工作區共同作業最佳化程式

身為設施管理專業人員或佔用量規劃人員,您可以使用工作區共同作業優化器來規劃工作區。 如果您的公司要移至新的工作站或重新組織現有的工作區,此開放原始碼工具可以提供協助,如下所示:

  • 藉由將員工置於共同作業最多的人員旁邊,以提高創新和共同作業。
  • 將主旨與政治排除在佔用計畫外。
  • 藉由減少會議之間花費的時間來提高員工生產力。

工作區共同作業優化器是一組開放原始碼的 Python 型 Web 應用程式, (Jupyter Notebooks) ,可協助您規劃針對創新和跨小組共同作業優化的基座方案。 基礎演算法可將彼此共同作業最多的小組之間的距離降至最低。 您可以使用此工具,以資料驅動的方式,快速且明確地產生基座方案。

此工具的演算法會負責下列規則和條件約束:

  • Teams 會保持在一起 - 當工作區可以讓小組中的每個人都座時,會讓他們保持在一起。
  • 共同作業最多的小組- 根據共同作業模式和空間之間的距離,如果小組 A 將大部分的時間花在小組 B,則會將兩個小組指派為盡可能接近的工作區。
  • 最集中的小組位於最集中的工作 區中 - 與前兩個工作區相比,此工具的優先順序較低,可協助您判斷哪個基座方案優於中央位置中特定小組的基座方案。
  • 每個人都會取得一個基座 - 所有小組成員都會在工作區中取得已指派的基座。
  • 人員和基座指派必須相符- 工作區指派的人員數目不得超過其基座數目,且工作區指派給基座的人數不得為負數。

您可以建立需要不同變數的基座方案,如下所示:

  • 在具有多個區域或鄰近地區的相同多樓層式建築物內,共同尋找彼此共同作業最多的小組。
  • 特定小組的基座條件約束因素。 例如,HR 小組必須一起位於相同鄰近地區的第一樓,而區域 A 必須位於檔案室旁邊。
  • 將基座共用比例與帳戶共用工作區納入您的基座方案中。
  • 使用 演算法,為在不同周或幾天共用工作區的小組建立替代或輪替工作班次排程。

先決條件

使用此工具之前,請先向 IT 系統管理員確認您可以安裝並設定下列必要應用程式,這是使用此工具的必要條件。

  • Anaconda - 用來安裝和管理下列必要版本的 Python 和 Jupyter Notebook。 請參閱 Anaconda 來安裝它。 在安裝期間,請選取將 Anaconda 註冊為 Python 的預設值。
  • Python - 已安裝最新可用或 3.3 版或更新版本,而且您已瞭解如何使用它。
  • Jupyter Notebook - 已安裝此開放原始碼應用程式,而且您已瞭解如何使用它,因為必須執行工作區共同作業優化器。
  • 使用Viva Insights的進階深入解析 - 流量分析師角色設定應用程式,以建立互動檔案的查詢資料。

輸入檔

您需要下列四個輸入檔 (.csv) 才能產生基座方案。 這些檔案會定義工作區專案的相關資訊,例如小組大小、工作區容量,以及工作區之間的相對距離。 此工具會使用這些專案,根據每個小組的共同作業模式,從互動檔案產生建議的基座方案。

  • 小組size.csv - 定義組織中每個小組的員工數目。
  • 空間capacity.csv - 定義工作區,其可以結合建築物、樓層和區域或鄰近地區,以及每個區域的基座容量上限。
  • interaction.csv - 這是Viva Insights群組對群組查詢,可顯示不同小組的共同作業模式。 Viva Insights分析師必須在Viva Insights中執行群組對群組查詢。 如需詳細步驟,請 參閱建立互動檔案。 請確定此檔案中使用的小組名稱與team_size.csv檔案中使用的名稱一致。
  • distance.csv – 定義space_capacity檔案中指定之工作區之間的相對距離。 您可以根據區域、樓層和建築物之間的估計行進距離,自行建立距離檔案,以您指定的單位 (例如預估分鐘數或公尺) 。 如需詳細步驟,請 參閱建立距離檔案。 或者,您可以使用 工具來協助使用座標系統為您建立距離檔案。 如需詳細資訊,請 參閱建立基座方案

此工具會使用這些輸入檔案中的資料,以資料表格式產生基座方案,其中的資料列代表小組,而資料行則代表小組所在的工作區。

檔案中的範例資料。基座方案範例。

工具檔

您必須先將位於工作區共同作業 優化器存放庫中的下列檔案儲存到 主要資料夾,才能執行此工具。 如果您不熟悉 GitHub,您必須先註冊並登入,才能存取此存放庫。 如需詳細資訊,請參閱 GitHub 使用者入門 。 您將使用此主要資料夾為每個工作區專案建立工作資料夾。

  • 距離協助程式筆記本 - 根據不同工作區的座標,建立一個距離檔案,指定不同樓層 (上區域或鄰近地區之間的相對距離,以及可能不同的建築物) 。 如果您已建立距離檔案,則不需要此檔案。
  • 檔案驗證筆記本 - 驗證輸入檔,包括從距離協助程式筆記本建立的距離檔案。
  • 產生 Floorplan Notebook - 從已驗證的輸入檔建立基座方案,然後在編輯過的基座方案上再次執行演算法。
  • 需求文字檔 - 包含執行筆記本所需的 Python 套件清單。

建立基座方案

執行下列動作以建立基座方案:

  1. 準備輸入檔
  2. 建立距離檔案 - distance.csv檔案會定義space_capacity.csv檔案中指定之工作區之間的相對距離。
  3. 驗證輸入檔 - 執行筆記本以檢查所有輸入檔是否都已完成且格式正確。 此筆記本也會自動格式化interactions.csv輸入檔。
  4. 產生基座方案 - 執行建立基座方案的筆記本,或針對具有未指派小組的現有基座計畫再次執行演算法。 如需範例方案,請參閱 基座方案 範例。

準備輸入檔

  1. 決定工作區座位方案範圍內每個樓層的建築物、建築物樓層和區域數目。

    區域是彈性定義。 它可以是建築物中的樓層或建築物中樓層的特定區段,也稱為鄰近地區或隔間、桌面或工作區基座的集合。 定義區域可讓工具根據建築物的獨特設定和基座方案來規劃工作區。 如果您沒有每個樓層的預先定義區域,您可以定義如何將建築物中的一或多個樓層分割成較小的區域。 將這些區域視為小組將位於工作區的「鄰近地區」。 相較于您的小組,這些區域的大小必須大致相等。 區域範圍越詳細,您的基座方案就越明確。 不過,如果您讓區域太小 (基座太少,而無法容納完整的小組) ,小組將會分成多個區域。

  2. 當您準備好建築物、樓層和區域編號和定義之後,就可以準備 輸入檔案。 檔案名的拼字必須與上一節中所列的拼字完全相同,並儲存至主要資料夾。

  3. 將備妥的 輸入檔案 和必要的 工具檔案 複製到工作資料夾中,以規劃工作區。

  4. 使用 Jupyter 所需的 Google Chrome 瀏覽器開啟 Anaconda 導覽器應用程式。

建立距離檔案

注意事項

如果您已經建立距離檔案,您可以跳到 驗證輸入檔

  1. 在 Anaconda 中,啟動 Jupyter Notebook,然後在主要資料夾中找出並開啟Distance Helper 筆記本

  2. [距離協助程式] 筆記本,選取 頂端的 [執行],這會在您第一次執行檔案時花幾分鐘的時間載入檔案。

  3. 出現提示時,輸入您擁有的建築物總數,然後選取 [移至]。 如果 restack 範圍只包含一個建築物,請輸入 1

    距離協助程式建築物提示。

  4. 在資料表中輸入建築物資訊,包括每個建築物的名稱、編號和完整位址。 此工具需要完整位址,以取得精確的緯度和經度座標。 您可以使用 Bing 地圖 服務來取得位址。

  5. 步驟 3中,輸入整體工作區內含建築物的樓層數目上限,然後選取 [ 移至]。 例如,如果其中兩個建築物有兩個樓層,一個在整體工作區中有三個樓層,您會輸入 3 作為樓層數目上限。

  6. 步驟 4中,輸入工作區為每個建築物包含的樓層數目和名稱。 例如,如果公司的工作區是從一樓開始,請輸入 1 作為 [樓層編號 1]。 如果公司的工作區是從建築物的第五層開始,請輸入 5 作為 [樓層編號 1]

  7. 步驟 5中,輸入您需要為任何個別建築物中任何樓層定義的區域數目上限。 例如,下列顯示輸入 6 作為其中一個建築物中樓層所需的區域數目上限。

    距離協助程式樓層和區域編號提示。

  8. 步驟 6中,輸入您在 步驟 3中定義的每個建築物的樓層名稱、區域數目和對應的區域座標,然後選取 [ 執行]。 例如,下列顯示在建築物 32 中具有 6 個區域的樓層 1,需要 (1,1) 、 (3,1) 、 (4,1) 等區域座標。 如需如何建立座標的秘訣,請參閱 建立區域座標

    Distance Helper Game of Zones 範例表格。

  9. 步驟 7中,輸入每個樓層的區域座標和易記空間名稱,以定義建築物的樓層編號和資料表中的區域。 下列範例顯示 4,3 的區域座標,其易記空間名稱為 16-1D,代表建築物 16 第一樓的區域 D。

    距離協助程式範例空間名稱。

    重要事項

    易記空間名稱必須符合您在space_capacity.csv檔案中輸入的樓層名稱。

  10. 取 [移至],這會將新的distance.csv檔案與您工作資料夾中的所有輸入一起儲存。

驗證輸入檔

  1. 取 [開啟驗證 UI 筆記本]

  2. [檔案驗證] 筆記本中,選取 [ 執行 ] 以驗證將用來產生基座方案的檔案。

  3. 當系統提示您載入資料時,請選取每個檔案的位置,如下圖所示,然後選取 [移 至] 進行驗證。

    檔案驗證筆記本範例。

  4. 驗證之後,您會看到每個通過之檔案的綠色核取記號,以及任何驗證失敗的紅色 X。 針對 紅色 X,您可以選取 [顯示詳細資料 ] 來針對檔案失敗的原因進行疑難排解。 修正任何問題之後,請重複先前的步驟來驗證更新的檔案。

  5. 成功驗證所有檔案之後,請選取下列其中一個輸入案例,讓工具用來匯總互動檔案的最終輸出。 這些案例是以互動檔案查詢資料為基礎。

    • 共同作業總數- 根據小組在Viva Insights中指定期間內共同作業所花費的總時數來匯總共同作業資料。 使用此作為預設匯總選項。
    • 提升共同作業內部 - 根據兩個特定小組所花費的「促進」共同作業時數來匯總共同作業資料。 您可以變更 Boost Multiplier 設定,以定義如何套用提升。 最大設定為 3,將共同作業時數上限乘以 3。 此乘數值會取代所有小組的現有共同作業時數。 如果 群組內的共同 作業不足,但您想要在最終的基座計畫中盡可能保持小組在一起,請使用此選項。
    • 最新日期 - 根據小組之間最近一周的共同作業活動匯總共同作業資料。
    • 平均共同作業 - 根據不同小組之間每週花費的共同作業時數平均,匯總共同作業資料。
  6. 更新的檔案會儲存到新的 最終檔案集 資料夾。 與這些檔案相關的任何變更也會儲存至此資料夾。

    注意事項

    儲存至 [最終檔案集] 資料夾的互動檔案不是原始互動檔案的複本。 這是新優化的互動檔案,會根據先前步驟中選取的案例,匯總小組之間的共同作業時數。

產生基座方案

  1. 開啟 產生 Floorplan 筆記本,然後選取 [ 執行]

  2. 選取 [標準 ] 以開始使用。 建立標準基座方案之後,請執行下列其中一項。

    • 標準 - 選取以根據 [ 最終檔案集 ] 資料夾中已驗證的檔案,建立新的基座方案。 在 [新增結果名稱] 中,輸入檔案名,然後選取 [ 執行]

    • 固定空間 - 此選項可在使用標準模式建立基座方案之後使用。 如果您想要對標準基座方案進行特定變更,例如讓小組在特定工作區中就座,或將兩個小組放在一起,這個固定空間模式可讓您針對任何未指派的小組,在已編輯的基座方案上再次執行演算法。 針對此選項,請執行下列動作:

      1. 編輯基座方案的現有.xlsx檔案,該檔案已儲存在 app_results中。 編輯之後,您必須將基座方案儲存為.csv檔案。 編輯計畫時,您必須保留在已驗證space_capacity.csv和team_size.csv檔案中所設定的條件約束內。 您也必須讓某些小組未指派,演算法才能正確指派集合條件約束內的基座。

      2. 將新的變更儲存至基座方案檔案之後,請選取 [ 已修正],然後選取更新的基座方案檔案。 例如,下圖顯示範例輸入檔和基座方案,其中 工程行銷 會指派給多個位置。

        標準基座方案範例。

        在下列範例中,基座指派已變更 (固定) 讓 工程行銷 小組更緊密地在一起。 您必須考慮工作區的容量。 例如,如果工作區B31-Floor2的容量為 100,則您無法在該工作區中放置 150 人。 請注意, 產品 小組未指派,因此固定基座方案會保留行銷和工程小組的基座指派不變,而且產品小組會根據 [最終檔案集] 資料夾中的原始輸入檔,指派給任何未佔用的空格。

        固定基座方案範例。

  3. [app_results ] 資料夾中,開啟最新的基座方案以查看基座指派。 在此範例中,執行固定空間之後,產品小組會位於可用的工作區中,而工程與行銷小組會根據先前的變更保持 固定

基座方案範例

當您開啟基座方案檔案時,您會看到指派給區域或鄰近地區的小組,其應符合在space_capacity.csv和team_size.csv檔案中指派的小組和區功能變數名稱稱。

以下顯示範例基座方案,其中產品小組有 64 人指派給樓層 1、區域 A,以及 16 人指派給樓層 1,區域 B。

範例樓面規劃。

建立區域座標

您可以使用 Microsoft PowerPoint 或類似的工具來定義區域座標。 執行下列動作來定義每個工作區 (樓層區域的區域座標) :

  1. 識別每個樓層的區域。

  2. 建立資料表或格線,以重迭基座方案的影像。 使用夠詳細的格線,讓每個區域都有唯一的座標。

  3. 重迭每個區域的 x 和 y 座標。 例如,如果區域 A 位於 (0,0) ,而區域 B 位於 (0, 1) ,則區域 B 是區域 A 的一個區域。而區域 C (0,2) 則是距離區域 A 兩個區域。此座標系統的彈性足以符合您唯一的工作區,並確保距離矩陣的格式正確。

  4. 對應資料表中的所有區域和座標。 在 Distance Helper 筆記本中需要這些座標。 下列範例示範如何定義工作區樓層的區域座標。

    如果您的區域大於其他區域,您可以調整座標系統的值,以考慮不同的區域大小。 例如,如果區域 A 是區域 B、C 和 D 的兩倍大小,則座標可以表示為 A: (0,0) ,B: (0,2) ,C: (0,3) ,D: (0,4) 。

    範例區域格線和資料表。

提示

  • 驗證輸出的最佳方式是比較共同作業檔案中的共同作業層級與基座方案中的小組基座指派。
  • 基座方案的優化可能會因為條件約束的不連續性,而建立比最佳方案少的方案。
  • 多個同樣合理的基座方案可以滿足相同的需求,特別是當所有小組之間的共同作業非常類似時。
  • 演算法無法解譯內容 (人配置工作區時) 政治、階層或意圖。
  • 當演算法建立不是最佳的基座計畫時,請務必使用 固定空間 模式來改善模型預測。

常見問題集

問題 1: 當 Jupyter 筆記本未在開啟時載入時該怎麼辦?

答案 1: 確認您使用 Chrome 瀏覽器。 然後選取 [核心>重新開機] 和 [清除輸出],嘗試重新開機瀏覽器。 或者 ,如果 UI 未自動載入,您可以選取 [執行]。

問題 2: 是否可以複製並貼上距離協助程式筆記本中的值?

答案 2: 是,您可以使用 Ctrl+CCtrl+V ,將此筆記本中的值複製並貼到各自的儲存格中。 目前,您無法複製並貼上多個值。

Q3. 遺漏套件的錯誤代表什麼意思?

A3. 有時候工具不會透過 Anaconda 安裝下列必要套件。 確認已安裝這些套件。

  • 必要套件 - ipython、ipywidgets、scipy、pandas、numpy、ipywidgets、ipyfilechooser、清單、ipysheet 和 geopy
  • 如果遺漏其中一或多個套件,請透過 Anaconda 加以安裝。 如需安裝指示,請參閱 安裝 conda 套件

Q4. X 錯誤代表什麼?

答案 4: 請檢查下列專案,這可能會造成錯誤。

  • 距離協助程式筆記本 - 確認已正確輸入位址和區域座標。
  • 檔案驗證筆記本 - 確認輸入檔具有正確的標題,並符合其他檔案中的值。 例如,team_size.csv中的小組名稱應該符合interactions.csv中的小組名稱,而工作區名稱在距離檔案和space_capacity檔案中應該相同。 此外,請檢查 [輸入檔案] 區段,確認Requirements.txt檔案具有所有必要檔案的正確名稱。
  • 產生 Floorplan Notebook - 確認所有必要的已驗證檔案都位於 [最終檔案] 檔 夾中。