如何使用 Microsoft 數據分類儀錶板

  • 發行項

身為 Microsoft 365 系統管理員或合規性系統管理員，您可以評估並標記組織中的內容，以控制其目標位置、隨時隨地加以保護，並確保根據組織的需求來保存及刪除內容。 您可以透過敏感度標籤、保留標籤和敏感性資訊類型分類來執行此動作。 執行探索、評估和標記有多種方法，但最後您可能會有大量以其中一個或兩個標籤標記及分類的文件和電子郵件。 套用保留標籤和敏感度標籤後，您會想要查看租用戶使用標籤的情況，以及對這些項目進行的動作。 資料分類頁面可讓您了解此內容，具體如下：

  • 已分類為敏感性資訊類型的項目數量，以及分類的名稱
  • Microsoft 365 和 Azure 資訊保護中已套用最高層級的敏感度標籤
  • 已套用最高層級的保留標籤
  • 使用者對敏感性內容所採取之活動的摘要
  • 敏感性資料和保留資料的位置

您也可以在 [資料分類] 頁面上管理這些功能：

您可以在 Microsoft Purview 合規性入口網站 或 Microsoft Defender 入口網站>>分類數據分類中找到數據分類。

在您建立任何原則之前，資料分類將會掃描您的敏感性內容和標籤內容。 這稱為零變更管理。 這可讓您查看所有保留和敏感度標籤對環境的影響，並協助您開始評估自己的保護和控管原則需求。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

必要條件

權限

若要存取 [資料分類頁面]，帳戶必須在其中任一角色或角色群組中獲派成員資格。

Microsoft 365 角色群組

  • 全域管理員
  • 合規性系統管理員
  • 安全性系統管理員
  • 合規性資料管理員

注意事項

最佳做法是一直使用最低權限的角色來授與 Microsoft 365 資料分類的存取權。

角色和角色群組

您可以使用角色和角色群組來微調訪問控制。

以下是適用角色的清單。 若要深入瞭解，請參閱 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的許可權。

  • 資訊保護系統管理員
  • 資訊保護分析員
  • 資訊保護調查人員
  • 資訊保護讀者

以下是適用的角色群組清單。 若要深入瞭解，請參閱 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的許可權。

  • 資訊保護
  • 資訊保護系統管理員
  • 資訊保護分析員
  • 資訊保護調查人員
  • 資訊保護讀者

內容中最常使用的敏感性資訊類型

Microsoft 365 隨附許多敏感性資訊類型的定義，例如包含社會安全號碼或信用卡號的項目。 如需有關敏感性資訊類型的詳細資訊，請參閱敏感性資訊類型實體定義。

敏感性資訊類型卡片會顯示貴組織中找到及套用標籤的最高敏感性資訊類型。

最高敏感性資訊類型。

若要找出任何指定分類類別中的項目數量，請將游標暫留在該類別的列上方。

最高敏感性資訊類型暫留詳細資料。

注意事項

如果卡片顯示「找不到具有敏感性資訊的資料」訊息，這表示組織沒有分類為敏感性資訊類型的項目，或沒有已編目的項目。 若要開始使用標籤，請參閱：

套用至內容的最高敏感度標籤

當您使用 Microsoft 365 應用程式和服務或 Microsoft Purview 資訊保護 客戶端和掃描器將敏感度標籤套用至專案時，會發生兩件事：

  • 指示貴組織項目值的標籤會嵌入至文件，並將隨文件移動。
  • 標籤的存在會啟用各種防護行為，例如強制浮水印或加密。 啟用端點保護後，您甚至可以防止項目離開組織控制。

如需敏感度標籤的詳細資訊，請參閱了解敏感度標籤。

SharePoint 和 OneDrive 中的檔案必須啟用敏感度標籤，以便在資料分類頁面中顯示對應資料。 如需詳細資訊，請參閱 在 SharePoint 和 OneDrive 中啟用檔案的敏感度標籤。

敏感度標籤卡片會依敏感度等級顯示項目數量 (電子郵件或文件)。

依敏感度標籤分類預留位置的內容細目螢幕擷取畫面。

注意事項

如果您未建立或發佈任何敏感度標籤，或沒有套用敏感度標籤的內容，則此卡片會顯示「未偵測到敏感度標籤」訊息。 若要開始使用敏感度標籤，請 參閱開始使用敏感度標籤。

套用至內容的最高保留標籤

保留標籤用於管理組織中內容的保留和處置。 套用後，可用於控制項目在刪除前的保留時間長度、是否應在刪除前檢閱、保留期間的到期時間，以及是否應將項目標示為記錄。 如需詳細資訊，請參閱瞭解保留原則和保留標籤。

套用最高保留標籤的卡片會顯示具有指定保留標籤的項目數量。

套用最高保留標籤預留位置的螢幕擷取畫面。

注意事項

如果此卡片顯示 [未偵測到保留標籤] 訊息，則表示您未建立或發佈任何保留標籤，或沒有套用保留標籤的內容。 若要開始使用保留標籤，請參閱：

偵測到的常見活動

此卡片可快速摘要顯示使用者對套用敏感性標籤的項目所採取的常見動作。 您可以使用活動總管，向下深入切入 Microsoft 365 在標籤內容和 Windows 10 端點內容上追蹤的不同活動。

注意事項

若此卡片顯示「未偵測到活動」訊息，表示檔案沒有任何活動，或未開啟使用者與系統管理員稽核。 若要開啟稽核記錄，請參閱：

依位置套用敏感性標籤和保留標籤的資料

資料分類報告的重點是讓您了解具有標籤的項目數量、標籤類型和位置。 這些卡片可讓您了解 Exchange、SharePoint 和 OneDrive 等具有標籤的項目數量。

注意事項

如果此卡片顯示「未偵測到位置」訊息，則表示您未建立或發佈任何敏感性標籤，或沒有套用保留標籤的內容。 若要開始使用敏感度標籤，請參閱：

另請參閱

若要瞭解如何使用數據分類來遵守數據隱私權法規，請參閱使用 Microsoft 365 (aka.ms/m365dataprivacy) 部署數據隱私權法規的資訊保護 。