التعرّف على علب البريد غير النشطة
قد تحتاج مؤسستك إلى الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني للموظفين السابقين بعد مغادرتهم المؤسسة. استنادا إلى متطلبات الاحتفاظ بمؤسستك، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بمحتوى علبة البريد لبضعة أشهر أو سنوات بعد انتهاء العمل، أو قد تحتاج إلى الاحتفاظ بمحتوى علبة البريد إلى أجل غير مسمى. بغض النظر عن المدة التي تحتاج فيها إلى الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني، يمكنك إنشاء علب بريد غير نشطة للاحتفاظ بعلبة بريد الموظفين السابقين.
تلميح
إذا لم تكن عميل E5، فاستخدم الإصدار التجريبي من حلول Microsoft Purview لمدة 90 يوما لاستكشاف كيفية مساعدة قدرات Purview الإضافية لمؤسستك في إدارة احتياجات أمان البيانات والامتثال. ابدأ الآن في مركز الإصدارات التجريبية مدخل التوافق في Microsoft Purview. تعرف على تفاصيل حول شروط التسجيل والإختبر.
ما هي علب البريد غير النشطة؟
عندما يغادر موظف مؤسستك (أو يذهب في إجازة غياب ممتدة)، يمكنك إزالة حساب Microsoft 365 الخاص به. يتم الاحتفاظ ببيانات علبة بريد الموظف لمدة 30 يوما بعد إزالة الحساب. خلال هذه الفترة، لا يزال بإمكانك استرداد بيانات علبة البريد عن طريق إلغاء حذف الحساب. بعد 30 يوما، تتم إزالة البيانات بشكل دائم.
ولكن إذا تم تطبيق تعليق على علبة البريد قبل حذف حساب Microsoft 365، فسيتم تحويل علبة البريد إلى علبة بريد غير نشطة. تحتوي الأقسام التالية على معلومات حول عمليات الاحتجاز التي يمكن تطبيقها مع الاحتفاظ ب Microsoft 365 والاحتفاظ ب eDiscovery.
تكون علب البريد غير النشطة مفيدة عندما تحتاج مؤسستك إلى الاحتفاظ بمحتوى علبة البريد للموظفين السابقين لأسباب تنظيمية أو لأسباب أخرى. على الرغم من أن أي نوع من أنواع احتجاز البيانات المدرجة في هذا المستند سيجبر علبة بريد على أن تكون غير نشطة عند حذف كائن مستخدم، نوصي بالقيام بذلك عن طريق تطبيق نهج استبقاء Microsoft 365 أو تسميات الاستبقاء، والتأكد من تطبيق التعليق، ثم إزالة حساب Microsoft 365 المقابل. عند هذه النقطة، يتم الاحتفاظ بمحتويات علبة البريد غير النشطة طوال مدة فترة الاستبقاء المحددة قبل حذف حساب المستخدم. لا يزال بإمكانك استرداد حساب المستخدم المقابل لفترة 30 يوما، ولكن بعد 30 يوما، يتم الاحتفاظ بعلبة البريد في Microsoft 365 كعلبة بريد غير نشطة حتى تتم إزالة نهج الاستبقاء أو تسميات الاستبقاء.
هام
كما ذكرنا سابقا، نوصي باستخدام استبقاء Microsoft 365 لإنشاء علبة بريد غير نشطة:
تم الآن إيقاف In-Place عمليات الاحتجاز في مركز إدارة Exchange. اعتبارا من 1 يوليو 2020، تعذر إنشاء In-Place جديدة في Exchange Online. اعتبارا من 1 أكتوبر 2020، لم يعد من الممكن تغيير مدة الاحتجاز الموضعي. لا يمكن حذف أي علبة بريد غير نشطة تحتوي على In-Place تعليق مطبقة إلا عن طريق إزالة In-Place Hold. سيستمر الاحتفاظ بعلب البريد غير النشطة الموجودة الموجودة في In-Place Hold حتى تتم إزالة قائمة الانتظار. لمزيد من المعلومات حول إيقاف In-Place، راجع إيقاف أدوات eDiscovery القديمة.
يظل احتجاز الدعاوى القضائية مدعوما كطريقة بديلة للاحتفاظ بالمحتوى في علبة بريد وجعله غير نشط بعد حذف حساب مستخدم. ومع ذلك، كتقنيات قديمة، نوصي باستخدام استبقاء Microsoft 365 بدلا من ذلك.
عندما يكون هناك العديد من عمليات الاحتجاز على نفس المحتوى، يتم تطبيق مبدأ الاستبقاء ويتم الاحتفاظ بالمحتوى لأطول فترة.
تأكيد تطبيق تعليق على علبة بريد
سواء قمت بتطبيق نهج استبقاء Microsoft 365 أو تسميات الاستبقاء أو احتجاز eDiscovery أو احتجاز التقاضي أو وجود In-Place احتجاز، يمكنك التأكد من تطبيق التعليق بنجاح على علبة البريد باستخدام PowerShell. إذا قمت مؤخرا بتكوين قائمة الانتظار، فقد تحتاج إلى الانتظار حتى يتم تطبيقها على علبة البريد.
لمنع الحذف العرضي أو غير المقصود، نوصي بتأكيد التعليق قبل حذف حساب المستخدم. إذا لم يتم تطبيق قائمة الانتظار، فلن يتم تحويل علبة البريد إلى علبة بريد غير نشطة.
للحصول على إرشادات، راجع كيفية تحديد نوع التعليق الموضوع على علبة بريد Exchange Online.
علب البريد غير النشطة واستبقاء Microsoft 365
إذا تم تطبيق نهج استبقاء Microsoft 365 على علبة بريد، أو تم تطبيق تسمية استبقاء على عنصر بريد واحد أو أكثر في علبة بريد، ثم تم حذف حساب مستخدم Microsoft 365، فسيتم تحويل علبة البريد إلى علبة بريد غير نشطة. لإنشاء علبة البريد غير النشطة:
يجب تكوين إعدادات الاستبقاء للاحتفاظ بالمحتوى، أو الاحتفاظ بالمحتوى ثم حذفه. إذا تم تكوين إجراء الاستبقاء لحذف المحتوى فقط، فلن تصبح علبة البريد غير نشطة عند حذف حساب المستخدم. بالنسبة لعلب البريد غير النشطة، نوصي باستخدام خيار الاحتفاظ ثم الحذف.
يجب تطبيق إعدادات الاستبقاء على موقع استبقاء مقترن بعلبة بريد Exchange:
- بريد Exchange الإلكتروني
- مجموعات Microsoft 365
- Skype for Business
- مجلدات Exchange العامة
- رسائل قناة Teams
- دردشات Teams
- رسائل قناة Teams الخاصة
- رسائل مجتمع Yammer
- رسائل مستخدم Yammer
لمزيد من المعلومات حول استبقاء بيانات Microsoft، راجع التعرف على نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء.
إذا تم استخدام استبقاء Microsoft 365 لإنشاء علبة بريد غير نشطة، تستمر إعدادات الاستبقاء من نهج الاستبقاء أو تسميات الاستبقاء في التطبيق على علبة البريد غير النشطة. وهذا يعني أنه إذا تم تكوين إعدادات الاستبقاء للاحتفاظ بالمحتوى ثم حذفه، فسيتم نقل العناصر إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد عند انتهاء مدة الاستبقاء، ثم إزالتها في النهاية من علبة البريد غير النشطة. إذا لم يتم تكوين إعدادات الاستبقاء للعناصر المحذوفة، فلن يتم نقل العناصر التي لم يتم حذفها نهائيا من قبل المستخدم (قبل أن تصبح علبة البريد غير نشطة) إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد وسيتم الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى بعد أن تصبح علبة البريد غير نشطة.
تلميح
يمكنك استخدام الخاصية ComplianceTagHoldApplied لتحديد ما إذا كانت علبة البريد تحتوي على عناصر تم تطبيق تسمية استبقاء واحدة أو أكثر للاحتفاظ بها أو الاحتفاظ بها ثم حذفها. لمزيد من المعلومات، راجع تحديد علب البريد قيد الانتظار بسبب تطبيق تسمية استبقاء على مجلد أو عنصر.
استخدام نطاقات النهج التكيفية لإدارة استبقاء علب البريد غير النشطة
باستخدام نطاقات النهج التكيفية، يمكنك تطبيق إعدادات الاستبقاء على علب البريد غير النشطة على وجه التحديد. تشمل فوائد هذا التكوين ما يلي:
يمكنك تلبية اللوائح أو النهج الخاصة بمؤسستك التي تتطلب فترات استبقاء مختلفة للموظفين النشطين والموظفين السابقين.
يمكنك تكوين إعدادات الاستبقاء للاحتفاظ بمحتوى علبة البريد فقط طالما لزم الأمر لتلبية متطلبات مؤسستك للموظفين السابقين.
يمكنك تحديد نهج الاستبقاء المعين لعلب البريد غير النشطة في مؤسستك بسرعة، مما يسهل تغيير إعدادات الاستبقاء إذا لزم الأمر.
من الأسهل حذف علبة بريد غير نشطة بشكل دائم لأنه يمكنك إزالتها من النهج عن طريق تكوين النطاق التكيفي لاستبعادها، استنادا إلى سمات أو خصائص علبة البريد غير النشطة. وإلا، يجب استخدام Exchange Online PowerShell قبل حذف علبة البريد.
ملاحظة
اعتمادا على تكوين نطاق النهج التكيفي، قد يتم تضمين علب البريد غير النشطة أو لا يتم تضمينها. لاستهداف علب البريد غير النشطة أو استبعادها على وجه التحديد من نطاق نهج موائم، راجع معلومات التكوين لمجلدات Exchange الإلكترونية ومجلدات Exchange العامة.
استخدام نطاقات النهج الثابتة وعلب البريد غير النشطة
إذا كنت لا تستخدم نطاقات النهج التكيفية وبدلا من ذلك تستخدم نطاقا ثابتا مع استبقاء Microsoft 365، ففكر في ما يلي:
تتضمن نطاقات النهج الثابتة علب بريد غير نشطة عند استخدام تكوين كافة علب البريد الافتراضي ولكن غير مدعوم لتضمينات أو استثناءات معينة. ومع ذلك، إذا قمت بتضمين مستلم يحتوي على علبة بريد نشطة أو استبعاده في وقت تطبيق النهج وكانت علبة البريد في وقت لاحق غير نشطة، يستمر تطبيق إعدادات الاستبقاء أو استبعادها. في هذا السيناريو، لا تزال حدود التضمين والاستبعاد المحددة سارية .
ملاحظة
وهذا يعني أيضا أن أي إعدادات استبقاء Microsoft 365 جديدة باستخدام نطاق ثابت يتم تطبيقه على التحديد الافتراضي لكافة علب البريد ستتضمن تلقائيا جميع علب البريد غير النشطة الموجودة.
إذا قمت بتغيير التحديد الافتراضي لكافة علب البريد لتضمين مستلمين محددين، فلن تنطبق إعدادات الاستبقاء للنهج بعد الآن على أي علب بريد غير نشطة، والتي تصبح الآن مؤهلة للحذف التلقائي.
إذا كنت تريد إصدار نهج استبقاء يتم تطبيقه على علبة بريد غير نشطة، فشاهد إصدار نهج للاستبقاء.
الحذر
عند استخدام الاحتفاظ ب Microsoft 365 لجعل علبة البريد غير نشطة، لا تقم بتغيير أو إزالة اسم المستخدم الأساسي (UPN) لعلبة البريد قبل حذف حساب المستخدم المقابل. بالإضافة إلى ذلك، لا تقم بتغيير عنوان SMTP الأساسي (المشتق من UPN) أو قم بإزالة عنوان البريد الإلكتروني هذا من قائمة عناوين SMTP الثانوية المقترنة بعلبة البريد قبل جعل علبة البريد غير نشطة.
إذا قمت بتغيير UPN أو عناوين البريد الإلكتروني (التي تم تعيينها إلى علبة البريد في وقت تطبيق إعدادات الاستبقاء) ثم حذف حساب المستخدم لجعل علبة البريد غير نشطة، فلن تتمكن من حذف علبة البريد غير النشطة إذا لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بها. وذلك لأنه لا يمكنك إزالة علبة البريد غير النشطة من النهج باستخدام UPN أو عنوان بريد إلكتروني (لتحديد علبة البريد غير النشطة) التي تختلف عن تلك الموجودة عند تطبيق إعدادات الاستبقاء في البداية على علبة البريد. لمزيد من المعلومات حول حذف علب البريد غير النشطة، راجع حذف علبة بريد غير نشطة في Office 365.
علب البريد غير النشطة وأحرف eDiscovery
إذا تم وضع قائمة احتجاز مقترنة بحالة eDiscovery في مدخل التوافق في Microsoft Purview على علبة بريد ثم يتم حذف علبة البريد أو حساب المستخدم، تصبح علبة البريد علبة بريد غير نشطة. ومع ذلك، لا نوصي باستخدام أحرف eDiscovery لجعل علبة البريد غير نشطة. وذلك لأن حالات eDiscovery مخصصة لحالات محددة وملزمة زمنيا تتعلق بمسألة قانونية. في مرحلة ما، من المحتمل أن تنتهي القضية القانونية وستتم إزالة الاحتجاز المرتبط بالقضية وسيتم إغلاق قضية eDiscovery. في الواقع، إذا تم إقران تعليق تم وضعه على علبة بريد غير نشطة بحالة eDiscovery، ثم يتم تحرير التعليق أو إغلاق حالة eDiscovery (أو حذفها)، فسيتم حذف علبة البريد غير النشطة نهائيا. أيضا، لا يمكنك إنشاء احتجاز eDiscovery يستند إلى الوقت. وهذا يعني أنه يتم الاحتفاظ بالمحتوى الموجود في علبة بريد غير نشطة إلى الأبد أو حتى تتم إزالة قائمة الانتظار وحذف علبة البريد غير النشطة. لذلك، نوصي باستخدام الاحتفاظ ب Microsoft 365 لعلب البريد غير النشطة.
لمزيد من المعلومات حول الاختلافات بين عمليات احتجاز eDiscovery واستبقاء Microsoft 365، راجع متى تستخدم نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء أو عمليات احتجاز eDiscovery.
علب البريد غير النشطة وأرشيفات التوسيع التلقائي
لا يمكن استرداد علبة بريد غير نشطة تم تكوينها باستخدام أرشيف توسيع تلقائي أو استعادتها. في الحالات التي يكون فيها من الضروري استرداد البيانات من علبة بريد غير نشطة باستخدام أرشيف توسيع تلقائي، نوصي باستخدام أداة البحث في المحتوى لتصدير البيانات من علبة البريد ثم الاستيراد إلى علبة بريد أخرى. للحصول على إرشادات خطوة بخطوة للبحث في علبة بريد غير نشطة وتصدير نتائج البحث، راجع:
علب البريد غير النشطة ونهج استبقاء EXCHANGE MRM
لا يؤدي تطبيق نهج استبقاء Exchange (إدارة سجلات المراسلة أو ميزة MRM في Exchange Online) إلى إنشاء علبة بريد غير نشطة عند حذف حساب المستخدم.
ومع ذلك، إذا تم تطبيق نهج استبقاء MRM هذا على علبة بريد قبل أن تصبح غير نشطة، فستستمر معالجة أي نهج حذف (علامات استبقاء MRM تم تكوينها باستخدام إجراء حذف ) على علبة البريد غير النشطة. وهذا يعني أنه سيتم نقل العناصر التي تم وضع علامة عليها بنهج حذف MRM إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد عند انتهاء فترة الاستبقاء. يتم إزالة هذه العناصر من علبة البريد غير النشطة عند انتهاء مدة الانتظار. إذا لم يتم تحديد مدة احتجاز لعلبة البريد غير النشطة، فسيتم الاحتفاظ بالعناصر الموجودة في مجلد استرداد العناصر إلى أجل غير مسمى.
وعلى العكس من ذلك، يتم تجاهل أي نهج أرشفة (علامات استبقاء MRM تم تكوينها باستخدام إجراء MoveToArchive ) المضمنة في نهج استبقاء MRM المعين لعلبة بريد غير نشطة. وهذا يعني أن العناصر الموجودة في علبة بريد غير نشطة تم وضع علامة عليها بنهج أرشيف تبقى في علبة البريد الأساسية عند انتهاء فترة الاستبقاء. لا يتم نقلها إلى علبة بريد الأرشيف أو إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد في علبة بريد الأرشيف. سيتم الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى.
الخطوات التالية
لجعل علبة البريد غير نشطة وإدارتها، مثل استردادها واستعادتها وحذفها، راجع إنشاء علب بريد غير نشطة وإدارتها.