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在 Microsoft Syntex 中建立自動填滿數據行

自動填入是 [ 建立 數據行] 面板中的新設定,可讓您使用自然語言提示來擷取特定資訊,或從 SharePoint 文件庫內的檔案產生資訊。 然後信息會顯示在連結庫的數據行中。 您可以在相同的連結庫中設定多個自動填入資料行。

建立新的自動填入數據行

若要建立新的自動填入數據行,請遵循下列步驟:

  1. 在 SharePoint 文件庫中,選取 [+新增數據行],選取您想要的數據行類型,然後選取 [ 下一步]

    顯示如何在文檔庫中新增數據行的螢幕快照。

  2. 在 [ 建立數據行 ] 面板上,輸入數據行標題的名稱和數據行資訊的簡短描述。

    顯示 [建立數據行] 面板的螢幕快照,其中已醒目提示 [自動填寫] 區段。

  3. 在 [ 自動填寫] 區 段中,選取 [ 設定]

  4. [自動填寫] 面板的 [ 提示 ] 方塊中,建立提示。 提示會識別您想要從檔案擷取到數據行的信息類型。

    針對 [文字 ] 和 [多 行文字 ],系統會自動產生建議的提示。 選取 [ 重新整理] 按鈕,以查看不同的建議提示。 選取建議的提示以將其新增至 [ 提示] 方 塊,您可以視需要加以編輯。 如需其他數據行類型,請參閱這些 建議的提示

    顯示 [自動填寫] 面板的螢幕快照。

  5. 在 [ 測試提示] 區段中,選取檔案以使用連結庫中的檔案來測試提示。 結果會顯示在 [ 結果 ] 方塊中。 如有需要,您可以修改提示並重新測試,直到達到您想要的結果為止。

  6. 出現您想要的提示時,選取 [ 儲存]。 新的數據行會顯示在文檔庫中。

    提示

    如果您要設定一個以上的自動填滿數據行,您可以在處理之前完成所有自動填入數據行的設定,以協助將交易成本降至最低。

  7. 若要處理現有的連結庫內容,請選取您要套用自動填入數據行的檔案。 然後從命令行中,選取 [ 其他選項 (...) >自動填寫]

    顯示功能區上 [更多] 選項 > [自動填入] 的螢幕快照。

    您會看到一則訊息,指出自動填入正在開始處理檔案,而且可能需要一些時間才能完成處理。

  8. 儲存數據行的自動填滿設定之後,系統會自動處理上傳至連結庫的任何新檔案,並將擷取的資訊儲存至對應的數據行。

    注意

    AI 產生的內容可能不正確。 請務必檢查數據行結果。

更新現有的自動填滿數據行

若要編輯提示或更新自動填入資料行,請遵循下列步驟:

  1. 在文檔庫中,選取數據行,然後選取 [數據行 設定>編輯]

  2. 在 [ 編輯數據行 ] 面板的 [ 自動填入] 區 段中,選取 [ 編輯提示]

    此螢幕快照顯示 [編輯] 資料行面板的 [自動填滿] 區段,其中已醒目提示 [編輯提示] 選項。

  3. [自動填滿] 面板的 [ 提示 ] 方塊中,視需要修改文字。

  4. 在 [ 測試提示] 區段中,選取檔案以使用連結庫中的檔案來測試提示。 您可以修改提示並重新測試,直到達到您想要的結果為止。

  5. 出現您想要的提示時,選取 [ 儲存]

關閉資料行上的自動填滿設定

若要關閉特定資料行上的自動填入,請遵循下列步驟:

  1. 在文檔庫中,選取數據行,然後選取 [數據行 設定>編輯]

  2. 在 [ 編輯數據行 ] 面板的 [ 自動填滿 ] 區段中,將切換開關切換為 [關閉]

    此螢幕快照顯示 [編輯] 資料行面板的 [自動填滿] 區段,其中已醒目提示設定切換。

  3. 選取 [儲存]

其他數據行類型的建議提示

資料行類型 建議的提示 範例
數字 <要在這裡>插入問題嗎? 以有效的數字回應。 如果找不到適當的答案,請以 <插入預設回應回應來回應>。 所同意的總時數為何? 以有效的數字回應。 如果找不到適當的答案,請以「不適用」回應。
是/否 <要在這裡>插入問題嗎? 以「是」或「否」回應,且只有「是」或「否」。如果檔未提供足夠的資訊,請將答案保留空白。 租使用者是否需要擁有租用戶的保險? 以「是」或「否」回應,且只有「是」或「否」。如果檔未提供足夠的資訊,請將答案保留空白。
日期和時間 <要在這裡>插入問題嗎? 將答案格式化為有效的 C# 日期時間。 如果找不到適當的答案,請以 <插入預設回應回應來回應>。 每季財務報表提交期限為何? 將答案格式化為有效的 C# 日期時間。 如果找不到適當的答案,請回應「未設定期限」。
選擇 根據下列類別來決定這份文件: <選擇 1>、 <選擇 2> 和 <選擇 3>。 僅以其中一個選項回復。 如果沒有任何選項適用,請以「上述任何一項」回復。 根據下列類別決定此銷售合約:簽署核准、法律檢閱和完成銷售。 僅以其中一個選項回復。 如果沒有任何選項適用,請以「上述任何一項」回復。
選擇 根據下列類別決定這份檔:<選擇 1 的插入描述選項 1>><、<選擇 2 的插入描述選擇 2>><,<以及選擇 3 的選項 3><> 插入描述。 僅以其中一個選項回復。 如果沒有任何選項適用,請以「上述任何一項」回復。 根據下列類別來決定此檔:需要核准:需要審查和核准才能繼續進行、僅限資訊:基於資訊用途,不需要任何動作,以及緊急更新:包含需要立即注意和更新的時間敏感性資訊。 僅以其中一個選項回復。 如果沒有任何選項適用,請以「上述任何一項」回復。
Hyperlink <要在這裡>插入問題嗎? 以格式化為有效 URL 的名稱回復。 保險提供者是誰? 以格式化為有效 URL 的名稱回復。
貨幣 <要在這裡>插入問題嗎? 以有效的美式貨幣格式回復。 如果檔未提供足夠的資訊,請將答案保留空白。 發票中詳述的專案總成本為何? 以有效的美式貨幣格式回復。 如果檔未提供足夠的資訊,請將答案保留空白。

注意

若要查看目前可供自動填入的數據行類型,請參閱 支援的數據行數據類型