使用Viva Insights保护时间

可以在 Microsoft Viva Insights 应用中使用此功能,通过以下方式保护时间:

显示“保护时间”页的屏幕截图。

计划专注时间

研究表明,在中断后,平均可能需要 23 分钟才能重新专注于任务。 在专注的工作中不断分心可能会导致压力增加和工作效率降低。 当你在会议之间只有一小段可用时间或被传入的电子邮件和聊天分心时,很难专注于具有挑战性的工作。 每天留出几个小时没有中断的专注时间可帮助你在重要任务和项目上取得进展。

Viva Insights可以帮助你保护专注工作的时间,并最大程度地减少通知 (,从而在集中注意力时对 Teams 聊天和通话的干扰) 。

预订专注时间或计划

可以在 “保护时间 ”页上计划专注时间,如下所示:

  • 预订专注时间 - 使用此部分可保留在接下来的两天或更多天内重点工作的时间段。

    • 选择“ 预订时间”后,你将看到“ 重点预订时间”。 如果看到 “查看会议冲突”,请选择它以查看日历并解决冲突。
    • 如果已选择 “预订时间 ”,并决定不再需要它,则可以从日历中删除焦点时间块。
    • 预订时间之前,可以选择“ 编辑 ” (铅笔图标) 更改焦点时间块的名称,这将自动更新计划的焦点时间块的主题。
  • 焦点计划 - 在 “重点计划”中,选择“ 开始 ”以创建焦点计划。

    • 如果这不是你第一次使用焦点计划,则会自动使用上一个计划的默认设置进行设置。 然后,根据提示,你可以选择 “编辑设置 ”进行任何更改。

    • 如果这是你的第一个重点计划,系统将提示你选择以下选项:

      • 稍后执行此操作,这会跳过提示,只需根据设置将你注册到默认计划中。
      • 每天要安排的专注时间。
      • 无论你更喜欢在上午还是下午集中注意力。
      • 是否希望 Teams 提醒开始焦点模式。
      • 是否希望 Teams 在计划的专注时间内将通知静音。

在初始设置后,可以随时确认或更改任何选项或退出计划,方法是选择Viva Insights应用右上角的省略号 (...) ,选择“设置”,然后在左窗格中选择“保护时间”。

显示焦点计划首选项的屏幕截图。

使用焦点模式

焦点模式在专注时间内穿插短暂休息,以帮助你保持任务状态并提高工作效率。 请继续阅读,了解如何启动和使用此功能。

启动焦点会话

计划的焦点会话

如果你提前预定了专注时间(通过计划或提前预订),你将收到 Teams 通知。

显示“保护时间”中的焦点模式通知卡的屏幕截图。

若要进入焦点模式,请选择此通知。 如果未选择通知,你的日历仍将显示 “焦点时间 ”事件,你的 Teams 状态将更新为 “焦点”,并且你不会收到 Teams 通知,除非它们来自你设置的优先联系人。

注意

如果要在焦点模式下继续使用 Teams,请右键单击Viva Insights应用图标,然后选择“弹出应用”。

显示使用“弹出应用”选项的屏幕截图。

在焦点会话期间使用功能

处于焦点模式时,Viva Insights会显示三个部分:计时器任务正念休息

Timer

启动焦点模式时,你将到达 “计时器 ”部分。 在这里,你的专注时间以分钟为单位显示,这对应于你通过计划设置的时间或预订时间。 如果需要这次增加或减少,请选择箭头。

如果增加时间,应用会询问你是否要延长计划的专注时间。 可以选择“ 添加 15 分钟 ”按钮将 15 分钟多添加到计划时间,也可以通过选择按钮的向下箭头再添加 15 分钟。

显示“添加 15 分钟”按钮的屏幕截图。

若要跳过自动计划的休息时间,请选择“ 跳过休息时间”旁边的框。 若要调整其他设置(如声音以及中断和焦点间隔的持续时间),请打开 “计时器”设置

显示设置计时器的屏幕截图。

准备好启动计时器后,选择“ 开始焦点计时器 ”按钮。 随时可以停止焦点计时器。

显示焦点计时器运行情况的屏幕截图。

任务

可以使用 “任务” 部分在焦点会话期间帮助指导工作。 任务 显示 Microsoft To Do 中的现有任务,这些任务要么是今天到期的,要么设置了今天的提醒。

显示“任务”选项的屏幕截图。

除了查看现有任务外,还可以:

  • 添加新任务。“你的任务”下,选择“ 添加任务”。
  • 添加从 Outlook 或 Teams 显示的建议任务。 如果你的聊天或电子邮件中注意到了潜在的任务,则你的 任务上方会显示一条通知。 选择向下箭头以展开邮件。 如果要将此任务放在“To Do”列表中,请选择“ 添加到任务 ”按钮。
  • 将已完成的任务从列表中交叉。 选择任务名称左侧的圆圈,该圆圈会将任务发送到 “今天完成的任务” 列表。 如果要从“To Do”中删除任务,请选择任务名称右侧的垃圾桶图标。
  • 设置提醒。 选择任务名称右侧的省略号 (...) ,然后选择要提醒的时间。 如果你订阅了接收简报电子邮件,提醒将显示在 Microsoft To Do 列表和简报电子邮件中。 还可以从此菜单中 编辑删除 任务。
正念休息

在焦点间隔之间休息期间,可以使用正念休息中的引导式视频来捕捉呼吸和重置。 在视频下选择 “开始” 后,你将在下一个焦点间隔开始之前完成一个三分钟或五分钟的练习。

显示正念中断选项的屏幕截图。

结束焦点会话

计时器用完后,将显示一条 恭喜 消息。 如果要延长专注时间,请选择“ 重启间隔计时器”。

显示焦点模式结束屏幕的屏幕截图。

如果你完成了专注,你可以继续你的一天,继续使用 Teams。 Teams 状态将停止显示为 “焦点 ”,如果它们已静音,你将再次开始接收 Teams 通知。

配置静默时间

研究表明,长时间工作和始终可用的压力可能导致员工倦怠。 在工作时间外协作所花费的时间量可能表明你面临倦怠的风险,即使你和你的团队采用灵活性。

此功能有助于保护你的静默时间,即你每天想要断开工作和充电的时间。 若要最大程度地减少与工作相关的中断,可以计划何时希望 Outlook 和 Teams 中的移动通知自动静音。

“保护时间”页上的“安静时间”部分中,如果尚未计划安静时间并且系统提示,请选择“开始”。 然后,系统会提示你选择开始和结束时间,了解何时将 Outlook 和 Teams 中的移动通知设为静音。 在“ 全天将移动通知设为静音”中,还可以选择要在整整 24 小时内将通知静音的日期。

初始设置后,你将在 “配置静默时间”中看到以下选项。 可以通过选择Viva Insights应用右上角的省略号 (...) ,选择“设置”,然后从左窗格中选择“保护时间”来访问此处。 你可以确认或更改任何静默时间选项,或随时关闭静默时间。

显示“安静时间”设置的屏幕截图。

创建其他计划

适用于:具有Viva Insights高级许可证的用户

除了重点计划,Viva Insights还可以帮助你保护日历上的时间,以便安排休息、学习和邮件跟进时间。 可以通过设置目标阻止时间量来配置这些计划以满足你的需求,还可以个性化你的预订首选项。

创建休息、学习或消息跟进计划

可以在Viva Insights应用或周五获取的简报电子邮件中创建休息、学习或消息跟进计划。 若要通过简报创建计划,请参阅我们的 简报文档。 若要通过应用创建计划,请执行以下步骤:

  1. 打开Viva Insights应用,选择屏幕右上角的省略号,然后选择“设置”。

    显示选择“设置”的屏幕截图。

  2. “设置” 选项卡中,从左侧菜单中选择“ 保护时间 ”。

    显示“保护时间”选项卡的屏幕截图。

  3. 查看不同的计划,然后选择“ 开始 ”以加入与目标一致的计划。

    显示选择“入门”的屏幕截图。

  4. 配置计划 () 以满足需求。 例如,在 “中断计划 ”中,选择希望休息时间的时长。

    显示中断计划首选项的屏幕截图。

更改或离开计划

可以更新设置或在Viva Insights应用中保留计划。

若要更新设置,请执行以下操作:

  1. 在“保护时间”选项卡中选择“设置”。

  2. 进行更新。

  3. 选择“保存更改”。

    显示中断计划首选项并选择“保存更改”的屏幕截图。

注意

更改可能需要长达 24 小时才能生效。

若要在加入计划后退出计划,请执行以下操作:

  1. 在“保护时间”选项卡中选择“设置”。

  2. 选择要 离开的计划 右侧的“离开计划”按钮。

    显示选择“离开计划”的屏幕截图。

    显示确认离开计划的屏幕截图。

详细了解计划预订时间

若要详细了解这些计划背后的概念,请参阅 重点计划