焦點方案

會議、電子郵件和聊天是完成工作的必要專案，但通常在工作日期間，我們幾乎不會有時間進行不間斷的個別工作。 有些人報告，他們一天耗費超過 80% 的時間與同事共同作業，而研究顯示，在查看一封電子郵件後，可能需要超過 20 分鐘的時間才能重新專注。

Microsoft Viva Insights中的焦點計畫可協助您排定每天最多四小時的焦點，以封鎖最優先工作的一般時間。 該計劃也可讓您設定專注計劃設定，以符合您的需求：

• 您可以在 Teams 中靜音或允許聊天。
• 您可以將小組通知設為靜音或取消靜音。

您可以隨意建立、設定或結束您的專注計劃。 如需詳細資訊， 請參閱建立焦點計畫 和 變更或離開焦點計畫。

建立您的專注計劃

您可以在三個地方建立焦點計畫：

• Viva Insights應用程式
• 儀表板
• 深入解析 Outlook 增益集

在應用程式中

1. 選取 [ 保護時間] 索引 標籤。

   

2. 找出 焦點計畫 卡片。

3. 選取 [開始使用 ]。

   

4. 如果是：

   • 第一次使用焦點計畫時，在您選取 [開始使用] 之後，系統會提示您確認 焦點計畫喜好設定 中的 設定。 下一節會進一步說明這些設定。

   • 不是 您第一次使用焦點計畫，Viva Insights會自動為您開始預約專注時間。 您可以稍後在 焦點計畫喜好設定 中變更設定，或選取卡片上的 [ 檢視設定 ]。

     

在儀表板中

重要

儀表板即將淘汰，但您可以在 Teams 或網路上的Viva Insights應用程式上存取焦點計畫設定。 若要檢視應用程式中的設定，請選取橫幅訊息上的 [ 立即試用 ]。 深入瞭解這項變更。

1. 在個人儀表板的 [專注 ] 頁面上，選取 [開始使用 ]。

   

2. 選取您想要Viva Insights每天為您預約的專注時間小時數，然後選取 [下一步]。

   

3. 為您的專注時間選取一天中的時間，然後選取 [下一步 ]。

   

4. 選取是否要讓 Teams 提醒開始焦點模式。

   

5. 選取是否要在專注時間將 Teams 聊天通知設為靜音，然後選取 [看起來不錯]。

   

   Viva Insights現在會根據您的喜好設定，在 Outlook 行事曆中尋找一些時間來保留焦點。 專注時間的數量和位置取決於您的行事曆開放的時間。

   如需詳細資訊，請參閱 自動預約專注時間 。

在 Insights Outlook 增益集中

1. 選取 [想要每天專注時間？ ] 深入解析。

   

2. 選取 [立即預約時間 ]。

   ![顯示 使用 [立即預約] 選項建立焦點計畫視窗的螢幕擷取畫面。

   Insights 窗格現在會通知您您的專注計劃已開始，而您的行事曆現在會包含專注時間區塊：

   

現在您的專注計劃已在進行，您可以執行下列動作：

• 檢查焦點計畫的進度。
• 變更或離開您的專注計畫。

檢查專注計劃的進度

計劃開始之後，您可以檢查進度，並確定您在接下來的兩週中每天都有預約專注時間。 告果計劃已至少執行幾天，則將有可報告的數字。

在儀表板中，選取左窗格上的 [ 焦點 ]，以查看有關您專注時間的統計資料：

重要計量顯示在 [上周 ] 底下，說明您上周有時間專注的天數。

[ 提前規劃] 區域可協助您規劃未來幾天的專注時間，包括下列各節。

預約的專注時間

針對本週和下週，此區域會顯示已預約專注時間的天數和哪幾天。 在儀表板的上述範例螢幕擷取畫面中，已預約專注時間的三天會以綠色顯示。

需要專注時間

此區段會顯示即將到來、沒有預約專注時間但仍有可用的開放時間的幾天。 選 取 [立即預訂]，讓Viva Insights選取並預訂此時間。

需要檢閱

在螢幕擷取畫面中顯示 (的天數內，三天) Viva Insights找不到預約時間，或找到有會議衝突的預約專注時間。 選取 [檢閱 ] 以在 Outlook 網頁版中開啟您的行事曆以解決問題。

注意

如果您對 Outlook 行事曆進行變更，這些變更將於五分鐘內反映在您的儀表板上。

若要變更或離開焦點計畫

透過應用程式或儀表板，您可以變更或加入宣告，並視需要多次退出焦點計畫。

在應用程式中

若要進行變更

從 [保護時間] 索引標籤：

1. 在 [保護您的時間] 下方找到 [焦點計畫] 卡片。

2. 選 取 [檢視焦點計畫喜好設定]。

   

3. 在 [喜好設定] 頁面上，您可以挑選：

   • 您想要每天專注多少小時。

   • 無論您想要在上午或下午專注。

   • 您希望Viva Insights排定專注時間的最早時間。

   • 無論您想要提醒或在專注時間將 Teams 通知設為靜音。

     

4. 完成編輯之後，選取 [ 儲存變更]。

離開

選取右上方的 [ 離開計畫] 按鈕。

回答問卷問題，然後再次選取 [離開計畫] 。

在儀表板中

重要

儀表板即將淘汰，但您可以在 Teams 或網路上的Viva Insights應用程式上存取焦點計畫設定。 若要檢視應用程式中的設定，請選取橫幅訊息上的 [ 立即試用 ]。 深入瞭解這項變更。

若要進行變更

1. 選取 [計畫設定]。

   

2. 在 [ 保護時間 ] 索引標籤中，設定您的設定。

   

3. 指出您的喜好設定之後，選取 [儲存變更 ]。

離開

若要讓Viva Insights停止協助您預約專注時間，請將 [焦點計畫] 的切換從 [開 啟] 切換為 [關閉]。

回答問卷問題，然後選取 [ 提交]。

概念

下列各節提供的資訊可在您建立或監視專注計劃時協助您。

自動預約專注時間

將自動預約設定為您的喜好設定之後，Viva Insights開始尋找 Outlook 行事曆上的時間，以保留為專注時間。 排程的焦點時間會在您的行事曆中顯示為不同的色彩，並標示為「專注時間」。

專注時間永遠不會產生行事曆衝突；也就是說，不會對任何現有的行事曆活動 (例如全天會議、已預約的個人時間或約會) 預約專注時間。

雖然 2 小時是可以自動排程的專注時間區塊長度上限，但您可以在 Outlook 行事曆中手動延長專注時間。

預約排程

Viva Insights兩周的書籍專注時間。 例如：當您在星期一開啟您的行事曆，您應該會看到當週每一天預約的專注時間，一直到下週的星期五。 它每個週末會尋找下週的時間區塊，並據此預約時間。

如何選取時段

它為您保留的時間取決於您在該天開放的時間。 Viva Insights會在工作日的開頭開始搜尋，如 Outlook 設定中所定義。

Viva Insights也遵守 [計畫 組態] 對話方塊中 設定之前的 [不要排程專注時間]。 例如，如果您將此設定為上午 9：00，Viva Insights將不會選取早于上午 9：00 開始的焦點時段。

Viva Insights也會針對專注時段的長度和每天的一部分 (上午或下午) 設定您的喜好設定。 例如，如果您選擇四小時的專注時間並選擇下午，Viva Insights先掃描您的行事曆，以在下午尋找四小時的開啟位置。 如果在下午找不到 4 小時的開放時段，則會繼續掃描您的行事曆，以尋找上午的 4 小時開放時段。 如果只有較少數量的時間可用，則會預約最短為 30 分鐘的專注區塊。

在預約一天的區塊之後，它會繼續前往第二天，以根據您的喜好尋找下一個合適的區塊。 (在多數情況下，它每天只會建立一個專注時間區塊。)

午餐時間

Viva Insights會將中午到下午 1：00 的時間視為午餐時間。 如果您已開啟自動預約，Viva Insights會嘗試先預訂一天中任何其他時間。 如果它找不到其他可用的時間區塊，則會預約午餐時間期間的專注時間。

聊天在專注時間會設為靜音

在專注時間期間，您在 Teams 和商務用 Skype 中的狀態會自動變更為「專注」，以將聊天通知靜音，並幫助您保持專注。 當專注時間預約結束時，您的狀態會自動還原為先前所處的狀態。 請注意，您可以在 Teams 中設定優先連絡人，以確保在專注時間不會錯過重要訊息。

如需詳細資訊，請參閱在 Teams 中管理通知。

摘要電子郵件和Viva Insights Outlook 增益集

焦點計畫摘要

註冊焦點計畫之後，摘要電子郵件中的內容會根據您參與計畫量身打造。 例如，它可能會提醒您將專注時間排程為未設定任何焦點的天數。

Viva Insights增益集

您可以開啟 Outlook 增益集，以檢查未來幾天中是否有遺漏專注時間。 若要這樣做，請使用此卡片：

選取此卡片會顯示下列選項，您可以利用這些選項為個別日子或一次為數天預約專注時間：

行事曆色彩設定

注意

Outlook 不會再在行事曆上自動將焦點時間顯示為綠色或任何其他色彩。

如果您想要將專注時間個人化以顯示為特定色彩，您可以在 Windows 上的 Outlook 傳統型應用程式中使用條件式格式設定來執行此動作。 請遵循下列步驟來建立新的條件式格式化規則。

1. 從行事曆檢視中，選取 [ 檢視 ] 索引標籤> [目前檢視] > [檢視設定]。

   

2. 選取 [條件式格式設定] 按鈕。

   

3. 選取 [ 新增] 按鈕以建立新規則。

   

4. 在 [ 條件式格式化 ] 對話方塊中：

   1. 為您的規則命名。
   2. 選取您想要讓焦點時間區塊顯示為 的色彩。
   3. 選取 [ 條件] 按鈕。

   

5. 在 [ 篩選] 對話方塊中，將 [專注時間] 新增為您的搜尋字詞。 將 [ In：] 欄位保留為 [僅限主旨欄位]。

   

6. 選取三個對話方塊中的每一個 [ 確定 ] 按鈕。 您的專注時間區塊現在應該會顯示為您在步驟 4 中設定的色彩。