تكوين إدارة المصروفات

توضح هذه المقالة الاعتبارات والقرارات التي يجب عليك اتخاذها أثناء عملية التخطيط قبل تكوين إدارة المصروفات. في إدارة المصروفات، يمكنك تخزين معلومات حول طرق الدفع وطلبات السفر وتقارير المصروفات والسياسات وما إلى ذلك.

نظرا لأن العديد من القرارات التي تتخذها عند تخطيط التكوين الخاص بك لإدارة المصروفات تستند إلى التدرج الهرمي للمؤسسة والهيكل المالي، يجب عليك الرجوع إلى مستندات التخطيط الخاصة بهذه المناطق.

المصروفات بين الشركات الشقيقة

عند تمكين النفقات بين الشركات الشقيقة، فإنك تسمح للكيانات القانونية والموظفين بتكبد النفقات نيابة عن كيان قانوني آخر، وتحصيل المدفوعات من الكيان القانوني للتوظيف داخل مؤسستك. على سبيل المثال، يكمل موظف في الكيان القانوني "أ" مشروعا للكيان القانوني "ب"، ويتحمل المشروع نفقات متعلقة بالسفر. إذا تم تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، فيمكن للموظف بعد ذلك تقديم تقرير مصروفات يقوم بترحيل المصروفات إلى الكيان القانوني (ب)، ويجب بعد ذلك دفع المصروفات من قبل الكيان القانوني (أ). إذا لم يكن لدى مؤسستك كيانات قانونية متعددة، فلن تضطر إلى تمكين النفقات بين الشركات الشقيقة.

مقرر: هل تريد تمكين النفقات بين الشركات الشقيقة؟

الإدارة المالية

تتكامل إدارة النفقات بإحكام مع الإدارة المالية لمؤسستك. سيستند الكثير من التكوين الخاص بك لإدارة المصروفات إلى القرارات التي اتخذتها بشأن الشؤون المالية لمؤسستك. تصف الأقسام التالية المجالات المختلفة التي تتطلب التخطيط والقرارات ، بناء على القرارات المالية لمؤسستك والتوجيهات من فريق القيادة الخاص بك.

المصروفات اليومية

يجب عليك تحديد الموظف باليوميات التي توفرها مؤسستك. نظراً لأن البدل اليومي يستخدم عادةً لتغطية النفقات مثل الوجبات والسكن والنفقات النثرية الأخرى، يمكنك إنشَاء قواعد للبدلات اليومية التي تقدمها مؤسستك. يمكن أن تستند أسعار البدل اليومي إلى الوقت من السنة أو موقع السفر أو كليهما. عندمَا تحدد قاعدة بدل يومي، يمكنك تحديد نسبة مئوية من مَعدل البدل اليومي إذا تلقى العامل وجبات أو خدمَات مجانية. يمكنك أيضاً تحديد مستويات المَعدل اليومي لتعيين الحد الأدنى والحد الأقصى لعدد الساعات التي يمكن فِيها تطبيق المَعدل اليومي عَلى سفر العامل.

القرارات:

• قواعد المصروفَات اليومية الافتراضية لليومين الأول والأخير:

  • مَا هو الحد الأدنى لعدد الساعات التي يمكن لأحد الموظفِين المطالبة بها ليوم مَا واستمرار استلام المصروف اليومي؟
  • هل هناك تخفِيض فِي المقدار الذي يتم تقديمه لوجبات اليوم الأول واليوم الأخير؟ إذا كان هناك تخفيض، فما هي نسبة التخفيض؟
  • هل هناك تخفيض في المبلغ المعروض للفندق لليوم الأول واليوم الأخير؟ إذا كان هناك تخفيض، فما هي نسبة التخفيض؟
  • هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم للنفقات الأخرى التي يتم تكبدها في اليوم الأول واليوم الأخير؟ إذا كان هناك تخفيض، فما هي نسبة التخفيض؟

• قواعد المصروفَات اليومية الافتراضية:

  • هل يوجد تخفِيض بنسبة مئوية فِي بدل المصروفَات اليومية لكل وجبة إذا كانت الوجبة مجانية، عَلى سبيل المثال؟ إذا كان هناك تخفيض ، فما هي نسبة التخفيض لكل وجبة؟
  • هل يتم احتساب تخفيض الوجبة يوميا أو في كل رحلة أم بعدد الوجبات في اليوم؟
  • هل يتعين تقريب مبالغ المصروفَات اليومية بالطريقة العادية أم تقريبها لأعَلى؟
  • هل يتم احتساب البدل اليومي على مدار 24 ساعة أو في يوم تقويمي؟

• قواعد المصروفَات اليومية التي تستند إلى الموقِع:

  • هل تختلف مَعدلات المصروفَات اليومية وفقاً للموقِع؟ مَا المواقع المضمنة؟

  • إذا كانت معدلات البدل اليومي تختلف وفقا للموقع ، لكل موقع ، ما هي النسبة المئوية للمبلغ المقدم لأنواع النفقات التالية:

    • الوجبات
    • فندق
    • مصروفات أخرى

دفاتر يومية وحسابات إدارة المصروفات

تتطلب إدارة المصروفات استخدام دفاتر يومية وحسابات متعددة. يجب أن تقرر، على سبيل المثال، ما إذا كان نفس الحساب يستخدم للسلف النقدية ونزاعات بطاقات الائتمان.

القرارات:

• ما هو دفتر الأستاذ الذي يتم ترحيل تقارير المصروفات المعتمدة إليه؟
• ما هو الحساب المستخدم للسلف النقدية؟
• هل سيتم ترحيل السلف النقدية عَلى الفور؟

طرق الدفع

عندمَا تسمح للموظفِين بتحمل نفقات نيابة عن عملك، يجب عليك تحديد أساليب الدفع التي يُسمح للموظفِين باستِخدَامها. عَلى سبيل المثال، قد تسمح للموظفِين باستِخدَام النقد أو بطاقة ائتمَان الشركة. يمكنك أيضاً السمَاح للموظفِين باستِخدَام بطاقات الائتمَان الشخصية، ثم تعويض الموظفِين. يجب عليك اتخاذ القرارات التالية لكل طريقة دفع تسمح بها.

القرارات:

• ما هي طرق الدفع المسموح بها؟
• من يملك مصاريف طريقة الدفع؟
• هل هناك نوع حساب مقابل؟ إذا كان هناك نوع حساب أوفست ، فما هو؟
• إذا كان هناك حساب أوفست، فما هو الحساب؟
• إذا كانت طريقة الدفع هي بطاقة ائتمان، فهل يجب استخدام طريقة الدفع فقط مع المعاملات المستوردة؟

فئات المصروفَات والفئات المشتركة

عند إنشَاء الموظفِين تقرير مصروفات، يجب أن يقترن كل مصروف من المصروفَات التي قاموا بتسجيلها بفئة مصروفات. يتم اشتقاق فئات المصروفات من الفئات المشتركة التي يمكن مشاركتها عبر الكيانات القانونية في مؤسستك. يمكن أيضا مشاركة هذه الفئات في إدارة المشاريع والمحاسبة، اعتمادا على الطريقة التي يتم بها تعريف مؤسستك. استنادا إلى تعريف مؤسستك والإرشادات الواردة من فريق التنفيذ، حدد ما إذا كانت الفئات المستخدمة في إدارة المصروفات سيتم استخدامها فقط في إدارة المصروفات، أو ما إذا كان ينبغي مشاركتها بين إدارة المشاريع والمحاسبة وإدارة المصروفات. لاحظ أنه يمكن مشاركة هذه الفئات بين Project و Expense أو Project and Production، ولكن ليس بين المصروفات والإنتاج. يجب عليك اتخاذ القرارات التالية لكل فئة مصروفات.

القرارات:

• ما هي فئة المصروفات؟ تشمل الأمثلة فئات الرحلات الجوية أو الفنادق أو الأميال.

• هل يمكن استخدام فئة المصروفَات فِي إدَارة المشَاريع والمحاسبة؟

• ما هو نوع المصروفات؟

• ما هي طريقة الدفع الافتراضية لفئة المصروفات؟

• هل يجب تفصيل النفقات في فئة المصروفات؟

• ما هو الحساب الافتراضي الرئيسي لفئة المصروفات؟

• مَا مجموعة ضريبة المبيعات للصنف الافتراضية لفئة المصروفَات؟

• هل يسمح بطرق دفع إضافية لفئة المصروفات؟ إذا كانت طرق الدفع الإضافية مسموحا بها ، فما هي؟

• هل هناك فئات فرعية في فئة المصروفات هذه؟ إذا كانت هناك فئات فرعية، فيجب عليك أيضا اتخاذ القرارات التالية:

  • هل يتم استبعاد أي من الفئات الفرعية من استرداد الضرائب؟
  • ما هي مجموعة ضريبة مبيعات الأصناف للفئات الفرعية؟

إذا تم استخدام فئة المصروفات أيضا في إدارة المشاريع والمحاسبة، فأجب عن الأسئلة المتبقية. وإلا، انتقل إلى القسم التالي.

• مَا حسابات التكلفة التي سيتم استخدامها للمصروفات التالية؟

  • التكلفة
  • توزيع كشف الرواتب
  • قيمة تكلفة WIP
  • عنصر التكلفة
  • الأعمال قيد التنفيذ (WIP) - عنصر قيمة التكلفة
  • الخسارة المستحقة
  • الأعمال قيد التنفيذ (WIP) - الخسارة المتكبدة

• ما هي حسابات الإيرادات التي سيتم استخدامها لما يلي؟

  • إيراد تمت فوترته
  • قيمة Accrued revenue-sales
  • قيمة WIP-sales
  • إنتاج الإيرادات المستحقة
  • WIP-production
  • الإيرادات والأرباح المستحقة
  • الأعمال قيد التنفيذ (WIP) - الربح
  • الإيرادات المتراكمة - الاشتراكات
  • اشتراك WIP

الضرائب

بالنسبة للضرائب المتعلقة بالمصروفات، يجب عليك تحديد ما يتم تضمينه أو تمكينه في تقارير المصروفات.

القرارات:

• هل تم تضمين ضريبة المبيعات فِي مبالغ المصروفَات؟

• هل يجب تمكين استرداد الضرائب على النفقات؟

  إشعار

  عندما كنت تخطط لدفتر الأستاذ العام، إذا قررت تطبيق ضريبة المبيعات الأمريكية واستخدام قواعد الضرائب، فلا يمكنك تمكين استرداد الضرائب على النفقات. (لتطبيق قواعد ضريبة المبيعات واستخدام ضريبة المبيعات في الولايات المتحدة، قم بتعيين الخيار تطبيق قواعد ضرائب ضريبة المبيعات إلى نعم.)

السياسات

من خلال إنشاء نهج تقرير المصروفات، يمكنك مساعدة مؤسستك على توفير الوقت والمال عندما يتحمل الموظفون نفقات نيابة عنها. تساعد السياسات على ضمان بقاء الموظفين في الميزانية ، وتوفير جميع المعلومات المطلوبة ، وإنفاق الأموال فقط عند طلبها. يجب عليك اتخاذ القرارات التالية لكل نهج تقرير مصروفات وكل نهج موافقة على تقرير المصروفات تقوم بإنشائه.

القرارات:

• ما هو اسم السياسة؟
• ما هي سياسة النفقات؟
• إذا كنت قد قررت مسبقا تمكين النفقات بين الشركات الشقيقة، فما هي الشركات في مؤسستك التي ستنطبق عليها هذه السياسة؟
• متى تصبح السياسة سارية المفعول؟
• متى تنتهي صلاحية البوليصة؟
• ما هي قاعدة السياسة؟
• ما هي نتيجة قاعدة السياسة؟