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在 Exchange Online 中設定和管理保留原則

適用版本: Office 365 for enterprises, Live@edu

上次修改主題的時間: 2012-03-16

基於商業、法律或法規理由,您可能必須保留傳送給組織使用者或由組織使用者傳送的電子郵件訊息,或是想要移除不需要保留的電子郵件。通訊記錄管理 (MRM) 這項 Exchange Online 的記錄管理技術可讓您控制要將項目保留在使用者信箱中的時間長度,並且定義要針對已達特定天數之項目採取的動作。

  • MRM 在 Exchange Online 中運作的方式
  • Exchange Online 中的保留設定
  • 管理 MRM
    • 開始之前
    • 管理保留原則
    • 管理保留標記
    • 建立新的保留原則
    • 建立新的保留標記
    • 建立用於語音信箱訊息的預設原則標記 (DPT)
    • 執行受管理的資料夾助理員
  • 後續步驟

MRM 在 Exchange Online 中運作的方式

*「保留原則」「保留標記」*都屬於 MRM 技術的一部分。保留原則會使用保留標記,將保留設定套用至電子郵件訊息和資料夾。保留標記會定義保留天數 (指定要保留項目的時間長度),以及保留動作 (指定要對達到保留天數之項目採取的動作)。保留標記會連結至保留原則,然後再將保留原則套用至信箱。

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下面將詳細說明這些元件:

  • **保留標記:**保留標記會定義保留設定並將保留設定套用至使用者信箱中的郵件和資料夾。保留標記會指定要保留郵件的時間長度,以及當郵件達到指定的保留天數時所採取的動作。當某封郵件達到其保留天數時,就會移至使用者的封存信箱或遭刪除。保留標記會連結至保留原則。保留標記有三種:
    • **預設原則標記 (DPT):**定義於 DPT 的設定會套用至信箱中尚未套用保留標記的所有項目。保留原則可以連結多達三個 DPT:一個 DPT 與 [移至封存] 的保留動作連結,一個 DTP 與 [刪除並允許復原] 的保留動作連結,另一個 DTP 則用於特定的郵件類別如語音信箱。
    • **保留原則標記 (RPT):**RPT 會套用至預設資料夾,例如 [收件匣]、[寄件備份]、[刪除的郵件] 和 [垃圾郵件]。RPT 的優先順序高於 DPT。
      **附註:**RPT 不支援會將項目移至使用者封存信箱的保留動作。RPT 的唯一保留動作是刪除項目。
    • **個人標記:**使用者可以使用 Microsoft Outlook 2010 和 Outlook Web App,將個人標記套用至其信箱中的自訂資料夾和個別項目。
  • **保留原則:**保留原則是指套用至信箱的一組保留標記。當您建立信箱時,就會套用預設保留原則。在 Exchange Online 中,套用至新信箱的預設保留原則名為 Default MRM Policy。信箱可能只套用一個保留原則。
    **附註:**Live@edu 組織中有兩個預設保留原則:MRMPolicy-DefaultMailboxPlanMRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan
  • **保留標記會連結至保留原則:**保留原則可以具有兩個 DPT (分別包含不同的保留動作)、針對每個預設資料夾設有一個 RPT,而且包含任何數目的個人標記。

保留原則的處理方式為何?

受管理的資料夾助理員是在 Microsoft 資料中心內自動執行的處理序,可處理套用至信箱的保留設定。受管理的資料夾助理員會將 DPT 和 RPT 套用至信箱,並且在 Outlook 2010 和 Outlook Web App 中提供個人標記,讓使用者可以將它們套用至自訂資料夾或特定的信箱項目。受管理的資料夾助理員會根據每個保留標記中定義的標記類型、保留天數和保留動作來處理項目的保留方式。

受管理的資料夾助理員執行頻率為何?「受管理的資料夾助理員」被設定為可在雲端架構組織中在特定時間範圍處理所有信箱,即所謂的工作週期。在 Exchange Online 中,工作週期為七天。這表示,助理員每七天會處理雲端架構組織中的每個信箱。

由於受管理的資料夾助理員一直都在執行當中,您不需要做任何動作即可將保留設定套用至信箱。不過,如果需要立即將保留設定套用至信箱,您可以強制受管理的資料夾助理員處理某特定的信箱。請參閱 執行受管理的資料夾助理員。

**重要事項:**MRM 不保證會保留每封郵件。例如,使用者可以在郵件達保留期限之前將其信箱的郵件刪除或移除;MRM 並非設計用來防止使用者刪除自己的郵件。如果您的組織要求無限期保留郵件,請考慮使用以下其中一項 Exchange Online 功能:

  • **日誌:**如果您的組織需要將郵件保留在使用者信箱外以長期保存,請使用日誌。請參閱 日誌規則
  • **訴訟暫止:**如果您的組織為符合電子探索和保留需求必須保存郵件,您可以將使用者信箱置於訴訟暫止。請參閱 讓信箱處於訴訟暫止狀態

另外,Exchange Online 中的單一項目復原功能可讓您在使用者永久刪除郵件後,將已刪除達 14 天的電子郵件訊息復原。請參閱 在 Exchange Online 中復原已刪除的電子郵件

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Exchange Online 中的保留設定

下表顯示 Exchange Online for Microsoft Office 365 和 Live@edu 預設提供的保留標記及其設定。下列所有標記都會連結至新信箱所套用的預設保留原則。這表示,這些設定會套用至所有新信箱。

當個人保留標記連結至使用者信箱所套用的保留原則時,系統就會將保留標記自動提供給使用者,以便套用至其信箱項目。

標記名稱 標記類型 保留天數 (天) 保留動作

預設 2 年移至封存

全部 (DPT)*

730

移至封存

可復原的項目 14 天移至封存

可復原的項目**

14

移至封存

刪除的郵件

刪除的郵件資料夾**

30

刪除並允許復原

垃圾郵件

垃圾郵件**

30

刪除並允許復原

個人 1 年移至封存

個人

365

移至封存

個人 5 年移至封存

個人

1825

移至封存

個人永不移至封存***

個人

無保留天數

移至封存

1 週刪除

個人

7

刪除並允許復原

1 月刪除

個人

30

刪除並允許復原

6 月刪除

個人

180

刪除並允許復原

1 年刪除

個人

365

刪除並允許復原

5 年刪除

個人

1825

刪除並允許復原

永不刪除***

個人

無保留天數

刪除並允許復原

*  類型為 [全部] 的保留標記都是 DPT。DPT 會套用至尚未套用其他保留標記的項目。

**   RPT 的類型會識別套用此標記的預設郵件資料夾。

***   系統預設不會啟用這個標記。具有這個保留標記的項目永不移動或刪除。

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管理 MRM

如先前所述,預設保留標記的設定會自動套用至每個信箱,因為當您建立信箱時就會套用預設保留原則。不過,如果您想要變更組織的保留行為,也可以使用 Windows PowerShell 來管理 Exchange Online 中的保留原則和保留標記。

開始之前

若要進一步了解如何安裝及設定 Windows PowerShell 以及連接到服務,請參閱使用 Windows PowerShell

管理保留原則

工作 命令

顯示您組織中可用的保留原則清單。

Get-RetentionPolicy | fl Name

識別套用至信箱的保留原則。

Get-Mailbox <name> | fl RetentionPolicy

範例:若要識別套用至 Ian Tien 信箱的保留原則,請執行下列命令:

Get-Mailbox "Ian Tien" | fl RetentionPolicy

將不同的保留原則套用至信箱。

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy <name of policy>

範例:下列命令會將名為 Corp-Execs 的保留原則套用至 Ian Tien 的信箱:

Set-Mailbox "Ian Tien" -RetentionPolicy Corp-Execs

移除套用至信箱的保留原則。

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy $null

識別連結至保留原則的保留標記。

Get-RetentionPolicy <name of policy> | FL RetentionPolicyTagLinks

範例:下列命令可列出連結至 Default MRM Policy 保留原則的保留標記:

Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy" | fl RetentionPolicyTagLinks

新增或移除保留原則的保留標記。

Set-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of all retention policy tags>

重要事項:當您新增或移除保留標記時,請務必加入您想要連結至保留原則的所有保留標記。為什麼?Set-RetentionPolicy 指令程式會將現有的保留標記取代成您所指定的值。

範例:下列命令會將名為 "6 Month Delete" 的個人保留標記新增至名為 Corp-Execs 的保留原則:

Set-RetentionPolicy Corp-Execs -RetentionPolicyTagLInks "Recoverable Items 14 days move to archive","Deleted Items","Junk Email","Default 2 year move to archive","6 Month Delete"

提示:在您新增或移除保留標記之前,請使用 (Get-RetentionPolicy <name of policy>).RetentionPolicyTagLinks > filename.txt 命令,將連結至保留原則之保留標記的完整名稱輸出至文字檔案。

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管理保留標記

工作 命令

顯示您組織中可用的保留標記清單。

Get-RetentionPolicyTag | fl Name

範例:您可以使用 Get-RetentionPolicyTag 指令程式來顯示保留標記的詳細資訊。若要顯示所有保留標記的類型、保留天數和保留動作,請執行下列命令:

Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction

變更保留標記的保留天數。

Set-RetentionPolicyTag <name of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days>

範例:下列命令可將 Delete Items 保留標記的保留天數增加至 90 天:

Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90

建立新的保留原則

您可以使用 New-RetentionPolicy 指令程式來建立新的保留原則。為什麼要建立新的保留原則?基於法律或法規理由,您的某些員工類型或整個部門可能與組織中的其他人員具有不同的保留需求。此時,您可以建立新的保留原則、連結適當的保留標記,然後將它套用至適當的信箱。

若要建立新的保留原則,請執行下列命令:

New-RetentionPolicy <name>

若要建立新的保留原則並連結保留標記,請執行下列命令:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

**範例:**下列命令會建立名為 "Company Officers" 的新保留原則並連結兩個保留標記:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

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建立新的保留標記

您可以使用 New-RetentionPolicyTag 指令程式來建立新的保留標記。就如同您可能基於法律或法規理由需要新的保留原則一樣,您可能會有一些需要不同保留期限或保留動作的員工。此時,您可以建立新的保留標記,然後將它連結至新的或現有的保留原則。

若要建立新的保留標記,請執行下列命令:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

**範例:**下列命令會建立名為 "Company Officers-SentItems" 的新保留標記。當這個保留標記套用至信箱時,它就會將 [寄件備份] 資料夾中超過三個月的項目刪除至使用者的封存信箱。

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

如需這個指令程式的詳細資訊,請參閱 New-RetentionPolicyTag

**附註:**在建立新保留標記時,您只能針對 AllPersonalRecoverableItems 類型的保留標記,使用 MoveToArchive 動作。

建立用於語音信箱訊息的預設原則標記 (DPT)

如之前所述,您可以為某特定郵件類別新增一個 DPT 至保留原則。以下是為語音信箱訊息建立 DPT 的範例。將套用標記至信箱時,尚未套用保留標記的語音信箱訊息會在 14 天之後刪除。

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

若要新增此 DPT 至保留原則,請參閱將一個保留標籤加入在保留原則或自在保留原則移除。

執行受管理的資料夾助理員

如之前所述,受管理的資料夾助理員每七天會處理雲端架構組織中的每個信箱。如果您變更保留標記或將不同的保留原則套用至信箱,便可以等候受管理的資料夾助理員處理信箱,也可以執行 Start-ManagedFolderAssistant 指令程式,啟動受管理的資料夾助理員處理某特定信箱。執行這個指令程式對於測試或疑難排解保留原則或保留標記設定很有用。

下列命令會針對特定的信箱執行受管理的資料夾助理員:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

**範例:**下列命令會針對 Ian Tien 的信箱啟動保留處理:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

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後續步驟

  • **協助使用者套用個人標記:**當個人保留標記連結至使用者信箱所套用的保留原則時,系統就會將標記自動提供給使用者,以便套用至其信箱中的項目。如本主題先前所述,使用者可以使用 Outlook 2010 和 Outlook Web App,將個人保留標記套用至其信箱中的自訂資料夾和個別項目。請告訴他們如何:將保留原則和封存原則套用至郵件.
  • 為信箱啟用保留功能: *「保留功能」*會暫停信箱所套用的保留原則。因此,受管理的資料夾助理員不會處理保留設定或採取保留動作。請參閱為信箱啟用保留功能