السيناريو: إنشاء مستندات روتينية تلقائيا باستخدام Microsoft Syntex
استخدم ميزة تجميع المحتوى في Microsoft Syntex لإنشاء قوالب حديثة للملفات التي يجب إنشاؤها بانتظام. يمكن بعد ذلك إنشاء الملفات استنادا إلى هذه القوالب، إما من خلال الطلب اليدوي أو من خلال التنفيذ التلقائي.
الميزات المستخدمة:
- تجميع المحتوى
- قوائم SharePoint
- Power Automate
تقارير الصيانة الروتينية
يمكنك استخدام تجميع المحتوى لأتمتة إنشاء تقارير الفحص أو الصيانة اليومية. تحتوي هذه التقارير بشكل عام على الكثير من النص الموحد مع حقول أو قيم معينة يتم إدخالها من قبل المستخدم بعد الفحص.
اليوم، يقوم المستخدمون بفحص الأجزاء فعليا ثم تعبئة قائمة أو نموذج أو تقارير ورق فعلية. وهذا يؤدي إلى المزيد من العمل في تحويل هذه البيانات إلى محتوى رقمي يمكن استخدامه بشكل أكبر.
لتنفيذ حل Microsoft Syntex:
قم بإعداد مكتبة مستندات حيث تريد تخزين التقارير.
قم بإعداد قائمة SharePoint بالأعمدة المطلوبة التي تحتاج إلى تعبئتها من قبل عمال الخطوط الأمامية.
انتقل إلى مكتبة المستندات وأنشئ قالب حديث باستخدام تقرير موجود. إنشاء حقول للقيم التي يتم إدخالها بواسطة العاملين في الخطوط الأمامية. قم بإقران الحقول بأعمدة قائمة SharePoint التي قمت بإعدادها مسبقا.
الآن قم بإنشاء تدفق Power Automate باستخدام الإجراء "إنشاء مستند باستخدام Microsoft Syntex" واستخدم المشغل "عند إنشاء عنصر قائمة". يضمن هذا الإجراء أنه كلما تمت إضافة إدخال جديد بواسطة عامل خط أمامي إلى القائمة، يتم إنشاء تقرير جديد.
باستخدام Microsoft Forms، يمكنك إنشاء نموذج للعاملين في الخطوط الأمامية لإدخال القيم في القائمة أو عرض القائمة نفسها لهم لإضافة قيم.
يمكنك الآن مراجعة جميع التقارير اليومية عند إنشائها استنادا إلى القيم التي يدخلها العاملون في الخطوط الأمامية في النموذج.
ملاحظة
على الرغم من أن هذا المثال يستخدم قائمة SharePoint كمصدر بيانات، يمكنك استخدام أي مصدر بيانات كمشغل لإنشاء المستندات إذا كان لديك حق الوصول إلى موصل Power Automate المطلوب.