在 Viva Engage 中組織 Microsoft Teams 提供的實時活動

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Microsoft Viva Engage 使用 Microsoft Teams 來處理和錄製所有即時活動的影片。 若要瞭解 Viva Engage 和 Teams 如何共同運作，請參閱即時活動概觀。

本文提供指引，讓 Viva Engage 群組系統管理員為其群組和社群產生最佳的即時活動體驗。 如果您計劃大型活動 (最多 100,000 位出席者) ，則 Microsoft 365 即時活動協助小組可以為您提供即時活動的最佳選項。 深入瞭解此計劃。

注意事項

Microsoft Stream 事件在 2024 年 1 月 31 日之後將無法使用。 使用 Microsoft Teams 即時活動來排程您的活動。

選擇適用於即時活動的設定

即時活動的大小和複雜度會決定您是在 Viva Engage 或 Microsoft Teams 中建立活動。 檢閱這些描述，以判斷哪一個最符合您的需求。

重要事項

設定即時活動時，建議您在活動前至少 24 小時設定視訊、社群和用戶權力，以獲得最佳體驗。 這包括新增使用者、更新影片許可權，以及將社群從私人變更為公用等設定。 在 Microsoft Teams 和 Viva Engage 之間傳播某些變更最多可能需要兩小時的時間。 允許 24 小時或更久的時間，可以視需要提供測試和調整的時間。

  • Microsoft Teams 快速入門

    使用這個用來產生簡單實況活動的方法。 您只需要將音訊和視訊裝置連線到演示者的電腦。 當您邀請遠端演示者參加活動時，這項設定就很棒。

    • Teams 會編碼廣播串流。
    • 演示者網路攝影機和畫面中共用的內容會跨Teams共用。
    • 出席者可以在 Viva Engage 上檢視活動。
    • 影片會儲存在 SharePoint 文件庫中，並連線至產生即時活動的 Viva Engage 社群。 影片會在事件結束後的 180 天內顯示在 [Viva Engage 事件] 頁面上。

  • Teams 外部應用程式或裝置

    這種類型的生產環境最適合大型活動，例如行政全體大會。 在這裡，來自媒體混音器的單一串流會廣播給觀眾。

    • Teams 廣播實時活動
    • 需要外部編碼器 (應用程式或裝置) 才能產生事件
    • 出席者可以在 Viva Engage 中檢視活動。
    • 影片會儲存在 SharePoint 文件庫中，並連線至產生即時活動的 Viva Engage 社群。 影片會在事件結束後的 180 天內顯示在 [Viva Engage 事件] 頁面上。

檢閱授權和許可權

身為即時活動召集人，請確定您和您的觀眾具有參與即時活動的必要授權和許可權。

建立和排程即時活動

  • 您必須是 Viva Engage 群組或社群中的系統管理員，您可以在其中建立和排程活動。

  • 您必須擁有Teams授權並設定特定原則。 如需詳細資訊， 請參閱誰可以在Teams中建立和排程即時活動 和 設定即時活動原則。

  • 您必須是系統管理員，才能將即時活動的角色指派 (製作人、演示者等) 。 只有指派的角色會收到邀請，允許他們透過連結加入事件。 深入瞭解透過Teams或透過外部應用程式或裝置指派的角色。

  • 您指派的共同製作人和演示者也必須擁有Teams授權，且必須啟用Teams。 (選取 Microsoft 365 應用程式啟動器並尋找 Teams 圖示。)

  • 您的公用或私人群組必須連線到 Microsoft 365，而且必須為組織選取 [強制執行 Office 365 身分識別設定]。 若只要限制出席成員，請使用私人社群。 非成員可以參加並參與在公用社群中排程的實時活動。

如需詳細資訊，請參閱針對 Viva Engage 使用者和 Viva Engage 和 Microsoft 365 群組強制執行 Office 365 身分識別。

參加即時活動

  • 出席者必須擁有 Microsoft 365 或 Office 365 方案，其中包含 Viva Engage 和 Microsoft Teams (的授權，例如 Office 365 A3、A5、F1、E1、E3 或 E5) 。
  • 您必須是裝載活動之 Viva Engage 網路的成員，才能參加公用群組中的實時活動。 來賓和外部用戶無法存取即時活動。
  • 您必須是舉辦活動的私人群組成員，才能參加私人群組中的實時活動。

事先設定影片和許可權

您必須先設定影片、社群和用戶權力，才能建立即時活動。 您可能需要完成的工作包括新增使用者、更新影片許可權，以及將社群從私人變更為公用。 許可權最多需要兩小時的時間，才能在Teams和Viva Engage之間傳播。

建議您至少提前 24 小時設定這些設定，以允許測試和調整設定的時間。

建立測試事件以瞭解

讓您的第一個實況活動成為真實事物的一種彩排。 練習會話可協助您和小組成員熟悉您的責任和需要發生的情況。 當您要製作廣播給數千人的實時活動時，這一點特別重要。

登記重要角色的協助程式：召集人、演示者和出席者。 如果您透過外部應用程式或裝置產生事件，請在AV人員中包含某人，以執行混合器以提供編碼器資訊。 請考慮為專為測試建立個別的 Viva Engage 社群。

限制在 Viva Engage 中建立即時活動

您可以防止建立Teams中產生的即時活動、使用其他工具產生的即時活動，或兩者。

  • 若要防止在Teams中建立即時活動，請移除Teams中的即時活動排程許可權。 如此一來，未經授權和未經授權的使用者如果嘗試在 Viva Engage 中建立即時活動，就不會有Teams中的 [產生] 選項。

常見問題集

問：我可以在所有公司中建立實時活動嗎？

如果您網路的「所有公司」社群是 Microsoft 365 連線的群組，則您可以在此社群中裝載活動。 如同其他 Viva Engage 社群一樣的所有公司功能。

問：有多少出席者可以一次檢視實時活動？

答： 目前，限制為10,000位出席者。 如需較大的出席者大小，請連絡 Microsoft 365 即時活動協助計劃。

問：哪些媒體播放器用於實時活動？

新的即時活動會使用Teams媒體播放機進行廣播，並可在iOS和Android) (Viva Engage Web和行動裝置應用程式上即時或隨選檢視。

問：為什麼我無法檢視影片？

為了維護即時活動內容的隱私權，只有授權的使用者可以加入即時活動，並在載入即時活動頁面時進行驗證。 驗證必須成功，影片才能檢視。 使用瀏覽器的設定來確定 Cookie 已啟用，而且封鎖令牌的任何延伸模組都已停用。 變更設定之後，請重新整理事件頁面。

問：影片在產生後會儲存在哪裡？

隨選視訊會儲存在裝載活動的 SharePoint 社群中，並自動與私人社群的成員共用。 如果事件是在公用社群中產生，則影片會與 Viva Engage 網路上的所有人共用。

問：事件製作人可以編輯影片嗎？

是，您可以在 SharePoint 中編輯影片。 SharePoint 中已編輯的影片會自動更新，讓出席者 watch。 製作者最多可能需要 10 分鐘的時間，才能在活動完成後編輯其影片。

問：使用 Microsoft Stream 產生的舊實況活動影片會發生什麼事？

目前，出席者可以 watch 使用 stream on Microsoft Stream 建立的即時活動影片。 不過，建議您將 Stream 影片移轉至 SharePoint。

問：如何取消排程的實時活動？

  1. 在 Viva Engage 中，移至群組頁面以檢視事件。
  2. 在 [群組事件] 區段中，選取事件，然後選取 [取消事件]。

提示

如果活動公告已上線一段時間，請在社群中張貼訊息，指出活動已取消。 如果您送出行事曆邀請，請傳送取消。

問：我們的活動小組可以仲裁交談，還是所有出席者都會看到所有問題？

所有問題和交談都會顯示在 Viva Engage 社群中。

問：我是否必須建立文字記錄，還是工具會轉譯影片？ 隱藏式輔助字幕在事件之後如何運作？

Teams 提供的 AI 隱藏式輔助字幕可在活動結束後和活動結束後即時提供。

問：是否可以自定義事件的登陸頁面？

您可以編輯事件登陸頁面的標題、描述、日期和時間。 登陸頁面包含發生事件之後的錄製內容。

問：促銷活動的好方法有哪些？

使用在活動頁面上找到的活動連結，Viva Engage 邀請出席者加入您的活動。

  • 針對公用社群，在社群中張貼公告，並提供事件頁面的連結。 若要獲得更廣泛的聯繫，您也可以在所有公司社群中張貼公告。
  • 針對私人社群，在社群中張貼公告，並提供事件頁面的連結。
  • 在所有社群中，將公告釘選到社群摘要的頂端。
  • 傳送含有連結的電子郵件。 在包含連結的 Outlook 或 Microsoft Teams 中傳送會議邀請。

在 Viva Engage 中組織實時活動

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