خصومات المورد
باستطاعة خصومات المورد أن تساعد الشركات على إدارة برامج خصومات المورد لديها من خلال التنفيذ التلقائي للمهام المطلوبة لإدارة الخصومات المكتسبة وتعقبها والمطالبة بها.
يوفر هذا المقال نظرة عامة على المهام الأكثر شيوعًا التي قد تريد تنفيذها عندما تتعامل مع خصومات المورد. تتناول النظرة العامة المهام التالية:
- مراجعة تفاصيل اتفاقية خصم.
- تحديد أوامر الشراء التي تتأهل للحصول على خصومات، وإنشاء مطالبات بالخصومات.
- مراجعة المطالبات والموافقة عليها.
الجمهور والهدف
تم تخصيص المعلومات الواردة في هذا المقال لصناع القرار في مجال الأعمال في الشركات، الذين يحتلون مناصب مثل مدير المشتريات والمدير المالي (CFO) ومدير الحسابات، الذين لديهم المسؤوليات التالية:
- التفاوض بشأن سعر المورد والخصم واتفاقيات الخصم.
- إدارة الموظفين العاملين في مجال معالجة المطالبات بالخصومات وتحصيل الدفعات.
- طلب المخزون بأفضل أسعار ممكنة.
يبحث الأشخاص الذين يحتلون هذه المناصب عن طرق لتحقيق أهداف متنوعة: فيما يلي بعض الأمثلة:
- استيعاب أنواع مختلفة من البرامج الترويجية وشروط الخصم لدى الموردين بطريقة مرنة.
- تقليل الأعباء والأخطاء الإدارية التي ترتبط بمراقبة أداء العروض الترويجية ومعالجة المطالبات.
- تحسين تقديرات التدفقات النقدية من خلال استحقاق الحسابات المدينة المستقبلية.
- الحصول على أساس يمكن تحديد كميته للمفاوضات الجارية والمستقبلية مع الموردين حول الخصومات.
مراجعة تفاصيل اتفاقية الخصم للمورد
إن اتفاقية الخصم للمورد عبارة عن سجل عقد مع مورد يحدد الأحكام والشروط التي تم التفاوض بشأنها والتي بموجبها تتأهل الشركة لمكافأة مالية في مقابل تحقيق أهداف الشراء المعينة مسبقًا. يتم تسجيل اتفاقيات الخصم مورد في صفحة اتفاقيات الخصم.
لفتح صفحة اتفاقيات الخصم للمورد، حدد التدبير والتوريد>خصومات المورد>اتفاقيات الخصم.
في صفحة اتفاقيات الخصم للمورد، يمكنك عرض تفاصيل حول شروط اتفاقية المورد التي تم التفاوض بشأنها.
يحدد رأس الاتفاقية الشروط العامة التي تجعل الشركة تتأهل للحصول على الخصومات. وفي الواقع، تحدد معلومات الرأس موافقة المورد على منح خصم عند شراء منتج معين بكمية معين. على الرأس، يمكنك أيضًا تحديد خيار خصم وحدة القياس ونوع تاريخ الحساب.
في علامة التبويب نظرة عامة، إذا كان لديك بنود تم تعيين كود الصنف لها إلى جدول لتحديد الصنف، فستكون الاتفاقية عندئذٍ لهذا الصنف المعين. إذا كان لديك بنود تم فيها تعيين كود الصنف إلى مجموعة أو الكل لتحديد الأصناف، فستتم معالجة اتفاقية الخصم الخاصة بالمورّد بشكل فردي لكل صنف يتأهل لكود الصنف، وليس عبر كافة الأصناف المؤهلة لكود الصنف.
على علامة التبويب عام في الحقل خيار وحدة قياس الخصم، يمكنك تحديد ما إذا كان يجب أن تكون وحدة قياس شرطًا لبند أمر الشراء للتأهل للمطالبة بالخصم.
- تحويل – يتأهل بند أمر شراء للحصول على خصم المورد بحسب اتفاقية الخصم. سوف تتلقى خصمًا بغض النظر عن وحدة القياس المطبقة على البند.
- تطابق تام – للتأهل للحصول على خصم، يجب أن يتضمن بند أمر الشراء وحدة القياس نفسها المحددة في الاتفاقية.
على علامة التبويب عام، في الحقل نوع تاريخ الحساب، حدد التاريخ الذي يتم استخدامه لتحديد ما إذا كانت عملية الشراء حدث في الفترة التي كانت فيها اتفاقية الخصم صالحة.
- تم الإنشاء – استخدم تاريخ إنشاء أمر الشراء..
- التسليم المطلوب – استخدم تاريخ الاستلام المطلوب.
في بنود الاتفاقية، يمكنك تحديد اتفاقية الخصم للمورد بشكل أكثر تفصيلاً.
في الحقل تجميع المشتريات حسب، يمكنك تعيين حساب المطالبة بالخصم. يمكن تعيين المبلغ بحيث يتوقف على على فترة (من الأسبوع، أو الشهر، أو السنة أو مدى الحياة أو فترة مخصصة). تشير قيمة الفاتورة إلى أن المطالبة بالخصم ستتحدد في كل مرة تتم فيها فوترة بند مر شراء.
في الحقل مأخوذ من، يمكنك تعيين أساس لحساب الخصم.
- الإجمالي – يتم حساب الخصم استناداً إلى إجمالي سعر الصنف.
- الصافي – يتم حساب الخصم استناداً إلى صافي سعر الصنف (السعر بعد تطبيق خصومات أخرى).
يحدد الحقل حساب الاستحقاق لبرنامج الخصم والحقل حساب المصروفات لبرنامج الخصم أرقام الحسابات التي ستتلقى مبالغ الخصم المستحقة أثناء المرحلة المتوسطة بين الموافقة والمعالجة.
عند تعيين الخيار الموافقة مطلوبة إلى نعم، يجب الموافقة على المطالبة بالخصم قبل الاستحقاق أو الدفع.
يحدد الحقل نوع فاصل بنود الخصم أساس الخصومات.
- الكمية – تستند الخصومات إلى الحجم.
- المبلغ – تستند الخصومات إلى المبلغ.
على علامة التبويب السريعة البنود، يمكنك مشاهدة كيف يمكن إعداد طبقات كميات مختلفة لمنح خصومات مختلفة. على سبيل المثال، في التوضيح السابق، يشير الحقل القيمة من والقيمة إلى إلى أن كمية المنتجات بين 10 و19 وحدة سوف تتأهل للحصول على خصم من 15 دولارًا لكل وحدة.
إشعار
تعتبر القيمة من شاملة، في حين أن القيمة إلى حصرية. على سبيل المثال، تم تعيين الحقل نوع فاصل بنود الخصم إلى الكمية، وقمت بإدخال 1 في الحقل القيمة من و3 في الحقل القيمة إلى. في هذه الحالة، ينطبق مبلغ الخصم عندما تقوم بشراء بند أو بندين، ولكن ليس عندما تقوم بشراء ثلاثة أصناف.
في الحقل حالة الموافقة على سير العمل، تشير القيمة تمت الموافقة إلى إمكانية تطبيق الاتفاقية على أوامر الشراء التي تفي بشروط باتفاقية.
تحديد أوامر الشراء التي تتأهل للحصول على خصومات، وإنشاء مطالبات بالخصومات
عندما يتم وضع أوامر الشراء مع مورد وقعت الشركة على اتفاقية خصم معه، يحدد البرنامج المدفوعات الائتمانية المستقبلية للمورد. إذا تأهلت أوامر الشراء للحصول على خصم، فسيتم إنشاء مطالبة بالخصم لكل بند أمر بمجرد ترحيل فاتورة شراء. تتم هذه العملية بشكل تلقائي. في وقت لاحق، يمكنك مراجعة الخصومات المتوقعة ومشاهدة تأثير هذه الخصومات على تكلفة المنتج وهامش الربح.
عرض تفاصيل الخصومات التي يتم تطبيقها على بند أمر شراء لكل اتفاقية خصم للمورد
- في صفحة أمر الشراء، حدد بند أمر، ثم حدد بند أمر الشراء>عرض>تفاصيل السعر.
- في صفحة تفاصيل السعر، حدد علامة تبويب الخصومات.
تظهر أيضًا معلومات الخصم في حقل الخصم للمورد في المقطع تقدير الهامش في صفحة تفاصيل السعر.
إشعار
في صفحة محددات تحديد الموارد والتدبير، على علامة تبويب الأسعار، تحقق من تعيين الخيار تمكين تفاصيل السعر إلى نعم. إذا تم تعيين الخيار إلى لا، فلن تتمكن من عرض الخصومات.
مراجعة المطالبات والموافقة عليها
تمثل المطالبات بالخصم التي تنشأ الدفعات المستقبلية التي يمكن توقعها من المورد. قبل إصدار إشعار دائن للمورد، يرغب مالك الاتفاقية عادة في مراجعة المطالبات والموافقة عليها. ومع ذلك، لاحظ أن حالة المطالبة تحدد ما إذا كانت مطالبة جاهزة للانتقال عبر عملية الموافقة.
حالة المطالبات والتأثير على عملية الموافقة
عند إنشاء مطالبة، يتم تعيين حالتها إلى المطلوب حسابه إذا تم منح الخصم بشكل تراكمي أو محسوب إذا تم منح الخصم لكل فاتورة. إذا كانت حالة المطالبة المطلوب حسابه، يجب أن تمر المطالبة عبر عملية الحساب التي تتم معالجتها بواسطة دالة التجميع. وحدها المطالبات التي تكون حالتها المطلوب حسابه يمكن تضمينها في عملية الموافقة.
إشعار
إذا تم تعيين الخيار الموافقة مطلوبة على اتفاقية الخصم للمورد إلى لا، ستكون حالة أي مطالبات بتم إنشاؤها تمت الموافقة. تعتبر الموافقة إلزامي للمطالبات التي يتم منحها بشكل تراكمي.
الموافقة على المطالبات وعرض عمليات الترحيل وتفاصيل الفاتورة
عند الموافقة على المطالبات، يمكن معالجتها بواسطة الحسابات الدائنة (A/P). يتم تلقائيًا إنشاء إشعار دائن (فاتورة مورد) لمبلغ المطالبة بالخصم. يمكن إضافة قيمة الإشعار الدائن عندئذٍ إلى رصيد المورد، ويستطيع فريق الحسابات الدائنة تضمينها في عملية التسوية العادية.
حدد التدبير والتوريد>خصومات المورد>مطالبات الخصم لفتح مطالبة بالخصم..
أغلق المطالبة بالخصم.
ضع علامة على المطالبة، ثم حدد الموافقة في جزء الإجراءات.
في صفحة "الطلب"، في حقل المورد، حدد المورد الذي صرحت تلقي الخصم منه، ثم حدد موافق.
يتم ترحيل دفتر يومية استحقاق الخصم لمبلغ الخصم. تسجل عملية الترحيل هذه على حساب خصومات المورد المستحقة المدينة قيمة المبلغ الدائن للمورد وتضيف إلى الحساب المؤقت لخصومات المورد المستحقة المدينة قيمة الربح المتوقع.
في قائمة الخصومات، حدد البند، وبعد ذلك، في "جزء الإجراءات"، حدد حركات الخصم لرؤية رقم دُفعة دفتر اليومية والانتقال إليه لعملية ترحيل استحقاق الخصم هذا.
لنقل المطالبات إلى عملية الحسابات الدائنة (A/P) العادية، يتعين على موظف A/P الآن إكمال معالجة المطالبة بالخصم من خلال تشغيل دالة العملية.
في "جزء الإجراءات"، حدد العملية، ثم حدد عامل تصفية. في حقل المعايير لحقل حساب المورد ، حدد المورد لمعالجة مطالبات الخصم، وحدد عوامل التصفية أخرى ذات صلة، ثم حدد موافق.
تشير أشرطة الرسائل وحقيقة تغيير الحالة إلى مكتمل إلى وقوع الأحداث التالية:
قامت عملية ترحيل دفتر يومية استحقاق خصم بعكس المبالغ المؤقتة السابقة في حسابات استحقاق المصروفات والحسابات المدينة.
تم إنشاء فاتورة مورد (إشعار دائن) لمبلغ الخصم.
إشعار
يحدد إعداد الخيار ترحيل الفواتير يدويًا على علامة التبويب برنامج الخصم في صفحة محددات تحديد الموارد والتدبير ما إذا كان يتم ترحيل فاتورة المورد يدويًا أو تلقائيًا كجزء من معالجة المطالبة.
عند ترحيل فاتورة المورد، إما تلقائيًا أو يدويًا، يتم الخصم من الحساب الدائن للمورد، ويضاف المبلغ إلى الحسابات المدينة للخصومات والبدلات.
إشعار
يتم تحديد رقم الحسابات المدينة للخصومات والبدلات لفئة التدبير المستخدمة في بند فاتورة الشراء للخصم. يتم تعيين فئة التدبير، بدورها، في علامة التبويب برنامج الخصم في صفحة محددات تحديد الموارد والتدبير.
في قائمة الخصومات، حدد البند، وبعد ذلك، في "جزء الإجراءات"، حدد حركات الخصم لرؤية رقم دُفعة دفتر اليومية والانتقال إليه لعملية ترحيل استحقاق الخصم هذا وأيضًا رقم فاتورة المورد.
حدد بند حركة فاتورة المورد ومن ثم، من "جزء الإجراءات"، حدد فاتورة المورد. إذا تم ترحيل فاتورة المورد، فسوف ترى دفتر يومية الفاتورة . وإلا، فسوف ترى فاتورة المورد كفاتورة مورد معلقة تحتاج إلى ترحيل يدوي.
يحدد بند الفاتورة تفاصيل فاتورة المورد لفئة التدبير العمولات والخصومات.
في صفحة كافة الموردين، حدد المورد الذي تتلقى الخصم منه، وبعد ذلك، في "جزء الإجراءات"، حدد الحركات. من البند للفاتورة. تم الآن إضافة مبلغ الخصم إلى رصيد المورد.
ملخص
تتضمن عملية معالجة خصومات المورد مهام تعقب يدوية متعددة غالبًا ما تكون مملة. عن طريق أتمتة هذه المهام، تستطيع ميزة إدارة الخصم أن تساعدك في التنقل عبر العمليات التالية:
- إنشاء مطالبات خصم دقيقة
- تجميع المبالغ المدينة المتوقعة والكسب المؤقت في دفتر الأستاذ العام
- تحديث رصيد المورد وكشف الدخل بواسطة البدل المستحق