储在 Exchange 中，但它们仅受应用到 Teams 位置的保留策略的影响。

使用保留策略来保留遵循组织内部策略、行业法规或法律需求所需的数据，并删除被视为责任、不再需要保留或没有法律或业务价值的数据。管理内容通常需要执行两项操作：

保留内容 ，以便在保留期结束之前无法永久删除内容。

如果将 Teams 保留策略配置为 保留聊天或频道消息，用户仍然可以在其 Teams 应用中编辑和删除其消息。尽管用户不再在 Teams 中看到其预编辑或删除的消息，但这些消息中的数据仍会存储在安全的位置，该位置由合规性管理员为电子数据展示搜索而设计。如果将另一个保留策略配置为保留此数据，或者受电子数据展示保留，则不会在配置的保留期结束之前永久删除此数据。
在保留期结束时永久删除内容。

将保留策略配置为 删除聊天和频道消息 时，这些消息将有资格自动删除。如果消息仍显示在 Teams 应用中，它们将从该应用中消失，并且用户会收到保留策略已删除这些消息的通知。如果消息此前受保留操作约束，并且已被用户编辑或删除，则这些消息现在将从安全位置中删除，并且无法再在电子数据展示搜索中找回。

通过这两项保留操作，可以配置保留设置来实现以下结果：

保留并删除：保留指定时间段的内容，然后将其删除。对于此配置，请选择“将项目保留至特定时间段”和“保留期结束：自动删除项目”。
Retain-only：永久保留内容或保留指定的时间段。对于此配置，请选择 在特定时间段内保留项目 并 保持期结束时：不执行任何操作。或者，选择 永久保留项。
仅删除：在指定时间段后删除内容。对于此配置，请选择“仅在达到特定年龄时删除项目”。

可以将多个保留策略应用于同一内容。每个保留策略都可以导致保留操作和删除操作。如果使用不同的保留设置设置多个 Teams 保留策略，则保留原则可解决所有冲突。

保留优先于删除：如果内容还具有保留设置来保留内容，则不会将其永久删除。
最长保留期将赢得：如果内容受多个保留设置的约束，而保留内容的时间不同，则内容将一直保留到最长保留期结束。
显式优先于隐式删除：如果保留策略包括特定位置（如特定用户’邮箱或OneDrive for Business帐户），则该策略优先于适用于所有用户’ 邮箱或OneDrive for Business帐户但不’专门包括该用户’邮箱的另一个保留策略。
最短删除期将赢得：同样，如果内容受多个删除内容的策略约束（不保留），则将在最短保留期结束时将其删除。

若要创建和管理 Teams 保留策略，可以使用Microsoft Purview 合规中心或 PowerShell。若要为 Teams 聊天和频道消息创建保留策略，请使用以下步骤：

从 Microsoft Purview 合规性门户中选择“数据生命周期管理” > “保留策略”。
选择“+ 新建保留策略”来开启“创建保留策略向导”，并命名新的保留策略。
从“类型”页面中选择“静态”，以选择包含要保留的内容的位置。
对于 选择要应用策略的位置 页面，请选择 Teams 的任何或所有位置。默认情况下，将选择所有团队和所有用户，但可以通过选择 "选择 "和" 排除 "选项来优化此设置。
- Teams 频道消息：来自标准频道聊天和标准频道会议的消息。
- Teams 聊天: 来自私人 1:1 聊天、群组聊天和会议聊天的消息。
- Teams 专用频道消息: 来自私人频道聊天和私人频道会议的消息。
有关 保留内容、删除内容，还是同时删除 向导的页面，请指定保留和删除内容的配置选项。可以使用以下选项创建保留策略：
- 保留内容而不删除。
- 在指定的时间段后保留并删除。
- 在指定的时间段后删除内容。
完成向导以保存设置。

若要通过 Exchange PowerShell 创建和管理保留策略，需要使用安全性和合规 PowerShell 模块。以下 cmdlet 可用于管理保留策略：

有关更多信息，请参阅：