从面对面会议迁移到虚拟会议时，请专注于包容性
多年来，作为年度峰会的一部分，你的组织一直会举办现场直播活动。 你需要了解如何使用该体验以从现场活动转到虚拟活动，并确保其为可访问的包容性活动。 之前，你了解了 Microsoft 365 和 Microsoft Teams 中提供的不同的辅助功能。 现在，让我们开始了解包容性。
计划将所有人包括在内
创建包容性事件从计划开始。 虚拟峰会团队应包含具有不同体验和角色的人员，其中包含过去从未参与活动的人员。 (你可以在 使用 Microsoft 365 举办虚拟活动的介绍 中查看我们推荐的角色，其中包含活动团队中的角色。)
请在计划流程中考虑以下推荐的任务:
- 准备、发布并强制执行活动的行为准则。 包含所有问题的联系点。 请查看此 Microsoft 示例。
- 包含人员在注册期间共享首选项的方法。 这可能包含首选的代词、身体和精神要求，以及他们其他可能的住宿要求。 (这些首选项等同于询问现场活动的饮食限制和过敏情况。)
- 查看演讲者列表。 他们的多样性如何? 是否有机会引入新人才，让他们与经验丰富的演示者合作?
- 计划活动后调查，获取所有相关人员的反馈。
为包容性与会者做好计划
从现场活动转到虚拟活动的优势之一是它扩大了可以出席活动的人员池。 与会者可能在独特的位置出席活动，他们可能有身体障碍。因此，请务必考虑与会者是谁以及他们希望从活动中获得什么。
从 简单的事情至关重要 开始，即有关你可以更包容残障人士的简单方法的指南。 除了虚拟活动之外，本指南还可以帮助你处理所有工作和专业关系。 有七种提高包容性的方法 - 你可以在我们的指南中观看每种方法的简短视频:
- 像往常一样表现。
- 确保你的工作可以访问。
- 残疾是一种力量。
- 遵循包容性设计的原则。
- 首先接受每个人都是人。
- 学习适当的礼节。
- 跟随我们的引领。
请考虑以下问题: 与会者是谁、他们正在使用什么以及他们在哪里加入活动，从而减少常见的活动问题。
| 区域 | 问题 | 行动 |
|---|---|---|
| 身份 | 与会者是 Microsoft 365 租户的成员吗? 你支持来宾与会者吗? 匿名与会者呢? |
在服务策略和会议选项中配置这些项目。 提前确定查看受众的范围。 |
| 设备和客户端 | 与会者使用哪些硬件和软件? 哪些 Windows 和 Mac 设备? 哪些浏览器或桌面客户端? 哪些移动设备和平板电脑? 哪些会议室设备? |
设备类型会指示体验的相关元素。 Teams 会确定质量优先级以最大程度地减少这种影响，且允许会议控制和专注模式。 |
| 位置 | 有线还是无线? 移动网络? 仅限蜂窝服务? |
网络带宽可能会对活动造成影响。 请包含按需查看策略，以确保与会者在返回到良好的信号位置时可以访问你的内容。 |
每个人的时间都很宝贵，因此请清楚了解与会者希望通过参加你的活动获得什么。 首先，要让活动的名称和说明可以理解。
请考虑要求所有与会者下载 Teams 桌面版，或将其 Web 浏览器升级到最新版本。
如果你知道你的受众无 Teams 经验，请考虑在活动邀请中包含出席活动的 Teams 指南的链接。
将物理活动演变为数字格式
如果你已经拥有曾用于现场活动的内容，或正在新建内容，请考虑如何为虚拟与会者进行优化。 共享信息的新方法是成功举办虚拟活动的关键。 这些提示将有助于提高活动的参与度和可访问性。
提示
使用我们的清单以保持进展并为虚拟活动做好准备。 在 https://aka.ms/OrganizerChecklist 下载。
较短的会话
最大程度地减少共享的信息量。 拥有明确主题和后续行动号召。 请考虑将长会话分解为多个较短的会话。 对于演示者和与会者而言，虚拟活动可能比现场活动更累。
对于多小时和多天的活动，请计划休息时间。 请包含计划的休息时间，让与会者有时间伸展身体、溜狗或参观设施。
创建足够灵活的日程，以迎合超出或少于规定时间的会话。 请考虑无演示者时希望与会者在其屏幕上观看的内容。
交互式内容
寻找机会使用在线投票、与内容相关的知识类游戏，并准备视频以保持内容不断输出。 为问答留出充足的时间。 在聊天窗口中预先播种问题以开始活动。 有时候，与会者会犹豫要不要在虚拟论坛中取消静音并讲话。 (但请记住，要允许有足够的沉默以适应音频传输/取消静音中的延迟。)
演示者技能
排练、排练、排练! 准备不可替代。 将虚拟团队用作演示者的 beta 版受众。
当你无法访问受众的非语言反馈时，在线演示技能更为复杂。 请考虑对演示者强制进行演讲者培训。
使用可以改进视频和音频的最佳硬件。 这可能包含外部麦克风、摄像机以及照明等。
半直播模型
请考虑在直播内容中混合预先录制的内容。 你可以回放预先录制的、与问答主持人的会话。 这有助于减少策划人员和演讲者的部分压力。
避免常见问题
活动相关的信息很多。 有时候，创建高质量活动让人觉得不可能。 我们专家建议的这些步骤可以帮助你避免常见问题:
- 准备时间: 即使只有一个人的活动也需要时间策划。 如果可以，请提前安排活动，避免在最后一分钟随意安排。
- 服务和网络运行状况: 与 IT 部门合作，确保网络、服务以及设备正常运行。 如果可能，请提前与与会者共享硬件和软件要求，并要求他们确保已为活动做好准备。
- 内容质量: 聚焦于内容质量 - 即使是最好的策划也不能弥补糟糕的内容。 你的消息清晰吗? 不熟悉主题的人员可以理解吗?
- 演示技能: 演讲者是活动的核心。 请确保他们有时间做准备并了解演示流程。
活动支持: 活动越长越复杂，需要的活动支持人员就越多。 请提前对他们进行培训。 为演示者和与会者提供简单的寻求帮助方式。 每个活动策划人员都知道，事情可能且经常会出错，但计划和准备可以帮助确保受众获得最佳的与会者体验。