نظرة عامة على تخطيط الموازنة
تصف هذه المقالة تخطيط الموازنة. وهو يحتوي على معلومات يمكنها المساعدة في تكوين تخطيط الموازنة وإعداد عمليات تخطيط الموازنة.
نظرة عامة على تخطيط الموازنة
ويمكن لمؤسسة تكوين تخطيط الموازنة، ثم إعداد عمليات تخطيط الموازنة للوفاء بسياساتها وإجراءاتها ومتطلباتها لإعداد الموازنة. من خلال فهم المفاهيم والمصطلحات المستخدمة في Microsoft Dynamics 365 Finance، يمكنك تنفيذ تخطيط الموازنة في مؤسستك بطريقة أكثر سهولة وفعالية.
المصطلحات الأساسية
- عمليات تخطيط الموازنة- تحدد عمليات تخطيط الموازنة كيف يمكن تحديث خطط الموازنة وتوجيهها ومراجعتها والموافقة عليها في التدرج الهرمي لمؤسسة الموازنة. ترتبط عملية تخطيط عملية الموازنة بدورة موازنة ومؤسسة عبر كيان قانوني.
- خطط الموازنة– تحتوي خطط الموازنة على بيانات الموازنة لدورة الموازنة. ويمكنك الحصول على عدة خطط موازنة تُستخدم لأغراض مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام خطط الموازنة لإنشاء مبالغ موازنة لوحدات تنظيمية مختلفة. يمكنك أيضًا استخدامها لإجراء مقارنات واتخاذ قرارات صائبة.
- سيناريوهات خطة الموازنة - تحدد سيناريوهات خطة الموازنة فئات البيانات لخطط الموازنة. يمكنك تعريف سيناريوهات خطة الموازنة لدعم الفئات النقدية وغيرها من فئات وحدة القياس، مثل الكميات. تشتمل أمثله سيناريوهات خطة الموازنة النقدية على "طلبات القسم للعام السابق" و"طلبات الأقسام". تتضمن الأمثلة عن سيناريوهات خطة الموازنة التي تستخدم الكميات "مكالمات الدعم في العام السابق" و"العدد المكافئ للدوام الكامل للموظف (FTE)".
- مراحل تخطيط الموازنة – تحدد مراحل تخطيط الموازنة الخطوات التي تتبعها خطة الموازنة من بدايتها وحتى الموافقة النهائية. يتم ترتيب مراحل تخطيط الموازنة في عمليات سير عمل خطة الموازنة.
- مهام سير عمل تخطيط الموازنة – تتكون مهام سير عمل تخطيط الموازنة من مراحل تخطيط الموازنة وتحددها. ترتبط عمليات سير عمل تخطيط الموازنة بعمليات سير عمل إعداد الموازنة. مهام سير عمل الموازنة هي عبارة عن عمليات التلقائية واليدوية التي تنقل خطط الموازنة من خلال مراحل تخطيط الموازنة.
المهام النموذجية
يُمكنك الاستعانة بتخطيط الموازنة لإجراء المهام التالية:
- إنشاء خطط الموازنة لتحديد الإيرادات والمصروفات المتوقعة لدورة موازنة.
- تحليل وتحديث خطط الموازنة لسيناريوهات متعددة.
- توجيه خطة الموازنة تلقائيًا، علاوةً على ورقات العمل، ومستندات الأسباب، والمرفقات الأخرى، لمراجعتها والموافقة عليها.
- دمج عدة خطط موازنة من مستوى أقل للمؤسسة في خطة موازنة أصلية وحيدة على مستوى أعلى. يمكنك أيضًا وضع خطة موازنة واحدة على مستوى أعلى في المؤسسة وتوزيع الموازنة على مستويات أقل.
يتكامل تخطيط الموازنة مع الوحدات الأخرى. وبالتالي، يمكنك تضمين المعلومات من الموازنات السابقة، والمصروفات الفعلية، والأصول الثابتة، والموارد البشرية. ونظرًا لتكامل تخطيط الموازنة أيضًا مع كل من Microsoft Excel وMicrosoft Word، يمكنك استخدام هذه البرامج للعمل مع بيانات تخطيط الموازنة. على سبيل المثال، بإمكان مدير الموازنة تصدير طلب موازنة قسم من سيناريو خطة موازنة إلى ورقة عمل Excel. عندئذٍ يمكن تحليل البيانات وتحديثها، وتخطيطها في ورقة العمل ثم نشرها مرة أخرى على بنود خطة الموازنة.
تكوين تخطيط الموازنة
تتضمن الوظيفة التي تم تقديمها في الإصدار 10.0.9 (أبريل 2020) من Dynamics 365 Finance ميزة تساعد على تحسين الأداء عندما تستخدم الزر نشر لتحديث السجلات الموجودة في Excel ثم نشرها مرة أخرى إلى العميل. تقوم هذه الميزة بتسريع عملية التحديث وتساعد أيضًا على تقليل احتمال حظر تحديث عند تحديث عدد كبير من السجلات في الوقت نفسه. لجعل هذه الوظيفة متوفرة، انتقل إلى مساحة عمل إدارة الميزات، وقم بتشغيل الميزة تحسين استعلام تخطيط الموازنة من أجل الأداء ضمن إعداد الموازنة. نوصي بتشغيل هذه الميزة.
تحتوي صفحة تكوين تخطيط الموازنة على معظم الإعدادات المطلوبة لإعداد تخطيط الموازنة. تصف الأقسام التالية بعض العوامل التي يجب عليك مراعاتها أثناء تكوين تخطيط الموازنة. بعد استكمال التكوين، يمكنك إعداد عمليات تخطيط الموازنة.
مخطط تخطيط الموازنة (اختياري)
تتمثل خطوة أولى اختيارية ولكن موصى بها في إنشاء مخطط يوضح الإجراء الخاص بمؤسستك لصياغة موازنة. ويمكنك استخدام أي طريقة تريدها لإنشاء هذا المخطط.
ويبين التوضيح التالي مثالاً عامًا، حيث يتم إنشاء مهام سير عمل تخطيط موازنة منفصلة لمختلف مستويات المؤسسة. ويتم تحديد المراحل داخل كل عملية سير عمل، ويتم تعيين سيناريوهات محددة لكل مرحلة للاحتفاظ ببيانات الموازنة. يتم تنفيذ المهام لنقل البيانات من مرحلة إلى أخرى. على سبيل المثال، يمكن توزيع أو تجميع مبالغ إلى حسابات مختلفة أو اعتمادات أو مراجعات أخرى. في هذا الرسم التوضيحي، يشير النص المائل إلى سيناريو لا يمكن تحريره أثناء المرحلة، أو إلى أن بيانات قديمة أو تمت الموافقة عليها في مرحلة سابقة وبالتالي لا يمكن تغييرها.
يبين الرسم التوضيحية التالي مثالاً حيث يقدّر المقر الرئيسي للشركة المبالغ الأساسية للموازنة الأولية وتوزعها على أقسام المبيعات. وبعد ذلك، تقوم أقسام المبيعات بتقدير وإرسال تنبؤها مرة أخرى إلى المقر الرئيسي، حيث يقوم مدير الموازنة بتجميع وتعديل التنبؤ. وأخيراً، يرسل مدير الموازنة مبالغ الموازنة المعدلة إلى المدير المالي لمراجعتها وإدخال التعديلات النهائية عليها ثم الموافقة عليها.
التدرج الهرمي للمؤسسات لتخطيط الموازنة
في صفحة التدرج الهرمي للمؤسسات، يمكنك تعيين تدرج هرمي للمؤسسة كتدرج هرمي لتخطيط الموازنة لكل عملية تخطيط موازنة. ولا يلزم أن يتطابق تخطيط التدرج الهرمي الموازنة مع التدرج الهرمي للمؤسسات القياسي المستخدم لأغراض أخرى. ولأنه يتم استخدام هذا التدرج الهرمي لتجميع وتوزيع البيانات، فقد تحتاج أن يكون له بنية مختلفة. في المخطط المعطى كمثال، تقع أقسام المبيعات دون مستوى المقر الرئيسي الذي يتضمن أقسام الموازنة والموارد المالية. تختلف هذه البنية عن البنية التي تُستخدم لإدارة العمليات لأقسام المبيعات. لا يمكن تعيين إلا تدرج هرمي واحد للمؤسسات إلى كل عملية من عمليات تخطيط الموازنة.
لمزيد من المعلومات، راجع المؤسسات والتدرجات الهرمية للمؤسسات.
أمان المستخدم
يمكن لتخطيط الموازنة اتباع أحد نموذجي الأمان لتحديد أذونات المستخدم. ولتحديد نموذج الأمان، قم بتعيين معلمة تخطيط الموازنة في صفحة تكوين تخطيط الموازنة.
مراحل عمليات سير عمل تخطيط الموازنة
تُستخدم عمليات سير عمل تخطيط الموازنة مع عمليات سير عمل إعداد الموازنة لإدارة عمليات إنشاء وتطوير خطط الموازنة.
تتكون عملية سير عمل خطة الموازنة من مجموعة مرتبة من المراحل التي تنتقل من خلالها خطة الموازنة. ترتبط كل عملية من عمليات سير عمل تخطيط الموازنة بعملية سير عمل إعداد موازنة. وعمليات سير عمل إعداد الموازنة هي أحد أنواع سير العمل التي تُستخدم في Dynamics 365 Finance. إنها تقوم بتوجيه مسار خطط إعداد الموازنة مع أوراق العمل والمبررات والمرفقات، عبر المؤسسة لمراجعتها والموافقة عليها.
يمكنك إنشاء سير عمل تخطيط الموازنة في قسم مراحل سير العمل في صفحة تكوين تخطيط الموازنة. وهناك، يمكنك تحديد المراحل وسير عمل إعداد الموازنة الذي سيتم استخدامه، ويمكنك تكوين إعدادات إضافية.
ومن الممارسة الجيدة إنشاء سير عمل تخطيط موازنة لكل مستوى من مستويات التدرج الهرمي لإعداد الموازنة. وبعد ذلك، تقوم بتعيين سير عمل إعداد الموازنة الذي يحتوي على العناصر التي تتوافق مع المراحل الموجودة في سير عمل تخطيط الموازنة. في المخطط الذي ورد كمثال في وقت سابق في هذه المقالة، سيتم إنشاء عملية سير عمل تخطيط موازنة واحد لأقسام المبيعات، وسيتم إنشاء آخر للمقر الرئيسي. يقوم سير عمل إعداد الموازنة بنقل خطط الموازنة عبر المراحل.
يمكنك إنشاء سير عمل إعداد الموازنة لتخطيط الموازنة في صفحة عمليات سير عمل إعداد الموازنة. وتشبه هذه العملية عملية إنشاء عمليات سير العمل الأخرى. يبين الرسم التوضيحي التالي مثالاً على سير عمل للمقر الرئيسي.
يتضمن سير العمل العناصر التالية:
- التوزيع إلى أقسام المبيعات وتجميع عمليات الإرسال الخاصة بها
- مراجعة مدير الموازنة
- موافقة المدير المالي
- الانتقالات المرحلية بين كل مرحلة في سير عمل تخطيط الموازنة
ستقوم بتعيين سير عمل تخطيط الموازنة لكل سير عمل تخطيط موازنة في قسم مراحل سير العمل في صفحة تكوين تخطيط الموازنة.
المعلمات والسيناريوهات والمراحل
تتيح لك الإعدادات الأولية في صفحة تكوين تخطيط الموازنة إمكانية إنشاء بعض اللبنات الأساسية لأحدث خطوات التكوين:
- المعلمات – تحدد المعلمات قواعد الأمان التي تريد تطبيقها على خطط الموازنة والأبعاد المالية الافتراضية التي يجب استخدامها عندما يتنقل المستخدمون في المبالغ في سيناريوهات خطة الموازنة.
- السيناريوهات- تشمل السيناريوهات فئات البيانات التي تريدها لخطط الموازنة. يمكنك تعريف سيناريوهات خطة الموازنة لدعم الفئات النقدية وغيرها من فئات وحدة القياس، مثل الكمية. وفي خطة الموازنة، تمثل سيناريوهات إصدارًا واحدًا لبيانات تخطيط الموازنة. تشتمل أمثله سيناريوهات خطة الموازنة النقدية على "مبيعات العام السابق" و"العقود الموقعة". تتضمن الأمثلة عن السيناريوهات التي تستخدم الكميات "عدد مكالمات المبيعات" و"العدد المكافئ للدوام الكامل للموظف (FTE)".
- المراحل – تحدد المراحل الخطوات التي تتبعها خطة الموازنة من البداية إلى الموافقة النهائية. تتضمن الأمثلة على مراحل تخطيط الموازنة "التجميع في المقر الرئيسي"، و"مراجعة المدير المالي" و"الموافقة النهائية".
جداول التوزيع
في تخطيط الموازنة، يمكنك توزيع مبالغ أو كميات على بنود خطة الموازنة من سيناريو واحد لسيناريو آخر، أو حتى لنفس السيناريو. على سبيل المثال، يمكنك توزيع مبالغ أو كميات على السيناريو نفسه إذا أردت تطبيق التغييرات على الأبعاد المالية أو تواريخ المبالغ في هذا السيناريو. ويمكن إجراء التوزيع ضمن خطة موازنة أو من خطة موازنة واحدة إلى أخرى.
وتقوم جداول التوزيع تلقائياً بتوزيع بنود خطة الموازنة أثناء معالجة سير العمل. يمكنك أيضًا إجراء التوزيعات باستخدام أيٍّ من الطرق التالية في قائمة طريقة التوزيع.
التوزيع عبر الفترات – يمكنك استخدام مفتاح توزيع الفترة لتوزيع بنود خطة الموازنة من سيناريو خطة موازنة المصدر عبر الفترات في سيناريو الوجهة.
إشعار
قبل أن تتمكن من التوزيع عبر الفترات، يجب عليك إعداد مفاتيح توزيع الفترات في صفحة فئات توزيع الفترات.
التوزيع على الأبعاد - يتم توزيع بنود خطة الموازنة من سيناريو خطة الموازنة المصدر على الأبعاد المالية في سيناريو الوجهة.
إشعار
قبل أن تتمكن من التوزيع إلى الأبعاد، يجب إعداد شروط توزيع الموازنة في صفحة شروط توزيع الموازنة.
التجميع - يتم تجميع بنود خطة الموازنة من سيناريو خطة الموازنة المصدر في خطط الموازنة المرتبطة إلى سيناريو الوجهة في خطة الموازنة أصل.
التوزيع - يتم توزيع بنود خطة الموازنة من سيناريو خطة الموازنة المصدر في خطة الموازنة أصل إلى سيناريو الوجهة في خطط الموازنة المرتبطة.
استخدام قواعد توزيع دفتر الأستاذ – يتم توزيع بنود خطة الموازنة من سيناريو خطة الموازنة المصدر إلى سيناريو الوجهة، استنادا إلى قاعدة توزيع دفتر الأستاذ التي تم تحديدها.
نسخ من خطة الموازنة- يمكنك تحديد خطة موازنة أخرى لاستخدامها كمصدر للتخصيص.
توزيعات المراحل
يتم استخدام توزيعات المراحل لتوزيع بنود خطة الموازنة تلقائيًا أثناء معالجة سير العمل. عند استخدام توزيعات المراحل، يمكن إنشاء بنود خطة الموازنة في سيناريو الوجهة وتعديلها دون تدخل الشخص الذي قام بإعداد خطة الموازنة أو المُراجع.
عند إعداد توزيع مراحل، يمكنك إقران عملية سير عمل تخطيط الموازنة ومرحلتها مع مراعاة جدول التوزيع. يجب إقران عملية سير عمل تخطيط الموازنة بعملية سير عمل إعداد الموازنة التي تستخدم مهمة سير العمل التلقائي توزيع مراحل تخطيط الموازنة. عندما تصل عملية سير العمل إلى المرحلة المحددة، يحدث التوزيع تلقائياً. يمكن استخدام المهمة المؤتمتة هذه لإنشاء بنود خطة الموازنة في سيناريو جديد.
في مثال المخطط الوارد في وقت سابق في هذا الموضوع، يتم التوزيع لنقل مبالغ من خطة موازنة والسيناريوهات الموجودة في المرحلة "الأساسية" للمقر الرئيسي إلى موازنة وسيناريوهات أخرى في مرحلة "التقدير" لقسم المبيعات. يبين الرسم التوضيحي التالي الجزء ذي الصلة من مثال المخطط.
علاوةً على ذلك، في المخطط المعطى كمثال، يتم التجميع من خطط الموازنة والسيناريوهات الموجودة في المرحلة "تم الإرسال" لقسم المبيعات إلى خطة أصلية في مرحلة "التجميع" في المقر الرئيسي. يبين الرسم التوضيحي التالي الجزء ذي الصلة من مثال المخطط.
أولويات
بشكل اختياري، يمكنك استخدام أولويات خطة الموازنة لتحديد الفئات والأهداف لخطط الموازنة التي قمت بإعدادها. كما يمكنك استخدام الأولويات لتنظيم وتصنيف وتقييم خطط موازنة عديدة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء أولوية تخطيط موازنة للصحة والأمان وبعد ذلك تقييم خطط الموازنة التي تم تعيينها في هذه الأولوية. يمكنك أيضًا تعيين رقم إلى خطط الموازنة للإشارة إلى الرتبة.
الأعمدة والتخطيطات
في خطة الموازنة، تظهر أرقام الموازنة في صفوف وأعمدة. ستقوم أولاً بتحديد الأعمدة، ثم يمكنك إنشاء تخطيط لتحديد طريقة تقديم هذه الأعمدة.
ولتحديد عمود، حدد سيناريو خطة موازنة. تظهر مبالغ البنود من هذا السيناريو في خطة الموازنة. ويمكنك تحديد فترة لتصفية المبلغ، كما يمكنك تطبيق عوامل التصفية التي تستند إلى حساب دفتر الأستاذ.
وعندما تقوم بتحديد تخطيط، حدد مجموعة أبعاد دفتر أستاذ لإنشاء صفوف خطة الموازنة التي تريد عرضها، وحدد الأعمدة كعناصر تخطيط. يمكنك إنشاء تخطيطات متعددة، بحيث تعرض خطة الموازنة البيانات المطلوبة في مراحل مختلفة من عملية تخطيط الموازنة.
وبالإضافة إلى الأعمدة الخاصة بمبالغ الموازنة، يمكنك تحديد الأعمدة لحقول المشروع، والمشروع المقترح، والأصول، والأصول المقترحة من خطة الموازنة. كما يمكنك تحديد عمود للمناصب المدرجة في الموازنة. يعتب هذا الخيار مفيدًا عندما يجب تحليل موازنات الموظفين.
بالنسبة إلى المخطط المعطى كمثال، قد تريد إنشاء أعمدة لسيناريوهات "المبيعات السنوية" و"العقود" و"التنبؤ". (يظهر الشكل التوضيحي التالي القسم ذات الصلة من المخطط). بعد ذلك، يمكن تقسيم سيناريو واحد أو كل هذه السيناريوهات في أعمدة منفصلة لكل ربع سنة مالي، بحيث يمكن لمدير قسم المبيعات إدخال المبالغ المتوقعة لكل فترة بدقة.
يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كان كل عنصر تخطيط (عمود) قابلاً للتحرير، وما إذا كان متوفرًا في أي قالب ورقة عمل تم إنشاؤه لهذا التخطيط. في المخطط المعطى كمثال، في التخطيط المستخدم لمرحلة "التقدير"، تكون أعمدة "التنبؤ" قابلة للتحرير، بينما أعمدة "المبيعات السنوية" و"العقود" للقراءة فقط.
إشعار
بشكل افتراضي، يقتصر عدد الأعمدة على 36 عمودًا، إذا قمت بتوسيع تخطيط الموازنة باتباع الخطوات الواردة في توسيع تخطيط الموازنة.
القوالب
في قسم التخطيطات في صفحة تكوين تخطيط الموازنة، يمكنك إنشاء أو عرض أو تحميل قالب Excel لكل تخطيط. وتعتبر هذه القوالب المصنفات المرتبطة بكل خطة موازنة لتوفير تحليل إضافي ومخططات وإمكانيات إدخال البيانات.
عند إنشاء قالب، يتم تأمين التخطيط ولا يمكن تحريره. ويساعد هذا التأمين على ضمان تطابق تنسيق القالب مع تخطيط خطة الموازنة واحتوائه على نفس البيانات. وبعد إنشاء قالب، يمكن عرضه وتحريره. على سبيل المثال، يمكنك إضافة مخططات إلى القالب لتخصيص مظهرها.
إشعار
يجب حفظ القالب إلى موقع يصل إليه المستخدم، بحيث يمكن تحميله إلى التخطيط عند الانتهاء من التحرير. وبهذه الطريقة، سيتم استخدام القالب مع خطط الموازنة التي تستخدم التخطيط.
الأوصاف
في قسم التخطيطات، يمكنك تعيين الأوصاف لإظهار اسم البعد المالي الذي تم تضمينه في تخطيط. على سبيل المثال، قد ترغب المؤسسة في إظهار اسم الحساب الرئيسي إلى جانب رقم الحساب الرئيسي في خطة موازنة. ومع ذلك، قد ترغب في حذف أسماء الأبعاد المالية الأخرى، وذلك لتفادي ازدحام الشاشة.
إعداد عمليات تخطيط موازنة
وبعد الانتهاء من تكوين تخطيط الموازنة، يمكنك إعداد عمليات تخطيط الموازنة في صفحة عملية تخطيط الموازنة. وعمليات تخطيط الموازنة عبارة عن مجموعة من القواعد تحدد كيفية تحديث عمليات تخطيط الموازنة، وتوجيهها، ومراجعتها، والموافقة عليها في التدرج الهرمي لمؤسسات الموازنة.
ولكل عملية تخطيط موازنة، تحدد أولاً دورة الموازنة ودفتر الأستاذ. وترتبط كل عملية تخطيط موازنة بدورة موازنة واحدة ودفتر أستاذ واحد فقط. وبعد ذلك، حدد التدرج الهرمي لمؤسسات الموازنة في علامة التبويب السريعة إدارة عمليات تخطيط الموازنة، وقم بتعيين عملية سير عمل تخطيط الموازنة لكل مراكز المسؤولية في المؤسسة التي تظهر في الشبكة.
لتعيين أو تغيير سير عمل تخطيط الموازنة لمراكز مسؤولية مماثلة، حدد تعيين سير العمل، ثم حدد نوع المؤسسة لاستهدافها وسير عمل تخطيط الموازنة لاستخدامه. يُضاف إلى الشبكة بشكل تلقائي معرف سير عمل الموازنة المقترن بكل سير عمل تخطيط الموازنة.
وعند تحديد قوالب وقواعد المرحلة في علامة التبويب السريعة تخطيطات وقواعد مراحل تخطيط الموازنة، يمكنك تحديد مجموعة مختلفة من القواعد والتخطيطات الافتراضية لكل مرحلة تخطيط للموازنة. على سبيل المثال، بإمكان مرحلة "التقدير" لقسم المبيعات أن تسمح للمستخدمين بتعديل البنود في خطة موازنة ولكنها تمنعهم من إضافة البنود. بإمكان مرحة "تم الإرسال" أن تسمح للمستخدمين بعرض بنود، ولكنها لا تسمح لهم بإضافتها أو تعديلها، لأن العمل قد اكتمل في هذه المرحلة، ويجب منع إجراء تغييرات على خطط الموازنة. لتحديد التخطيطات المتوفرة لخطط الموازنة، حدد التخطيطات البديلة.
ويمكنك بشكل اختياري تحديد أولويات تخطيط الموازنة في علامة التبويب السريعة قيود أولويات خطة الموازنة. ويمكن بعد ذلك تحديد الأولويات في خطط الموازنة.
تتمثل الخطوة الأخيرة في تنشيط عملية تخطيط الموازنة باستخدام قائمة الإجراءات. لا يمكن استخدام عملية تخطيط الموازنة حتى يتم تنشيطها.
يمكنك أيضًا استخدام قائمة الإجراءات، لإنشاء عملية جديدة عن طريق نسخ عملية موجودة. وتعتبر هذه الميزة مفيدة للمؤسسات التي تتبع نفس سير العملية لكل دورة موازنة، وتقوم بإجراء تغييرات قليلة أو أية تغييرات.
وهناك أمر مفيد آخر في قائمة الإجراءات هو عرض حالة عملية الموازنة. ويعرض هذا الأمر بطريقة رسومية خطط الموازنة داخل عملية، مع البيانات ذات الصلة، مثل حالة سير عمل الخطط، والملخصات حسب المبلغ والوحدة، والتنقل بنقرة واحدة إلى خطط الموازنة بحد ذاتها.
