Microsoft 有一套針對 Microsoft 365 的資料處理標準（Data Handling Standard）政策，規定客戶資料刪除後可保留多久。 一般來說，客戶資料會在兩種情況下被刪除：
- 主動刪除：租戶有有效訂閱，使用者或管理員刪除資料，或管理員刪除使用者。
- 被動刪除：租戶訂閱終止。
資料保留
對於這些刪除情境，下表顯示了依資料類別與分類劃分的最大資料保留期限：
| 資料類別 | 資料分類 | 描述 | 範例 | 保留期 |
|---|---|---|---|---|
| 客戶資料 | 客戶內容 | 由管理員和使用者直接提供或創建的內容 包含所有文字、聲音、影片、影像檔案及軟體，於Microsoft資料中心使用Microsoft 365服務時所建立與儲存 |
允許使用者撰寫資料的最常用 Microsoft 365 應用程式範例包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 OneNote 客戶內容還包括用戶擁有或提供的秘密， (密碼、憑證、加密金鑰、儲存金鑰) |
主動刪除情境： 最多30天 被動刪除情境： 最多180天 |
| 客戶資料 | 最終使用者可識別資訊 (EUII) | 這些資料能識別或可用來識別 Microsoft 服務的使用者。 EUII 不包含客戶內容 | 使用者名稱或顯示名稱 (DOMAIN\UserName) 使用者主體名稱 (name@domain) 使用者專屬 IP 位址 |
主動刪除情境： 最多180天 (只有租戶管理員的行動) 被動刪除情境： 最多180天 |
| 個人資料 (未包含在客戶資料) |
EUPI) (終端使用者假名識別碼 | 由 Microsoft 建立的識別碼，綁定於 Microsoft 服務的使用者。 結合其他資訊，例如映射表，EUPI 可識別最終使用者 EUPI 不包含客戶上傳或建立的資訊 |
使用者 GUID、PUID 或 SID 會話識別碼 |
主動刪除情境： 最多30天 被動刪除情境： 最多180天 |
訂閱保留
在有效訂閱期間，訂閱者可以存取、擷取或刪除儲存在 Microsoft 365 中的客戶資料。 若付費訂閱終止或結束，Microsoft 會保留存放在 Microsoft 365 中的客戶資料，並以有限功能帳戶保存 90 天，以便用戶擷取資料。 90天保留期結束後，Microsoft會停用該帳戶並刪除客戶資料。 在 Microsoft 365 訂閱到期或終止後的 180 天內，Microsoft 會停用帳戶並刪除此帳戶中的所有客戶資料。 一旦資料的最大保留期限過了，該資料將無法商業復原。
免費試用時，你的帳戶在大多數國家和地區會進入寬容狀態，持續30天。 在此寬限期期間，您可以購買 Microsoft 365。 如果您決定不購買 Microsoft 365，您可以取消您的試用版或讓寬限期過期，並刪除您的試用版帳戶資訊和資料。