使用 Outlook 中的 Viva Insights
下列的深入解析選項可協助您快速完成工作。
準備您的會議
會議對於良好的共同作業是至關重要。 更好的會議做法可以改善生產力、資訊共享、創新、決策制訂以及與小組成員間的聯繫。
[準備您的會議] 會顯示您已組織或已受邀參與的近期會議清單。 此深入解析可協助您決定每個會議是否準備就緒。
在 [Viva Insights] 窗格上，[準備您的會議] 深入解析會顯示您已組織或受邀參與的接下來七個日曆天 (包括當天) 的會議，以協助您審視和規劃。
選取 [準備您的會議]，以查看每一個即將舉行之會議的深入解析。 您可以選擇查看 [全部]、[已組織] 或 [已受邀] 以篩選清單。
做為會議召集人，您會看到類似以下的深入解析：
做為會議受邀者，您會看到類似以下的深入解析：
深入解析選項詳細資料
每個會議名片標題都包括會議標題、召集人、開始時間和位置。 下列部分選項適用於會議召集人、某些適用於受邀者，某些則適用於具有這兩重身分的人員。
| 卡片區段 | 附註 | 建議 |
|---|---|---|
| 出席者 | 已接受之受邀者的百分比，以及受邀者數量。 選取向下箭號，以查看這些出席者的相關資訊。 | 會議前請確認您有仲裁。 如果沒有收到出席者回覆，請考慮傳送提醒給出席者。 |
| 衝突 | 本節概述了與此會議相衝突的所有其他會議。 | 在每個會議之前，花時間解決會議衝突狀況。 這樣做可協助其他參與者了解會議是否會有仲裁。 |
| 回應 (盡快回覆) | 本節僅適用於受邀者，不適用於召集人。 您可以對邀請回覆 [是] 或 [否]。 如果您已經回覆，則您的回覆會顯示在這裡。 如果會議排定在一般會議時段外 (當您通常在工作天期間和工作時段外組織和參與會議時)，系統將會以適當的回覆選項以強調顯示會議。 |
回覆可協助召集人判斷必要的參與者是否可以出席，然後採取任何必要的步驟，例如重新排程或錄製會議。 |
| 附件 | 本節顯示附件數目、其標題，以及其儲存位置 (線上或本機)。 您可以查看更多詳細資料，而且如果附件儲存在線上的話，您則可以開啟附件。 | |
| 相關文件 | 本節顯示您可能想要檢查以準備會議的文件。 | |
| 相關工作 | 本節顯示您可能想要完成以準備會議的工作。 | |
| 線上會議連結 | (本節僅適用於召集人，而不適用於受邀者。) [是] 或 [否] 表示會議邀請中是否包含在商務用 Skype 或 Teams 中線上加入會議的連結。 |
成為面面俱到的會議召集人。 如果您擁有遠端工作的參與者，請考慮新增會議的入線上連結。 |
| 準備時間 | 本節提供可預訂 15 分鐘或 30 分鐘的準備時間選項。 只有在會議之前的行事曆中有可用的時段時，才會顯示此選項。 預約的時間會顯示在您的行事曆上，並參照會議，做為「[會議標題] 的準備時間」。您也可以取消會議準備時間，或直接從您的行事曆中刪除會議準備時間。 | 準備。 如果在會議前您需要旅行時間，或其他需要立即處理的工作必須準備，請考慮預約準備時間。 |
追蹤電子郵件和文件開啟率
適用於: 此深入解析目前僅適用於已註冊適用之服務方案的使用者。
Viva Insights 可以告訴您多少人已開啟您的電子郵件，以及他們閱讀該電子郵件所花費的平均時間。 一般來說，它會通知您傳送給組織內部五名以上 Microsoft 365 使用者電子郵件的相關資訊。 如需有關報告哪些電子郵件訊息的詳細資訊, 請參閱 報告詳細資料。
Viva Insights 也會告訴您，電子郵件收件者開啟了多少您在電子郵件中以連結或附件形式共用的文件 (此深入解析適用於儲存在 SharePoint 或商務用 OneDrive 中的文件)。
傳送電子郵件訊息後，Viva Insights 可能最多等 30 分鐘才會通知您。 如果電子郵件是由具有「代理傳送」權限的代理人中傳送，代理人就可以看到已讀統計資料。
Viva Insights 會顯示在 Outlook 中開啟之已傳送電子郵件的開啟率。 它也會為符合資格的傳送項目之開啟率組成為單一的摘要，便於您將之選取並開展，而以更詳細檢視查看。
報告詳細資料
Viva Insights 不會顯示您所傳送每封電子郵件相關的已讀資訊，例如下列情況。
合格的郵件需求
只有合格的郵件才會顯示已讀統計資料。 合格的郵件是傳送給五個或以上合格收件者的電子郵件訊息。 合格收件者是與寄件者位於同一公司並有雲端信箱的人員。 通訊群組清單會在計算合格收件者之前展開。
合格郵件的例外
Viva Insights 不會報告下列類別相關的電子郵件訊息：
- 由共用信箱傳送的電子郵件
- 超過 14 天前傳送的電子郵件。
- 電子郵件的總收件者數量少於五 (包含 [收件者]、[副本] 和 [密件副本] 欄位中所有收件者的加總)。
- 傳送給新式群組的電子郵件。 (如果使用者正在追蹤新式群組，他們便包含在計數中)。
開啟率
Viva Insights 尊重使用者的隱私權。 基於這個原因，Viva Insights 增益集不會顯示個別收件者的相關資訊，當需要保護隱私權時，只會報告近似值。
在 30 分鐘內傳送合格的電子郵件後，Viva Insights 增益集會報告實際或近似的開啟率，如下所述:
低於最小值。 低於閾值下限的開啟率，系統會報告閾值。 例如，當 10 位電子郵件收件者中有 20% 開啟電子郵件，Viva Insights 會顯示開啟率為「<25%」。
介於閾值。 如果實際開啟率介於表格中顯示的 [最小值] 和 [最大值] 之間，則會報告實際的開啟率。
高於最大值。 高於閾值上限的開啟率，系統會報告閾值。 例如，當 25 位電子郵件收件者中有 96% 開啟電子郵件，Viva Insights 會顯示開啟率為「>95%」。
收件者數目 已報告的開啟率 5 - 10 最小值：25%
最大值：75%11 - 20 最小值：10%
最大值：90%> 21 最小值：5%
最大值：95%
如需詳細資訊，請參閱電子郵件讀取率和文件開啟率。 若要查看是誰開啟電子郵件，請使用 Outlook 的要求讀信回條。
若要查看已傳送電子郵件的相關資訊
若 [Viva Insights] 窗格尚未開啟，請選取 Outlook [常用] 功能區上的 [Viva Insights] 圖示。
注意事項
如果您看到「歡迎!」訊息，請選取 [開始使用]。
在 [Viva Insights] 中，選取下列其中一項：
內容中電子郵件的開啟率 - 顯示您目前已在 Outlook 中開啟之已傳送電子郵件的已讀統計資料。 其也會提供連結或附加文件 (儲存在商務用 OneDrive 或 SharePoint 中) 的開啟率。
注意事項
在極少見的情況下，文件開啟率會高於電子郵件開啟率。 當收件者透過在其中共用文件的電子郵件以外的來源開啟文件時，就會發生這種情況。
追蹤電子郵件的開啟率 - 顯示所有已傳送電子郵件的詳細資料。
您 (在步驟 2a 或步驟 2b 中) 選取的選項顯示電子郵件主旨列，以及開啟率摘要、開啟率 (有時候以百分比表示)，和轉寄的數量。
檢視未解決任務
您很容易就會失去在電子郵件中對同事做出的承諾。 [檢視未完成的任務] 深入解析可以協助您提醒您同意執行之工作，以確定沒有遺漏任何項目。 這是根據您在過去 14 天的電子郵件通訊期間所傳送的電子郵件，以及同事的要求。 例如：
- 「我明天會將最新報告傳送給您」
- 「將會在本周結束前回覆您適當的會議時間」
- 同事三天前詢問您：「請在本周結束前查看此幻燈片組」。
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [檢視未完成的任務]。
這會開啟一個窗格，顯示每個建議的未處理任務深入解析。
此深入解析可在簡報語言列出中的語言內取得。
深入解析選項詳細資料
| 卡片區段 | 附註 |
|---|---|
| 名稱和圖示 | 這是您可能有未完成之任務的人員 |
| 電子郵件主旨列 | 電子郵件的主旨行預覽，以及用來開啟電子郵件的超連結 |
| 任務快照 | 與任務相關的文字片段 |
| 開啟 | 選取此選項以開啟相關的電子郵件，以便您可以查看任務。 |
| 已經完成 | 選取此選項以將任務標記為已完成。 建議的任務會在兩星期或將其標示為完成後消失。 |
| 非任務動作 | 選取此選項，以將深入解析標記為非任務。 這可協助我們改善偵測精確度 |
| 新增至 To Do 動作 | 如果可用，請選取此選項，以將任務新增至 [Microsoft To Do]，以便日後能進行處理。 此工具可協助您排定優先順序，甚至委派工作，以提高生產力。 請考慮將任務分成簡單的步驟、新增到期日，以及設定提醒，以保持進度。 |
後續追蹤您的要求。
您很容易便會失去您對同事所做出的要求之追蹤情況。 自動從過去 14 天的電子郵件通訊中解壓縮未完成的後續追蹤，[追蹤您的要求] 深入解析可協助您查看您對同事的要求。 例如：
- 「您可以寄給我今年的最新報告嗎？」
- 「大家，請在本週結束以前完成您的效能評估。」
- 「請取消我對 Carrin Patman 排定於下週初的午餐邀請回覆。」
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [追蹤您的要求]。 此深入解析僅提供英文版。
這會開啟一個窗格，顯示每個建議的後續追蹤任務深入解析。
深入解析選項詳細資料
| 卡片區段 | 附註 |
|---|---|
| 名稱和圖示 | 您可能想要追蹤的人員 |
| 電子郵件主旨列 | 包含後續追蹤專案的電子郵件主旨列，以及開啟電子郵件的超連結 |
| 後續追蹤快照 | 與後續追蹤相關的文字片段 |
| 後續追蹤 | 選取此選項以開啟相關的電子郵件，以便您可以追蹤任務。 |
| 已經完成 | 選取此選項以將後續追蹤標記為已完成。 後續追蹤會在兩星期或將其標示為完成後消失。 |
| 非後續追蹤 | 選取此選項，以將深入解析標記為非後續追蹤，並將之從清單中移除。 這也可協助 Viva Insights 改善其偵測準確度。 |
| 新增至 To Do | 選取此選項，以將任務新增至 [Microsoft To Do]，以便日後能進行處理。 這個工具可以更輕鬆管理您的日程，並減少發生問題的壓力。 它也可以協助有效地排定優先順序，甚至委派工作，以進一步提高生產力。 |
預約專注時間
研究顯示，在有干擾後，平均需要 23 分鐘的時間，才能將焦點重新放在工作上，而專注工作期間持續分心則會導致壓力提升、生產力降低及心情不良問題。 此外，如果您只有一小部分的時間可專注於會議，或很容易受接收的電子郵件和聊天干擾，則很難深入進行具有挑戰的工作。 每天封鎖幾小時，以在沒有干擾的狀態下，好好專注，可協助您進行重要工作和專案。
[預約專注時間] 可協助保護專注工作的時間，同時將 Teams 和商務用 Skype 聊天和通話在專注時間中的通知 (因而令人分心) 降至最低。
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [預約專注時間]。 如果行事曆的工作時間中沒有會議或約會排程，而有空閒時間，則會顯示此深入解析。
這會開啟一個窗格，顯示下周所有可專注的時間，以及每天有幾個可用的時段。 按一下即可將專注時間新增到您的行事曆，並準備好進行無干擾的深入工作。 您也可以按一下，以預約專注工作的所有可用時間，以便設定更長的專注工作時間。
深入解析選項詳細資料
| 卡片區段 | 附註 |
|---|---|
| 日期/時間 | 顯示您可以預約的可用專注時間的日期和時間。 |
| + | 選取此選項，以將時間新增至您的行事曆中做為專注時間。 |
| [鉛筆] 圖示 | 假設您想要將重點放在「銷售宣傳」上兩個小時。 選取鉛筆圖示，將 [專注時間] 標籤變更為 [銷售宣傳]，然後按一下 (+)。 這以 [銷售宣傳] 作為標題，在您的行事曆上預約了兩個小時的時段。 您可以在 Teams 中設定優先連絡人，以確保在專注時間不會錯過重要訊息。 |
| 預約全部 | 這一次預約了所有可用的專注時間，並在一整周間，為您設定了保護時段。 使用 [設定午餐時間] 以設定午餐時間喜好設定。 Viva Insights 會提供專注時間，以尊重您的喜好設定。 |
處理電子郵件
當您的收件匣中充滿未讀取的電子郵件時，很容易就會移師重要的電子郵件。 透過 [電子郵件] 深入解析，您可以根據過去 14 天的電子郵件通訊，查看最重要的未讀取電子郵件的摘要，以消除混亂。
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [處理電子郵件]。
這會開啟一個窗格，顯示每個重要的未讀取電子郵件深入解析：
深入解析選項詳細資料
| 卡片區段 | 附註 |
|---|---|
| 名稱和圖示 | 電子郵件的寄件者 |
| 電子郵件主旨列 | 電子郵件的主旨列預覽 |
| 電子郵件快照 | 電子郵件相關文字的快照 |
| 開啟 | 選取此選項，開啟相關電子郵件，以用於審查。 先掃描重要的未讀取電子郵件，可協助您更快速地進入重要的工作流程。 |
處理文件
搜尋您原本計畫讀取但卻找不到的文件？ 由於會議和電子郵件之間共用了許多文件，因此，很難持續處理同事所共用的文件。 使用 [處理文件]: 您便能在電子郵件中查看您需要處理的 OneDrive 和 SharePoint 共用文件清單。
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [處理文件]：
這會開啟一個窗格，顯示過去 14 天內與您共用之每個尚未開啟的文件的深入解析。
深入解析選項詳細資料
| 卡片區段 | 附註 |
|---|---|
| 名稱和圖示 | 使用相關聯的文件傳送電子郵件的人員 |
| 電子郵件主旨列 | 電子郵件的主旨列預覽 |
| 文件名稱 | 您可能想要處理的文件名稱。 選取文件名稱以開啟。 |
| 開啟電子郵件 | 選取此選項，以開啟相關的電子郵件。 |
| 預約時間 | 選取此選項，以查看預約行事歷時間以審閱文件的選項。 |
新增重要人員
您可能會收到來自不同人員的電子郵件和任務，但某些專案可能比其他專案更值得注意。 例如，主管的未完成任務，或是重要客戶的訊息，可能會有較高的優先順序。 根據您的共同作業模式，[新增重要人員] 可以建議您將一些連絡人標示為重要；之後，當您需要未這些重要人員執行任務，或具有來自這些重要人員的未讀取電子郵件時，Viva Insights 便會提醒您。
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [新增重要人員]：
這會開啟一個窗格，並提供建議，以將建議的連絡人標記為重要：
深入解析選項詳細資料
| 卡片區段 | 附註 | 建議 |
|---|---|---|
| 名稱和圖示 | Viva Insights 建議標記為重要的人 | |
| 標記為重要 | 選取此選項，以將建議的連絡人標記為重要。 然後，Viva Insights 將可協助您隨時處理來自重要人員的未完成的任務、未讀取的文件和電子郵件。 | 請考慮將您的主要合作者和連絡人標記為重要，這樣您隨時都能注意到他們的未完成專案。 |
設定午餐時間
有保護午餐時間的問題嗎？ 同事在您的午餐時間內持續傳送會議邀請？ 若未進行午餐時間休息，可能會讓您感覺更疲倦、更具壓力和更不專注。 即使您只需要 15-20 分鐘，這也是一種在一天中維持專注力和能量水準的有效方式。 使用此深入解析，以保護您的午餐時間，並個人化您的 Viva Insights 深入解析，以納入您的偏好午餐時間。
您可以使用兩種方式中任一種，來設定午餐時間，使用 [設定] 或使用 [設定午餐時間] 卡片。 這張卡片只會向 Viva Insights 的新使用者顯示一小段時間。 該功能不會持續提供使用，但您隨時都可以在 [設定] 中設定您的午餐時間：
在 [設定] 中，設定午餐時間
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [設定] (齒輪圖示)。
在 [設定午餐時間] 區域中，選取 [編輯 (鉛筆)] 選項：
在 [開始] 和或 [結束] 欄位中變更數值。
選取 [更新]。
透過 [設定午餐時間] 卡片來設定午餐時間
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [設定午餐時間]：
使用下表所述的選項。
深入解析選項詳細資料
| 卡片區段 | 附註 | 建議 |
|---|---|---|
| 預設午餐時間 | 您的預設午餐時間 (您可以確認或變更) | |
| 變更 | 選取此選項，以重設午餐時間 | |
| 確認 | 選取此選項，以儲存您的設定。 Viva Insights 會在建議焦點專注時段或會議時間時排除午餐時間。 | 注意您的精神與身體健康。 研究顯示，午餐休息可為您充電，並使您能重新專注，更可直接提升您當日剩餘時間的生產力。 |
| 新增週期性行事曆事件 | 透過勾選此方塊，您可以選擇新增週期性行事曆事件，以保護該時間。 | 如果您偏好的午餐時間經常與會議發生衝突，請考慮設定週期性行事曆事件。 |
安排休假時間
休假有助於減輕壓力和倦怠，並改善整體健康。 不過，研究表明，缺乏計劃會減少休假帶來的優點。
[安排休假時間] 檢查清單可協助您減輕規劃即將進行的休假的壓力。 此單一工具可協助您：
- 使用與排程的休假相關的自訂訊息，在單一位置處理所有會議。
- 撰寫自動回覆並通知團隊您的計劃休假時間。
- 排程專注時間，在休假前將工作完成，並在回來時補上工作進度。
您可以使用這些選項一次性規劃排程，或在更接近日期時逐一規劃。 您也可以隨時返回，在休假前變更詳細資料。 Viva Insights 會追蹤您的進度，並更新完成的動作。
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [安排休假時間]，查看規劃選項的檢查清單。
選取日期 - 選取要休假的 [開始] 和 [結束日期]，然後選取 [排程]，這會在您的行事曆上為選取的日期設定「不在辦公室」約會。
提示
若要使用「不在辦公室」資訊更新行事曆，最佳做法是與想要與您建立聯繫的同事設定正確的期望。
設定自動回覆 - 在此處撰寫並儲存「不在辦公室」回覆訊息。 系統會在您選取的開始日期和結束日期期間傳送自動回覆。 您可以選取將相同郵件傳送給組織內外的人員，或針對組織外部的人員撰寫不同的自動回覆郵件，然後選取 [儲存]。
注意事項
如果您為先前的離線期間撰寫了郵件，您最近使用的郵件會顯示在 [撰寫] 或 [編輯郵件] 欄位中。 您可以編輯郵件，使之與您即將離線的時間相關聯。
通知共同作業者 - 您會看到過去四週與您共同作業的人員清單。 您可以選取透過電子郵件或會議邀請來通知他們，然後選取 [撰寫]。
處理會議 - 當您不在辦公室時，您會看到已組織或已接受的會議清單。
使用此郵件拒絕並取消會議 - 編輯將傳送以拒絕或取消會議邀請的郵件。
選取要拒絕及取消的會議 - 選取要拒絕或取消的會議，或使用 [全選] 來拒絕或取消所有列出的會議。 完成時，請選取 [關閉]。 您也可以選取會議旁邊 [開啟] 以查看更多相關資訊。
提示
透過使用此選項輕鬆快速地處理所有會議，您可以節省寶貴的規劃時間，同時也尊重同事的時間。
預約專注時間 - 您可以排程專注時間，在休假前將工作完成，並在回來時補上工作進度。 選取可用的 [專注時間] 時段旁邊的加號 (+)，然後選取 [完成]，以將其新增至行事曆。
提示
透過此排程時間，您就可以知道自己有時間在休假前和回來後完成所有工作。
與您的小組保持聯繫
人事經理通常有繁重的排程，要與每個小組成員保持密切連絡極具挑戰性。 Viva Insights 將經理隨時掌握並快速回應要求所需的所有資訊主管整合在一起。
身為主管，您可以：
- 處理您承諾完成的工作，或小組成員要求您完成的工作。
- 檢閱您尚未讀取的小組成員所傳送重要電子郵件和文件。
只有擁有在 Azure Active Directory 中列出直屬員工的 Viva Insights 使用者才能使用此功能。 如果您是主管，但是沒有看到這項功能，請與您的 Microsoft 365 系統管理員聯繫。
在 [Viva Insights] 窗格中，選取 [與您的小組保持聯繫]，以查看您需要重新連接的小組成員，以及您可以採取的動作。
若要編輯小組清單
如果您的小組成員清單不正確，請選取 [編輯小組] 來新增或移除小組成員。 您所做的任何變更僅適用於 Viva Insights 體驗，不會同步處理回 Azure Active Directory。