經理會議的最佳做法

會議對於企業成功至關重要,許多人會將大部分的時間花在會議中。 不過,同時許多人都認為他們參加的會議無效,並浪費時間。 透過使用議程、會議角色和許多其他策略來建立有效的會議,可確保經常執行的動作也能帶來價值。

為什麼這很重要

如何提升小組的生產力 說明「協助您的小組妥善管理其時間是成功的關鍵因素」。

如何建立每週的無會議日 說明:「藉由提供自己每週一個會議免費日,您可以減少內容切換,以降低專用專案工作的速度。」

執行會議的壓縮指南 說明一些新的想法,有助於讓您的會議更有效率:

  • 「如果您想要讓人員有機會參與,您必須限制出席。」
  • 「社交人士研究顯示,當人們執行群組工作 (例如腦力激蕩或討論會議) 中的資訊時,其個別工作量會比單獨執行時大幅減少。」
  • 「研究顯示讓 [會議] 變短有一些優點。」
  • 「讓每個人都參與不只適用于建立更有效率的會議,也適用于參與者本身。」

停止會議迷氣一文說明各種產業中的 182 位資深經理在抱怨會議時所說的事項:

  • 「65% 的會議讓他們無法完成自己的工作。」
  • 「71% 的會議沒有生產力且效率不佳。」
  • 「64% 的會議是以深入思考為代價。」
  • 「62% 的會議錯過讓小組更緊密地合作的機會。」

拒絕會議邀請的有用方式 說明「第一個挑戰是決定要拒絕哪些會議。 一點專業領域在這裡有很長的一點。 建立一組參與的準則並加以支援。」

根據 會議期間的多工處理,您的小組也會說:「根據我們的分析,經常在會議期間傳送電子郵件的經理,有 2.2 倍的可能性是直接報告,而直接報告也會在會議中多工處理。」

最佳做法

  • 拒絕參加議。 如需如何建立原則的指南,請參閱 設定小組會議規則和 原則。
  • Outlook 中使用Viva Insights來縮短會議時間。 例如,當您撰寫持續時間為一小時的會議邀請時,內嵌建議會提醒您將會議縮短 15 分鐘。
  • 使用Viva Insights來準備會議。 它提供會議資訊、相關檔和預約準備時間提醒的深入解析。
  • 邀請較少人員。 在準備議程時,請將每位參與者出席的目的包括在內。 此練習可能會顯示不必要的受邀者,包括選擇性或只需要會議筆記的人員。
  • 使用 Teams 和 OneNote 來共用會議筆記。 員工可以與主管共用會議記錄與決策以及動作項目,並做為讓他們瞭解情況的另一種途徑。
  • 啟用 管理員深入解析 ,以協助管理員找出改善小組行為的方式。
  • 定期與員工公開簽入,以討論挑戰並協助您的小組修正其課程。 變更行為需要一些時間,而且通常很難執行。 別忘了慶祝獲勝,即使是小數點也一樣。
  • 共用 6 個處理排程衝突的秘訣
  • 需要具有明確目標的會議議程。 將議程主題框成焦點和主要討論,並將議程分成 15 分鐘區段以引起注意。
  • 準備會議議程時,請包含每個受邀者的角色。 此練習藉由揭露不必要的邀請,包括選擇性或只需要會議筆記的人員,協助將出席者數目降至最低。
  • 較短的會議通常會比較長的會議更具生產力。 盡可能縮短會議時間,但不要急著進行重要的交談。
  • 不建議在會議中使用裝置。 這會讓使用裝置的人員和參與會議的人員分心。
  • 請嘗試舉辦獨立會議。 研究顯示,相較于靜態會議,兩者相較于約 34%,但會產生相同的解決方案。
  • 鼓勵參與會議。 這有助於建立更有效率的會議,並讓參與者有一個可聆聽和考慮的方式。
  • 避免只為了更新人員而舉辦會議。 決定電子郵件或 Teams 公告是否足夠。

變更策略

排程較短的會議

將工作展開到已分配的時間。 將會議長度的預設值從 60 分鐘變更為 45 分鐘,以及從 30 分鐘變更為 25 分鐘。 執行此動作的方式:

  • 傳送通訊,通知員工無止盡的來回會議缺點。 與他們分享一般員工遇到多少共同作業的深入解析。
  • 鼓勵員工排程具有緩衝區的會議,讓出席者擷取筆記,並在下一個會議之前休息
  • 從頭開始,員工將遵循其他人的領導,特別是領導者。

準備周到的議程

議程應該清楚說明會議目標,以及每個參與者出席的目的。 將議程主題框成重點和主要討論的問題。 執行此動作的方式:

  • 產生議程範本,並在全手會議期間分享。
  • 鼓勵領導者確保他們的會議使用範本,為其他人建立角色模型。
  • 在大型會議期間利用範本,將它公開給廣大的物件。 盡可能與會議議程共用範本。

設定小組會議規則和原則

  • 進行員工問卷調查,以收集有關組織會議頻率的資料和印象,以及其對當天工作量或未完成工作量的影響。
  • 以小組身分一起分享每個人的意見反應。 請務必處理所有小組成員的所有貢獻和分析,以開始變更程式。
  • 根據問卷意見反應,就個人的集體目標達成一致。 例如,宣告「會議免費」期間,以在每個人的行事曆上釋出時間。 這會增加個別的焦點時間和生產力,並減少溢出到個人時間。
  • 設定員工何時可以拒絕會議的標準。 提供會議拒絕範本,其中包含原則說明,讓員工可以根據小組的會議規則來拒絕會議。 例如,「the meeting has no agenda」 or 「someone from my team is already參與會議。」
  • 建立並分享小組的會議規則清單,以及可讓員工對認為有價值或不參與的會議邀請說是或否的訊息。

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