共享会议计划

注意

我们正在向客户推出这些更改。

Microsoft Viva Insights中的共享会议计划可帮助你与同事推广健康的会议规范。 使用共享会议计划,可以自动执行以下设置,以推广研究支持的会议最佳做法:

  • 会议持续时间 – 通过延迟几分钟开始会议或提前几分钟结束会议,让人们在活动之间喘息。
  • Teams 链接 – 包括指向所有会议的 Microsoft Teams 会议链接,以便用户可以远程参加。
  • 反馈 - 通过向参与者发送会议效果调查,了解会议情况。

对于计划组织者

只要拥有高级Viva Insights订阅,就可以创建和共享会议计划。 你不必是经理。 在本部分中,我们将讨论如何与所选人员创建和共享计划。

创建和共享会议计划

若要创建共享会议计划,请转到 Teams 或 Web Viva Insights 应用中的“有效会议”选项卡。 然后,在“共享会议计划”部分选择“开始”。

显示“有效会议”选项卡上的“共享会议计划”卡的屏幕截图。

详细了解共享会议计划如何提供帮助。 然后选择“ 开始”。

显示“创建会议计划”窗口的屏幕截图。

首先,设置一些会议规范,这些规范会影响会议在日历和 Teams 中的显示方式。 然后,你将邀请参与者加入你的计划。

创建会议规范

  • 自动缩短所有会议的持续时间 - 选择希望事件是自动晚点开始还是提前结束,然后按分钟数进行选择。 对于少于一小时的会议以及一小时或更长时间的会议,你将设置默认的分钟数。 自动缩短会议时,可以通过允许在背靠背事件之间休息来提升所有参与者的幸福感。

  • 自动包含 Microsoft Teams 会议链接 – 选择是否每个会议邀请都包含 Microsoft Teams 中联机会议的链接。 添加 Teams 链接可同时包括远程与会者和现场与会者,从而提升混合会议。

  • 从会议参与者那里获取反馈 - 为拥有Viva Insights订阅的计划参与者激活会议有效性调查。 会议有效性调查通过向会议组织者提供关于未来会议进展顺利和可改进的聚合反馈,促进健康的会议文化。

显示创建团队规范 (步骤 1/2) 的屏幕截图。

设置完会议规范后,选择“ 下一步”。

重要

开始计划后,你将能够对个人设置进行更改。 但是,如果想要为每个人进行更改,则需要离开计划并启动新的计划。

邀请参与者

“收件人 ”字段中键入姓名。 添加完收件人后,即可向他们发送加入计划的邀请。 选择“ 确认 发送”。

如果有一个或多个人员向你报告,我们会自动填写你的团队成员。 然后,可以根据需要添加或删除人员。

显示键入以添加参与者 (步骤 2/2) 的屏幕截图。

收到邀请后,收件人可以接受或拒绝邀请。

对于计划收件人

任何人都可以加入和参与共享会议计划。 如果没有高级Viva Insights订阅,Viva Insights不会显示任何用于请求会议反馈的设置。

加入共享会议计划

如果有人邀请你加入共享会议计划,你将在 Teams 中收到邀请。 如果要加入计划,并且喜欢组织者配置的设置,请选择“ 加入”。 如果要在加入之前编辑会议的设置,请选择 “编辑”。

显示收件人 Teams 邀请加入共享会议计划的屏幕截图。

如果你已经是共享会议计划的一部分,Viva Insights应用刚刚受邀加入的计划中的设置,然后在“更改计划”下汇总更改。 如果你对这些更改表示满意,并且想要继续加入计划,请选择“ 加入”。 如果要在加入之前进行更改,请选择 “编辑”。

对于所有计划参与者

作为组织者或参与者加入共享会议计划后,你将在“共享会议计划”部分下的“有效会议”选项卡上看到。

编辑共享会议计划

属于计划的任何人都可以更改其个人设置。 选择“共享会议计划”部分下的“编辑”,这会转到“设置”页。

显示“有效会议”选项卡上的“共享会议计划”卡的屏幕截图。卡片包含“编辑”按钮。

若要更改是否发送有关会议的反馈调查,请切换“ 获取会议反馈”下的开关。 如果没有高级Viva Insights订阅,则找不到此设置。

若要启动或停止自动缩短会议,请切换 “缩短会议”下的开关。 如果要打开该功能,请使用下拉菜单设置要提前结束会议或开始会议的延迟时间。

若要添加或停止向会议添加 Teams 链接,请在 “添加 Teams 会议”下切换开关。

显示 teams 设置页中Viva Insights的“有效会议”设置的屏幕截图。

注意

在此处所做的更改仅适用于你的设置,不会更改任何其他计划参与者的设置。 如果你组织了计划,并且想要进行适用于所有人的更改,则需要退出计划,创建新的计划,然后重新邀请参与者。

离开共享会议计划

如果要离开计划,请从“有效会议”选项卡中编辑计划,或转到“设置”页,然后选择“有效会议”。

“共享会议计划”中,选择“ 离开计划”。

显示“有效会议设置”页中突出显示的“共享会议计划”设置和“离开计划”按钮的屏幕截图。

选择“ 离开计划”后,选择是否要保留计划中与会议相关的任何设置:

  • 自动缩短所有会议的持续时间
  • 自动包含 Microsoft Teams 会议链接
  • 从会议参与者那里获取反馈

显示结束共享会议计划的确认窗口的屏幕截图。窗口包含“确认”按钮。

选择“确认”。 设置立即应用。