採購原則總覽

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本文提供採購原則的相關資訊。 採購原則是指控制申請流程的規則集合。 採購原則可以建立與組織的採購策略要求一致的政策結構，以協助採購管理員推行採購策略。

採購政策由一組政策規則組成。 定義原則規則時，首先請選擇規則類型。 然後，您透過定義規則的設定、開始日期和結束日期來為規則類型建立規則。

例如，管理員建立一項原則，選取目錄原則規則類型，然後將目錄原則規則新增至原則。 此目錄原則規則會指定 Adventure 目錄必須用於內部採購。 採購原則與特定組織建立關聯後，該組織的員工會在建立申請時看到 Adventure 目錄。

為組織指派原則

原則在生效之前必須與組織建立關聯。 採購原則與採購內部控制階層目的相關聯。 因此，採購原則只適用於階層中具有採購內部控制階層目的的組織。 您還可以從 CompanyInfo 資料表中的法律實體平面清單中選擇組織。 這些法律實體在原則架構中指定為「公司」。

決定要套用的規則

根據您設定採購原則的方式，多個規則可能會影響組織中的使用者。 以下範例說明設定採購原則，並指定交易發生時如何套用原則的不同方式。

範例 1：簡單的採購原則設定

規模和複雜度較小的組織可以按法律實體設定採購策略，且只能使用公司組織階層。

對於小型企業 Fabrikam，整個組織的採購要求差別不大。 採購規則只在組織的法律實體之間有所不同。 例如，Fabrikam Canada 的員工和 Fabrikam US 的員工，會從不同的目錄和供應商處購買商品與服務。 因此，Fabrikam 在法律實體級別設定採購原則。

Fabrikam 建立了兩個採購原則。 原則 A 適用於組織的美國法律實體 1111。 原則 B 適用於組織的加拿大法律實體 2222。 當法律實體 1111 中的員工建立採購申請時，原則規則是從原則 A 中節選。例如，員工看到的產品目錄是在原則 A 的目錄原則規則中指定。

當法律實體 2222 中的員工建立採購申請時，原則規則節選自原則 B。

注意：如果法律實體 1111 的員工代表法律實體 2222 的員工購買品項，則應採用為法律實體 2222 指定的原則規則 (即原則 B 中的原則規則)。

範例 2：複雜的採購原則設定

在前面的範例中，所有採購規則都在單一組織階層中定義，也就是公司組織階層。 但是，一個複雜的組織可能會為多個組織階層定義原則。

Contoso 是一家大型公司，需要復雜的採購規則來控制申請流程。 Contoso 為兩個不同的組織階層定義了規則：部門和全球採購控制。

原則 123 是為 Sales UK – 銷售部門的部門組織階層定義。 在原則 123 中，採購申請控制規則指定必須對最小訂單數量實施限制。 此規則選取了強制執行最小訂單數量限制選項。

原則 456 是為銷售和行銷部門的全球採購控制組織階層定義。 在原則 456，採購申請控制規則並未指定必須對最小訂單數量實施限制。 此規則取消選取了強制執行最小訂單數量限制選項。

Sam 服務於 Contoso 英國辦公室的 Sales UK – 銷售部門。 部門和全球採購控制組織階層的原則皆適用於 Sam 的部門。 當 Sam 建立採購申請時，系統必須判斷採用哪一項原則。 系統管理員設定採購原則參數，以指定必須按以下優先順序採用採購原則：

  1. 全球採購控制
  2. 部門
  3. 公司

因此，Sam 建立的採購申請採用了原則 456，並且採購申請不需要最低訂購數量。

原則規則

目錄原則規則

使用者建立採購申請時，目錄原則規則會決定使用者可以看見哪些採購目錄。 如果用戶獲得可以代表其他使用者訂購產品的權限，則申請會使用為要求者的法律實體和營運單位定義的目錄員則規則來決定要顯示的目錄。 在定義目錄原則規則之前，您必須建立並發佈採購目錄。

類別存取原則規則

使用者建立採購申請時，類別存取原則規則會決定使用者可以存取哪些類別。 若未指定任何規則，則可以將所有採購類別新增到採購申請中。

  1. 選取包括父系規則選項，以將父系組織的類別存取原則規則套用至類別。
  2. 在可用類別窗格中，選擇規則適用的類別。 當您選擇一個類別時，階層位置較高的所有類別也會新增到選取的類別清單。
  3. 選擇包含子類別選項以將規則套用至所選類別的所有子類別。

類別原則規則

類別原則規則定義使用者如何為每個類別選擇供應商。 同時也定義接收和開立發票流程的規定。

訂購單重新核准規則

重新核准規則是一項選用規則，可定義在更改訂購單時要求重新核准的條件。 在工作流程中設定「需要重新核准訂購單」條件時，系統會在訂購單工作流程中評估所選欄位。

附註

當已啟用變更管理的已核准訂購單發生變更時，系統一律會重設會計分配。 因此，請留意這點，如果您希望某些欄位發生變更時，能避免重新核准訂購單，則「不」應將「Accounting distribution.changed」欄位納入必須重新核准的選定欄位。

採購申請 RFQ 規則

採購申請 RFQ 規則定義為採購申請明細要求詢價 (RFQ) 的條件。 如果明細符合條件，「非正式 RFQ」或「正式 RFQ」戳記會顯示在申請明細上。

採購申請控制規則

消費類型申請的採購申請控制規則是一個選用規則。 當您建立這種類型的規則時，可以在各種索引標籤上設定選項：

  • 在工作流程提交索引標籤，您可以設定必須在申請明細上輸入的欄位 (必須輸入才能將申請提交核准)。
  • 在訂單數量索引標籤上，您可以設定特定條件下採購申請所需的欄位。 您也可以強制執行訂單數量。
  • 在日期索引標籤上，您可以設定記帳日期是否與要求日期相同。
  • 在地址索引標籤上，您可以定義是否允許使用者在系統中建立新地址，以用於採購申請。

申請目的規則

申請目的規則是一項選用規則，用於決定特定法律實體允許使用的申請目的類型。 除非本規則中指明其他目的，否則申請在建立後便自動擁有消費目的。

補貨類別存取原則規則

補貨類別存取原則規則是一項選用規則，用於決定當申請目的為補貨時，可以提供哪些產品來滿足特定法律實體的申請需求。

補貨控制規則

補貨控制規則是一項選用規則，用於定義當申請目的為補貨時，必須在申請明細上輸入哪些欄位 (必須輸入才能將申請提交核准)。

訂購單建立和需求合併規則

訂購單建立和需求合併規則定義了從已核准的採購申請產生採購訂單時，所要使用的原則規則。 當您建立這種類型的規則時，可以在各種索引標籤上設定選項：

  • 在採購單分割索引標籤上，您可以定義將採購申請明細分割成多份獨立訂購單的條件。

  • 在價格/折扣轉移索引標籤，您可以定義在建立訂購單時，重新計算價格合約的時間：

    • 只有在沒有貿易合約的情況下 – 僅當沒有適用的貿易合約或基本價格時，才會從採購申請中轉移價格和折扣。 如果品項或供應商有現成的貿易合約或基本價格，則價格和折扣將根據貿易合約或基本價格重新計算，並套用至訂購單。 除非另有規定，否則這是預定行為。
    • 一律 – 一律從採購申請中轉移價格和折扣。

    您也可以允許要求者變更個別採購申請明細的價格和折扣轉移方法，而不論定義的價格/折扣轉移規則為何。 選擇允許手動複寫每個採購申請明細選項即可啟用此功能。

  • 在品項說明轉移索引標籤上，您可以從來自 RFQ 的申請轉移品項說明。

  • 在價格容限值索引標籤上，您可以定義規則，以便在採購目錄項目的價格上漲時，將已批准的採購申請透過審核流程返回。 設定在採購申請通過核准和建立的時間點之間，採購申請上明細項目的淨額可增加的最大金額。 淨額使用以下公式計算：(數量 × (單價 – 折扣) ÷價格單位+ 採購雜項費用) × (100 – 折扣百分比) ÷ 100 超出您設定的價格容限值的採購申請明細將會保留以進行手動處理。 您在錯誤處理索引標籤設定的規則，可決定採購申請明細的處理方式。

  • 在錯誤處理索引標籤上，您可以設定在訂購單建立期間，由於供應商錯誤或價格容限值錯誤而無法驗證時應用於採購申請的處理規則。 選擇下列其中一個選項：

    • 無動作– 採購申請明細會保留在發布已核准的採購申請頁面。 採購申請明細的狀態仍會維持已核准。 但是，您必須先解決錯誤，才能為採購申請明細產生訂購單。
    • 取消採購申請明細– 採購申請明細已取消。 如果要求者仍想要求明細項目，則可以為已取消的明細建立新的採購申請。
    • 建立新的採購申請明細 – 採購申請明細已取消。 然後產生只包含未通過驗證的採購申請明細的新採購申請。 產生的新採購申請狀態為草稿。 在解決驗證錯誤後，可以重新提交這些採購申請以供審核。 通知採購申請明細的準備者該明細已取消，並且已為失敗的採購申請明細產生新的採購申請。

  • 在手動建立採購訂單索引標籤上，您可以定義決定採購申請是否必須手動處理，或是否可以自動轉換為訂購單的參數。 這些參數可以套用至內部目錄項目、外部目錄項目或非目錄項目。 選擇下列其中一個選項：

    • 手動建立訂購單 – 為所有採購申請手動建立訂購單。
    • 自動建立訂購單 – 為所有已核准的採購申請自動建立訂購單。 沒有保留任何採購申請以供手動建立訂購單。
    • 自動建立訂購單，但在這些情況下除外 – 針對符合您定義之條件的採購申請手動建立訂購單。 所有其他已核准的採購申請將自動轉換為訂購單。 如果您選擇自動建立訂購單，但在這些情況下除外，您可以新增採購類別和供應商，以指定保留哪些已核准的採購申請明細以供手動處理。 這個選項可以套用至內部目錄項目、外部目錄項目，以及非目錄項目。 當您選取採購類別時，也會一併選取該採購類別的任何子類別。 針對特定類型採購申請明細選取全部選項，以保留該明細類型的所有明細，以進行手動處理。

    如果您希望在產生訂購單的批次作業執行時，從已核准的採購申請中自動產生訂購單，請選取將自動訂購單建立作為批次作業執行選項。 這個選項只適用於不需要手動處理的採購申請。 透過將自動訂購單產生作為批次作業執行，您就能將此活動安排在資源較少受限的時間執行。 如果採購申請明細上已選取要求預付選項，請選擇為預付設定申請時選項，以保留已核准的採購申請以進行手動處理。 可以篩選保留以供手動處理的採購申請，這樣您就只會看見需要預付的採購申請明細。

  • 在需求合併索引標籤上，您可以定義決定是否可以考慮將手動處理的採購申請合併到採購申請合併的參數。 這些參數可以套用至內部目錄項目、外部目錄項目或非目錄項目。 選擇下列其中一個選項：

    • 不允許需求合併–沒有已核准的採購申請明細符合需求合併的資格。 這個選項預設為已選取，並且只適用於需要手動處理以建立訂購單的採購申請明細。
    • 一律允許需求合併–所有已核准的採購申請明細符合需求合併的資格。 注意： 如果您在 需求合併 索引標籤上選取 一律允許需求合併 選項，但您在 手動建立採購訂單 索引標籤上選擇 自動建立採購訂單 選項，則所有採購申請都會保留以供手動處理。
    • 在這些條件下允許需求合併 – 定義決定已核准的採購申請明細是否符合需求合併的條件。 對於每種類型的採購申請明細，您可以按採購類別和供應商設定條件。 如果您選擇在這些條件下允許需求合併，則可以為每種類型的採購申請明細設定採購類別和供應商的條件。 當您選取採購類別時，也會一併選取該採購類別的任何子類別。 如果您針對特定明細類型選取全部選項，則該明細類型的所有採購申請明細皆符合需求合併的資格。