焦點方案

會議、電子郵件和聊天是完成工作的必要專案,但通常在工作日期間,我們幾乎不會有時間進行不間斷的個別工作。 有些人報告,他們一天耗費超過 80% 的時間與同事共同作業,而研究顯示,在查看一封電子郵件後,可能需要超過 20 分鐘的時間才能重新專注。

Microsoft Viva Insights中的焦點計畫可協助您排定每天最多四小時的焦點,以封鎖最優先工作的一般時間。 該計劃也可讓您設定專注計劃設定,以符合您的需求:

  • 您可以在 Teams 中靜音或允許聊天。
  • 您可以將小組通知設為靜音或取消靜音。

您可以隨意建立、設定或結束您的專注計劃。 如需詳細資訊, 請參閱建立焦點計畫變更或離開焦點計畫

建立您的專注計劃

您可以在三個地方建立焦點計畫:

在應用程式中

  1. 選取 [ 保護時間] 索引 標籤。

    顯示 [保護時間] 索引標籤的螢幕擷取畫面。

  2. 找出 焦點計畫 卡片。

  3. 選取 [開始使用 ]

    顯示焦點計畫卡片和 [開始使用] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  4. 如果是:

    • 第一次使用焦點計畫時,在您選取 [開始使用] 之後,系統會提示您確認 焦點計畫喜好設定 中的 設定。 下一節會進一步說明這些設定。

    • 不是 您第一次使用焦點計畫,Viva Insights會自動為您開始預約專注時間。 您可以稍後在 焦點計畫喜好設定 中變更設定,或選取卡片上的 [ 檢視設定 ]。

      顯示焦點計畫卡片和 [檢視設定] 連結的螢幕擷取畫面。

在儀表板中

重要

儀表板即將淘汰,但您可以在 Teams 或網路上的Viva Insights應用程式上存取焦點計畫設定。 若要檢視應用程式中的設定,請選取橫幅訊息上的 [ 立即試用 ]。 顯示新設定橫幅訊息的螢幕擷取畫面。 深入瞭解這項變更

  1. 在個人儀表板的 [專注 ] 頁面上,選取 [開始使用 ]

    顯示焦點計畫設定 - 開始使用的螢幕擷取畫面。

  2. 選取您想要Viva Insights每天為您預約的專注時間小時數,然後選取 [下一步]

    顯示焦點計畫設定 - 選擇時數的螢幕擷取畫面。

  3. 為您的專注時間選取一天中的時間,然後選取 [下一步 ]

    顯示焦點計畫設定的螢幕擷取畫面 - 選擇 AM 或 PM。

  4. 選取是否要讓 Teams 提醒開始焦點模式。

    顯示焦點計畫 - 想要或不想要通知的螢幕擷取畫面。

  5. 選取是否要在專注時間將 Teams 聊天通知設為靜音,然後選取 [看起來不錯]

    焦點計畫 - 選擇將聊天通知設為靜音。

    Viva Insights現在會根據您的喜好設定,在 Outlook 行事曆中尋找一些時間來保留焦點。 專注時間的數量和位置取決於您的行事曆開放的時間。

    如需詳細資訊,請參閱 自動預約專注時間

在 Insights Outlook 增益集中

  1. 選取 [想要每天專注時間? ] 深入解析。

    顯示 [想要每天專注時間] 的螢幕擷取畫面?洞察 力

  2. 選取 [立即預約時間 ]

    ![顯示 使用 [立即預約] 選項建立焦點計畫視窗的螢幕擷取畫面。

    Insights 窗格現在會通知您您的專注計劃已開始,而您的行事曆現在會包含專注時間區塊:

    顯示 Outlook 增益集焦點計畫確認視窗的螢幕擷取畫面。

現在您的專注計劃已在進行,您可以執行下列動作:

檢查專注計劃的進度

計劃開始之後,您可以檢查進度,並確定您在接下來的兩週中每天都有預約專注時間。 告果計劃已至少執行幾天,則將有可報告的數字。

在儀表板中,選取左窗格上的 [ 焦點 ],以查看有關您專注時間的統計資料:

儀表板報表。

重要計量顯示在 [上周 ] 底下,說明您上周有時間專注的天數。

[ 提前規劃] 區域可協助您規劃未來幾天的專注時間,包括下列各節。

預約的專注時間

針對本週和下週,此區域會顯示已預約專注時間的天數和哪幾天。 在儀表板的上述範例螢幕擷取畫面中,已預約專注時間的三天會以綠色顯示。

需要專注時間

此區段會顯示即將到來、沒有預約專注時間但仍有可用的開放時間的幾天。 選 取 [立即預訂],讓Viva Insights選取並預訂此時間。

需要檢閱

在螢幕擷取畫面中顯示 (的天數內,三天) Viva Insights找不到預約時間,或找到有會議衝突的預約專注時間。 選取 [檢閱 ] 以在 Outlook 網頁版中開啟您的行事曆以解決問題。

注意

如果您對 Outlook 行事曆進行變更,這些變更將於五分鐘內反映在您的儀表板上。

若要變更或離開焦點計畫

透過應用程式或儀表板,您可以變更或加入宣告,並視需要多次退出焦點計畫。

在應用程式中

若要進行變更

從 [保護時間] 索引標籤:

  1. 在 [保護您的時間] 下方找到 [焦點計畫] 卡片。

  2. 取 [檢視焦點計畫喜好設定]

    顯示焦點計畫卡片的螢幕擷取畫面,其中包含 [檢視計畫喜好設定] 選項

  3. 在 [喜好設定] 頁面上,您可以挑選:

    • 您想要每天專注多少小時。

    • 無論您想要在上午或下午專注。

    • 您希望Viva Insights排定專注時間的最早時間。

    • 無論您想要提醒或在專注時間將 Teams 通知設為靜音。

      顯示焦點計畫喜好設定的螢幕擷取畫面。

  4. 完成編輯之後,選取 [ 儲存變更]

離開

選取右上方的 [ 離開計畫] 按鈕。

顯示 [離開計畫] 按鈕的螢幕擷取畫面。

回答問卷問題,然後再次選取 [離開計畫]

在儀表板中

重要

儀表板即將淘汰,但您可以在 Teams 或網路上的Viva Insights應用程式上存取焦點計畫設定。 若要檢視應用程式中的設定,請選取橫幅訊息上的 [ 立即試用 ]。 顯示新設定橫幅訊息的螢幕擷取畫面。 深入瞭解這項變更

若要進行變更

  1. 選取 [計畫設定]

    顯示 [計畫設定] 連結的螢幕擷取畫面。

  2. 在 [ 保護時間 ] 索引標籤中,設定您的設定。

    顯示焦點時間設定的螢幕擷取畫面。

  3. 指出您的喜好設定之後,選取 [儲存變更 ]

離開

若要讓Viva Insights停止協助您預約專注時間,請將 [焦點計畫] 的切換從 [ 啟] 切換為 [關閉]

顯示已啟用焦點計畫旁切換的螢幕擷取畫面

回答問卷問題,然後選取 [ 提交]

概念

下列各節提供的資訊可在您建立或監視專注計劃時協助您。

自動預約專注時間

將自動預約設定為您的喜好設定之後,Viva Insights開始尋找 Outlook 行事曆上的時間,以保留為專注時間。 排程的焦點時間會在您的行事曆中顯示為不同的色彩,並標示為「專注時間」。

專注時間永遠不會產生行事曆衝突;也就是說,不會對任何現有的行事曆活動 (例如全天會議、已預約的個人時間或約會) 預約專注時間。

雖然 2 小時是可以自動排程的專注時間區塊長度上限,但您可以在 Outlook 行事曆中手動延長專注時間。

預約排程

Viva Insights兩周的書籍專注時間。 例如:當您在星期一開啟您的行事曆,您應該會看到當週每一天預約的專注時間,一直到下週的星期五。 它每個週末會尋找下週的時間區塊,並據此預約時間。

如何選取時段

它為您保留的時間取決於您在該天開放的時間。 Viva Insights會在工作日的開頭開始搜尋,如 Outlook 設定中所定義。

Viva Insights也遵守 [計畫 組態] 對話方塊中 設定之前的 [不要排程專注時間]。 例如,如果您將此設定為上午 9:00,Viva Insights將不會選取早于上午 9:00 開始的焦點時段。

Viva Insights也會針對專注時段的長度和每天的一部分 (上午或下午) 設定您的喜好設定。 例如,如果您選擇四小時的專注時間並選擇下午,Viva Insights先掃描您的行事曆,以在下午尋找四小時的開啟位置。 如果在下午找不到 4 小時的開放時段,則會繼續掃描您的行事曆,以尋找上午的 4 小時開放時段。 如果只有較少數量的時間可用,則會預約最短為 30 分鐘的專注區塊。

在預約一天的區塊之後,它會繼續前往第二天,以根據您的喜好尋找下一個合適的區塊。 (在多數情況下,它每天只會建立一個專注時間區塊。)

午餐時間

Viva Insights會將中午到下午 1:00 的時間視為午餐時間。 如果您已開啟自動預約,Viva Insights會嘗試先預訂一天中任何其他時間。 如果它找不到其他可用的時間區塊,則會預約午餐時間期間的專注時間。

聊天在專注時間會設為靜音

在專注時間期間,您在 Teams 和商務用 Skype 中的狀態會自動變更為「專注」,以將聊天通知靜音,並幫助您保持專注。 當專注時間預約結束時,您的狀態會自動還原為先前所處的狀態。 請注意,您可以在 Teams 中設定優先連絡人,以確保在專注時間不會錯過重要訊息。

如需詳細資訊,請參閱在 Teams 中管理通知

摘要電子郵件和Viva Insights Outlook 增益集

焦點計畫摘要

註冊焦點計畫之後,摘要電子郵件中的內容會根據您參與計畫量身打造。 例如,它可能會提醒您將專注時間排程為未設定任何焦點的天數。

Viva Insights增益集

您可以開啟 Outlook 增益集,以檢查未來幾天中是否有遺漏專注時間。 若要這樣做,請使用此卡片:

增益集摘要卡片。

選取此卡片會顯示下列選項,您可以利用這些選項為個別日子或一次為數天預約專注時間:

以內嵌方式預約專注時間。

行事曆色彩設定

注意

Outlook 不會再在行事曆上自動將焦點時間顯示為綠色或任何其他色彩。

如果您想要將專注時間個人化以顯示為特定色彩,您可以在 Windows 上的 Outlook 傳統型應用程式中使用條件式格式設定來執行此動作。 請遵循下列步驟來建立新的條件式格式化規則。

  1. 從行事曆檢視中,選取 [ 檢視 ] 索引標籤> [目前檢視] > [檢視設定]

    顯示流覽 [檢視設定] 選項的螢幕擷取畫面。

  2. 選取 [條件式格式設定] 按鈕。

    顯示 [進階檢視設定] 對話方塊中醒目提示 [條件式格式設定] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  3. 選取 [ 新增] 按鈕以建立新規則。

    顯示 [條件式格式化] 對話方塊中反白顯示 [新增] 按鈕的螢幕擷取畫面。

  4. 在 [ 條件式格式化 ] 對話方塊中:

    1. 為您的規則命名。
    2. 選取您想要讓焦點時間區塊顯示為 的色彩。
    3. 選取 [ 條件] 按鈕。

    顯示 [條件式格式化] 對話方塊中醒目提示 [名稱]、[色彩] 和 [條件] 的螢幕擷取畫面。

  5. 在 [ 篩選] 對話方塊中,將 [專注時間] 新增為您的搜尋字詞。 將 [ In:] 欄位保留為 [僅限主旨欄位]。

    顯示 [篩選] 對話方塊中反白顯示搜尋字詞欄位的螢幕擷取畫面。

  6. 選取三個對話方塊中的每一個 [ 確定 ] 按鈕。 您的專注時間區塊現在應該會顯示為您在步驟 4 中設定的色彩。