简介 - 设置传入单据

  • 7 分钟

外部业务文档可能会以两种形式进入您的公司：电子邮件附件，或者扫描到文件的纸质副本。 采购部门通常会采用这种做法。在采购部门，此类传入单据文件代表支出或小额采购的付款收据。

根据传入单据的 PDF 或图像文件，您可以使用外部光学字符识别 (OCR) 服务生成电子单据，然后将其转换为 Business Central 内的单据记录。

在传入单据页面上，可以使用不同的功能来查看支出收据、管理 OCR 任务，以及手动或自动将传入单据文件转换为相关单据或日记帐行。 外部文件可附加在任何流程阶段，包括附加到已过帐的单据以及生成的供应商、客户和总帐条目。

传入单据流程可以包含以下主要活动：

  • 在 Business Central 中记录外部单据，方法是通过以下任一方式在传入单据页面上创建行：

    • 通过以下方式之一，使用 PC 或移动设备中的简单功能手动创建：

      • 使用从文件创建操作，然后填写传入单据页面上的相关字段。 文件将会自动附加。

      • 使用新建操作，然后填写传入单据页面上的相关字段，并手动附加相关文件。

      • 例如，在平板电脑或手机上，使用从相机创建操作，以创建新的传入单据记录，然后将图像发送到 OCR 服务之类的服务。

    • 自动创建，方法是在将相关 PDF 或图像文件以电子邮件附件形式发送到 OCR 服务后，从 OCR 服务接收电子形式的单据。 系统会自动填写传入单据页面上的财务信息快速选项卡。

  • 使用 OCR 服务将 PDF 或图像文件转换为电子单据，然后可将其转换为 Business Central 中的单据记录。

  • 通过输入您从传入单据文件中读取的信息，为传入单据记录创建新单据或普通日记帐行。

  • 将传入的单据文件附加到任何状态的采购和销售单据，包括附加到由过帐产生的供应商、客户和总帐条目。

  • 查看来自任何采购和销售单据或条目的传入单据记录及其附件，或者从会计科目表页面查找所有无传入单据记录的总帐条目。

要开始使用传入单据功能，必须准备以下设置：

  1. 选择页面右上角的搜索页面图标，输入传入单据设置，然后选择相关链接。

  2. 在传入单据设置页面上，填写以下字段：

    • 普通日记帐模板名称和普通日记帐批处理名称 - 在从传入单据记录创建普通日记帐行时，要使用的日记帐模板和批处理。

    • 需要审核才能创建 - 如果您不希望用户从传入单据记录创建发票或普通日记帐行（除非先审核单据），则选择本选项。 只有在传入单据审批者页面上设置为审批者的用户才能审批传入单据。

    “传入单据设置”页面的屏幕截图。