配置保留策略

  • 10 分钟

在 Exchange Online 中，你可以使用保留策略来管理电子邮件生命周期。 通过创建保留标记，将它们添加至保留策略，并将策略应用至邮箱用户来应用保留策略。

步骤 1：创建保留标记

第一步是创建一个保留标记。 保留标记可将保留设置应用到文件夹和单个项目（例如电子邮件）。 保留设置将指定邮件在邮箱中保留的时间，以及当邮件达到指定的保留时间时应采取的操作。 当某封邮件达到其保留时间时，该邮件将被移至用户的就地存档或被删除。

保留标记根据应用者以及可以在邮箱中应用的位置分为三种类型。

保留标记的类型 已应用 应用者 可用操作 详细信息
默认策略标记 (DPT) 自动应用于整个邮箱。
DPT 适用于未标记项目，即没有直接或通过从文件夹继承而应用保留标记的项目。		 管理员 移动到存档。
删除但允许恢复
永久删除		 用户无法更改应用于邮箱的 DPT。
保留策略标记 (RPT) 自动应用于默认文件夹
默认文件夹是在所有邮箱中自动创建的文件夹。 例如，收件箱、已删除邮件和已发送邮件。		 管理员 删除但允许恢复
永久删除		 用户无法更改应用于默认文件夹的 RPT。
个人标记 手动应用于项目和文件夹
用户可以使用收件箱规则自动应用标记，以便将邮件移动到具有特定标记的文件夹，或者将个人标记应用于邮件。		 用户 移动到存档
删除但允许恢复
永久删除		 个人标记允许用户确定项目应保留多久。 例如，邮箱可能具有在七年后删除项目的 DPT，但用户可以通过应用在三天内将其删除的个人标记，为新闻稿和自动通知等项目创建例外。

注意

在创建保留标记（或本单元中的任何程序）之前，你需要正确的权限。 若要查看所需的权限，请参阅 Exchange Server 中的邮件策略和遵从性权限。

若要创建保留标记，请执行以下操作：

  1. 转到 “合规性管理 > 保留标记”，然后选择“ 添加”。

  2. 选择下列选项之一：

    • 已自动应用于整个邮箱(默认)：选择此选项可创建默认策略标记 (DPT)。 可以使用 DPT 创建默认删除策略和默认存档策略，这些策略适用于邮箱中的所有项目。

      注意

      不能使用 Exchange 管理中心创建 DPT 来删除语音邮件项目。 请改为使用 New-RetentionPolicyTag cmdlet。

    • 已自动应用于特定文件夹：选择此选项可为默认的文件夹（如“收件箱”或“已删除的邮件”等）创建保留策略标记 (RPT)。

      注意

      只能使用“删除并允许恢复”或“永久删除”操作创建 RPT。

    • 已由用户应用于项目和文件夹(个人)：选择此选项可创建个人标记。 这些标记允许 Outlook 和 Outlook 网页版（以前称为 Outlook Web App）用户对邮件或文件夹应用与应用至父文件夹或整个邮箱的设置不同的存档或删除设置。

  3. 为新保留标记完成下列字段：

    • 名称：输入保留标记的名称。 标记名称用于显示，对应用标记的文件夹或项目没有任何影响。 请注意，你为用户配置的个人标记在 Outlook 和 Outlook 网页版中可用。
    • 将此标记应用于以下默认文件夹：此选项仅在选择了“已自动应用于特定文件夹”时可用。

  4. 选择以下其中一个保留操作，以指定在项目达到保留期限后要执行的操作：

    • 删除但允许恢复：选择该操作可删除项目，但是允许用户在 Outlook 或 Outlook 网页版中使用“恢复已删除邮件”选项恢复它们。 在到达为邮箱数据库或邮箱用户配置的删除邮件的保留期限之前，将邮件保留。
    • 永久删除：选择该选项将从邮箱数据库永久删除项目。

      重要

      将会保留遵从就地保留或诉讼保留的邮箱或项目并在就地 eDiscovery 搜索中返回。

    • 移动至存档：选择该操作可将项目移动至用户的就地存档。 该操作仅在你创建 DPT 或个人标记时有用。

  5. 定义保留期：

    • 从不：选择此选项可指定应永远不删除邮件或将其移到存档。
    • 项目达到以下期限(天)时：选择此选项并指定在移动或删除邮件之前的邮件保留天数。 将自收到或创建项目之日起计算除了日历和任务之外所有支持的项目的保留期限。 对于日历和任务项目的保留期限将自结束日期起计算。
    • 注释：使用此可选字段可输入管理性说明或注释。 该字段不向用户显示。

步骤 2：创建保留策略

下一步是创建一个保留策略。 使用保留策略来主动决定是保留内容还是删除内容 — 亦或是先保留再删除内容。

保留策略可以包含以下标记：

  • 一个具有“移动到存档”操作的 DPT。

  • 一个具有“删除但允许恢复”或“永久删除”操作的 DPT。

  • 一个具有“删除但允许恢复”或“永久删除”操作的语音邮件的 DPT。

  • 每个默认文件夹（例如“收件箱”）一个 RPT 以删除项目。

  • 任意数量的个人标记。

  • 支持的默认文件夹的一个或多个保留策略标记 (RPT)

    注意

    尽管可以将任意数量的个人标记添加到保留策略，但是过多使用不同保留设置的个人标记可能会使用户混淆。 请考虑将与保留策略关联的个人标记数量限制为少于 10 个。

按照以下步骤创建新的保留策略：

  1. 转到 “合规性管理 > 保留策略”，然后单击“ 添加”。
  2. 输入保留策略的名称。
  3. 现在添加保留标记。 单击“添加”，然后选择要添加至该保留策略的标记。

可以创建保留策略但不向其添加任何保留标记，但不会移动或删除应用该策略的邮箱中的邮件。 也可以在创建保留策略后在保留策略中添加和删除保留标记。

步骤 3：将保留策略应用于邮箱用户

在创建保留策略后，必须将其应用至邮箱用户。 可以将不同的保留策略应用至不同的用户组。

使用保留策略可以对一个或多个保留标记进行分组，并将它们应用于邮箱以执行邮件保留设置。 一个邮箱不能有多个保留策略。

警告

邮件根据链接到策略的保留标记中定义的设置过期。 这些设置包括将邮件移动到存档或将其永久删除等操作。 将保留策略应用到一个或多个邮箱之前，先对策略进行测试并检查每个与之相关联的保留标记。

可以将保留策略应用于单个邮箱或多个邮箱。 可以使用 Exchange 管理中心或 Get-Mailbox 和 Set-Mailbox cmdlets。 按照以下步骤使用 Exchange 管理中心。

若要将保留策略应用于单个邮箱，请执行以下操作：

  1. 转到 “ > 收件人邮箱”。
  2. 选择要应用保留策略的邮箱，然后单击“编辑”。
  3. 在“用户邮箱”中，单击“邮箱功能”。
  4. 选择要应用于邮箱的保留策略，然后单击“保存”。

若要将保留策略应用于多个邮箱，请执行以下操作：

  1. 转到 “ > 收件人邮箱”。
  2. 使用 Shift 或 Ctrl 键选择多个邮箱。
  3. 在详细信息窗格中，单击“更多选项”。
  4. 在“保留策略”下，单击“更新”。
  5. 在“批量分配保留策略”中，选择要应用于邮箱的保留策略，然后单击“保存”。

将邮箱置于保留挂起状态

可以使用保留挂起暂时暂停处理 MRM 保留策略。 当你的用户休假或暂时离开他们的邮件时，此功能很有用。

若要将邮箱上置于保留挂起状态，请运行 Set-Mailbox PowerShell cmdlet。 本示例将 Michael Allen 的邮箱置于保留挂起状态。

Set-Mailbox "Michael Allen" -RetentionHoldEnabled $true

若要删除保留保留，请运行相同的 cmdlet，但设置为 RetentionHoldEnabled$false。

重要

RetentionHoldEnabled 不是 Exchange Server 中的可筛选属性。 因此，不能将 参数与 cmdlet 一起使用FilterGet-Mailbox来获取保留挂起的邮箱列表。 可以运行以下命令来检索运行 Exchange Online PowerShell 会话的客户端上所有邮箱和筛选器的列表。 请注意，在包含数千个邮箱的大型环境中，此命令可能需要很长时间才能完成。

Get-Mailbox -ResultSize unlimited | Where-Object {$_.RetentionHoldEnabled -eq $true} | Format-Table Name,RetentionPolicy,RetentionHoldEnabled -Auto

了解详细信息