إدارة عقد الوسيط

تساعد إدارة عقود الوسيط الشركات على إدارة اتفاقيات الوساطة بشكل أفضل عن طريق التنفيذ التلقائي للمهام التي تشارك في إدارة وتتبع ودفع الرسوم المستحقة للوسطاء.

توفر هذه المقالة نظرة عامة على العملية النموذجية للتعامل مع رسوم الوسيط:

• تسجيل تفاصيل عقد الوسيط المتفاوض عليه
• تشغيل العقود المتفاوض عليها من خلال المبيعات المستمرة وإنشاء مطالبات الوسيط
• الموافقة على المطالبات التي تم إنشاؤها، بحيث يمكن تمريرها إلى الحسابات الدائنة للدفع
• التعامل مع حالات الموافقة الجزئية على المطالبة والمحاسبة التفاضلية

الجمهور‬ والهدف

المعلومات الواردة في هذه المقالة مخصصة لصانعي القرار التجاري في الشركات المؤسسية، الذين يحتلون مناصب مثل مدير المبيعات، ومدير المحاسبة، ومدير الحسابات الدائنة، الذين يتحملون المسؤوليات التالية:

• التفاوض على العقود مع الوسطاء
• إدارة الموظفين الذين يقومون بمعالجة مطالبات الوسيط ويدفعون الرسوم

يسعى الأشخاص الذين يؤدون هذه الأدوار إلى تحقيق هذه الأهداف:

• استيعاب التعريفات المختلفة لعقود الوسيط وشروطها بمرونة.
• تقليل العبء الإداري والأخطاء المرتبطة بتتبع ومعالجة مطالبات الوسيط.
• تحسين توقعات التدفق النقدي من خلال تراكم الذمم الدائنة المستقبلية.

عقد الوسيط

عقد الوسيط هو سجل لاتفاق مع وسيط. وهي تحدد الشروط والأحكام المتفاوض عليها والتي بموجبها تتأهل شركة الوساطة للحصول على مكافأة مالية مقابل تحقيق أهداف المبيعات المحددة مسبقًا.

يتم تسجيل عقود الوسيط في صفحة عقود الوسطاء.

يتضمن العقد شرطًا تفاوضيًا حول من سيتحمل رسوم الوسيط (العميل الذي يشتري المنتج أو الشركة البائعة). يتم إعداد هذا الشرط في صفحة أكواد التكاليف‬ ذات الصلة.

يعرض قسم تفاصيل العقد الشروط والبنود المؤهلة للوساطة. تظهر المكافأة المالية التي سيحصل عليها الوسيط مقابل تحقيق هدف المبيعات ضمن اللائحة التفصيلية.

يشير إعداد رسوم الوسيط إلى أن العميل لن يتحمل رسوم خدمات الوسيط. وبدلا من ذلك، ستتحمل الشركة البائعة رسوم الوسيط كمصروفات مبيعات.

ملاحظة

إذا نص العقد على أن العميل سيتحمل رسوم خدمات الوسيط، فيجب إعداد الرسوم ذات الصلة بحيث يتم تعيين حقل النوع في قسم الخصم على العميل/المورد. في هذه الحالة، تتلقى الشركة أولاً دفع الرسوم من العميل ثم تدفع مسؤوليتها للوسيط. إذا كانت الشركة البائعة هي التي ستتحمل رسوم الوسيط كمصروفات مبيعات، فيجب إعداد الرسوم المرتبطة بحيث يكون حقل النوع في قسمي الدين والدائن معينين على حساب دفتر الأستاذ.

يتلقى الحساب المدين المصاريف الوسيطة في قائمة الدخل، والحساب الدائن هو حساب التزام مؤقت يستضيف مبلغ الرسوم من وقت ترحيل الرسوم إلى الوقت الذي تتم فيه الموافقة على مطالبة الوسيط ونقلها إلى حقيقي مستحق الدفع نتيجة لترحيل الفاتورة.

يعرض قسم تفاصيل العقد في عقد الوسيط الشروط والبنود المؤهلة للوساطة. تظهر المكافأة المالية التي سيحصل عليها الوسيط مقابل تحقيق هدف المبيعات ضمن اللائحة التفصيلية.

يجب أن تكون حالة العقد معتمد ليتم تطبيقه على أوامر المبيعات التي تستوفي شروطه.

بيع المنتجات المؤهلة للحصول على عمولة وسيط وإنشاء مطالبة

عندما تقوم بإنشاء أمر مبيعات يحتوي على بنود تفي بمتطلبات عقد الوسيط، يمكنك عرض المعلومات ذات الصلة في صفحة أمر المبيعات.

نظرًا لأنه يتم التعامل مع مستحقات رسوم الوسيط كرسوم، يمكنك أيضًا الوصول إلى عمولة الوسيط عن طريق فتح صفحة الرسوم القياسية من أمر المبيعات. حدد بند الأمر، ثم حدد بند أمر المبيعات>الشؤون المالية>إدارة الرسوم.

عند ترحيل الفاتورة لأمر المبيعات، بالإضافة إلى حركات فاتورة المبيعات العادية، تحدث الترحيلات التالية:

• يتم إنشاء مطالبة الوسيط لبند الفاتورة.
• يتم ترحيل الرسوم المستحقة التي تمثل رسوم الوسيط إلى حسابات الالتزام والمصروفات المؤقتة، حسب الاقتضاء.

يمكن عرض ترحيل رسوم الوسيط المستحقة على حركات الإيصال المرتبطة بدفتر يومية فاتورة المبيعات.

مراجعة المطالبات ومعالجتها

بعد الموافقة على المطالبات كليًا أو جزئيًا، يتم إنشاء فاتورة المورد وترحيلها، إذا كان الترحيل مدعومًا بسياسة الحسابات الدائنة. وبهذه الطريقة، يتم تمرير رصيد المورد إلى المعالجة المنتظمة للدفع.

يمكنك عرض جميع المطالبات على صفحة مطالبات الوسيط. بالنسبة لكل رسم، يحدد الحقل مؤهل مبلغ الرسم الذي، بعد الموافقة عليه، سيتم دفعه لمورد خدمات الوساطة.

ملاحظة

تحدد الحقول الموجودة في القسم السفلي من الصفحة تفاصيل حول فاتورة المبيعات الأصلية، مثل رقم الفاتورة وصافي مبلغ سطر الفاتورة وحركات العميل ذات الصلة.

للموافقة على مطالبة، في عمود العلامة، حدد مربع الاختيار الخاص بالبند. في جزء الإجراءات، حدد موافقة.

ونتيجة للموافقة، ستحدث الأحداث التالية:

• أدى ترحيل دفتر يومية المصروفات إلى عكس المبلغ المؤقت السابق في كل من حساب التزام الاستحقاق وحساب مصروفات الاستحقاق.

• تم إنشاء فاتورة مطالبة الوسيط (المورّد) بمبلغ رسوم الوسيط المعتمدة.

  ملاحظة

  يمكن ترحيل فاتورة مطالبة الوسيط إما تلقائيًا كجزء من عملية الموافقة على المطالبة أو يدويًا. يحدد حقل الترحيل اليدوي في علامة التبويب الوسيط وحقوق الملكية في صفحة معلمات الحسابات الدائنة السياسة التي تتحكم في سلوك الترحيل.

• ونتيجة لترحيل فاتورة مطالبة الوسيط، تم خصم حساب المصاريف، وتم إضافة الحساب الدائن للمورد.

  ملاحظة

  يتم تحديد رقم حساب المصروفات لفئة التدبير عند إعداد نفقات الشراء لترحيل المصروفات لأوامر الشراء. يتم تعريف فئة المشتريات نفسها في علامة التبويب الوسيط و حقوق الملكية في صفحة معلمات الحسابات الدائنة.

في صفحة مطالبات الوسيط‏، يمكنك مراجعة الترحيلات والمستندات المرتبطة بالمطالبة، ورقم فاتورة المورد الذي تم إنشاؤه للوسيط. إذا تم ترحيل فاتورة المورد (تلقائيًا أو يدويًا)، في علامة التبويب الفواتير، فسيتضمن حقلي التاريخ والمبلغ بعملة الحركة القيم المناسبة. إذا كانت الفاتورة لا تزال معلقة، فستكون هذه الحقول فارغة.

إذا كان الحقل موافق عليه لبند المطالبة يحتوي على نفس المبلغ الموجود في الحقل مؤهل، فإن حقل الفرق يحتوي على 0، وهذا يعني أن المطالبة لا تحتوي على مشكلات لم تتم تسويتها ويمكن إغلاقها.

معالجة المطالبات جزئيًا

إذا قام العميل بإرجاع بعض وحدات أمر المبيعات، فقد لا يعد الوسيط مؤهلاً للحصول على الرسوم المرتبطة بالكمية التي تم إرجاعها. وفي هذه الحالة يجب الموافقة على المطالبة الثانية بالمبلغ الجزئي. حدد الحسابات الدائنة> الوسيط وحقوق الملكية>مطالبات الوسيط، ثم حدد المطالبة. في حقل الموافقة، أدخل الكمية الإجمالية مطروحًا منها الوحدات المرتجعة. وبعد ذلك، في جزء الإجراءات، حدد موافقة.

إذا كان هناك اختلاف بين القيمة الموجودة في الحقل موافق عليه والقيمة الموجودة في الحقل مؤهل، فسيتم تسجيله في حقل الفرق. تشير هذه القيم إلى أن المطالبة لا تزال معلقة، وأنه يجب معالجة الفرق قبل اعتبار المطالبة مغلقة.

يجب معالجة الفرق من خلال تحديد سطر المطالبة التي لم تتم تسويتها، ثم في جزء الإجراءات، انقر فوق إغلاق.

يحدد النظام أن المطالبة لا تزال تحتوي على عدد مستحق من الوحدات ويطالب المستخدم بإدخال رمز السبب الذي يوضح الفرق.

بعد إغلاق المطالبة، تحدث الأحداث التالية:

• أدى ترحيل دفتر يومية المصروفات إلى عكس المبلغ المؤقت السابق في حساب مصاريف الاستحقاق
• أدى نفس الترحيل إلى عكس المبلغ المؤقت السابق في حساب التزام الاستحقاق

يحدد السطر الموجود أسفل علامة التبويب الفروقات مبلغ رسوم الوسيط الذي تم رفضه للدفع.

في السيناريو الذي تدفع فيه شركتك، وليس العميل، رسوم الوسيط، لا يلزم احتساب الربح أو الخسارة المرتبطة بالدفع الزائد أو الدفع الناقص للرسوم في بيان الدخل. في هذه الحالة، لن يتم ربط أي دفتر يومية تفاضلي بالبند التفاضلي.

إذا كنت تتعامل مع الاختلافات في سيناريو الرسوم حيث يدفع العميل رسوم الوسيط، فستلاحظ أن النظام ينشر دفتر يومية تفاضلي عند إغلاق المطالبة. يقوم دفتر اليومية هذا بخصم/إضافة حساب شطب رسوم الوسيط واعتماد/خصم حساب المسؤولية المؤقت.

ملاحظة

يتم تحديد رقم حساب المصروفات المشطوبة في حقل الحساب الرئيسي لكود سبب محدد في صفحة أسباب تفاضلية.