خيارات نهاية دورة الحياة للمجموعات والفرق Viva Engage

يعمل مجموعات Microsoft 365 وMicrosoft Teams مع خدمات متصلة متعددة. عند حذف مجموعة أو فريق، يتم أيضا حذف معظم المعلومات الموجودة في الخدمات المتصلة. توضح هذه المقالة خيارات الاحتفاظ بالمعلومات عن طريق نقلها خارج المجموعة أو الفريق قبل الحذف.

من الممارسات الشائعة للمجموعات أو الفرق التي لم تعد مطلوبة نقل الملفات من الفريق وأرشفةها في موقع آخر مثل مكتبة مستندات SharePoint. تستند هذه الممارسة إلى نمط قديم للعمل حيث يتم تخزين المعلومات في الملفات والمجلدات، ويتم إجراء الاتصالات عبر البريد الإلكتروني.

يوضح الجدول التالي الخدمات المقترنة بالمجموعات والفرق وأنواع المحتوى الرئيسية الموجودة في كل منها:

الخدمة	أنواع المحتوى
Teams	محادثات القناة والملفات في القنوات
النماذج	بنية الاستطلاع ونتائجه
OneNote	دفتر الملاحظات
Outlook	البريد والتقويم
Planner	معلومات حالة المشروع والمهمة
Power Automate	مهام سير العمل
Power BI	البيانات والتقارير ولوحات المعلومات
Project على الويب	خطط المشروع
مخطط	المخططات
SharePoint	الملفات والقوائم وبيانات wiki لقناة Teams
تيار	مقاطع الفيديو
Viva Engage	المحادثات

عند حذف مجموعة أو فريق، يتم أيضا حذف معظم الموارد المقترنة. تتضمن الاستثناءات ما يلي:

• تظل مقاطع الفيديو في Stream مملوكة للشخص الذي قام بتحميلها/تسجيلها
• تظل التدفقات في Power Automate مملوكة للشخص الذي أنشأها.
• تظل بيانات المشروع وخريطة الطريق في Project على الويب في CDS ويمكن استعادتها بشكل منفصل.

تظل المجموعات والفرق في حالة حذف مبدئي لمدة 30 يوما ويمكن استعادتها في أي وقت. ومع ذلك، بعد 30 يوما، يتم مسحها وأي موارد مقترنة مثل الخدمات والمحتوى، من بيئة Microsoft 365. يظل أي محتوى محمي بواسطة نهج الاستبقاء متاحا من خلال عمليات البحث في eDiscovery.

اعتبارات نهاية دورة الحياة للخدمات المتصلة بالمجموعة

هناك ثلاثة مجالات رئيسية يحتاج مالكو الفريق والمجموعة ومسؤولو تكنولوجيا المعلومات إلى مراعاتها عند حذف مجموعة أو فريق.

المحتوي

هل يجب الاحتفاظ بالمحتوى بعد أن لا يكون الفريق موجودا؟ هل يكفي الاعتماد على قدرات الاستبقاء في Microsoft 365، أم أن بعض المحتوى في التطبيقات والخدمات التي لا توفر الاستبقاء؟ هل يجب الاحتفاظ بالمحتوى لأغراض إدارة السجلات أو الأرشفة أو الاستخدام والمرجع في المستقبل؟

لتجنب أي فقدان محتمل للبيانات، يجب طرح هذه الأسئلة قبل أرشفة أي فريق أو حذفه.

خدمات

هل يجب أن يبقى المحتوى في نموذج العمل الحالي الخاص به؟ على سبيل المثال، هل يجب أن يستمر الوصول إلى تقرير Power BI؟ هل يجب أن تكون نتائج النموذج متوفرة في طريقة عرض الملخص المرئي؟ هل القوائم في SharePoint مرتبطة أو مضمنة في أي مكان؟

يجب طرح هذه الأسئلة قبل حذف المجموعة الأساسية لأن تصدير المحتوى قد لا يكون كافيا.

الضيوف

عندما تتم دعوة الضيوف إلى فريق، يتم إنشاء حساب ضيف في Microsoft Entra ID المؤسسة المضيفة قبل إضافتهم إلى الفريق. عند حذف فريق، لا تتم إزالة الضيوف من Microsoft Entra ID. بينما لا يمكن للضيوف الوصول إلى المجموعات أو المواقع أو الفرق أو المحتوى الذي لم تتم مشاركته معهم، لا يزال بإمكانهم استخدام الميزات داخل Microsoft Teams مثل بدء الدردشات ومكالمات الصوت والفيديو واستخدام التطبيقات.

يمكن للفريق أو مالك المجموعة دعوة شخص من خارج المؤسسة ليصبح ضيفا في Microsoft Entra ID عن طريق إضافته إلى فريق. ومع ذلك، لا يمكن لمالك الفريق إزالة الضيف من Microsoft Entra ID. لا يمكن تنفيذ حذف الحسابات إلا من قبل مسؤول عام أو مسؤول مستخدم.

من المهم إجراء مراجعات الضيف وفهم ما إذا كان يجب إزالة الضيوف من Microsoft Entra ID عند حذف الفريق. قد تكون هناك حالة صالحة للضيوف للبقاء في الدليل، مثل أن يكونوا أعضاء في فرق أخرى أو استخدام خدمات Microsoft 365 أو Azure الأخرى.

Teams

المحتوى الخاص ب Teams في المقام الأول في شكل محادثات.

لا يمكن نسخ المحادثات في القنوات أو نقلها باستخدام وظائف Microsoft Teams الأصلية. ومع ذلك، يمكن تصديرها باستخدام واجهة برمجة تطبيقات Graph.

بالإضافة إلى ذلك، إذا تم تطبيق نهج استبقاء على Teams، يتم الاحتفاظ بالمحادثات وإتاحتها من خلال عمليات البحث في eDiscovery. باستخدام eDiscovery (Premium) يمكنك إعادة إنشاء محادثة دردشة Teams.

أرشفة فريق

تتمثل فائدة أرشفة الفريق في أنه يوفر وصولا كاملا إلى الفريق كما كان. لا يزال بإمكان المستخدمين استعراض محادثات القناة وفتح الملفات حتى لو لم تكن نشطة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون الفرق غير متحسسة إذا كانت هناك حاجة لمواصلة العمل عليها (على سبيل المثال، إذا تم توسيع المشروع).

عند أرشفة فريق من قبل مالك، يتم تعيينه للقراءة فقط للأعضاء على حد سواء للمحتوى داخل الفريق وفي حالة تحديده، موقع SharePoint المقترن. الهدف من هذا الإجراء هو التأكد من الاحتفاظ بالمحادثات في القنوات في حالتها الحالية، إلى جانب المحتوى المستند إلى SharePoint مثل الملفات و wikis.

لا توجد تغييرات مرئية في موقع SharePoint. ومع ذلك، لا يمكن إجراء أي تغييرات على أي ملفات أو قوائم لأن أذونات SharePoint لمجموعة Microsoft 365 معينة لزوار الموقع. يتضمن ذلك دفتر ملاحظات OneNote للفريق، المخزن في مكتبة أصول الموقع داخل موقع SharePoint.

عند أرشفة فريق، لا تزال مجموعة Microsoft 365 الأساسية خاضعة لنهج انتهاء الصلاحية (إذا تم تعيينها)، وعلى هذا النحو يجب على المالك الاستمرار في تجديد الفريق.

بينما يتم تعيين محادثات قناة الفريق ومحتويات موقع SharePoint على للقراءة فقط، لا يتم تطبيق الشيء نفسه على الخدمات المقترنة الأخرى:

• لا يزال من الممكن إنشاء مستودعات المخطط ومهامه وتعديلها وحذفها.
• لا يزال بإمكان النماذج تلقي عمليات الإرسال.
• لا يزال بإمكان علبة بريد Outlook تلقي رسائل البريد الإلكتروني.
• لا يزال من الممكن تعديل لوحات معلومات Power BI والتقارير والبيانات.
• لا يزال من الممكن تحرير المشاريع ومخططات الطريق في Project على الويب.
• لا يزال من الممكن تحميل مقاطع الفيديو وتعديلها وحذفها في Stream.
• لا يزال من الممكن إنشاء التدفقات في Power Automate وتعديلها وحذفها وسيستمر تشغيلها. (ومع ذلك، سيفشلون، إذا لزم الأمر لنشر رسالة إلى قناة الفريق المؤرشفة.)

النماذج

بينما يمكن نقل نموذج من حساب فردي إلى مجموعة، لا يمكن نقله أو نسخه من مجموعة إلى أخرى. تتوفر ثلاثة خيارات لنموذج عند حذف فريق.

تكرار النموذج

يمكن مشاركة النماذج كقوالب، مما يسمح للمستخدمين الآخرين بنسخها إلى حسابهم الخاص أو مجموعة. لا يحتفظ هذا بالبيانات من عمليات إرسال النتائج؛ بنية النموذج فقط مثل الأسئلة والإعدادات.

تصدير النتائج إلى جدول بيانات

إذا كان من الضروري الاحتفاظ ببيانات استجابات النموذج، يمكن تحقيق ذلك عن طريق تصدير النتائج إلى جدول بيانات Excel. سيؤدي ذلك إلى تصدير الأسئلة وردودها كبيانات فقط - لا يتضمن الرسوم البيانية التي تم إنشاؤها بواسطة النماذج.

حذف النموذج

بينما سيؤدي حذف المجموعة أيضا إلى حذف أي نماذج مقترنة، يمكن لأعضاء المجموعة حذفها مباشرة دون أن يكون مالكا للمجموعة. ومع ذلك، هذه خطوة يدوية لا توفر أي فائدة إضافية.

OneNote

يتم تخزين دفتر ملاحظات OneNote المضمن في مجموعة في مكتبة أصول الموقع داخل موقع SharePoint المقترن. بينما يمكن نشر ملفات دفتر الملاحظات في بعض الأحيان عبر ملفات فردية متعددة، لا يمكن نسخها وفتحها بشكل مستقل. بدلا من ذلك، يجب نقل محتويات دفتر ملاحظات OneNote أو تصديرها باستخدام عميل OneNote لسطح المكتب.

نقل الصفحات والمقاطع إلى دفتر ملاحظات آخر

يوفر نقل الصفحات أو المقاطع بشكل فردي إلى دفتر ملاحظات آخر للمالكين فرصة لتنظيف بياناتهم واتخاذ ما يجب الاحتفاظ به فقط.

تصدير دفتر الملاحظات بأكمله كحزمة

إذا كان دفتر الملاحظات بأكمله بحاجة إلى الاحتفاظ بهيكله الحالي، فيمكن تصديره كملف حزمة OneNote ثم استيراده إلى موقع جديد. بدلا من ذلك، يمكن استخدام هذا كطريقة للاحتفاظ بالمحتويات في ملف واحد بدلا من بنية الملفات المتعددة الموجودة.

الطباعة إلى PDF

في السيناريوهات التي تحتاج فيها بعض محتويات دفتر الملاحظات فقط إلى الاحتفاظ بها للرجوع إليها أو كسجلات، يمكن طباعة الصفحات الفردية إلى PDF وتخزينها في مكان آخر.

علبة البريد والتقويم

ليس من غير المألوف استخدام علبة البريد المقترنة بالمجموعة، على الرغم من أنه قد تم إجراء العديد من المحادثات داخل قنوات الفريق. تخزن علبة البريد رسائل البريد الإلكتروني التي تم إرسالها إليها مباشرة ولا تتضمن رسائل البريد الإلكتروني التي تم إرسالها مباشرة إلى القنوات.

في بعض الحالات، قد تكون رسائل البريد الإلكتروني المخزنة داخل علبة البريد إعلامات بالاجتماعات وتحديثات مهام Planner وغيرها من الرسائل التي تم إنشاؤها بواسطة التطبيق أو النظام. من المهم مراجعة محتويات علبة البريد لتحديد ما إذا كان يجب الاحتفاظ بالمحتوى أو حذفه.

إذا تم تطبيق نهج استبقاء في Exchange، يتم الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني وعناصر التقويم وإتاحتها من خلال عمليات البحث في eDiscovery.

تصدير البريد والتقويم

يمكن لأعضاء الفريق أو المجموعة تصدير محتويات علبة البريد والتقويم إلى ملف Outlook Data / Personal Storage (PST). يمكن بعد ذلك تخزين هذا الملف في مكان آخر، أو يمكن استيراد المحتويات إلى علبة بريد مختلفة. لا يوصى بالسابق لأن محتويات ملف PST غير قابلة للبحث دون فتحه في Outlook، ويمكن أن يصبح الملف نفسه تالفة بمرور الوقت.

ترحيل المحتوى الذي يتم تنفيذه باستخدام تكنولوجيا المعلومات

يمكن للمسؤولين استخدام أدوات الجهات الخارجية لترحيل محتويات البريد الإلكتروني والتقويم بين علب البريد دون أي تدخل من المستخدم. يمكن أن يكون أحد مواقع التخزين المحتملة علبة بريد مشتركة تم إنشاؤها بحتة لتكون بمثابة "أرشيف" لمحتويات علبة بريد المجموعة.

Planner

يمكن أن يكون لكل مجموعة أو فريق خطط متعددة. من المهم أثناء عملية الخروج من الطائرة التأكد من معالجة متطلبات الاستبقاء لكل خطة. مثل الخدمات الأخرى، هناك العديد من الأساليب للمحتوى خارج اللوحة في Planner.

تصدير الخطة إلى جدول بيانات

إذا كان مطلوبا فقط الاحتفاظ بنسخة من الخطة لأغراض حفظ السجلات، فإن أبسط نهج هو تصدير الخطة إلى جدول بيانات Excel. هذا إجراء أحادي الاتجاه - لا يوجد خيار لاستيراد الخطط من جدول بيانات.

هام

سيؤدي تصدير خطة إلى Excel إلى الحصول على معظم المعلومات ضمن الخطة، ولكنه لن يتضمن تعليقات أو ارتباطات أو ملفات.

نسخ المهام ونقلها إلى خطة أخرى

في حين أن نسخ المهام أو نقلها إلى خطة أخرى يبدو حلا، لا يمكن نسخ المهام الفردية أو نقلها إلا بين الخطط داخل نفس المجموعة. لن يؤدي ذلك إلى نسخ البيانات احتياطيا إذا تم حذف المجموعة المقترنة بالخطة.

نسخ الخطة بأكملها

من الممكن أيضا نسخ الخطة بأكملها. لا يمكن إجراء النسخ إلى مجموعة موجودة. سيؤدي نسخ الخطة إلى إنشاء مجموعة جديدة. بالإضافة إلى ذلك، لن يتضمن نسخ الخطة بأكملها تعليقات أو تعيينات أو ارتباطات أو مرفقات أو تواريخ.

Power Automate

لا تنتمي التدفقات التي تم إنشاؤها في Power Automate والمرتبطة بمجموعة أو فريق إلى المجموعة. وهي مملوكة للمنشئ ومشتركة فقط مع مستخدمين ومجموعات أخرى. على هذا النحو لا تتأثر إذا تم حذف مجموعة أو فريق.

تغيير ملكية التدفق

إذا كان التدفق بحاجة إلى متابعة العمل، يمكن لأي مالك إضافة مستخدمين آخرين أو مجموعات Microsoft 365 كملاك.

تصدير التدفق

إذا لم يكن التدفق بحاجة إلى الاستمرار في العمل ولكن يجب الاحتفاظ به للاستخدام المحتمل في المستقبل، يمكن تصديره كملف واستيراده مرة أخرى لاحقا.

Power BI

يمكن أن تعمل بيانات Power BI ومساحات العمل بشكل مستقل عن المجموعات والفرق، كما توفر أحمال العمل الأخرى طرقا مختلفة لإبعادها. ترتبط مساحات العمل الكلاسيكية في Power BI بمجموعة Microsoft 365، في حين أن مساحات العمل الحديثة ليست - ويمكنها فقط مشاركة محتواها مع المجموعة (على غرار التدفق).

نسخ التقارير إلى مساحة عمل أخرى

إذا كنت بحاجة إلى التقرير بمجرد حذف المجموعة أو الفريق، يمكن نسخه من مساحة العمل الموجودة إلى مساحة عمل أخرى داخل Power BI.

تصدير البيانات من لوحة معلومات أو تقرير

بدلا من ذلك، إذا لم يعد التقرير بحاجة إلى أن يكون نشطا ولكن يجب الاحتفاظ بالبيانات، يمكن تصديره إلى Excel.

Project

ترتبط المشاريع ومخططات الطريق التي تم إنشاؤها في Project للويب بمجموعات Microsoft 365 وامتلكت أساليب لإلغاء الصعود مشابهة ل Power BI.

تعيين المشروع إلى مجموعة أخرى

إذا كان المشروع بحاجة إلى الاحتفاظ به في حالته الوظيفية بعد عمر المجموعة أو الفريق، يمكن تعيينه إلى مجموعة Microsoft 365 مختلفة. يمكن القيام بذلك باستخدام مركز إدارة Dynamics 365.

تصدير البيانات من المشروع أو المخطط

باستخدام مركز إدارة Dynamics 365، من الممكن تصدير بيانات المستخدم من المشروع إلى جدول بيانات. يمكن أيضا تصدير البيانات إلى ملف Project (. تنسيقات ملفات MPP) وXML باستخدام PowerShell.

SharePoint

يتم تخزين جميع الملفات في قنوات الفريق في موقع SharePoint للمجموعة المقترنة. في بعض الحالات، قد يكون هناك محتوى آخر غير المستندات في SharePoint، مثل القوائم أو الصفحات.

يتم تخزين الملفات بشكل عام في ثلاثة مواقع أساسية داخل موقع SharePoint:

• الصفحات - مكتبة صفحات الموقع
• الصور المستخدمة في الصفحات - مكتبة أصول الموقع
• الملفات في القنوات – مكتبة المستندات
• صفحات Wiki – مكتبة بيانات Teams Wiki

إذا كان الموقع يحتوي على موقع فرعي واحد أو أكثر، فستحتاج عملية الإيقاف إلى التكرار لكل موقع فرعي. إذا كان الفريق يحتوي على قنوات خاصة أو مشتركة، فهناك موقع SharePoint منفصل لكل قناة.

من المهم عند إزالة الملفات من مجموعة أو فريق مراعاة إمكانية مشاركتها مع مستخدمين ليسوا أعضاء في المجموعة أو الفريق. قد ترغب في توصيل التغيير الوشيك لهم.

تنزيل الملفات

يمكن تنزيل الملفات المخزنة في SharePoint في إحدى المكتبات المذكورة أعلاه إلى كمبيوتر محلي.

نقل الملفات

بالإضافة إلى ذلك، يمكن نقل الملفات إلى موقع آخر داخل SharePoint مثل مكتبة في موقع آخر.

قائمة التصدير

يمكن تصدير البيانات المخزنة داخل قوائم SharePoint إلى جدول بيانات Excel، واستيرادها مرة أخرى إلى قائمة في موقع آخر.

بدلا من ذلك، يمكن استخدام Power Automate أو أداة تابعة لجهة خارجية لترحيل القائمة بين المواقع من أجل الاحتفاظ بالوظيفة وطرق عرض القائمة والتنسيق والسمات الأخرى.

"تصدير" ملفات wiki

يتم تخزين محتويات Wiki داخل قنوات الفريق في ملف بتنسيق HTML في مكتبة مخصصة لموقع SharePoint المقترن. لا يمكن تصديرها واستيرادها بسهولة إلى قناة wiki أخرى ولكن يمكن تحويلها إلى ملف HTML وفتحها كصفحة ويب.

Microsoft Stream

مثل Power Automate، لا تكون مقاطع الفيديو في Stream المقترنة بمجموعة أو فريق مملوكة بالفعل للمجموعة ولا يتم حذفها عند حذف المجموعة. ملفات الفيديو في Stream مملوكة من قبل الشخص الذي قام بتحميل الفيديو أو إنشاؤه، حتى إذا أضاف مستخدمين أو مجموعات كمالكين. الاجتماعات المسجلة في قناة Teams مملوكة للشخص الذي بدأ التسجيل.

إضافة مالكين آخرين

نظرا لأنه يتم الاحتفاظ بالفيديو في Stream عند حذف المجموعة، يمكن للمالك الأصلي مشاركة الفيديو مع مستخدمين ومجموعات أخرى، حتى إضافته كملاك.

تنزيل الفيديو

في السيناريوهات التي لا يحتاج فيها الفيديو إلى الاحتفاظ به في Stream أو يحتاج إلى تخزينه في موقع بديل مثل نظام إدارة السجلات، يمكن للمالك تنزيله محليا.

Viva Engage

على عكس المحادثات في Microsoft Teams، يوفر Viva Engage خيارات لكل من المستخدمين والمسؤولين لنقل المحادثات أو تصديرها.

نقل المحادثات إلى مجموعة أو مجتمع آخر

يمكن نقل المحادثات إلى مجموعة Viva Engage أخرى من قبل أي مستخدم، وليس فقط المالكين أو المسؤولين. هذا ممكن في كل من Viva Engage الكلاسيكية وواجهات Viva Engage الجديدة.

تصدير بيانات الشبكة

يقوم مسؤولو الشبكة Viva Engage بتصدير بيانات الشبكة. ومع ذلك، سيؤدي القيام بذلك إلى تصدير جميع المحادثات للشبكة بأكملها. يسرد التصدير الناتج معرف المجموعة. من الممكن تصفية المحادثات استنادا إلى هذا المعرف.

المواضيع ذات الصلة

إزالة موظف سابق وتأمين البيانات