بدء استخدام إدارة دورة حياة البيانات
هل أنت جاهز لبدء إدارة دورة حياة بيانات مؤسستك من خلال الاحتفاظ بالمحتوى الذي تحتاج إلى الاحتفاظ به، وحذف المحتوى الذي لا تحتاج إليه؟ للبدء، استخدم الإرشادات التالية إدارة دورة البيانات في Microsoft Purview (المعروف سابقا ب Microsoft Information Governance):
فهم كيفية عمل الاستبقاء والحذف في Microsoft 365، ثم تحديد أحمال العمل التي تحتاج إلى نهج استبقاء وما إذا كنت بحاجة إلى إنشاء تسميات استبقاء للاستثناءات: تعرف على الاستبقاء
ملاحظة
إذا كنت بحاجة إلى إدارة العناصر عالية القيمة لمتطلبات حفظ السجلات التجارية أو القانونية أو التنظيمية: استخدم تسميات الاستبقاء مع إدارة السجلات بدلا من إدارة دورة حياة البيانات.
إنشاء نهج استبقاء لأحمال العمل التي حددتها، وتحديد إعدادات الاستبقاء والإجراءات المطلوبة من قبل نهج مؤسستك أو لوائح الصناعة: إنشاء نهج الاستبقاء
إذا لزم الأمر، قم بإنشاء تسميات الاستبقاء وتطبيقها للاستثناءات الخاصة بك.
تمكين أرشفة علبة البريد لتزويد المستخدمين بمساحة تخزين إضافية لعلب البريد: تمكين علب بريد الأرشيف في Microsoft 365
إذا لزم الأمر لدعم علب بريد الأرشيف:
تمكين أرشفة التوسيع التلقائي لعلب البريد التي تحتاج إلى تخزين أكثر من 100 غيغابايت.
استخدم علامات الاستبقاء مع نهج استبقاء من إدارة سجلات المراسلة (MRM) إذا كنت بحاجة إلى تخصيص كيفية نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا من علبة البريد الأساسية للمستخدم إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة به، أو إذا كنت بحاجة إلى تحديد إعدادات الاستبقاء والحذف لمجلدات معينة بدلا من علبة البريد بأكملها.
فهم وإدارة علب البريد غير النشطة التي تحتفظ بمحتوى علبة البريد بعد مغادرة الموظفين للمؤسسة: تعرف على علب البريد غير النشطة
إذا كان لديك ملفات PST تحتوي على بيانات تريد التحكم فيها: استيراد ملفات PST إلى علب البريد عبر الإنترنت باستخدام تحميل الشبكة أو شحن محرك الأقراص: تعرف على كيفية استيراد ملفات PST الخاصة بمؤسستك
تلميح
إذا لم تكن عميل E5، فاستخدم الإصدار التجريبي من حلول Microsoft Purview لمدة 90 يوما لاستكشاف كيفية مساعدة قدرات Purview الإضافية لمؤسستك في إدارة احتياجات أمان البيانات والامتثال. ابدأ الآن في مركز الإصدارات التجريبية مدخل التوافق في Microsoft Purview. تعرف على تفاصيل حول شروط التسجيل والإختبر.
متطلبات الاشتراك والترخيص
يدعم عدد من الاشتراكات المختلفة قدرات إدارة دورة حياة البيانات.
للاطلاع على خيارات ترخيص المستخدمين للاستفادة من ميزات Microsoft Purview، راجع إرشادات ترخيص Microsoft 365 للامتثال للأمان&. للحصول على الميزات المدرجة في هذه الصفحة، راجع قسم إدارة سجلات Microsoft Purview إدارة دورة البيانات في Microsoft Purview & لمتطلبات الترخيص على مستوى الميزات.
الأذونات
راجع القسم التالي للحصول على معلومات حول الأدوار ومجموعات الأدوار لإدارة استبقاء Microsoft 365.
للحصول على أذونات لإدارة علب البريد للأرشفة وعلب البريد غير النشطة والاستيراد، تتطلب هذه الأذونات عادة أذونات Exchange، مثل دور مستلمي البريد. بشكل افتراضي، يتم تعيين هذا الدور لمجموعات أدوار إدارة المستلمين وإدارة المؤسسة. للحصول على متطلبات الأذونات الدقيقة لكل مهمة إدارة، راجع الوثائق التي ترافق إرشادات المسؤول.
أذونات نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء
يحتاج أعضاء فريق التوافق الذين سيقومون بإنشاء نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء وإدارتها إلى أذونات مدخل التوافق في Microsoft Purview. بشكل افتراضي، يمكن لمسؤول المستأجر (المسؤول العام) الوصول إلى هذا الموقع ويمكنه منح مسؤولي التوافق والأشخاص الآخرين حق الوصول دون منحهم جميع أذونات مسؤول المستأجر. لمنح أذونات لهذه الإدارة المحدودة، نوصي بإضافة مستخدمين إلى مجموعة دور مسؤول مسؤول التوافق .
بدلا من استخدام هذا الدور الافتراضي، يمكنك إنشاء مجموعة دور جديدة وإضافة دور إدارة الاستبقاء إلى هذه المجموعة. للحصول على دور للقراءة فقط، استخدم View-Only Retention Management.
للحصول على إرشادات لإضافة مستخدمين إلى الأدوار الافتراضية أو إنشاء مجموعات أدوار خاصة بك، راجع الأذونات في مدخل التوافق في Microsoft Purview.
هذه الأذونات مطلوبة فقط لإنشاء نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء وتكوينها وتطبيقها. لا يتطلب الشخص الذي يقوم بتكوين هذه النهج والتسميات الوصول إلى المحتوى.
دعم الوحدات الإدارية
الآن يتم طرحها في المعاينة، تدعم إدارة دورة حياة البيانات الوحدات الإدارية التي تم تكوينها في Azure Active Directory:
يمكنك تعيين وحدات إدارية لأعضاء مجموعات الأدوار المخصصة وأي وحدات أخرى تدعم الوحدات الإدارية. على سبيل المثال، مجموعات الأدوار المستخدمة مع إدارة سجلات Microsoft Purview. قم بتحرير مجموعات الأدوار هذه وحدد الأعضاء الفرديين، ثم الخيار تعيين وحدات المسؤول لتحديد الوحدات الإدارية من Azure Active Directory. يقتصر هؤلاء المسؤولون الآن على إدارة المستخدمين فقط في تلك الوحدات الإدارية.
يمكنك تحديد النطاق الأولي لنهج الاستبقاء ونهج تسمية الاستبقاء عند إنشاء هذه النهج أو تحريرها. عند تحديد الوحدات الإدارية، سيكون المستخدمون في هذه الوحدات الإدارية فقط مؤهلين للنهج.
هام
لا تحدد الوحدات الإدارية لنهج تريد تطبيقه على مواقع SharePoint أو على مجلدات Exchange العامة. نظرا لأن الوحدات الإدارية تدعم المستخدمين والمجموعات فقط، إذا قمت بتكوين نهج للاستبقاء لاستخدام الوحدات الإدارية، فلن تتمكن من تحديد مواقع مواقع SharePoint أو مجلدات Exchange العامة.
تدعم كل من النطاقات التكيفية والنطاقات الثابتة الوحدات الإدارية.
تأثير إضافي للمسؤولين المقيدين
- البحث عن النهج: سيرى المسؤولون المقيدون النهج فقط من المستخدمين داخل الوحدات الإدارية المعينة لهم
- استيراد ملفات PST: لن يتمكن المسؤولون المقيدون من استخدام ميزة تحميل الشبكة لاستيراد ملفات PST بشكل مجمع إلى علب بريد Microsoft 365
- ميزات Exchange القديمة: لن يتمكن المسؤولون المقيدون من تكوين ميزات Exchange القديمة لنهج الاستبقاء وعلامات الاستبقاء من إدارة سجلات المراسلة (MRM) وقواعد دفتر اليومية
حاليا، لا تدعم تسميات الاستبقاء الوحدات الإدارية.
حاليا، يمكن للمسؤول المقيد إنشاء النطاقات التكيفية وعرضها لجميع الوحدات الإدارية عند استخدام أوامر PowerShell cmdlets.
حاليا، لا يتم دعم علب البريد غير النشطة في نهج عند تحديد وحدة إدارية واحدة أو أكثر. لتضمين علب البريد غير النشطة في النهج، يجب أن تكون مسؤولا غير مقيد وحدد الدليل الكامل.
لمزيد من المعلومات حول كيفية دعم Microsoft Purview للوحدات الإدارية، راجع الوحدات الإدارية.
السيناريوهات الشائعة
استخدم الجدول التالي لمساعدتك في تعيين متطلبات عملك إلى السيناريوهات الأكثر شيوعا لإدارة دورة حياة البيانات.
| أريد... | الوثائق |
|---|---|
| الاحتفاظ بالبيانات لخدمات Microsoft 365 أو حذفها بكفاءة: -تبادل -Sharepoint - OneDrive - مجموعات Microsoft 365 -افرقه - Yammer - Skype for Business |
إنشاء نهج الاستبقاء وتكوينها |
| تزويد المستخدمين بتخزين إضافي لعلمة البريد | تمكين علب بريد الأرشيف في Microsoft 365 |
| الاحتفاظ ببيانات علبة البريد بعد مغادرة الموظفين للمؤسسة | إنشاء علب بريد غير نشطة وإدارتها |
| تحميل بيانات علبة البريد من ملفات PST | استخدام تحميل الشبكة لاستيراد ملفات PST |
إذا كان لديك سيناريو يتطلب إدارة بيانات العناصر الفردية، فراجع السيناريوهات الشائعة لإدارة السجلات.
وثائق المستخدم النهائي
راجع القسم التالي للحصول على معلومات حول وثائق المستخدم النهائي لدعم استبقاء Microsoft 365.
لا تتطلب قدرات إدارة دورة حياة البيانات لعلب البريد غير النشطة واستيراد ملفات PST وثائق المستخدم النهائي لأنها عمليات المسؤول فقط. لمساعدة المستخدمين على فهم علب بريد الأرشيف والتفاعل معها في Outlook بعد تمكين هذه الإمكانية، راجع إدارة تخزين البريد الإلكتروني باستخدام علب بريد الأرشيف عبر الإنترنت.
وثائق المستخدم النهائي للاستبقاء والحذف
تعمل معظم نهج الاستبقاء بشكل غير مزعج في الخلفية دون تفاعل المستخدم، وبالتالي تحتاج إلى القليل من الوثائق للمستخدمين. تقوم نهج الاستبقاء ل Teams بإعلام المستخدمين عند حذف رسائلهم باستخدام ارتباط إلى رسائل Teams حول نهج الاستبقاء.
ومع ذلك، إذا قمت بتكملة نهج الاستبقاء بتسميات الاستبقاء، فإن هذه التسميات لها وجود واجهة مستخدم في تطبيقات Microsoft 365. قبل توزيع هذه التسميات على شبكة الإنتاج الخاصة بك، تأكد من توفير المعلومات والإرشادات للمستخدمين النهائيين ومكتب المساعدة الخاص بك. لمساعدة المستخدمين على تطبيق تسميات الاستبقاء في SharePoint وOneDrive، راجع تطبيق تسميات الاستبقاء على الملفات في SharePoint أو OneDrive.
ستكون وثائق المستخدم النهائي الأكثر فعالية دائما إرشادات وتعليمات مخصصة توفرها لأسماء تسميات الاستبقاء والتكوينات التي تختارها. راجع الصفحة والتنزيلات التالية التي يمكنك استخدامها للمساعدة في تدريب المستخدمين: تدريب المستخدم النهائي لتسميات الاستبقاء.