將OKR併入您的商業節奏

每家公司都有自己獨特的 業務節奏：從資深領導者的策略性規劃，到小組經理透過其直接報告舉辦每周更新會議或一對一會話的方式，各式各樣的起步和流程。

OKR 架構是讓小組符合策略性優先順序、推動結果，以及建立專注在達成共同目標之參與員工文化的有效方式。

採用OKR時的常見問題是這兩個主題的解決方式：

「如何? 將OKR和儀錶板併入我現有的業務節奏？」

在本文中，您將

• 定義業務節奏，以及成功採用OKR很重要的原因。
• 概述整體OKR步調，稱為「四個 CS」。
• 顯示與OKR架構系結的會議和活動類型。
• 描述應用程式內工具，例如將OKR整合到ROB的儀錶板。

注意事項

將OKR併入組織的業務節奏是一個反覆的程式。 您在日常程式中看到使用OKR的機會愈多，工作流程就會變得更簡化。

比起嘗試為每個小組製作完美的工作流程，進行初始進度並開始尋找個別區域來整合OKR更為重要。

什麼是企業節奏，為什麼成功採用OKR很重要？

每家公司都有業務 (ROB) 、規劃和會議和執行的工作流程，但可能會因組織而異。 以兩家公司開始使用OKR為例：

• 有 20 名員工的小型新創公司可能會有鬆散且彈性的 ROB。 可能有兩位靈活的共同建立者根據市場意見反應快速制定策略性規劃決策、在會議室中透過隨插工作後會議分享公司進度，以及在有新專案要報告時，透過聊天交談中的幾個重點來接收個別專案的小組狀態更新。
• 相反地，擁有 20,000 名員工的大型企業可能會有成熟且結構化的 ROB。 資深領導團隊可能會在數周內舉辦刻意的策略性規劃會議，共用公司進度可能需要跨多個時區每月進行全手影片會議，而個別專案的狀態更新可能是詳細報告，其遵循特定範本，每周特定日期和時間提供給多個項目關係人。

雖然這兩個組織確實會以不同的方式處理其 ROB，但就概觀而言，它們有共同的目標：

• 領導策略 (設定願景和整個組織的目標)
• 組織通訊 (將這些目標廣泛分享給小組的每個成員，讓他們瞭解公司方向)
• 部門對齊 (跨部門推動一致性和清晰)
• 團隊執行 (推動小組工作流程中的進度和責任)

有了這些節奏之後，組織就可以確保其OKR採用程式成功，並達成其目標。

將OKR納入企業節奏的最大初始障礙之一就是開始使用。 新使用者想知道：我該從哪裡開始？ 如何與規劃系結？ 我需要哪種會議？

當組織從與小組開會開始時最成功，而不是重新建立方向盤。 識別已就緒且正在運作的現有人員和程式，以便加總內含OKR，而不會受到限制。

因此，請從詢問自己開始：

• 規劃最不常見的分母是什麼？ 您是否在CEO層級集中規劃？ 還是依部門/部門？ 或是依產品、在工程組織中？
• 誰今天執行該規劃？ 誰持有畫筆來草擬組織優先順序？ 誰負責監視和報告？
• 您規劃的頻率為何？ 是否符合會計年度？ 半年度？ 依專案臨機作？

從現有的運作節奏開始，您可以接著分層進行其他會議，並配合OKR的整體步調。

瞭解使用「四個 CS」的整體OKR步調

在思考可能發生的特定會議之前，請務必瞭解OKR架構整體流程和商務節奏中的四個步驟，這會在一段時間內重複。 此節奏會根據小組進行規劃的方式而有所不同，但我們通常會建議每季的節奏，因此這是我們在此說明的步調。

說明並記住這四個步驟的簡單方式是「四個 CS」：共同作業、建立、簽入和關閉。

1. 共同作業 - 小組成員彼此共同作業，以配合策略、開發共用的OKR，以及瞭解從資深領導階層到小組層級的整體目標。
2. 建立 - OKR 已規劃、寫入，並新增至 Viva Goals。 小組成員之間的共同作業會繼續進行，以完成OKR。
3. 簽入 - 整個季度，用戶都會進行簽入以追蹤其進度。 這可以透過數據整合手動或自動完成。
4. 關閉 - 在該期間結束時，使用者會反映進度、關閉並評分其OKR、共用關鍵學習，以及為未來一段時間做好準備。

請務必注意，花費在四個 CS 上的時間和精力各不相同。

• 共同作業/建立 - OKR 規劃和寫入程式會在一季的最後 1-2 周開始，最好在下一季的第一周內完成。 因此，花費的時間可能相當耗用 (會議，並與同事在數周內進行數小時的配合、製作OKR，並將其輸入軟體) ，但頻率很低， (會在) 一季初發生一次。
• 簽入 - 將 OKR 載入 Viva Goals 後，該季的簽入程式就會開始。 執行實際簽入所花費的時間很低， (只需要幾分鐘的時間來更新計量，或者如果) 自動簽入，則完全沒有時間，但通常每周 (頻率很高，) 12 周。
• 關閉 - Teams 會在季末反映其進度。 關閉和檢閱OKR所花費的時間 (1-2 小時) 中，且頻率低 (每季) 一次。

完成四個 CS 的循環之後，小組會在下一個期間重複此程式。

了解推動OKR計劃價值的四個主要商業節奏

推動OKR計劃價值的最佳方式之一，是將OKR和儀錶板併入您的會議和活動。

這樣做有助於為您的計劃建立可見度、在組織文化中插入一致且狀況良好的習慣，以及讓員工與公司的整體任務和願景保持一致。

有四個主要會議類別和活動要著重。 每一個都有自己的用途、動作和儀錶板。

• 領導策略
• 組織可見度
• 部門對齊
• 小組執行

在 Viva Goals 內建立和自定義儀錶板

現在您已瞭解在商務節奏中使用OKR儀錶板的「原因」，請參閱逐步程式「如何」來建立儀錶板、新增面板、自定義小工具，以及在 Microsoft Viva Goals軟體平臺中呈現您的數據：使用 Viva Goals 檢閱儀錶板。

建議

1. 辨識組織在將OKR併入現有且成功的程式時最成功。 請勿強制執行新的程式。 相反地，請調查您可以使用可為現有 ROB 增加價值的正面步驟來為您的 OKR 提供資訊的方式。
2. 瞭解OKR步調的四個部分，稱為四個 CS：共同作業 (一起建立共用的OKR) 、建立 (完成OKR並將它們新增至 Viva Goals) 、簽入 (定期追蹤目標達成) 的進度，以及關閉 (反映目標達成和關閉，以及) 評分 OKR。 在每個階段，請務必採取下列步驟來協助減少摩擦：
   • 封鎖策略性規劃、每月OKR檢閱和季末反映會話的行事歷時間，讓這些程式內嵌在小組工作流程和文化中。
   • 在適用的情況下使用數據整合，將單一事實來源的簽入自動化。
   • 設定提醒通知以協助支援使用者執行簽入。這會建立良好的習慣，並有助於避免 設定，並忘記其 情緒。
3. 建立並使用OKR儀錶板，協助推動達成下列四個類別的目標：
   • 領導策略：指的是建立組織目標。
   • 組織可見度：指的是與組織溝通您的目標，讓每個人都瞭解您正在努力的目標。
   • 部門一致性：指的是讓所有群組清楚，因此，您同樣瞭解您正在努力的用途。
   • 小組執行：指的是推動目標、進行進度，以及確保責任。

如果您需要更清楚地瞭解如何將OKR納入您的商業節奏，請詢問您自己，以及您的小組是否適用，下列問題：

1. 您會使用哪些業務開發來納入OKR？
2. 您可將手動數據收集和報告程式自動化到何處？
3. 您的組織在哪個會議類別中有空間可改善？