流覽 Microsoft Teams

現在,您已清楚瞭解貴組織的獨特路徑和需求,就可以開始使用 Microsoft Teams 進行強大的共同作業。 請使用下列章節來瞭解如何在 Teams 中流覽 Kaizala 的功能。

重要

Microsoft Kaizala 將于 2023 年 8 月 31 日淘汰。 我們建議移至 Microsoft Teams 以持續連線、共用和共同作業。 在淘汰日期之後,將會中止對 Kaizala 的存取及支援。

從 Kaizala 移至 Teams
快速入門 – 登入和設定檔設定 開始使用 Teams
啟動新聊天、1:1 音訊和視訊通話 Teams 中的聊天、音訊和視訊通話
您的 Kaizala 群組 將 Kaizala 群組移至 Teams
模仿消費者應用程式訊息體驗 模仿消費者應用程式訊息體驗
[開箱動作] 卡片 在 Teams 中完成工作
投票、問卷、檢查清單 在 Teams 中執行投票、問卷、檢查清單
會議 - 動作卡片 讓我們開會 – Teams 中的會議
公告 - 動作卡片 Teams 中的公告
相片簽入動作卡片 Teams 中的相片簽入
測驗 - 動作卡片 Teams 中的測驗
訓練 - 動作卡片 Teams 中的訓練
您的自訂動作卡片 Teams 中的自訂解決方案
Kaizala 管理入口網站 適用于 IT 專業人員
適用于使用者
Kaizala 群組 Kaizala 群組
Kaizala 租使用者資料匯出 匯出 Kaizala 租使用者資料
與外部使用者共同作業 (廠商/供應商/合作夥伴) 新增或邀請 Teams 組織外部的人員加入聊天

消費者入門

透過我們的快速入門手冊,開始從 Kaizala 移至 Teams 比以往更簡單。 若要深入瞭解如何開始您的 Microsoft Teams 旅程,請參閱 開始使用 Teams

開始新的聊天、1 對 1 音訊和視訊通話

建立一對一或群組聊天,以與較小的群組共同作業,或在 Teams 中私下交談。 您可以釘選聊天並儲存訊息以快速存取。 若要開始與我們的 RTF 文字格式設定、表情圖示和 GIF 聊天,請參閱 Teams 中的聊天

與貴組織中的任何人進行一對一或群組通話,有效率地進行溝通。 有了 Teams,您就可以彈性地進行音訊和視訊通話。 若要開始使用,請參閱 撥打電話

您可以透過在 Teams 中建立 Teams、頻道和群組聊天,從 Kaizala 群組移至 Microsoft Teams。

Teams 是組織中圍繞不同專案和結果的人員、內容和工具集合。

團隊是由 頻道所組成,頻道是您與小組成員進行的主題特定交談。 每個頻道都專屬於特定主題、部門或專案。 當使用應用程式延伸時,通道最有價值。 若要深入瞭解,請參閱 在頻道中工作

群組聊天 可讓您收集同事快速擠在立即訊息上。

Teams 聊天與團隊頻道中的交談

聊天中的交談 團隊頻道中的交談
針對輕量型交談,您可以直接傳送訊息給收件者。 針對在開放空間中討論多個主題的互動。
只有聊天中的人員才能看到私人聊天 團隊中的每個人都看得見
一個連續、未讀取的交談 結構化的多個對話串交談
最多 250 人 最多 25,000 人
選擇您是否要與新的聊天參與者共用聊天記錄 歷程記錄會與所有新的小組成員共用
新的聊天收件者必須由已加入聊天的人員新增 使用者可以搜尋團隊來加入團隊。 在私人 Teams 中,Teams 系統管理員會核准新成員。 頻道成員可以產生程式碼,讓新成員直接加入而不需系統管理員核准。
在特別畫面上共用,以及音訊和視訊通話。 輕鬆排程所有聊天參與者的 Teams 會議 現場和排定的音訊和視訊通話
應用程式的一些擴增性 應用程式的完整擴充性和自訂功能

如需 Teams、頻道和群組聊天的概觀,請參閱 Microsoft Teams 中的團隊和頻道

將 Kaizala 群組移至 Microsoft Teams

在 Kaizala 中,群組是一群人。 Kaizala 內有三種類型的群組結構-平面群組、階層群組和廣播群組。 當您轉換到 Microsoft Teams 時,您可以使用 Teams、頻道和群組聊天,為您的組織建立類似的通訊結構。

使用下列指導方針,取得從群組切換到 Teams、頻道和群組聊天的指示。

有兩種方式可以將 Kaizala 平面群組移至 Teams:

  • 選項 1:在 Teams 中從 Kaizala 平面群組切換到群組聊天

  • 選項 2:從 Kaizala 平面群組切換到 Teams 團隊

選項 1:在 Teams 中從 Kaizala 平面群組切換到群組聊天

您可以建立 Teams 群組聊天,與最多 250 位參與者進行快速交會和暫時交談。 群組聊天可讓貴組織中的人員有一個開放式交談的中心位置,讓任何人都可以加入聊天。

  1. 開始並命名群組聊天。

    為群組聊天命名

    可以存取群組聊天的每個人都可以 傳送訊息

  2. 將人員新增至交談。

    將人員新增至交談

    將某人新增至群組聊天 (不是一對一) 時,您可以包含 聊天記錄 和您要與他們共用 的歷程記錄持續時間

  3. 管理群組聊天。

    管理群組聊天

    若要查看群組聊天中的人員,請將游標暫留在聊天標題中的參與者數目上,以顯示每個人的姓名清單。

選項 2:從 Kaizala 平面群組切換到 Teams 團隊

針對目標大型群組通訊,您可以為單一群組建立小組。 您最多可以新增 25,000 個成員,以對話串交談進行結構化溝通。 這種類型的通訊可讓仲裁與系統管理角色確保運作順暢。

  1. 建立團隊:若要在 Teams 中啟動並執行,您應該建立團隊、新增人員,以及新增頻道。 若要深入瞭解,請參閱 您的第一個團隊

  2. 檢閱團隊擁有者指南:

    身為 團隊擁有者,您可以新增成員和來賓、將成員變更為擁有者、管理頻道和設定,以及封存不再使用的團隊。

  3. 將大量成員新增至團隊:

    如果您是團隊擁有者,請移至團隊清單中的團隊名稱,然後選取 [ 更多選項] 按鈕 > ,然後 [ 新增成員]

    新增大量成員

    您可以開始輸入通訊群組清單、安全性群組或 Microsoft 365 群組以新增至您的小組。 若要深入瞭解,請參閱 在 Teams 中新增成員至團隊

模仿消費者應用程式訊息體驗

如果您偏好為使用者提供簡化的體驗,可以選擇設定貴組織的 Teams 體驗,以模擬使用者已經在使用的消費者工具。

我們建議您使用已啟用簡化通訊的 [ 在聊天中顯示最愛的頻道 ],以及 [班次] (選擇性) ,為您的 Kaizala 使用者開始 Teams 之旅。

在系統管理中心顯示最愛的頻道設定

以下是小組與 Shifts介面的範例:

使用 Shifts 的訊息中心體驗

以下是 不含 Shifts的 Teams 介面範例:

不含 Shifts 的訊息體驗

注意

您可以移除 [Teams] 按鈕的存取權,為 [前線] 工作人員建立簡化的介面,只有醒目提示的頻道會顯示在聊天上方。 若要深入瞭解,請參閱 管理 Teams 中的訊息原則

使用 Teams 和頻道建立階層式群組結構

在 Kaizala 中,階層式群組可讓貴組織根據成員之間的通訊類型,在不同的群組結構中互動。 在 Teams 中,您可以建立團隊和頻道來比對組織結構,並設定階層式通訊。 您可以在 Teams 中使用階層式結構來提醒成員所需的動作、重要消息和更新。

Teams 階層圖

區域管理員和 Microsoft Store 關聯的 Teams 頻道介面

若要深入瞭解,請參閱我們在 Microsoft Teams 中組織團隊的最佳做法

使用 Teams 和頻道廣播重要消息

在 Kaizala 廣播群組中,系統管理員可以傳送訊息和動作給目標群組。 同樣地,您可以跨多個頻道張貼文章,以在 Teams 中廣播訊息。 若要直接留意重要訊息,請建立公告貼文。

頻道仲裁可讓您控制誰可以張貼及回復訊息。 您可以跨團隊選擇頻道,讓廣播人員接觸更多觀眾。 您可以限制公告上的互動,只允許選取管理員和仲裁者能夠回復。 請依照下列步驟在 Teams 頻道中建立頻道仲裁。

步驟 1:設定通道仲裁。

  • 選取要廣播的頻道

  • 選取 [頻道設定] 以設定仲裁

  • 流覽至 [誰是仲裁者?] 以手動選取頻道的仲裁者

設定 Teams 通道仲裁

步驟 2:設定郵件格式。 建立公告以通知小組成員重要新聞或動作。

Teams 公告

  • 在頻道中,在您輸入訊息的方塊底下選取 [格式]。

  • 在出現的方塊頂端,選取 [新增交談宣告] > 旁的箭號。

  • 輸入標題、變更其背景色彩,或為標題區域新增背景影像。

  • 在 [新增子標題] 區域中輸入公告的主旨,然後輸入郵件內文,然後選取 [傳送] 按鈕。

    行動裝置公告

步驟 3:選取訊息廣播的頻道。

當您有需要與大量人員聯繫的重要公告和資訊時,您可以跨多個 Teams 和頻道交互張貼。

選擇要廣播的頻道

若要深入瞭解,請參閱 在 Teams 中交互張貼頻道交談

在 Teams 中完成工作

完成工作時,適當的工具可以提高效率。 在 Kaizala 中,您可以使用全 新 (OOB) 動作卡片 ,讓日常工作管理更輕鬆且有效率。 Microsoft Teams 提供 Kaizala 的 [開箱即用動作] 卡片的數種功能和解決方案。

使用 Teams 與您的人員互動

Teams 平臺可讓您透過整合至 Microsoft Teams 以及現成的 Microsoft 365 應用程式和協力廠商應用程式,來使用現有的組織工具。 Microsoft Teams 現在有超過 800 個外部應用程式可供使用。

Teams 中的投票、問卷和檢查清單

投票問卷檢查清單 動作卡片現在已可在 GitHub 上以現成的 Teams 訊息擴充 功能應用程式範本的形式使用。

投票 可讓使用者在聊天或頻道中快速建立及傳送投票,以瞭解其小組的意見。 所有平臺都支援投票應用程式,包括 Teams 桌上出版、瀏覽器、iOS 和 Android 用戶端。 它已準備好做為現有 Microsoft 365 訂閱的一部分進行部署

Teams 中的投票應用程式範本

問卷 可讓使用者在聊天或頻道中建立問卷,以詢問一系列問題並取得可採取動作的深入解析。 使用問卷調查:註冊、註冊、意見反應、見證、潛在客戶擷取、報告、抱怨和評估。 問卷應用程式可在所有平臺上受到支援,包括 Teams 電腦版、瀏覽器、iOS 版和 Android 版用戶端。 它已準備好做為現有 Microsoft 365 訂閱的一部分進行部署。

Teams 中的問卷應用程式範本

檢查清單 可讓您透過在聊天或頻道中建立共用檢查清單,與您的小組共同作業。 所有平臺都支援檢查清單應用程式,包括 Teams 電腦版、瀏覽器、iOS 版和 Android 版用戶端。 它已準備好做為現有 Microsoft 365 訂閱的一部分進行部署。

Teams 中的檢查清單應用程式範本

您也可以使用現有的 Microsoft 365 和協力廠商應用程式,立即傳送快速投票、問卷和檢查清單給您的小組。

Microsoft Forms可讓您收集資訊並快速做出決策。 透過整合至 Teams 的表單,您可以輕鬆設定 [表單] 索引標籤、建立表單的通知,以及進行快速投票。 若要瞭解作法,請參閱 在 Microsoft Teams 中建立、編輯和檢閱表單

投票和 SurveyMonkey 等協力廠商應用程式可讓您使用 Teams 進一步進行投票和問卷。

  • 投票 可讓您取得即時投票深入解析,以透過完整的儀表板檢視來做出更佳的商務決策,並測量跨投票的小組參與度。

  • SurveyMonkey 會將問卷帶入您已在 Microsoft Teams 中進行商務作業的地方,讓您輕鬆地將問卷新增至日常工作流程。 從 Microsoft Teams 內撰寫並傳送快速的單一問題投票,然後觀看結果來自您的小組成員。

Teams 中的工作

使用Microsoft Planner在 Teams 中執行工作。 您可以與小組在專案上共同作業、查看進度報告,以及追蹤個別工作分派。

使用 Microsoft Teams 時,您可以在團隊頻道中新增一或多個 Planner 索引標籤來整理工作。 然後,您可以在 Teams 或 Planner 網頁版中處理您的計畫、移除或刪除您的計畫,並在 Teams 中將工作指派給您 Planner 時收到通知。

Teams 中的公告

透過與 公司 Communicator 應用程式聊天,建立和傳送適用于多個小組或大量員工的訊息。 其簡易介面可讓指定的使用者以目標化的方式建立、預覽、共同作業及傳送郵件。 建立自訂目標通訊功能,例如針對有多少使用者認可訊息或與訊息互動時的自訂個人資料,以及直接與管理決策相關的深入解析。

相片簽入

使用 Teams 智慧相機來擷取並與您的團隊共用注釋影像。 精確地輕鬆分享您的位置,讓您的小組掌握最新資訊。 需要有更多資訊,以傳達 Kaizala 功能如何對應至 Teams。 絕對會有投影片組中盡可能多的資訊到檔中。

使用 [教職員簽 到] 應用程式範本,讓前線員工直接從 Teams 以排程或臨機操作的方式,輕鬆提供時間關鍵資訊和狀態更新。 應用程式支援即時位置、相片、筆記、提醒通知和自動化工作流程。

Teams 中的測驗

測驗是自訂 的 Teams 訊息延伸 模組,可讓您在聊天或頻道中建立測驗,以進行知識檢查和即時結果。 您可以使用測驗進行課程和離線測驗、小組內的知識檢查,以及團隊內有趣的測驗。 測驗應用程式支援跨多個平臺,例如 Teams 桌上出版、瀏覽器、iOS 和 Android 用戶端。 此應用程式已準備好做為您現有 Microsoft 365 訂閱的一部分來部署。

在 GitHub 上取得

在 Teams 檢視中建立測驗

Teams 中的訓練

使用 [教職員檢查 ] 應用程式範本,讓前線員工直接從 Teams 以排程或臨機操作的方式,輕鬆提供時間關鍵資訊和狀態更新。 應用程式支援即時位置、相片、筆記、提醒通知和自動化工作流程。

使用 Teams 讓貴組織輕鬆進行訓練。 訓練是自訂 Teams 訊息延伸 應用程式,可讓使用者在聊天或頻道中發佈訓練,以便離線知識分享和更新。 應用程式支援跨多個 Teams 平臺用戶端,例如桌上型電腦、瀏覽器、iOS 和 Android。 此應用程式已準備好做為您 Microsoft 365 訂閱的一部分進行部署。

在 GitHub 上取得

在 Teams 檢視中建立訓練

您可以提供內容相關資訊的存取權,以簡化上執行緒序。 讓員工指南、訓練,以及更輕鬆且更最新地使用,以透過技能提升貴組織的能力。 若要深入瞭解訓練案例,請參閱 入職新員工

將 Kaizala 自訂解決方案移至 Microsoft Teams

將 Kaizala 移至 Teams

請按照以下三個步驟的方法,將您的解決方案提供給 Microsoft Teams:

  1. 考慮解決方案使用方式和頻率。

    高使用量和解決方案頻率對於自訂開發而言是較強的優點。

  2. 考慮解決方案複雜度。

    複雜度較高的解決方案可能更適合用於自訂開發。

  3. 根據使用頻率和複雜度,探索下列方法。

Microsoft Teams 中的管理

IT 專業人員

從 Kaizala 管理入口網站進行系統管理轉換到 Microsoft Teams 管理員中心。 Teams 系統管理中心主要僅供系統管理員角色使用。

系統管理員可以管理整個 Teams 工作負載,也可以擁有針對通話品質問題進行疑難排解或管理貴組織電話語音需求的委派許可權。

若要流覽系統管理中心,請流覽Microsoft Teams 管理員中心

您可以透過Microsoft Purview 合規性入口網站和 Microsoft資訊安全中心監控貴組織在 Microsoft 365 的安全性與合規性。

您可以在 Azure Active Directory 系統管理中心 檢閱整個 Microsoft 365 中的群組、身分識別、授權和存取權,以保護您的業務並增強使用者的能力。

Kaizala 管理入口網站至 Teams 管理員 中心

使用者指引

使用下表,從 Kaizala 管理入口網站流覽 Microsoft Teams 中的對應功能。

Kaizala 管理入口網站 Microsoft Teams 應用程式
建立 (連線到組織的群組) 透過傳統型或行動應用程式建立團隊
大量新增使用者 若要將大量使用者新增至團隊,請考慮透過 O365 群組、O365 DLS 或安全性群組建立團隊
目錄 透過團隊中的 搜尋列搜尋 組織中的任何人。 搜尋結果也會傳回檔案、訊息和文章
分析 (動作卡片) 投票問卷檢查清單 已內建含有可下載資料的報告。 您也可以在 Teams 中 [工作] 應用程式的協助下指派工作,供使用者使用。 如需更多案例,您也可以探索 TrelloAsana 等協力廠商應用程式,以便在 Teams 中使用。
擴充功能 – 連接器 針對任何需要連接器的頻道,請使用功能表 (...) 的 [ 連接器 ] 選項。
分析 (使用方式) 採用報告使用方式報告活動報告 團隊擁有者可以流覽功能表 (...) 來管理團隊分析,以存取團隊 >的報告

注意

Teams 終端使用者可以在桌面或行動裝置上使用 Teams 來管理其個別團隊和頻道,而且不需要存取 Teams 管理員中心。

Kaizala 群組

當您轉換到 Teams 頻道和聊天時,您可以考慮使用 Kaizala 群組註冊,以確保貴組織有一個集中通訊位置。 刪除 Kaizala 群組會從 [聊天] 清單中移除該群組。 如果您是群組中的唯一系統管理員,您必須先將系統管理員角色指派給群組中的至少一個人,才能刪除。

將 Kaizala 群組移至 Teams

  1. 與 Kaizala 群組成員分享 Teams 挑逗

  2. 設定 Teams 網站

  3. 將使用者新增至 Teams

  4. 宣告所有 Kaizala 群組成員的切換

  5. 在設定中, 將 Kaizala 群組切換唯讀

  6. 與 Kaizala 群組成員分享 Teams 較適合選項的原因

  7. 分享指導方針,例如,從 Teams 推出時間以及如何使用 Teams

  8. 啟動參與競賽

  9. 設定領導參與

  10. 向成員尋求意見反應

  11. 追蹤內容行事曆

  12. 刪除 Kaizala 群組

切換到 Kaizala 群組以 唯讀

  1. 登入 Kaizala 管理入口網站。

  2. 選取左側流覽面板上的 [ 群組 ] 索引標籤,選取您要設為 [ 唯讀] 的群組。

    群組切換

  3. 從下拉式清單中,選取 [編輯原則]

    原則

  4. 群組原則視窗中,取消核取下列選項:

    • 允許新參與者查看聊天記錄。 從現在開始傳送的郵件將會顯示出來。

    • 允許成員傳送郵件和附件。

      選項

    注意

    系統管理員仍然可以在群組中張貼文章。

刪除群組

  1. 從 [聊天] 清單中,長按群組交談。

  2. 點選 [刪除群組]。

匯出 Kaizala 租使用者資料

身為 Kaizala 租使用者系統管理員/全域系統管理員,您可以從 Kaizala 管理入口網站匯出 Kaizala 租使用者資料。 使用 Teams 時,您仍然可以在 Kaizala 中維持對公司資料的控制權。 如需詳細資訊,請參閱 從管理入口網站匯出租使用者資料

若要匯出資料

  1. 選取左側流覽面板上的 [ 分析] 索引標籤,選擇 [ 匯出租使用者資料]

    報告

  2. 選取 [ 匯出]

    出口

  3. 使用租使用者訊息檔案:使用群組名稱/時間戳記上的篩選來存取群組層級聊天資料。

    檔

刪除 Kaizala 群組

刪除 Kaizala 群組會從 [聊天] 清單中移除該群組。 如果您是群組中的唯一系統管理員,您必須先將系統管理員角色指派給群組中的至少一個人,才能刪除。

若要刪除群組:

  • 從 [聊天] 清單中,長按群組交談。

  • 點選 [刪除群組]。

Kaizala 租使用者資料匯出

使用 Teams 時,您仍然可以在 Kaizala 中維持對公司資料的控制權。 如需詳細資訊,請參閱 從管理入口網站匯出租使用者資料

與外部使用者共同作業 (廠商/供應商/合作夥伴)

Microsoft Teams 提供安全的解決方案來與外部人員共同作業,而透過Microsoft Teams Connect,我們更輕鬆地與組織外部的任何人合作。 Teams 可讓商業使用者與外部商業使用者聊天,也就是其他組織的商業使用者。 以此許可權為基礎,我們可讓您與組織外部的團隊成員聊天,即使他們使用的是 Teams 個人帳戶。 這些帳戶經常由 SMB 使用,因此這項新功能可協助您加強與外部合作夥伴的關係。

如前所述 ,在 Ignite中,您可以輸入您要連絡的完整電子郵件地址或電話號碼,來邀請任何 Teams 使用者聊天,並與擁有 Microsoft 個人帳戶且不需要切換租使用者的任何人開始一對一或群組聊天。

不需要切換租使用者即可與外部使用者交談,可讓您更快取得所需的結果。 讓我們仔細瞭解它的運作方式。

根據貴組織的系統管理設定和 Teams 個人帳戶使用者,您可以開始與外部 Teams 個人帳戶使用者進行交談,而外部 Teams 個人帳戶使用者可以在工作使用者開始與 Teams 交談。

由組織管理的 Teams 使用者可以輸入完整的電子郵件地址或電話號碼,邀請他們想要與其聊天的 Teams 個人帳戶使用者。 Teams 個人使用者可以輸入他們要連絡之使用者的確切組織電子郵件地址,並嘗試開始聊天。

如果您要聊天的人員並非 Teams 使用者,他們會收到一封電子郵件或簡訊,邀請他們使用個人帳戶加入交談。 當他們註冊並登入其 Teams 個人帳戶時,就可以加入聊天。

一旦您邀請的人員接受邀請,您就可以開始新的一對一或群組聊天,或甚至將他們新增到現有的外部群組聊天。 此聊天討論串會與其他聊天一起顯示,而不需要切換以檢視聊天的租使用者。

做為聊天的一部分,您可以傳送和接收豐富的訊息、GIF 和媒體來表達自己。

您可以選擇只保留在您想要加入的交談中。 您可以封鎖來自外部使用者的訊息,或離開群組聊天。

由組織管理的 Teams 使用者和 Teams 個人帳戶使用者可以選擇拒絕外部邀請。 一個使用者最多可以在接受前傳送 10 次訊息給外部使用者,但如果 10 封郵件之後無法接受,您將無法傳送其他訊息給此使用者。

檢視 支援頁面 並閱讀 部落格 ,以深入瞭解 Teams 如何讓您在信任的 Teams 工作區安全性與安全性範圍內,與外部客戶和合作夥伴順暢地共同作業。

後續步驟

Microsoft Teams 第一線工作人員