تعرف على نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

إرشادات ترخيص Microsoft 365 للامتثال للأمان&.

ملاحظة

إذا كنت ترى رسائل حول نهج الاستبقاء في Teams أو كانت لديك أسئلة حول تسميات الاستبقاء في تطبيقاتك، فاتصل بقسم تكنولوجيا المعلومات للحصول على معلومات حول كيفية تكوينها لك. في هذه الأثناء، قد تجد المقالات التالية مفيدة:

• رسائل Teams حول نهج الاستبقاء
• تطبيق تسميات الاستبقاء على الملفات في SharePoint أو OneDrive

المعلومات الموجودة في هذه الصفحة مخصصة لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات الذين يمكنهم إنشاء نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء لأسباب تتعلق بالتوافق.

بالنسبة لمعظم المؤسسات، يزداد حجم وتعقيد بياناتها يوميا - البريد الإلكتروني والمستندات والرسائل الفورية والمزيد. تعد إدارة هذه المعلومات أو إدارتها بشكل فعال أمرا مهما لأنك تحتاج إلى:

• الامتثال بشكل استباقي للوائح الصناعة والسياسات الداخلية التي تتطلب منك الاحتفاظ بالمحتوى لفترة زمنية دنيا - على سبيل المثال، قد يتطلب منك قانون Sarbanes-Oxley الاحتفاظ بأنواع معينة من المحتوى لمدة سبع سنوات.

• قلل من مخاطرك في حالة التقاضي أو خرق الأمان عن طريق حذف المحتوى القديم الذي لم يعد مطلوبا منك الاحتفاظ به نهائيا.

• ساعد مؤسستك على مشاركة المعرفة بفعالية وأن تكون أكثر مرونة من خلال التأكد من أن المستخدمين يعملون فقط مع المحتوى الحالي والملائم لهم.

يمكن أن تساعدك إعدادات الاستبقاء التي تقوم بتكوينها على تحقيق هذه الأهداف. تتطلب إدارة المحتوى عادة إجراءين:

العمل	الغرض
الاحتفاظ بالمحتوى	منع الحذف الدائم والبقاء متوفرا ل eDiscovery
حذف المحتوى	حذف المحتوى نهائيا من مؤسستك

باستخدام إجراءي الاستبقاء هذين، يمكنك تكوين إعدادات الاستبقاء للنتائج التالية:

• الاحتفاظ فقط: الاحتفاظ بالمحتوى إلى الأبد أو لفترة زمنية محددة.
• الحذف فقط: حذف المحتوى نهائيا بعد فترة زمنية محددة.
• الاحتفاظ بالمحتوى ثم حذفه: احتفظ بالمحتوى لفترة زمنية محددة ثم احذفه نهائيا.

تعمل إعدادات الاستبقاء هذه مع المحتوى الموضعي الذي يوفر لك النفقات الإضافية لإنشاء وتكوين تخزين إضافي عندما تحتاج إلى الاحتفاظ بالمحتوى لأسباب تتعلق بالتوافق. بالإضافة إلى ذلك، لا تحتاج إلى تنفيذ عمليات مخصصة لنسخ هذه البيانات ومزامنتها.

استخدم الأقسام التالية لمعرفة المزيد حول كيفية عمل نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء، ومتى يتم استخدامها، وكيف تكمل بعضها البعض. ولكن إذا كنت مستعدا للبدء ونشر إعدادات الاستبقاء لبعض السيناريوهات الشائعة، فراجع البدء في إدارة دورة حياة البيانات.

تلميح

إذا لم تكن عميل E5، فاستخدم الإصدار التجريبي من حلول Microsoft Purview لمدة 90 يوما لاستكشاف كيفية مساعدة قدرات Purview الإضافية لمؤسستك في إدارة احتياجات أمان البيانات والامتثال. ابدأ الآن في مركز الإصدارات التجريبية مدخل التوافق في Microsoft Purview. تعرف على تفاصيل حول شروط التسجيل والإختبر.

كيفية عمل إعدادات الاستبقاء مع المحتوى في مكانه

عندما يحتوي المحتوى على إعدادات استبقاء معينة إليه، يظل هذا المحتوى في موقعه الأصلي. في معظم الأحيان، يستمر الأشخاص في العمل باستخدام مستنداتهم أو بريدهم كما لو لم يتغير أي شيء. ولكن إذا قاموا بتحرير أو حذف المحتوى المضمن في نهج الاستبقاء، يتم الاحتفاظ بنسخة من المحتوى تلقائيا.

• بالنسبة لمواقع SharePoint وOneDrive: يتم الاحتفاظ بالنسخة في مكتبة الاحتفاظ .

• بالنسبة لعلب بريد Exchange: يتم الاحتفاظ بالنسخة في مجلد العناصر القابلة للاسترداد .

• لرسائل Teams وYamer: يتم الاحتفاظ بالنسخة في مجلد مخفي يسمى SubstrateHolds كمجلد فرعي في مجلد Exchange Recoverable Items .

ملاحظة

نظرا لأن مكتبة الاحتفاظ مضمنة في الحصة النسبية للتخزين للموقع، فقد تحتاج إلى زيادة مساحة التخزين عند استخدام إعدادات الاستبقاء لمجموعات SharePoint وOneDrive وMicrosoft 365.

هذه المواقع الآمنة والمحتوى المحتفظ به غير مرئية لمعظم الأشخاص. في معظم الحالات، لا يحتاج الأشخاص حتى إلى معرفة أن محتواهم يخضع لإعدادات الاستبقاء.

لمزيد من المعلومات التفصيلية حول كيفية عمل إعدادات الاستبقاء لأحمال العمل المختلفة، راجع المقالات التالية:

• تعرف على الاحتفاظ ب SharePoint وOneDrive
• تعرف على الاحتفاظ ب Microsoft Teams
• تعرف على الاحتفاظ ب Yammer
• تعرف على الاحتفاظ ب Exchange

نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

لتعيين إعدادات الاستبقاء إلى المحتوى، استخدم نهج الاستبقاءوتسميات الاستبقاء مع نهج التسمية. يمكنك استخدام إحدى هذه الأساليب فقط، أو دمجها.

استخدم نهج استبقاء لتعيين نفس إعدادات الاستبقاء للمحتوى على مستوى موقع أو علبة بريد، واستخدم تسمية استبقاء لتعيين إعدادات الاستبقاء على مستوى عنصر (مجلد، مستند، بريد إلكتروني).

على سبيل المثال، إذا كان يجب الاحتفاظ بجميع المستندات في موقع SharePoint لمدة 5 سنوات، فمن الأفضل القيام بذلك باستخدام نهج استبقاء أكثر من تطبيق تسمية الاستبقاء نفسها على جميع المستندات الموجودة في هذا الموقع. ومع ذلك، إذا كان يجب الاحتفاظ ببعض المستندات في هذا الموقع لمدة 5 سنوات والاحتفاظ ببعضها الآخر لمدة 10 سنوات، فلن يتمكن نهج الاستبقاء من القيام بذلك. عندما تحتاج إلى تحديد إعدادات الاستبقاء على مستوى العنصر، استخدم تسميات الاستبقاء.

على عكس نهج الاستبقاء، تنتقل إعدادات الاستبقاء من تسميات الاستبقاء مع المحتوى إذا تم نقله إلى موقع مختلف داخل مستأجر Microsoft 365. بالإضافة إلى ذلك، تحتوي تسميات الاستبقاء على الإمكانات التالية التي لا تدعمها نهج الاستبقاء:

• خيارات لبدء فترة الاستبقاء من وقت تسمية المحتوى أو استنادا إلى حدث، بالإضافة إلى عمر المحتوى أو وقت آخر تعديل له.

• استخدم المصنفات القابلة للتدريب لتحديد المحتوى المراد تسميته.

• تطبيق تسمية افتراضية لعناصر SharePoint أو رسائل Exchange.

• الإجراءات المدعومة في فترة الاستبقاء النهائية:

  • مراجعة الترتيب لمراجعة المحتوى قبل حذفه نهائيا.
  • تطبيق تسمية استبقاء أخرى تلقائيا

• ضع علامة على المحتوى كسجل كجزء من إعدادات التسمية، وامتلك دائما إثباتا للتصرف عند حذف المحتوى في نهاية فترة الاستبقاء الخاصة به.

نهج الاستبقاء

يمكن تطبيق نهج الاستبقاء على المواقع التالية:

• علب بريد Exchange
• مواقع الاتصال والكلاسيكية في SharePoint
• حسابات OneDrive
• مواقع علب & بريد مجموعة Microsoft 365
• Skype for Business
• مجلدات Exchange العامة
• رسائل قناة Teams (القنوات القياسية والقنوات المشتركة)
• دردشات Teams
• رسائل قناة Teams الخاصة
• رسائل مجتمع Yammer
• رسائل مستخدم Yammer

يمكنك تطبيق نهج واحد بكفاءة كبيرة على مواقع متعددة، أو على مواقع أو مستخدمين محددين.

في بداية فترة الاستبقاء، يمكنك اختيار وقت إنشاء المحتوى أو، معتمد فقط للملفات ومواقع SharePoint وOneDrive مجموعات Microsoft 365، عند آخر تعديل للمحتوى.

ترث العناصر إعدادات الاستبقاء من الحاوية الخاصة بها المحددة في نهج الاستبقاء. إذا تم نقلها بعد ذلك خارج تلك الحاوية عند تكوين النهج للاحتفاظ بالمحتوى، يتم الاحتفاظ بنسخة من هذا العنصر في الموقع الآمن لحمل العمل. ومع ذلك، لا تنتقل إعدادات الاستبقاء مع المحتوى في موقعها الجديد. إذا كان ذلك مطلوبا، فاستخدم تسميات الاستبقاء بدلا من نهج الاستبقاء.

تسميات الاستبقاء

استخدم تسميات الاستبقاء للأنوع المختلفة من المحتوى التي تتطلب إعدادات استبقاء مختلفة. على سبيل المثال:

• النماذج الضريبية التي يجب الاحتفاظ بها لفترة زمنية دنيا.

• المواد الصحفية التي تحتاج إلى حذف دائم عندما تصل إلى عمر معين.

• الأبحاث التنافسية التي يجب الاحتفاظ بها لفترة محددة ثم حذفها نهائيا.

• تأشيرات العمل التي يجب وضع علامة عليها كسجل بحيث لا يمكن تحريرها أو حذفها.

في جميع هذه الحالات، تتيح لك تسميات الاستبقاء تطبيق إعدادات الاستبقاء للتحكم في الحوكمة على مستوى العنصر (المستند أو البريد الإلكتروني).

باستخدام تسميات الاستبقاء، يمكنك:

• تمكين الأشخاص في مؤسستك من تطبيق تسمية استبقاء يدويا على المحتوى في مجموعات Outlook Outlook على ويب وOneDrive وSharePoint وMicrosoft 365. غالبا ما يعرف المستخدمون بشكل أفضل نوع المحتوى الذي يعملون عليه، حتى يتمكنوا من تصنيفه وتطبيق إعدادات الاستبقاء المناسبة.

• تطبيق تسميات الاستبقاء على المحتوى تلقائيا إذا كان يطابق شروطا محددة، والتي تتضمن مرفقات السحابة التي تتم مشاركتها في البريد الإلكتروني أو Teams، أو عندما يحتوي المحتوى على:

  • أنواع محددة من المعلومات الحساسة.
  • كلمات أساسية محددة تتطابق مع استعلام تقوم بإنشائه.
  • تطابقات النمط لمصنف قابل للتدريب.

• ابدأ فترة الاستبقاء من وقت تسمية المحتوى للمستندات في مواقع SharePoint وحسابات OneDrive وعناصر البريد الإلكتروني.

• ابدأ فترة الاستبقاء عند حدوث حدث، مثل مغادرة الموظفين للمؤسسة، أو انتهاء صلاحية العقود.

• تطبيق تسمية استبقاء افتراضية على مكتبة مستندات أو مجلد أو مستند تم تعيينه في SharePoint، بحيث ترث جميع المستندات المخزنة في هذا الموقع تسمية الاستبقاء الافتراضية.

• وضع علامة على العناصر كسجل كجزء من استراتيجية إدارة السجلات . عندما يظل هذا المحتوى المسمى في Microsoft 365، يتم وضع المزيد من القيود على المحتوى الذي قد تكون هناك حاجة إليه لأسباب تنظيمية. لمزيد من المعلومات، راجع مقارنة القيود للإجراءات المسموح بها أو المحظورة.

لا تستمر تسميات الاستبقاء، على عكس أوصاف الحساسية، إذا تم نقل المحتوى خارج Microsoft 365.

تصنيف المحتوى دون تطبيق أي إجراءات

على الرغم من أن الغرض الرئيسي من تسميات الاستبقاء هو الاحتفاظ بالمحتوى أو حذفه، يمكنك أيضا استخدام تسميات الاستبقاء دون تشغيل أي استبقاء أو إجراءات أخرى. في هذه الحالة، يمكنك استخدام تسمية استبقاء ببساطة كتسمية نصية، دون فرض أي إجراءات.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تسمية استبقاء باسم "مراجعة لاحقا" وتطبيقها دون أي إجراءات، ثم استخدام هذه التسمية للعثور على هذا المحتوى لاحقا.

استخدام تسمية استبقاء كشرط في نهج DLP

يمكنك تحديد تسمية استبقاء كشرط في نهج تفادي فقدان البيانات في Microsoft Purview (DLP) للمستندات في SharePoint. على سبيل المثال، قم بتكوين نهج DLP لمنع مشاركة المستندات خارج المؤسسة إذا كانت لديها تسمية استبقاء محددة مطبقة عليها.

لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء نهج منع فقدان البيانات ونشرها.

تسميات الاستبقاء والنهج التي تطبقها

عند نشر تسميات الاستبقاء، يتم تضمينها في نهج تسمية الاستبقاء الذي يجعلها متاحة للمسؤولين والمستخدمين لتطبيقها على المحتوى. كما يوضح الرسم التخطيطي التالي:

1. يمكن تضمين تسمية استبقاء واحدة في نهج تسمية الاستبقاء المتعددة.

2. تحدد نهج تسمية الاستبقاء المواقع لنشر تسميات الاستبقاء. يمكن تضمين نفس الموقع في نهج تسمية الاستبقاء المتعددة.

يمكنك أيضا إنشاء نهج واحد أو أكثر من نهج تسمية الاستبقاء للتطبيق التلقائي، لكل منها تسمية استبقاء واحدة. باستخدام هذا النهج، يتم تطبيق تسمية الاستبقاء تلقائيا عند استيفاء الشروط التي تحددها في النهج.

نهج ومواقع تسمية الاستبقاء

يمكن نشر تسميات الاستبقاء في مواقع مختلفة، اعتمادا على ما تفعله تسمية الاستبقاء.

إذا كانت تسمية الاستبقاء...	ثم يمكن تطبيق نهج التسمية على...
تم النشر للمسؤولين والمستخدمين النهائيين	Exchange وSharePoint وOneDrive مجموعات Microsoft 365
تطبيق تلقائي استنادا إلى أنواع المعلومات الحساسة أو المصنفات القابلة للتدريب	Exchange، SharePoint، OneDrive
تطبيق تلقائي استنادا إلى كلمات أساسية أو استعلام	Exchange وSharePoint وOneDrive مجموعات Microsoft 365
تطبيق تلقائي على مرفقات السحابة	SharePoint وOneDrive مجموعات Microsoft 365

لا تدعم مجلدات Exchange العامة ورسائل Skype وTeams وYamer تسميات الاستبقاء. للاحتفاظ بالمحتوى وحذفه من هذه المواقع، استخدم نهج الاستبقاء بدلا من ذلك.

تسمية استبقاء واحدة فقط في كل مرة

على عكس أوصاف الحساسية، لا يمكنك تكوين أولويات تسميات الاستبقاء. استخدم المعلومات التالية لفهم سلوك التسمية لتسميات الاستبقاء.

كما هو الحال مع أوصاف الحساسية، يمكن تطبيق تسمية استبقاء واحدة فقط على عنصر مثل البريد الإلكتروني أو المستند في كل مرة. يمكن تطبيق تسمية الاستبقاء يدويا من قبل مستخدم أو مسؤول، أو تلقائيا باستخدام أي من الطرق التالية:

• تطبيق نهج تسمية الاستبقاء تلقائيا
• نموذج Microsoft Syntex
• تسمية الاستبقاء الافتراضية ل SharePoint أو Outlook
• قواعد Outlook
• إجراء توافق Power Automateلتطبيق تسمية استبقاء على العنصر

إذا كانت هناك العديد من نهج تسمية الاستبقاء التي يمكن أن تطبق تلقائيا تسمية استبقاء، ويلبي المحتوى شروط نهج متعددة، يتم تحديد تسمية الاستبقاء لأقدم نهج تسمية استبقاء تطبيق تلقائي (حسب التاريخ الذي تم إنشاؤه).

بالنسبة لتسميات الاستبقاء القياسية (لا تضع علامة على العناصر كسجل أو سجل تنظيمي):

• يمكن للمسؤولين والمستخدمين النهائيين تغيير أو إزالة تسمية استبقاء موجودة يتم تطبيقها على المحتوى يدويا.

• عندما يكون للعناصر تسمية استبقاء مطبقة بالفعل، لن تتم إزالة التسمية الموجودة تلقائيا أو استبدالها بتسمية استبقاء أخرى بالاستثناءات التالية:

  • في نهاية فترة الاستبقاء، يتم تكوين التسمية الموجودة لتطبيق تسمية استبقاء مختلفة تلقائيا، أو يتم تكوين التسمية الموجودة لتشغيل تدفق Power Automate مع إجراء التوافق لإعادة تسمية عنصر في نهاية الاستبقاء.

  • يمكنك استخدام إجراء توافق Power Automate لتطبيق تسمية استبقاء على العنصر. إذا كان العنصر يحتوي بالفعل على تسمية استبقاء مطبقة، فسيتم استبداله.

  • تم تطبيق التسمية الموجودة كتسمية افتراضية. عند استخدام تسمية افتراضية، هناك بعض السيناريوهات التي يمكن فيها استبدالها بتسمية افتراضية أخرى، أو إزالتها تلقائيا.

    لمزيد من المعلومات حول سلوك التسمية عند تطبيقها باستخدام تسمية افتراضية:

    • التسمية الافتراضية ل SharePoint: سلوك التسمية عند استخدام تسمية افتراضية ل SharePoint
    • التسمية الافتراضية ل Outlook: تطبيق تسمية استبقاء افتراضية على مجلد Outlook

بالنسبة لتسميات الاستبقاء التي تضع علامة على العناصر كسجل أو سجل تنظيمي:

• لا يتم تغيير تسميات الاستبقاء هذه تلقائيا أبدا أثناء فترة الاستبقاء المكونة لها، حتى إذا تم تطبيق التسمية الموجودة كتسمية افتراضية.

• يمكن لمسؤولي الحاوية فقط تغيير أو إزالة تسميات الاستبقاء التي تضع علامة على العناصر كسجل يدويا، ولكن لا يمكنهم تغيير أو إزالة تسميات الاستبقاء التي تضع علامة على العناصر كسجل تنظيمي يدويا. لمزيد من المعلومات، راجع مقارنة القيود للإجراءات المسموح بها أو المحظورة.

• في نهاية فترة الاستبقاء، يمكن استبدال تسمية موجودة إذا تم تكوينها لوضع علامة على العناصر كسجل وتطبيق تسمية استبقاء مختلفة تلقائيا أو لتشغيل تدفق Power Automate مع إجراء التوافق لإعادة تسمية عنصر في نهاية الاستبقاء. لا يمكنك استخدام أساليب إعادة التسمية هذه إذا تم تكوين التسمية الموجودة لوضع علامة على العناصر كسجل تنظيمي.

مراقبة تسميات الاستبقاء

من مدخل التوافق في Microsoft Purview، حدد تصنيف البيانات وصفحة نظرة عامة لمراقبة كيفية استخدام تسميات الاستبقاء في المستأجر الخاص بك، وتحديد مكان وجود العناصر المسماة. لمزيد من المعلومات، بما في ذلك المتطلبات الأساسية الهامة، راجع التعرف على تصنيف البيانات.

يمكنك بعد ذلك التنقل لأسفل في التفاصيل باستخدام مستكشف المحتوى ومستكشفالنشاط.

تلميح

ضع في اعتبارك استخدام بعض نتائج تحليلات تصنيف البيانات الأخرى، مثل المصنفات القابلة للتدريب وأنواع المعلومات الحساسة، لمساعدتك في تحديد المحتوى الذي قد تحتاج إلى الاحتفاظ به أو حذفه، أو إدارته كسجلات.

استخدام البحث في المحتوى للعثور على كل المحتوى باستخدام تسمية استبقاء محددة

بعد تطبيق تسميات الاستبقاء على المحتوى، إما من قبل المستخدمين أو تطبيقها تلقائيا، يمكنك استخدام البحث في المحتوى للعثور على جميع العناصر التي تم تطبيق تسمية استبقاء معينة عليها.

عند إنشاء بحث عن محتوى، اختر شرط تسمية الاستبقاء ، ثم أدخل اسم تسمية الاستبقاء الكامل أو جزء من اسم التسمية واستخدم حرف بدل. لمزيد من المعلومات، راجع استعلامات الكلمة الأساسية وشروط البحث عن البحث في المحتوى.

مقارنة قدرات نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

استخدم الجدول التالي لمساعدتك في تحديد ما إذا كنت تريد استخدام نهج استبقاء أو تسمية استبقاء، استنادا إلى الإمكانات.

القدره	نهج الاستبقاء	تسمية الاستبقاء
إعدادات الاستبقاء التي يمكن الاحتفاظ بها ثم حذفها أو الاحتفاظ بها فقط أو حذفها فقط	نعم	نعم
أحمال العمل المدعومة: -تبادل -Sharepoint - OneDrive - مجموعات Microsoft 365 - Skype for Business -افرقه - Yammer	نعم نعم نعم نعم نعم نعم نعم	نعم، باستثناء المجلدات العامة نعم نعم نعم لا لا لا
يتم تطبيق الاستبقاء تلقائيا	نعم	نعم
تطبيق إعدادات استبقاء مختلفة تلقائيا في نهاية فترة الاستبقاء	لا	نعم
يتم تطبيق الاستبقاء استنادا إلى الشروط - أنواع المعلومات الحساسة واستعلامات KQL والكلمات الأساسية والمصنفات القابلة للتدريب والمرفقات السحابية	لا	نعم
يتم تطبيق الاستبقاء يدويا	لا	نعم
تفاعل المستخدم النهائي	لا	نعم
يستمر إذا تم نقل المحتوى	لا	نعم، ضمن مستأجر Microsoft 365
الإعلان عن العنصر كسجل	لا	نعم
بدء فترة الاستبقاء عند تسميتها أو استنادا إلى حدث	لا	نعم
تشغيل تدفق Power Automate في نهاية فترة الاستبقاء	لا	نعم
مراجعة التصرف	لا	نعم
إثبات التصرف لمدة تصل إلى 7 سنوات	لا	نعم، عند استخدام مراجعة الترتيب أو وضع علامة على عنصر سجل
تدقيق أنشطة المسؤول	نعم	نعم
إجراءات استبقاء التدقيق	لا	نعم *
تحديد العناصر الخاضعة للاستبقاء: - البحث في المحتوى - صفحة تصنيف البيانات، مستكشف المحتوى، مستكشف النشاط	لا لا	نعم نعم

الحاشيه:

^* بالنسبة لتسميات الاستبقاء التي لا تضع علامة على المحتوى كسجل أو سجل تنظيمي، تقتصر أحداث التدقيق على عندما يكون لعنصر في SharePoint أو OneDrive تسمية تم تطبيقها أو تغييرها أو إزالتها. للحصول على تفاصيل التدقيق لتسميات الاستبقاء، راجع قسم إجراءات استبقاء التدقيق في هذه الصفحة.

الجمع بين نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

ليس عليك الاختيار بين استخدام نهج الاستبقاء فقط أو تسميات الاستبقاء فقط. ويمكن استخدام كلتا الطريقتين معا، وفي الواقع، تتكامل بعضهما البعض من أجل حل أكثر شمولا.

الأمثلة التالية هي مجرد بعض الطرق التي يمكنك من خلالها دمج نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء لنفس الموقع.

لمزيد من المعلومات حول كيفية عمل نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء معا وكيفية تحديد نتائجها المجمعة، راجع القسم في هذه الصفحة الذي يشرح مبادئ الاستبقاء وما له الأسبقية.

مثال للمستخدمين لتجاوز الحذف التلقائي

السيناريو: بشكل افتراضي، يتم حذف المحتوى في حسابات OneDrive للمستخدمين تلقائيا بعد خمس سنوات ولكن يجب أن يكون لدى المستخدمين خيار تجاوز ذلك لمستندات معينة.

1. يمكنك إنشاء وتكوين نهج استبقاء يحذف المحتوى تلقائيا بعد خمس سنوات من آخر تعديل له، وتطبق النهج على جميع حسابات OneDrive.

2. يمكنك إنشاء تسمية استبقاء وتكوينها تحافظ على المحتوى إلى الأبد وتضيفه إلى نهج تسمية تنشره على جميع حسابات OneDrive. تشرح للمستخدمين كيفية تطبيق هذه التسمية يدويا على مستندات معينة يجب استبعادها من الحذف التلقائي إذا لم يتم تعديلها بعد خمس سنوات.

مثال للاحتفاظ بالعناصر لفترة أطول

السيناريو: بشكل افتراضي، يتم الاحتفاظ بعناصر SharePoint تلقائيا ثم حذفها بعد خمس سنوات، ولكن يجب الاحتفاظ بالمستندات الموجودة في مكتبات معينة لمدة عشر سنوات.

1. يمكنك إنشاء وتكوين نهج استبقاء يحتفظ تلقائيا بالمحتوى ثم يحذفه بعد خمس سنوات، وتطبق النهج على جميع مثيلات SharePoint مجموعات Microsoft 365.

2. يمكنك إنشاء وتكوين تسمية استبقاء تحتفظ تلقائيا بالمحتوى لمدة عشر سنوات. يمكنك إضافة هذه التسمية إلى نهج تسمية تنشره على جميع مثيلات SharePoint مجموعات Microsoft 365 بحيث يمكن لمسؤولي SharePoint تطبيقها كتسمية افتراضية ليتم توريثها بواسطة كافة العناصر في مكتبات مستندات معينة.

مثال لحذف العناصر في فترة زمنية أقصر

السيناريو: بشكل افتراضي، لا يتم الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني ولكن يتم حذفها تلقائيا بعد عشر سنوات. ومع ذلك، يجب حذف رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بمشروع معين يحتوي على اسم تعليمة برمجية تجريبية تلقائيا بعد عام واحد.

1. يمكنك إنشاء وتكوين نهج استبقاء يحذف المحتوى تلقائيا بعد عشر سنوات، وتطبق النهج على جميع مستلمي Exchange.

2. يمكنك إنشاء وتكوين تسمية استبقاء تحذف المحتوى تلقائيا بعد عام واحد. تتضمن خيارات تطبيق هذه التسمية على رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة ما يلي:

   • يمكنك إنشاء نهج تسمية تلقائية يحدد المحتوى باستخدام اسم التعليمات البرمجية للمشروع كالكلمة الأساسية، وتطبيق النهج على جميع مستلمي Exchange
   • يمكنك نشر التسمية وإرشاد المستخدمين المشاركين في المشروع إلى كيفية إنشاء قاعدة تلقائية في Outlook تطبق هذه التسمية
   • يمكنك نشر التسمية وإرشاد المستخدمين إلى إنشاء مجلد في Outlook لجميع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشروع وتطبيق التسمية المنشورة على المجلد، ثم إنشاء قاعدة Outlook لنقل جميع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالمشروع إلى هذا المجلد

المدة التي يستغرقها تطبيق إعدادات الاستبقاء

عند إرسال نهج الاستبقاء لأحمال العمل ونهج التسمية لتطبيق تسمية استبقاء تلقائيا، اسمح بما يصل إلى 7 أيام لتطبيق إعدادات الاستبقاء على المحتوى:

• المدة التي يستغرقها سريان نهج الاستبقاء
• المدة التي تستغرقها تسميات الاستبقاء حتى تسري

وبالمثل، اسمح لما يصل إلى 7 أيام لتسميات الاستبقاء أن تكون مرئية في التطبيقات بعد نشر التسميات:

• عندما تصبح تسميات الاستبقاء متاحة للتطبيق

في كثير من الأحيان، ستصبح النهج سارية المفعول وستكون التسميات مرئية أسرع من 7 أيام. ولكن مع العديد من المتغيرات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على هذه العملية، من الأفضل التخطيط لمدة 7 أيام كحد أقصى.

نطاقات النهج التكيفية أو الثابتة للاحتفاظ بها

عند إنشاء نهج استبقاء أو نهج تسمية استبقاء، يجب الاختيار بين التكيفي والثابت لتحديد نطاق النهج.

• يستخدم النطاق التكيفي استعلاما تحدده، لذا فإن العضوية ليست ثابتة ولكنها ديناميكية عن طريق التشغيل اليومي مقابل السمات أو الخصائص التي تحددها للمواقع المحددة. يمكنك استخدام نطاقات تكيفية متعددة مع نهج واحد.

  مثال: تتطلب رسائل البريد الإلكتروني ومستندات OneDrive للمدراء التنفيذيين فترة استبقاء أطول من المستخدمين القياسيين. يمكنك إنشاء نهج استبقاء مع نطاق موائم يستخدم عنوان وظيفة السمة Azure AD ل "تنفيذي"، ثم حدد موقعي Exchange email وOneDrive accounts للنهج. ليست هناك حاجة لتحديد عناوين البريد الإلكتروني أو عناوين URL ل OneDrive لهؤلاء المستخدمين لأن النطاق التكيفي يسترد هذه القيم تلقائيا. بالنسبة للمدراء التنفيذيين الجدد، ليست هناك حاجة لإعادة تكوين نهج الاستبقاء لأن هؤلاء المستخدمين الجدد الذين لديهم القيم المقابلة للبريد الإلكتروني وOneDrive يتم التقاطهم تلقائيا.

• لا يستخدم النطاق الثابت الاستعلامات وهو محدود في التكوين حيث يمكن تطبيقه على جميع المثيلات لموقع محدد، أو استخدام التضمين والاستثناءات لمثيلات معينة لهذا الموقع. يشار إلى هذه الخيارات الثلاثة أحيانا باسم "على مستوى المؤسسة" و"يشمل" و"يستبعد" على التوالي.

  مثال: تتطلب رسائل البريد الإلكتروني ومستندات OneDrive للمدراء التنفيذيين فترة استبقاء أطول من المستخدمين القياسيين. يمكنك إنشاء نهج استبقاء مع نطاق ثابت يحدد موقعي Exchange email وOneDrive accounts للنهج. بالنسبة لموقع البريد الإلكتروني Exchange، يمكنك تحديد مجموعة تحتوي على المديرين التنفيذيين فقط، لذلك يمكنك تحديد هذه المجموعة لنهج الاستبقاء، ويتم استرداد عضوية المجموعة ذات عناوين البريد الإلكتروني المعنية عند إنشاء النهج. بالنسبة إلى موقع حسابات OneDrive، يجب تحديد عناوين URL الفردية ل OneDrive لكل مدير تنفيذي ثم تحديدها. بالنسبة للمديرين التنفيذيين الجدد، يجب إعادة تكوين نهج الاستبقاء لإضافة عناوين البريد الإلكتروني الجديدة وعناوين URL ل OneDrive. يجب عليك أيضا تحديث عناوين URL ل OneDrive في أي وقت يحدث فيه تغيير في UPN الخاص بالمدير التنفيذي.

  يصعب تحديد عناوين URL الخاصة ب OneDrive بشكل موثوق لأنه بشكل افتراضي، لا يتم إنشاء عناوين URL هذه حتى يصل المستخدم إلى OneDrive للمرة الأولى. وإذا تغيرت UPN الخاصة بمستخدم، والتي قد لا تعرفها، يتغير عنوان URL الخاص به في OneDrive تلقائيا.

مزايا استخدام النطاقات التكيفية على النطاقات الثابتة:

• لا توجد حدود لعدد العناصر لكل نهج. على الرغم من أن النهج التكيفية لا تزال تخضع للحد الأقصى لعدد النهج لكل قيود مستأجر ، فإن التكوين الأكثر مرونة سيؤدي على الأرجح إلى نهج أقل بكثير.

• يمكنك تطبيق إعدادات استبقاء معينة على علب البريد غير النشطة فقط. هذا التكوين غير ممكن مع نطاق ثابت لأنه في وقت تعيين النهج، لا تدعم النطاقات الثابتة التضمين المحدد للمستلمين الذين يعانون من علب بريد غير نشطة.

لمزيد من مزايا استخدام النطاقات التكيفية، راجع النطاقات التكيفية.

مزايا استخدام النطاقات الثابتة على النطاقات التكيفية:

• تكوين أبسط إذا كنت تريد تحديد جميع المثيلات تلقائيا لحمل العمل.

  بالنسبة إلى "include" و"excludes"، يمكن أن يكون هذا الاختيار تكوينا أبسط في البداية إذا كانت أعداد المثيلات التي يجب عليك تحديدها منخفضة ولا تتغير. ومع ذلك، عندما يبدأ هذا العدد من المثيلات في الزيادة ولديك تغييرات متكررة في مؤسستك تتطلب منك إعادة تكوين النهج الخاصة بك، يمكن أن تكون النطاقات التكيفية أبسط في التكوين وأسهل بكثير في الصيانة.

• لا تدعم مواقع المجلدات العامة Skype for Business وExchange النطاقات التكيفية. بالنسبة لهذه المواقع، يجب استخدام نطاق ثابت.

للحصول على معلومات التكوين، راجع تكوين النطاقات التكيفية.

ملاحظة

في فبراير 2023، تم نقل تكوين النطاقات التكيفية في مدخل التوافق في Microsoft Purview إلى نطاقات الأدوار&.

حاليا، لا تدعم النطاقات التكيفية تأمين الحفظ لتقييد التغييرات على نهج الاستبقاء ونهج تسمية الاستبقاء.

البحث عن النهج

يمكنك تكوين نهج استبقاء متعددة لمواقع Microsoft 365، بالإضافة إلى نهج تسمية الاستبقاء المتعددة التي تنشرها أو تطبقها تلقائيا. للعثور على نهج الاستبقاء التي تم تعيينها لمستخدمين معينين ومواقع ومجموعات Microsoft 365، استخدم البحث عن النهج من إدارة دورة حياة البيانات أو حلول إدارة السجلات في مدخل التوافق في Microsoft Purview.

على سبيل المثال:

يجب تحديد عنوان البريد الإلكتروني الدقيق لمستخدم أو عنوان URL الدقيق لموقع ما أو عنوان بريد إلكتروني دقيق لمجموعة Microsoft 365. لا يمكنك استخدام أحرف البدل أو التطابقات الجزئية، على سبيل المثال.

يتضمن خيار المواقع حسابات OneDrive. للحصول على معلومات حول كيفية تحديد عنوان URL لحساب OneDrive الخاص بالمستخدم، راجع الحصول على قائمة بجميع عناوين URL الخاصة بالمستخدم OneDrive في مؤسستك.

مبادئ الاستبقاء، أو ما الذي له الأسبقية؟

على عكس تسميات الاستبقاء، يمكنك تطبيق أكثر من نهج استبقاء واحد على نفس المحتوى. يمكن أن يؤدي كل نهج استبقاء إلى إجراء الاحتفاظ وإجراء حذف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يخضع هذا العنصر أيضا لهذه الإجراءات من تسمية الاستبقاء.

في هذا السيناريو، عندما يمكن أن تخضع العناصر لإعدادات استبقاء متعددة قد تتعارض مع بعضها البعض، ما الأسبقية لتحديد النتيجة؟

النتيجة ليست نهج الاستبقاء الفردي أو تسمية الاستبقاء الفردية التي يفوز بها، ولكن المدة التي يتم فيها الاحتفاظ بالعنصر (إن أمكن) ومتى يتم حذف عنصر (إن أمكن). يتم حساب هذين الإجراءين بشكل مستقل عن بعضهما البعض، من جميع إعدادات الاستبقاء المطبقة على عنصر.

على سبيل المثال، قد يخضع العنصر لنهج استبقاء واحد تم تكوينه لإجراء حذف فقط، ونهج استبقاء آخر تم تكوينه للاحتفاظ به ثم حذفه. وبالتالي، يحتوي هذا العنصر على إجراء واحد فقط للاحتفاظ به ولكن إجراءي حذف. قد تتعارض إجراءات الاستبقاء والحذف مع بعضها البعض وقد يكون لإجراءي الحذف تاريخ متعارض. تشرح مبادئ الاستبقاء النتيجة.

على مستوى عال، يمكنك التأكد من أن الاحتفاظ دائما له الأسبقية على الحذف الدائم، ويفوز أطول فترة استبقاء. تحدد هاتان القاعئتان البسيطتان دائما المدة التي سيتم فيها الاحتفاظ بعنصر.

هناك بعض العوامل الإضافية التي تحدد متى سيتم حذف عنصر نهائيا، والتي تتضمن إجراء الحذف من تسمية استبقاء لها دائما الأسبقية على إجراء الحذف من نهج الاستبقاء.

استخدم التدفق التالي لفهم نتائج الاستبقاء والحذف لعنصر واحد، حيث يعمل كل مستوى ككسر ربط للتعارضات، من أعلى إلى أسفل. إذا تم تحديد النتيجة من قبل المستوى الأول لأنه لا توجد تعارضات أخرى، فلا حاجة للتقدم إلى المستوى التالي، وما إلى ذلك.

هام

إذا كنت تستخدم تسميات الاستبقاء: قبل تطبيق المبادئ لتحديد نتيجة إعدادات الاستبقاء المتعددة على نفس العنصر، تأكد من معرفة تسمية الاستبقاء التي يتم تطبيقها.

قبل شرح كل مبدأ بمزيد من التفصيل، من المهم فهم الفرق بين فترة الاستبقاء للعنصر مقابل فترة الاستبقاء المحددة في نهج الاستبقاء أو تسمية الاستبقاء. وذلك لأنه على الرغم من أن التكوين الافتراضي هو بدء فترة الاستبقاء عند إنشاء عنصر، بحيث يتم إصلاح نهاية فترة الاستبقاء للعنصر، تدعم الملفات أيضا التكوين لبدء فترة الاستبقاء من تاريخ آخر تعديل للملف. باستخدام هذا التكوين البديل، في كل مرة يتم فيها تعديل الملف، تتم إعادة تعيين بداية فترة الاستبقاء، ما يوسع نهاية فترة الاستبقاء للعنصر. تدعم تسميات الاستبقاء أيضا بدء فترة الاستبقاء عند تسميتها وفي بداية الحدث.

لتطبيق المبادئ قيد التنفيذ مع سلسلة من الأسئلة نعم ولا، يمكنك أيضا استخدام مخطط الاستبقاء الانسيابي.

شرح المبادئ الأربعة المختلفة:

1. يفوز الاستبقاء على الحذف. لن يتم حذف المحتوى نهائيا عندما يحتوي أيضا على إعدادات استبقاء للاحتفاظ به. بينما يضمن هذا المبدأ الاحتفاظ بالمحتوى لأسباب تتعلق بالتوافق، لا يزال من الممكن بدء عملية الحذف (التي بدأها المستخدم أو بدأها النظام) وبالتالي قد يزيل المحتوى من طريقة عرض المستخدمين الرئيسية. ومع ذلك، يتم تعليق الحذف الدائم. لمزيد من المعلومات حول كيفية ومكان الاحتفاظ بالمحتوى، استخدم الارتباطات التالية لكل حمل عمل:

   • كيفية عمل الاستبقاء ل SharePoint وOneDrive
   • كيفية عمل الاستبقاء مع Microsoft Teams
   • كيفية عمل الاستبقاء مع Yammer
   • كيفية عمل الاستبقاء ل Exchange

   مثال لهذا المبدأ الأول: تخضع رسالة البريد الإلكتروني لنهج استبقاء Exchange الذي تم تكوينه لحذف العناصر بعد ثلاث سنوات من إنشائها، ولها أيضا تسمية استبقاء تم تطبيقها تم تكوينها للاحتفاظ بالعناصر بعد خمس سنوات من إنشائها.

   يتم الاحتفاظ برسالة البريد الإلكتروني لمدة خمس سنوات لأن إجراء الاستبقاء هذا له الأسبقية على الحذف. يتم حذف رسالة البريد الإلكتروني نهائيا في نهاية السنوات الخمس بسبب إجراء الحذف الذي تم تعليقه أثناء سريان إجراء الاستبقاء.

2. أطول فترة استبقاء يفوز. إذا كان المحتوى خاضعا لإعدادات استبقاء متعددة تحتفظ بالمحتوى لفترات زمنية مختلفة، فسيتم الاحتفاظ بالمحتوى حتى نهاية أطول فترة استبقاء للعنصر.

   ملاحظة

   من الممكن لفترة استبقاء مدتها 5 سنوات في نهج الاستبقاء أو التسمية الفوز على مدى فترة استبقاء 7 سنوات في نهج استبقاء أو تسمية، لأنه تم تكوين فترة 5 سنوات للبدء استنادا إلى وقت آخر تعديل للملف، ويتم تكوين فترة 7 سنوات للبدء من وقت إنشاء الملف.

   مثال لهذا المبدأ الثاني: تخضع المستندات الموجودة في موقع تسويق SharePoint لنهجي استبقاء. تم تكوين نهج الاستبقاء الأول لجميع مواقع SharePoint للاحتفاظ بالعناصر لمدة خمس سنوات بعد إنشائها. يتم تكوين نهج الاستبقاء الثاني لمواقع SharePoint معينة للاحتفاظ بالعناصر لمدة عشر سنوات بعد إنشائها.

   يتم الاحتفاظ بالمستندات الموجودة في موقع SharePoint التسويقي هذا لمدة عشر سنوات لأنها أطول فترة استبقاء للعنصر.

3. يفوز الصريح على الضمني للحذف. مع حل التعارضات الآن لاستبقاء البيانات، تبقى التعارضات الخاصة بالحذف فقط:

   1. توفر تسمية الاستبقاء (ومع ذلك تم تطبيقها) استبقاء صريحا مقارنة بنهج الاستبقاء، لأنه يتم تطبيق إعدادات الاستبقاء على عنصر فردي بدلا من تعيينها ضمنيا من حاوية. وهذا يعني أن إجراء الحذف من تسمية الاستبقاء له الأسبقية دائما على إجراء حذف من أي نهج استبقاء.

      مثال لهذا المبدأ الثالث (التسمية): يخضع المستند لنهجي استبقاء يحتويان على إجراء حذف لمدة خمس سنوات وعشر سنوات على التوالي، وأيضا تسمية استبقاء تحتوي على إجراء حذف لمدة سبع سنوات.

      يتم حذف المستند نهائيا بعد سبع سنوات لأن إجراء الحذف من تسمية الاستبقاء له الأسبقية.

   2. عندما يكون لديك نهج استبقاء فقط: إذا كان نهج الاستبقاء لموقع يستخدم نطاقا موائما أو نطاقا ثابتا يتضمن مثيلات معينة (مثل مستخدمين محددين للبريد الإلكتروني Exchange) فإن نهج الاستبقاء له الأسبقية على نطاق ثابت تم تكوينه لجميع المثيلات لنفس الموقع.

      يشار أحيانا إلى النطاق الثابت الذي تم تكوينه لجميع مثيلات الموقع باسم "نهج على مستوى المؤسسة". على سبيل المثال، علب بريد Exchange والإعداد الافتراضي لكافة علب البريد. أو، مواقع SharePoint الكلاسيكية ومواقع الاتصال والإعداد الافتراضي لكافة المواقع. عندما لا تكون نهج الاستبقاء على مستوى المؤسسة ولكن تم تكوينها باستخدام نطاق موائم أو نطاق ثابت يتضمن مثيلات محددة، يكون لها الأسبقية المتساوية على هذا المستوى.

      مثال 1 لهذا المبدأ الثالث (النهج): تخضع رسالة البريد الإلكتروني لنهجي استبقاء. يتم إلغاء تحديد نهج الاستبقاء الأول وحذف العناصر بعد عشر سنوات. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الثاني لعلب بريد معينة ويحذف العناصر بعد خمس سنوات.

      يتم حذف رسالة البريد الإلكتروني نهائيا بعد خمس سنوات لأن إجراء الحذف من نهج الاستبقاء المحدد النطاق له الأسبقية على نهج الاستبقاء على مستوى المؤسسة.

      مثال 2 لهذا المبدأ الثالث (النهج): يخضع المستند الموجود في حساب OneDrive الخاص بالمستخدم لنهجي استبقاء. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الأول لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم وله إجراء حذف بعد 10 سنوات. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الثاني لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم وله إجراء حذف بعد سبع سنوات.

      لا يمكن تحديد متى سيتم حذف هذا المستند نهائيا على هذا المستوى لأن كلا نهجي الاستبقاء يتم تحديد نطاقهما لتضمين مثيلات محددة.

4. تفوز أقصر فترة حذف. ينطبق على تحديد متى سيتم حذف العناصر من نهج الاستبقاء ولا يمكن حل النتيجة من المستوى السابق: يتم حذف المحتوى نهائيا في نهاية أقصر فترة استبقاء للعنصر.

   ملاحظة

   من الممكن أن يفوز نهج الاستبقاء الذي له فترة استبقاء 7 سنوات على نهج استبقاء لمدة 5 سنوات لأنه تم تكوين النهج الأول لبدء فترة الاستبقاء استنادا إلى وقت إنشاء الملف، ونهج الاستبقاء الثاني من تاريخ آخر تعديل للملف.

   مثال على هذا المبدأ الرابع: يخضع المستند الموجود في حساب OneDrive الخاص بالمستخدم لنهجي استبقاء. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الأول لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم ولديه إجراء حذف بعد 10 سنوات من إنشاء الملف. يتم تحديد نطاق نهج الاستبقاء الثاني لتضمين حساب OneDrive الخاص بهذا المستخدم وله إجراء حذف بعد سبع سنوات من إنشاء الملف.

   سيتم حذف هذا المستند نهائيا بعد سبع سنوات لأن هذه أقصر فترة استبقاء للعنصر من نهجي الاستبقاء المحددين.

تندرج العناصر الخاضعة للاحتفاظ ب eDiscovery أيضا ضمن المبدأ الأول للاستبقاء؛ لا يمكن حذفها نهائيا بواسطة أي نهج استبقاء أو تسمية استبقاء. عند إصدار هذا التعليق، تستمر مبادئ الاستبقاء في تطبيقها. على سبيل المثال، يمكن أن تخضع بعد ذلك لفترة استبقاء غير منتهية أو إجراء حذف.

مبادئ أمثلة الاستبقاء التي تجمع بين إجراءات الاستبقاء والحذف

الأمثلة التالية أكثر تعقيدا لتوضيح مبادئ الاستبقاء عند دمج إجراءات الاحتفاظ والحذف المختلفة. لتسهيل اتباع الأمثلة، تستخدم جميع نهج الاستبقاء والتسميات الإعداد الافتراضي لبدء فترة الاستبقاء عند إنشاء العنصر بحيث تكون نهاية فترة الاستبقاء هي نفسها للعنصر.

1. يحتوي العنصر على إعدادات الاستبقاء التالية المطبقة عليه:

   • نهج استبقاء للحذف فقط بعد خمس سنوات
   • نهج استبقاء يحتفظ به لمدة ثلاث سنوات ثم يحذف
   • تسمية استبقاء يحتفظ بها لمدة سبع سنوات فقط

   النتيجة: يتم الاحتفاظ بالعنصر لمدة سبع سنوات لأن الاستبقاء له الأسبقية على الحذف وسبع سنوات هي أطول فترة استبقاء للعنصر. في نهاية فترة الاستبقاء هذه، يتم حذف العنصر نهائيا بسبب إجراء الحذف من نهج الاستبقاء.

   على الرغم من أن نهجي الاستبقاء يحتويان على تواريخ مختلفة لإجراءات الحذف، فإن أقرب وقت يمكن فيه حذف العنصر نهائيا يكون في نهاية أطول فترة استبقاء، وهي أطول من تاريخي الحذف.

2. يحتوي العنصر على إعدادات الاستبقاء التالية المطبقة عليه:

   • نهج استبقاء على مستوى المؤسسة يحذف فقط بعد عشر سنوات
   • نهج استبقاء محدد النطاق مع مثيلات محددة تحتفظ لمدة خمس سنوات ثم تحذف
   • تسمية استبقاء تحتفظ لمدة ثلاث سنوات ثم تحذف

   النتيجة: يتم الاحتفاظ بالعنصر لمدة خمس سنوات لأن هذه هي أطول فترة استبقاء للعنصر. في نهاية فترة الاستبقاء هذه، يتم حذف العنصر نهائيا بسبب إجراء الحذف لمدة ثلاث سنوات من تسمية الاستبقاء. الحذف من تسميات الاستبقاء له الأسبقية على الحذف من جميع نهج الاستبقاء. في هذا المثال، يتم حل جميع التعارضات بواسطة المستوى الثالث.

استخدام تأمين الحفظ لتقييد التغييرات على النهج

قد تحتاج بعض المؤسسات إلى الامتثال للقواعد المحددة من قبل الهيئات التنظيمية مثل قاعدة لجنة الأوراق المالية والبورصة (SEC) 17a-4، والتي تتطلب أنه بعد تشغيل سياسة الاستبقاء، لا يمكن إيقاف تشغيلها أو جعلها أقل تقييدا.

يضمن تأمين الحفظ أن مؤسستك يمكنها تلبية مثل هذه المتطلبات التنظيمية لأنها تقوم بتأمين نهج الاستبقاء أو نهج تسمية الاستبقاء بحيث لا يمكن لأي شخص - بما في ذلك المسؤول - إيقاف تشغيل النهج أو حذف النهج أو جعله أقل تقييدا.

يمكنك تطبيق تأمين الحفظ بعد إنشاء نهج الاستبقاء أو نهج تسمية الاستبقاء. لمزيد من المعلومات والإرشادات، راجع استخدام تأمين الحفظ لتقييد التغييرات على نهج الاستبقاء ونهج تسمية الاستبقاء.

إصدار نهج للاستبقاء

توفير نهج الاستبقاء الخاصة بك لا يحتوي على تأمين الاحتفاظ، يمكنك حذف النهج الخاصة بك في أي وقت، مما يؤدي إلى إيقاف تشغيل إعدادات الاستبقاء لنهج الاستبقاء بشكل فعال، ولم يعد من الممكن تطبيق تسميات الاستبقاء من نهج تسمية الاستبقاء. تظل أي تسميات استبقاء تم تطبيقها مسبقا مع إعدادات الاستبقاء المكونة لها، وبالنسبة لهذه التسميات، لا يزال بإمكانك تحديث فترة الاستبقاء عندما لا تستند إلى وقت تسمية العناصر.

يمكنك أيضا الاحتفاظ بنهج، ولكن تغيير حالة الموقع إلى إيقاف التشغيل، أو تعطيل النهج. خيار آخر هو إعادة تكوين النهج بحيث لا يتضمن مستخدمين معينين ومواقع ومجموعات وما إلى ذلك.

معلومات إضافية لمواقع محددة:

• مواقع SharePoint وحسابات OneDrive:

  عند إصدار نهج استبقاء لمواقع SharePoint وحسابات OneDrive، يستمر الاحتفاظ بأي محتوى يخضع للاستبقاء من النهج لمدة 30 يوما لمنع فقدان البيانات غير المقصودة. خلال فترة السماح هذه التي تبلغ مدتها 30 يوما، لا يزال يتم الاحتفاظ بالملفات المحذوفة (يستمر إضافة الملفات إلى مكتبة الاحتفاظ)، ولكن يتم تعليق مهمة المؤقت التي تقوم بتنظيف مكتبة الاحتفاظ بشكل دوري لهذه الملفات حتى تتمكن من استعادتها إذا لزم الأمر.

  استثناء لفترة السماح هذه التي تبلغ 30 يوما هو عند تحديث النهج لاستبعاد موقع واحد أو أكثر ل SharePoint أو حسابات OneDrive؛ في هذه الحالة، تحذف مهمة المؤقت ملفات هذه المواقع في مكتبة الاحتفاظ دون تأخير لمدة 30 يوما.

  لمزيد من المعلومات حول مكتبة الاحتفاظ، راجع كيفية عمل الاستبقاء ل SharePoint وOneDrive.

  بسبب السلوك أثناء فترة السماح، إذا قمت بإعادة تمكين النهج أو تغيير حالة الموقع مرة أخرى إلى في غضون 30 يوما، يستأنف النهج دون أي فقدان دائم للبيانات خلال هذا الوقت.

• تبادل البريد الإلكتروني مجموعات Microsoft 365

  عند إصدار نهج استبقاء لعلب البريد غير النشطة في وقت إصدار النهج:

  • إذا تم تطبيق نهج الاستبقاء بشكل صريح على علبة بريد، فلن يتم تطبيق إعدادات الاستبقاء. مع عدم تطبيق إعدادات الاستبقاء، تصبح علبة البريد غير النشطة مؤهلة للحذف التلقائي بالطريقة المعتادة.

    يتطلب نهج الاستبقاء الصريح إما نطاق نهج تكيفي، أو نطاق نهج ثابت مع تكوين تضمين حدد علبة بريد نشطة في وقت تطبيق النهج وأصبح لاحقا غير نشط

  • إذا تم تطبيق نهج الاستبقاء ضمنيا على علبة بريد وكان إجراء الاستبقاء المكون هو الاحتفاظ به، يستمر تطبيق نهج الاستبقاء ولا تصبح علبة البريد غير النشطة مؤهلة أبدا للحذف التلقائي. عندما لا ينطبق إجراء الاستبقاء بعد الآن بسبب انتهاء صلاحية فترة الاستبقاء، يمكن لمسؤول Exchange الآن حذف علبة البريد غير النشطة يدويا

    يتطلب نهج الاستبقاء الضمني نطاق نهج ثابت مع تكوين كافة علب البريد (للبريد الإلكتروني Exchange) أو كافة المجموعات (مجموعات Microsoft 365).

    لمزيد من المعلومات حول علب البريد غير النشطة التي تم تطبيق نهج الاستبقاء عليها، راجع علب البريد غير النشطة واستبقاء Microsoft 365.

تدقيق تكوين الاستبقاء وإجراءاته

عند تمكين التدقيق، يتم دعم أحداث التدقيق للاستبقاء لكل من تكوين الإدارة (نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء) وإجراءات الاستبقاء (تسميات الاستبقاء فقط).

تدقيق تكوين الاستبقاء

يتم تسجيل تكوين المسؤول لنهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء كأحداث تدقيق عند إنشاء نهج استبقاء أو تسمية أو إعادة تكوينها أو حذفها.

للحصول على القائمة الكاملة لأحداث التدقيق، راجع نهج الاستبقاء وأنشطة تسمية الاستبقاء.

تدقيق إجراءات الاستبقاء

تتوفر إجراءات الاستبقاء التي تم تسجيلها كأحداث تدقيق فقط لتسميات الاستبقاء وليس لنهج الاستبقاء:

• عند تطبيق تسمية استبقاء أو تغييرها أو إزالتها من عنصر في SharePoint أو OneDrive:

  • من أنشطة الملف والصفحة، حدد تغيير تسمية الاستبقاء لملف

• عندما يتم وضع علامة على عنصر مسمى في SharePoint كسجل، ويتم إلغاء تأمينه أو تأمينه من قبل مستخدم:

  • من أنشطة الملف والصفحة، حدد تغيير حالة السجل إلى حالة السجل غير المؤمنةوالمتغيرة إلى مؤمنة

• عند تطبيق تسمية استبقاء تحدد المحتوى كسجل أو سجل تنظيمي على عنصر في Exchange:

  • من أنشطة علبة بريد Exchange، حدد الرسالة المسماة كسجل

• عندما يتم وضع علامة على عنصر مسمى في SharePoint أو OneDrive أو Exchange كسجل أو سجل تنظيمي، ويتم حذفه نهائيا:

  • من أنشطة الملف والصفحة، حدد الملف المحذوف الذي تم وضع علامة عليه كسجل

• عندما يتخذ مراجع التصرف إجراء لعنصر وصل إلى نهاية فترة الاستبقاء الخاصة به:

  • من أنشطة مراجعة التصرف، حدد التخلص المعتمد أو فترة الاستبقاء الممتدة أو العنصر المعاد تسميةه أو المراجعين المضافين

PowerShell cmdlets لنهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء

استخدم Security & Compliance PowerShell ل Cmdlets استبقاء Purview التي تدعم التكوين على نطاق واسع، أو البرمجة النصية للأتمتة، أو قد تكون ضرورية لسيناريوهات التكوين المتقدمة.

للحصول على قائمة ب cmdlets المتوفرة، ولتحديد تلك التي يتم دعمها للمواقع المختلفة، راجع PowerShell cmdlets لنهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء.

متى تستخدم نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء أو عمليات احتجاز eDiscovery

على الرغم من أن إعدادات الاستبقاء والاحتفاظ التي تقوم بإنشائها باستخدام حالة eDiscovery يمكن أن تمنع حذف البيانات نهائيا، إلا أنها مصممة لسيناريوهات مختلفة. لمساعدتك على فهم الاختلافات وتحديد ما يجب استخدامه، استخدم الإرشادات التالية:

• تم تصميم إعدادات الاستبقاء التي تحددها في نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء لاستراتيجية إدارة دورة حياة البيانات طويلة الأجل للاحتفاظ بالبيانات أو حذفها لمتطلبات التوافق. عادة ما يكون النطاق واسعا مع التركيز الرئيسي على الموقع والمحتوى بدلا من المستخدمين الفرديين. يمكن تكوين بداية ونهاية فترة الاستبقاء، مع خيار حذف المحتوى تلقائيا دون تدخل مسؤول إضافي.

• تم تصميم حالات احتجاز eDiscovery (إما eDiscovery (قياسي) أو eDiscovery (Premium) لمدة محدودة للحفاظ على البيانات للتحقيق القانوني. النطاق محدد مع التركيز على المحتوى المملوك للمستخدمين المحددين. بداية فترة الحفظ ونهاتها غير قابلين للتكوين ولكن يعتمدان على إجراءات المسؤول الفردية، دون خيار لحذف المحتوى تلقائيا عند إصدار التعليق.

ملخص لمقارنة الاستبقاء مع قوائم الاحتجاز:

النظر	الاحتفاظ	eDiscovery holds
احتياجات العمل:	التوافق	القانونيه
النطاق الزمني:	على المدى الطويل	على المدى القصير
التركيز:	عريض، مستند إلى المحتوى	محدد، يستند إلى المستخدم
تاريخ البدء والانتهاء القابل للتكوين:	نعم	لا
حذف المحتوى:	نعم (اختياري)	لا
النفقات الإدارية:	منخفضه	عاليه

إذا كان المحتوى خاضعا لإعدادات الاستبقاء والاحتفاظ ب eDiscovery، فإن الاحتفاظ بالمحتوى للاحتفاظ ب eDiscovery له الأسبقية دائما. بهذه الطريقة، يتم توسيع مبادئ الاستبقاء إلى عمليات احتجاز eDiscovery لأنها تحافظ على البيانات حتى يقوم المسؤول بإصدار الاحتجاز يدويا. ومع ذلك، على الرغم من هذه الأسبقية، لا تستخدم عمليات احتجاز eDiscovery لإدارة دورة حياة البيانات على المدى الطويل. إذا كنت قلقا بشأن الحذف التلقائي للبيانات، يمكنك تكوين إعدادات الاستبقاء للاحتفاظ بالعناصر إلى الأبد، أو استخدام مراجعة الترتيب مع تسميات الاستبقاء.

إذا كنت تستخدم أدوات eDiscovery القديمة للحفاظ على البيانات، فشاهد الموارد التالية:

• تبادل:

  • احتجاز موضعي والاحتفاظ بالتقاضي
  • كيفية تحديد نوع التعليق الموضوع على علبة بريد Exchange Online

• SharePoint وOneDrive:

  • إضافة محتوى إلى حالة ووضع المصادر قيد الانتظار في مركز eDiscovery

• تقاعد أدوات eDiscovery القديمة

استخدام نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء بدلا من الميزات القديمة

إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بالمحتوى أو حذفه بشكل استباقي في Microsoft 365 لإدارة دورة حياة البيانات، نوصي باستخدام نهج استبقاء Microsoft 365 وتسميات الاستبقاء بدلا من الميزات القديمة التالية.

إذا كنت تستخدم حاليا هذه الميزات القديمة، فستعمل عادة جنبا إلى جنب مع نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء في Microsoft 365. تحقق من وثائقهم المحددة بحثا عن أي قيود. ومع ذلك، نوصي باستخدام نهج استبقاء Microsoft 365 وتسميات الاستبقاء للاستفادة من حل واحد لإدارة كل من استبقاء المحتوى وحذفه عبر أحمال عمل متعددة في Microsoft 365.

الميزات القديمة من Exchange Online:

• علامات الاستبقاء ونهج الاستبقاء، والمعروفة أيضا باسم إدارة سجلات المراسلة (MRM) ( الحذف فقط)

  ومع ذلك، إذا كنت تستخدم ميزات MRM التالية، فكن على علم بأنها غير مدعومة حاليا من قبل نهج استبقاء Microsoft 365:

  • نهج أرشيف لعلب بريد الأرشيف لنقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا من علبة البريد الأساسية للمستخدم إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة به بعد فترة زمنية محددة. يمكن استخدام نهج الأرشيف (مع أي إعدادات) بالاقتران مع نهج استبقاء Microsoft 365 الذي ينطبق على علبة البريد الأساسية والأرشفة للمستخدم.

  • نهج الاستبقاء التي يطبقها المسؤول على مجلدات معينة داخل علبة بريد. ينطبق نهج استبقاء Microsoft 365 على جميع المجلدات في علبة البريد. ومع ذلك، يمكن للمسؤول تكوين إعدادات استبقاء مختلفة باستخدام تسميات الاستبقاء التي يمكن للمستخدم تطبيقها على المجلدات في Outlook كتسمية استبقاء افتراضية.

• دفتر اليومية (الاستبقاء والأرشفة)

  قد يكون مطلوبا للتكامل مع حلول الجهات الخارجية ويتم تخزين نسخ من رسائل البريد الإلكتروني واتصالات البيانات الخاصة بها خارج Exchange Online. نظرا لأنك تنقل البيانات خارج Microsoft 365، يجب عليك اتخاذ احتياطات إضافية لتأمينها وكذلك حل أي تكرارات قد تنتج عن هذا الحل. تقع على عاتقك مسؤولية مراقبة ومتابعة أي إيصالات غير تسليم إلى علبة بريد دفتر اليومية التي يمكن أن تحدث بسبب الخدمات الخارجية والمعتمدة. ليس لديك هذه النفقات الإدارية الإضافية عند استخدام استبقاء Microsoft 365 وحلول توافق Microsoft Purview الأخرى التي لا تقتصر أيضا على رسائل البريد الإلكتروني فقط.

• احتجاز التقاضي (الاستبقاء فقط)

  على الرغم من أن حالات احتجاز التقاضي لا تزال مدعومة، نوصيك باستخدام الاحتفاظ ب Microsoft 365 أو احتجازات eDiscovery، حسب الاقتضاء.

الميزات القديمة من SharePoint وOneDrive:

• نهج حذف المستند (الحذف فقط)

• تكوين إدارة السجلات الموضعية (الاستبقاء فقط)

• استخدام النهج لإغلاق الموقع وحذفه (الحذف فقط)

• نهج إدارة المعلومات (الحذف فقط)

إذا قمت بتكوين مواقع SharePoint لنهج نوع المحتوى أو نهج إدارة المعلومات للاحتفاظ بالمحتوى لقائمة أو مكتبة، يتم تجاهل هذه النهج أثناء تطبيق نهج الاستبقاء أو نهج تسمية الاستبقاء.

المعلومات ذات الصلة

• حدود SharePoint Online
• حدود ومواصفات Microsoft Teams
• موارد لمساعدتك على تلبية المتطلبات التنظيمية لإدارة دورة حياة البيانات وإدارة السجلات

إرشادات التكوين

راجع بدء استخدام إدارة دورة حياة البيانات. تحتوي هذه المقالة على معلومات حول الاشتراكات والأذونات والارتباطات إلى إرشادات التكوين الشاملة لسيناريوهات الاستبقاء.