共用方式為

步驟 1. 使用Microsoft Syntex來識別合約檔案並擷取資料

  • 發行項

您的組織需要一種方式來識別並分類您收到之許多檔案中的所有合約檔。 您也想要能夠快速檢視每個 (識別之合約檔案中的幾個重要元素，例如 客戶端、 承包商和 費用金額) 。 您可以使用 Syntex] 來建立非結構化檔處理模型，並將其套用至文件庫，以執行此動作。

程序的概觀

非結構化檔處理模型 會使用人工智慧 (AI) ，將檔案分類和資訊擷取自動化。 這些類型的模型也是從非結構化和半結構化檔擷取資訊的最佳方式，其中您需要的資訊不包含在資料表或表單中，例如合約。

非結構化檔處理模型會使用光學字元辨識 (OCR) 技術來掃描 PDF、影像和 TIFF 檔案，這兩者都是在您使用範例檔案定型模型時，以及當您針對文件庫中的檔案執行模型時。

  1. 首先，您必須尋找至少五個可用來「定型」模型的範例檔案，以搜尋您嘗試識別 (合約) 之內容類型的特性。

  2. 使用 Syntex 建立新的非結構化檔處理模型。 使用範例檔案，您必須 建立分類器。 藉由使用範例檔案來訓練分類器，您可以教導它搜尋您在公司合約中看到的特定特性。 例如， 建立「說明」 來搜尋合約中的特定字串，例如 服務合約、 合約條款和 補償。 您甚至可以定型說明，以在檔的特定區段或位於其他字串旁尋找這些字串。 當您認為已使用所需的資訊來定型分類器時，您可以在範例檔案的範例集合上測試您的模型，以查看其效率。 測試之後，如有需要，您可以選擇變更您的說明，使其更有效率。

  3. 在您的模型中，您可以 建立擷取器 ，以從每個合約提取特定的資料片段。 例如，針對每個合約，您最關心的資訊是客戶是誰、承包商的名稱，以及總成本。

  4. 成功建立模型之後，請 將它套用至 SharePoint 文件庫。 當您將檔上傳至文件庫時，您的非結構化檔處理模型將會執行，並且會識別並分類所有符合您在模型中定義之合約內容類型的檔案。 所有分類為合約的檔案都會顯示在自訂程式庫檢視中。 檔案也會顯示您在擷取器中定義之每個合約的值。

    文件庫中的合約。

  5. 如果您有合約的保留期或安全性需求，您也可以使用模型來套用 保留標籤 或 敏感度標籤 ，以防止在指定的時間內刪除合約，或限制誰可以存取合約。

建立和定型模型的步驟

注意事項

針對這些步驟，您可以使用合約 管理解決方案資產存放庫中的範例檔案。 此存放庫中的範例同時包含模型檔案和用來定型模型的檔案。

建立合約模型

第一個步驟是建立合約模型。

  1. 從內容中心，選取[新增>模型>教學方法]。

  2. 在 [ 使用教學方法建立模型 ] 窗格的 [名稱] 字 段中，輸入模型的名稱。 針對此合約管理解決方案，您可以將模型命名為 Contract。

  3. 選擇 [建立]。 這會為模型建立首頁。

    合約首頁的螢幕擷取畫面。

將模型定型以分類檔案類型

新增模型的範例檔案

您必須新增至少五個屬於合約檔的範例檔案，以及一個不是合約檔的範例檔案 (例如工作) 的語句。

  1. 在 [模型 > 合約]頁面的 [主要動作>] [新增範例檔案] 下，選取 [新增檔案]。

    顯示 [合約] 頁面的螢幕擷取畫面，其中已醒目提示 [新增範例檔案] 選項。

  2. 在 [ 選取模型的範例檔案 ] 頁面上，開啟 [合約] 資料夾，選取您要使用的檔案，然後選取 [ 新增]。 如果您沒有範例檔案，請選取 [上傳 ] 以新增它們。

將檔案標示為正面或負面範例

  1. 在 [模型 > 合約]頁面的 [關鍵動作>分類檔案並執行定型] 底下，選取 [定型分類器]。

    顯示 [合約] 頁面的螢幕擷取畫面，其中已醒目提示 [分類檔案和執行定型] 選項。

  2. 在第一個範例檔案頂端的 [ 模型 > 合約 > 合約分類器 ] 頁面上，您會看到詢問檔案是否為您所建立之合約模型範例的文字。 如果是正面範例，請選取 [是]。 如果是負面範例，請選取 [否]。

  3. 從左側 的 [加上標籤的範例 ] 清單中，選取您要作為範例的其他檔案，並加以標記。

    分類器首頁。

新增至少一個說明來定型分類器

  1. 在 [ 模型 > 合約 > 分類器 ] 頁面上，選取 [ 定型] 索引 標籤。

  2. 在 [ 已定型的檔案 ] 區段中，您會看到先前標記的範例檔案清單。 從清單中選取其中一個正向檔案，以在檢視器中顯示它。

  3. 在 [ 說明] 區段中 ，選取 [ 新增 ]，然後選取 [ 空白]。

  4. 在 [建立說明] 頁面：

    a. 在 [ 名稱] 字 段中，輸入說明 (的名稱，例如 「Agreement」) 。

    b. 在 [ 說明類型] 欄位中，選取 [片語清單]，因為您會新增文字字串。

    c. 在 [ 片語] 清單 框中，輸入字串 (例如 「AGREEMENT」) 。 如果字元串需要區分大小寫，您可以選取 [區分大小寫]。

    d. 選 取 [儲存並定型]。

    [建立說明] 面板的螢幕擷取畫面。

測試您的模型

您可以在之前未看過的範例檔案上測試合約模型。 這是選擇性做法，但這可能是實用的最佳做法。

  1. 在 [ 模型 > 合約 > 合約分類器 ] 頁面上，選取 [ 測試] 索引 標籤。這會在未標記的範例檔案上執行模型。

  2. 在 [ 測試檔案] 清單中，您的範例檔案會顯示並顯示模型是否預測為正面或負面。 使用這項資訊可協助您判斷分類器的效能，以找出您的文件。

    文本檔案清單中未標記檔案的螢幕擷取畫面。

  3. 完成時，選取 [結束訓練]。

建立和定型擷取器

  1. 在 [模型 > 合約]頁面的 [關鍵動作>建立和定型擷取器] 下，選取 [建立擷取器]。

    顯示 [合約] 頁面的螢幕擷取畫面，其中已醒目提示 [建立和定型擷取器] 選項。

  2. 在 [ 新增實體擷取器 ] 面板的 [ 新增名稱 ] 欄位中，輸入擷取器的名稱。 例如，如果您想要從每個合約擷取用戶端的名稱，請將它命名為 Client 。

  3. 完成後，請選取 [建立]。

為您想要擷取的實體加上標籤

當您建立擷取器時，擷取器頁面隨即開啟。 您會在這裡看到範例檔案清單，而清單上的第一個檔案會顯示在檢視器中。

[用戶端擷取器已加上標籤的範例] 頁面的螢幕擷取畫面。

若要為實體加上標籤：

  1. 從檢視器中，選取您要從檔案中擷取的資料。 例如，如果您想要擷取 客戶端，請反白顯示此範例中第一個檔案中的用戶端值 ([ 最適合您][組織) ]，然後選取 [ 儲存]。 您會在 [卷標] 資料行下方的 [標記範例] 清單中看到檔案中顯示的值。

  2. 選 取 [下一個檔案 ] 以自動儲存，並在檢視器中開啟清單中的下一個檔案。 或選取 [ 儲存]，然後從 [加上 標籤的範例 ] 清單中選取另一個檔案。

  3. 在檢視器中，重複步驟 1 和 2，然後重複，直到您將標籤儲存在所有檔案中為止。

標記檔案之後，會顯示通知橫幅，通知您移至訓練。 您可以選擇為更多檔加上標籤，或繼續進行訓練。

新增說明

您可以建立說明，提供有關實體格式本身的提示，以及其在範例檔案中可能具有的變化。 例如，日期值可以是許多不同的格式，例如：

  • 10/14/2019
  • 2019 年 10 月 14 日
  • 2019 年 10 月 14 日星期一

若要協助識別 合約開始日期，您可以建立說明。

  1. 在 [ 說明] 區段中 ，選取 [ 新增 ]，然後選取 [ 空白]。

  2. 在 [建立說明] 頁面：

    a. 在 [ 名稱] 欄位中，輸入說明 (的名稱，例如 日期) 。

    b. 在 [ 說明類型] 欄位中，選取 [片語清單]。

    c. 在 [ 值] 欄位中，提供出現在範例檔案中的日期變化。 例如，如果日期格式顯示為 0/00/0000，則輸入出現在文件中的所有變化，例如：

    • 0/0/0000
    • 0/00/0000
    • 00/0/0000
    • 00/00/0000

  3. 選 取 [儲存並定型]。

再次測試您的模型

您可以在之前未看過的範例檔案上測試合約模型。 這是選擇性做法，但這可能是實用的最佳做法。

  1. 在 [ 模型 > 合約 > 合約分類器 ] 頁面上，選取 [ 測試] 索引 標籤。這會在未標記的範例檔案上執行模型。

  2. 在 [測試檔案] 清單中，您的範例檔案會顯示並顯示模型是否能夠擷取您所需的資訊。 使用這項資訊可協助您判斷分類器的效能，以找出您的文件。

  3. 完成時，選取 [結束訓練]。

將您的模型套用至文件庫

若要將您的模型套用至 SharePoint 文件庫：

  1. 在 [模型 > 合約]頁面的 [關鍵動作> ] 底下，選取 [將模型套用至程式庫]，然後選取 [套用模型]。

    顯示 [合約] 頁面的螢幕擷取畫面，其中已醒目提示 [將模型套用至程式庫] 選項。

  2. 在 [ 新增合約] 面板上，選取包含您要套用模型之文件庫的 SharePoint 網站。 如果網站沒有顯示在清單中，請使用搜尋方塊尋找。 選取[新增]。

    注意事項

    您必須要有您將套用模型的文件庫的管理清單權限或編輯權限。

  3. 選取網站之後，請選取您要套用模型的文件庫。

  4. 因為模型與內容類型相關聯，所以當您將模型套用至文件庫時，它會新增內容類型及其檢視，並以您擷取的標籤顯示為數據行。 根據預設，此檢視是程式庫的預設檢視，但您可以選取 [ 進階設定 ] 並清除 [ 將這個新檢視設定為預設 ] 核取方塊，選擇性地選擇讓它不是預設檢視。

  5. 選取 [新增] 將模型套用到文件庫。

  6. 在 [ 模型 > 合約] 頁面的 [ 具有此模型 的程式庫] 區段中，您會看到列出 SharePoint 網站的 URL。

    [合約] 首頁的螢幕擷取畫面，其中顯示 [具有此模型的程式庫] 區段。

  7. 在 [設定連結>庫設定] 下：

    • 新增名為 Status 的資料行 ，然後選取 [選擇 ] 作為資料行類型。
    • 套用 [檢閱中]、[ 已核准]和 [ 已拒絕] 值。

將模型套用至文件庫之後，您可以開始將檔上傳至網站並查看結果。

下一步

步驟 2. 使用 Microsoft Teams 建立合約管理頻道