إدارة العقود باستخدام حل Microsoft 365

توضح هذه المقالة كيفية إنشاء حل إدارة العقود لمؤسستك باستخدام Microsoft Syntex ومكونات Microsoft 365. يوفر لك إطار عمل لمساعدتك في تخطيط وإنشاء حل يناسب احتياجات عملك الفريدة. على الرغم من أن هذا الحل يتحدث عن إدارة العقود، يمكنك تكييفه لإنشاء حلول أخرى لإدارة المستندات، مثل عبارات العمل أو الفواتير.

تحديد مشكلة العمل

الخطوة الأولى في تخطيط نظام إدارة العقود الخاص بك هي فهم المشكلة التي تحاول حلها. لهذا الحل، يجب معالجة أربع مشكلات رئيسية:

• تحديد العقود. تعمل مؤسستك مع العديد من المستندات، مثل الفواتير والعقود وبيانات العمل وما إلى ذلك. بعضها أصول رقمية يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني، وبعضها أصول ورقية يتم إرسالها عبر البريد التقليدي. تحتاج إلى طريقة لتحديد جميع عقود العملاء من جميع المستندات الأخرى، ثم تصنيفها على هذا النحو.

• تتبع محفوظات الموافقات على العقود. تحتاج مؤسستك إلى طريقة موثوقة للعثور على ما إذا كانت العقود قد تمت الموافقة عليها أو رفضها، وما إذا كان قد تمت معالجة الدفع.

• موقع لإدارة الموافقات على العقود. تحتاج مؤسستك إلى إعداد موقع تعاوني حيث يمكن لجميع المساهمين المطلوبين مراجعة العقود بسهولة. يجب أن يكون أصحاب المصلحة قادرين على مراجعة العقد بأكمله إذا لزم الأمر، ولكن في الغالب يهتمون برؤية العديد من الحقول الرئيسية من كل عقد (على سبيل المثال، اسم العميل ورقم أمر الشراء والتكلفة الإجمالية). يجب أن يكون أصحاب المصلحة قادرين على الموافقة بسهولة على العقود الواردة أو رفضها.

• العقود التي تمت مراجعة المسار. يجب توجيه العقود المعتمدة والمرفضة من خلال سير عمل معين. يجب توجيه العقود المعتمدة إلى طلب شريك لمعالجة الدفع. يجب توجيه العقود المرفوضة للمراجعة الإضافية.

نظرة عامة على الحل

تتضمن إرشادات حل إدارة العقود هذه أربعة مكونات من Microsoft 365:

• Microsoft Syntex: إنشاء نماذج لتحديد ملفات العقد وتصنيفها ثم استخراج البيانات المناسبة منها.

• قوائم Microsoft SharePoint: استخدم التنسيق المتوفر في قوائم SharePoint الحديثة لتقديم العقود بتنسيق ملائم للأعمال.

• Microsoft Teams: استخدم وظائف قناة Teams وعلامات التبويب المرتبطة بها للسماح لأصحاب المصلحة بمراجعة العقود وإدارتها.

• Power Automate: استخدم التدفقات لتوجيه العقود من خلال عملية الموافقة، ثم إلى تطبيق جهة خارجية للدفع.

كيف يعمل كل شيء

1. يتم تحميل المستندات إلى مكتبة مستندات SharePoint. تم تطبيق نموذج معالجة مستند Syntex غير منظم على مكتبة المستندات. يتحقق من كل ملف لمعرفة ما إذا كان أي نوع محتوى "عقد" مطابقا تم تدريبه للبحث عنه. إذا عثر على تطابق، فإنه يصنف الملف على أنه "عقد" ويحدث نوع المحتوى للمستند.

2. كما يسحب النموذج بيانات محددة من كل ملف عقد يهتم أصحاب المصلحة برؤيتها، مثل مبلغ العميلوالمقاولوالرسوم.

   الصفحة التالية هي مثال على عقد تم تدريب النموذج على تحديده.

   

3. في Microsoft Teams، يكون جميع المساهمين أعضاء في قناة Teams آمنة تكون فيها جميع العقود في مكتبة المستندات مرئية للموافقة عليها أو رفضها. باستخدام وظيفة Teams، يتم إعلام جميع المساهمين عندما تحتاج العقود الجديدة إلى المراجعة.

4. باستخدام Power Automate، يتم نقل العقود من خلال عملية الموافقة في قناة Teams. عندما يوافق عضو على عقد، يتم تغيير حالة العقد إلى معتمدة، ويتم إعلام جميع الأعضاء من خلال منشور Teams، ويتم إنشاء عنصر سطر لإظهار أن العقد جاهز للدفع. يمكن توسيع هذه العملية للكتابة مباشرة إلى طلب مالي تابع لجهة خارجية للدفع.

5. عندما يرفض عضو عقدا، يتم تغيير الحالة إلى مرفوضة، ويتم إعلام جميع الأعضاء من خلال منشور Teams.

6. النتيجة النهائية لهذا الحل هي عملية أعمال تلقائية لمؤسستك. يمكن للموظفين بسهولة استخدام طريقة عرض التجانب المخصص في Teams لبدء سير عمل الموافقة على مستنداتك ومراقبته.

   

متطلبات الترخيص

يعتمد هذا الحل على الوظائف التالية، وكلها متوفرة كجزء من ترخيص Microsoft 365 Enterprise (E1 أو E3 أو E5 أو F3) أو Business (أساسي أو قياسي أو متميز):

• Microsoft Syntex
• Microsoft Teams
• Power Automate

تعرف على كيفية استخدام Syntex

هل Microsoft Syntex جديد؟ تعرف على كيفية استخدام Syntex لإدارة المحتوى باستخدام الذكاء الاصطناعي.

تعلم مقدمة مسار التعلم Microsoft Syntex كيف يمكنك استخدام نماذج معالجة المستندات غير المنظمة والحرة وغير المنظمة لتصنيف المستندات واستخراج النص وتسمية مستنداتك لإدارة المعرفة بسرعة وسهولة.

إنشاء الحل

ستدخل الأقسام التالية في تفاصيل حول كيفية تكوين حل إدارة العقود. وهي مقسمة إلى ثلاث خطوات:

• الخطوة 1. استخدام Microsoft Syntex لتحديد ملفات العقد واستخراج البيانات
• الخطوة 2. استخدام Microsoft Teams لإنشاء قناة إدارة العقود
• الخطوة 3. استخدام Power Automate لإنشاء التدفق لمعالجة عقودك