نظرة عامة على التسوية
هام
تتوفر بعض أو كل الوظائف المذكورة في هذا المقال كجزء من إصدار معاينة. المحتوى والوظيفة عرضة للتغيير. للحصول على مزيد من المعلومات حول إصدارات المعاينة، راجع توافر تحديث الخدمة.
توفر هذه المقالة معلومات عامة حول عملية التسوية. ويصف أي من أنواع الحركات يمكن تسويتها والتوقيت وعملية التسوية. كما يوضح أيضا نتائج عمليه التسوية.
أثناء التسوية، يتم تطبيق الحركات في وثيقة واحدة للحركات الموجودة في مستند آخر لزيادة أو تقليل الرصيد لكل مستند. على سبيل المثال، يمكن تطبيق دفع لفاتورة. يمكن تسوية العديد من أنواع الحركات، في أوقات مختلفة، ومن خلال أساليب مختلفة. يمكن أن تؤدي عملية التسوية إلى إنشاء حركات جديدة.
الحركات التي يمكن تسويتها
في الحسابات الدائنة والحسابات المدينة، يمكن أن تحدث التسوية بين أي أنواع حركات تؤثر على رصيد المورد أو رصيد العميل. وتشمل أنواع الحركات هذه مثل الفواتير، والمدفوعات، ومذكرات الائتمان، والرسوم. وتتم تسوية أي نوع حركة مقابل أي نوع آخر من أنواع الحركة. على سبيل المثال، يمكن تسوية دفعة مقابل فاتورة، وإشعار دائن مقابل فاتورة، وفاتورة مقابل فاتورة أخرى، ودفعة مقابل دفعة أخرى.
ويمكنك تسوية المدفوعات مقابل حركة في نفس الكيان القانوني أو في كيان قانوني مختلف. في المؤسسات التي تستخدم نموذج مدفوعات مركزية، يمكن للمدفوعات المركزية أن تساعد في تسهيل عملية الدفع.
وقت تسوية الحركات
يمكن تسويه الحركات عند إدخال المدفوعات. على سبيل المثال، عندما تقوم بدفع لمورد، يمكنك عادةً تحديد الفواتير المُراد دفعها. وعن طريق تحديد الفواتير، يمكنك وضع علامة عليها لتسويتها مقابل الدفعة. وعند قيام موظفي دفع الحسابات المدينة بتسجيل دفعة عميل، يمكنهم وضع علامة على الفواتير المناسبة للتسوية، استناداً إلى المعلومات المضمنة في كل دفعة من دفعات العميل. ويمكنك استخدام صفحة تسوية الحركات لوضع علامة على الحركات للتسوية. ويمكن فتح هذه الصفحة من أي دفعة أو فاتورة مرّحلة. وعند ترحيل الحركة، يتم ترحيل التسوية أيضًا.
كما يمكنك تسوية الحركات بعد ترحيلها. ويمكنك إدخال وترحيل دفع عميل دون تسويتها مقابل أية فواتير. ومع ذلك، قد تحتاج التأكد من تسوية الدفعة مقابل الفاتورة الصحيحة قبل ترحيل التسوية. ويمكن فتح صفحة تسوية الحركات من صفحة كافة العملاء أو كافة الموردين، أو من صفحة الحركات لأي عميل أو مورد.
كما يمكنك حجز الدفعات المرّحلة لفاتورة عن طريق وضع علامة على الدفعة للتسوية مقابل أمر الشراء أو أمر المبيعات. وفي هذه الحالة، ستظل الدفعة تشتمل على رصيد مفتوح، ولكن لا يمكن تسويتها مقابل فاتورة أخرى. وستتم تسوية الدفعة تلقائياً مقابل الفاتورة التي تم إنشاؤها من أمر الشراء أو أمر المبيعات.
كيفية تسوية الحركات
تتم تسوية الحركات يدوياً أو تلقائياً، أو باستخدام كلٍّ من الطريقتين التاليتين. يعتمد اختيار طريقه التسوية على عمليات الاعمال الخاصة بك. في صفحات معلمات الحسابات الدائنة و معلمات الحسابات المدينة يمكنك تكوين عمليه التسوية بحيث تتم محاذاتها مع عمليات الأعمال هذه.
ويمكنك إنشاء مدفوعات المورد ومدفوعات المدين المباشرة للعميل من خلال استخدام مقترح دفعة. يستخدم مقترح الدفع لتحديد الفواتير المراد دفعها. يبدأ مقترح الدفعة يدويًا، ثم يضع النظام بشكل تلقائي علامات على الفواتير المحددة لتسويتها عند إنشاء المدفوعات.
وإذا تم إنشاء المدفوعات يدوياً، فإنه يمكنك استخدام صفحة تسوية الحركات لتحديد الفواتير للتسوية. ويمكنك يدوياً تحديد الفواتير، أو يمكنك استخدام خيار علامة حسب الأولوية للفواتير التي تم تمييزها للتسوية. ويتوفر خيار علامة حسب الأولوية للحسابات المدينة فقط. يمكنك تشغيل هذا الخيار في علامة تبويب أولوية التسوية لصفحة معلمات الحسابات المدينة.
وفي حالة قيام موظف دفع بإدخال دفعة، ولكن دون تسوية الدفعة قبل ترحيلها، يمكن تسوية الدفعة تلقائيًا. ويمكنك تشغيل تسوية تلقائية في صفحات معلمات الحسابات المدينة و معلمات الحسابات الدائنة. تعمل التسوية التلقائية على تسوية الحركات فقط في نفس الكيان القانوني. ولا تعمل على تسوية الحركات عبر العديد من الكيانات القانونية.
وعند استخدام تسوية تلقائية، يمكنك استخدام أولوية التسوية المحدد مسبقاً، أو يمكنك تحديد ترتيب أولوية التسوية الخاصة بك في صفحة معلمات الحسابات المدينة. تتوفر هذه الوظيفة فقط للحسابات المدينة.
نتائج التسوية
عندما تتم تسوية الحركات، يزداد الرصيد غير المسدد لكل حركة أو ينقص حسب الاقتضاء. عادة، عندما تتم تسوية الفاتورة والدفع، يتم تحديث حالة ورصيد كل حركة وفقًا للقواعد التالية:
- وإذا كان مبلغ الدفع أكبر من مبلغ الفاتورة، يتم خفض رصيد الفاتورة إلى 0.00، ويتم إغلاق الفاتورة. وتبقى الدفعة مفتوحةً، ويختلف الرصيد بين مبلغ الدفع ومبلغ الفاتورة.
- وإذا كان مبلغ الدفع أقل من مبلغ الفاتورة، ويتم خفض رصيد الدفعة إلى 0.00، ويتم إغلاق الدفعة. وتبقى الفاتورة مفتوحةً، ويختلف الرصيد بين مبلغ الفاتورة ومبلغ الدفع.
- إذا كان مبلغ الدفع يساوي مبلغ الفاتورة، يتم إغلاق كلٍّ من الدفعة والفاتورة، وينخفض رصيد كلاهما إلى 0.00.
إذا كانت دفعة أقل من مبلغ الفاتورة بسبب الخصم النقدي أو الشطب أو النقصان، فلا يزال من الممكن إغلاق الفاتورة والدفعة، وفقًا لتكوين التسوية في صفحات معلمات الحسابات الدائنة و معلمات الحسابات المدينة.
كما يمكن للتسويات إنشاء الحركات. على سبيل المثال، قد تنتج تسوية الفاتورة والدفعة خصمًا نقديًا أو أرباح محققة أو تسويات ضريبة المبيعات أو عمليات الشطب أو الفروق النقدية.
تحديد الحركات المميزة أثناء التسوية
عند محاولة تسويه أحدي الحركات، قد تلاحظ رمزا يشير إلى أن الحركة مميزة بعلامة في موقع آخر. في هذه الحالة، يمكنك تحديد الحركة في صفحة تسوية الحركات ثم تحديد استعلام > تسوية من إطار التسوية. تعرض طريقة العرض لهذا الاستعلام دفاتر اليومية وأوامر المبيعات والفواتير ومقترحات الدفع ومواقع العملاء التي قد تحظر الحركة من التسوية. لحل هذه المشكلة، يمكنك تحديد الارتباط للانتقال مباشره من الاستعلام إلى الموقع المحظور. يمكنك بعد ذلك تحديث المستند بالتعديلات المطلوبة لتسويته. يمكنك أيضا استخدام مؤشر تم تعليمه لتحديد المستندات الأخرى التي يتم تضمينها في نفس مكان الحظر.
حل المشكلات المتعلقة بالحركات التي لا يمكن تسويتها
في بعض الأحيان، لا يمكنك تسوية الحركات لأن نشاطا آخر يقوم حاليا بمعالجة المستند. إذا حاولت تسوية الحركات، يحدث خطأ، لأنه يتم استخدام هذه الحركات. لحل هذه المشكلة، يمكنك استخدام صفحة تفاصيل الحركة المميزة للبحث عن الحركات التي تم وضع علامة للتسوية وتحديد أية عمليات أخرى يتم الوصول إليها.
يتم وضع علامة على الحركات للتسوية إما عند دفع فواتير المورد أو عند دفع العملاء فواتيرهم المفتوحة. أحيانا، قد تكون هذه الفواتير بالفعل وضع علامة للتسوية. لذلك، لا يمكن للمستخدمين تحديدها للدفع. قد يتم وضع علامة على الفواتير بواسطة دفتر يومية دفع عميل آخر أو أمر توريد أو دفتر يومية دفع المورد أو أمر الشراء في الكيان القانوني الحالي أو كيان قانوني آخر.
إذا تم حظر حركة للتسوية عند إدخال دفعة عميل، افتح صفحة تفاصيل الحركة المميزة للعميل (الحسابات المدينة > المهام الدورية > تفاصيل الحركة المميزة للعميل). لتحديد مكان حظر الحركة بسرعة، يمكنك تعيين أي من معلمات التحديد التالية: حساب العميل أو الإيصال أو التاريخ أو المورد. إذا لم تقم بتعيين أية معلمات تحديد، يعرض النظام كافة المستندات المحظورة من الشركة الحالية أو شركة أخرى تحددها. بعد تحديد الحركة التي تم حظرها للتسوية، يمكنك تحديدها ثم تحديد إلغاء تمييز الحركات المحددة. ثم تتم إزالة الحركة المحددة من أي دفتر يومية يتضمنها. ومع ذلك، لا تتم إزالة المستند من الموقع الآخر. تتم إزالة معلومات العلامات فقط من دفتر اليومية هذا.
إذا تم حظر حركة للتسوية عند إدخال دفعة مورد، افتح صفحة تفاصيل الحركة المميزة للمورد (الحسابات المدينة > المهام الدورية > تفاصيل الحركة المميزة للمورد). لتحديد مكان حظر الحركة بسرعة، يمكنك تعيين أي من معلمات التحديد التالية: حساب المورد أو الإيصال أو التاريخ أو المورد. إذا لم تقم بتعيين أية معلمات تحديد، يعرض النظام كافة المستندات المحظورة من الشركة الحالية أو شركة أخرى تحددها. بعد تحديد الحركة التي تم حظرها للتسوية، يمكنك تحديدها ثم تحديد إلغاء تمييز الحركات المحددة لإصلاح مشكلة الحظر. تتم بعد ذلك إزالة المعاملة المحددة من أي دفتر يومية آخر حيث تم تحديدها. ومع ذلك، لا تتم إزالة المستند من الموقع الآخر. تتم إزالة معلومات العلامات فقط من دفتر اليومية هذا.
لتحديد جميع المستندات المحظورة، افتح صفحة جميع تفاصيل الحركات المميزة (الحسابات المدينة > المهام الدورية > جميع تفاصيل الحركة المميزة أو الحسابات الدائنة > المهام الدورية > جميع تفاصيل الحركة المميزة). لتحديد مكان حظر الحركة بسرعة، يمكنك تعيين أي من معلمات التحديد التالية: حساب العميل أو حساب المورد أو الإيصال أو التارخ أو الفاتورة. إذا لم تقم بتعيين أية معلمات تحديد، يعرض النظام كافة المستندات المحظورة من الشركة الحالية أو شركة أخرى تحددها. بعد تحديد الحركة التي تم حظرها للتسوية، يمكنك تحديدها ثم تحديد إلغاء تمييز الحركات المحددة لإصلاح مشكلة الحظر. تتم بعد ذلك إزالة المعاملة المحددة من أي دفتر يومية آخر حيث تم تحديدها. ومع ذلك، لا تتم إزالة المستند من الموقع الآخر. تتم إزالة معلومات العلامات فقط من دفتر اليومية هذا.
قبل أن تتمكن من استخدام هذه الميزة، يجب تشغيلها في النظام. بإمكان المسؤولين استخدام مساحة عمل إدارة الميزات للتحقق من حالة الميزة وتشغيلها إذا كانت مطلوبة. هناك، يتم إدراج الميزة بالطريقة التالية:
- الوحدة: إدارة النقد والبنوك
- اسم الميزة: نموذج تفاصيل الحركة المميز