طلب معلومات من البشر فِي الحلقة

تعد الإدخالات والمراجعة والإجراءات البشرية ضرورية لضمان تشغيل الأتمتة وسير العمل الذَّكَاءُ الِاصْطِنَاعِيُّ بشكل فعال والحفاظ على جودة عالية. ويوفر طلب إجراء المعلومات (RFI) فِي تدفقات الوكلاء طريقة مبسطة لدمج الرقابة البشرية فِي العمليات الآلية.

ما هو طلب إجراء المعلومات؟

طلب المعلومات هو إجراء فِي تدفقات الْعامِلُ الذي يتيح مهام سير العمل:

1. إيقاف التنفيذ مؤقتا
2. جمع المدخلات من مراجعين بشريين معينين قبل المتابعة بالخطوات اللاحقة
3. اِسْتِخْدام المدخلات من المراجعين البشريين فِي الخطوات اللاحقة

طلب الوصول للحصول على المعلومات

يتوفر طلب إجراء المعلومات حصريا فِي تدفقات الْعامِلُ. تدفقات الْعامِلُ هي عمليات أتمتة مدمجة فِي Copilot Studio يمكن اِسْتِخْدامها مستقلة أو متكاملة مَعَ وكلاء Copilot Studio. تعرف على المزيد حول تدفقات الْعامِلُ فِي نظرة عامة على تدفقات الْعامِلُ.

حالات الاِسْتِخْدام الشائعة لطلب المعلومات

يعالج طلب إجراء المعلومات احتياجات الأعمال الحرجة عبر مختلف الصناعات. هناك العديد من السيناريوهات حيث يمكن اِسْتِخْدام هذا الإجراء. فيما يلي بعض الأمثلة عَلى ذلك:

• معالجة مطالبات التأمين: عندما تحدد مراجعة المطالبات التلقائية الوثائق المفقودة أو تتطلب تفاصيل تقييم الأضرار، يمكن لإجراء RFI طلب معلومات محددة من أجهزة ضبط الحقول، مثل تقديرات الإصلاح أو وثائق الصور أو نتائج الفحص فِي الموقع.

• الامتثال للخدمات المالية: أثناء طلبات القروض أو مراجعات الحسابات، يمكن أن تتوقف مهام سير العمل لطلب المزيد من وثائق التحقق من مسؤولي الامتثال، مثل التحقق من الدخل أو تقييمات الائتمان أو الموافقات التنظيمية.

• مراقبة جودة سلسلة التوريد: يمكن لعمليات التصنيع طلب تقارير فحص من فرق ضمان الجودة عندما تكتشف الأنظمة الآلية العيوب المحتملة أو عندما تحتاج شهادات الموردين إلى التحقق البشري.

• مراجعة المستندات القانونية: يمكن أن تتوقف مهام سير عمل الموافقة على العقود لطلب مدخلات المستشار القانوني على بنود محددة أو تقييمات المخاطر أو متطلبات التوافق التي تتطلب حكما مهنيا.

• الاستجابة للحوادث الأمنية فِي تكنولوجيا المعلومات: يمكن أن تطلب مهام سير العمل الأمنية تلقائيا المزيد من تفاصيل التحقيق من محللي الأمان عبر الإنترنت عندما تحدد أنظمة الكشف عن التهديدات الأنشطة المشبوهة التي تتطلب تحليلا من الخبراء.

إعداد طلب للحصول على معلومات فِي تدفق الْعامِلُ

هناك بضع خطوات لإعداد واختبار طلب إجراء المعلومات فِي تدفق الْعامِلُ الخاص بك.

أضف طلب معلومات فِي مسار عاملك

إذا لم يكن لديك تدفق عامل موجود لهذا الإجراء، فابدأ بإنشاء تدفق عامل جديد:

1. سجل الدخول إلى Copilot Studio فِي copilotstudio.microsoft.com.

2. حدد Flows من التنقل الأيسر للوصول إلى قَائِمَة تدفقات الْعامِلُ.

3. حددتدفق الْعامِلُ الجديد.

4. أضف مُشغِّلاً إلى سير العمل الخاص بك.

إذا كان لديك بالفعل تدفق عامل وتريد إضافة هذا الإجراء، فافتح تدفق الْعامِلُ الحالي فِي مصمم التدفق وتابع الخطوات التالية:

1. في مصمم التدفق، حدد عقدة الإضافة (+) فِي الموقع حيث تريد إضافة إجراء RFI.

2. من قسم Human in the loop من منتقي الإجراءات، حدد إجراء طلب المعلومات. يمكنك أيضا العثور على الإجراء عبر الإنسان فِي موصل الحلقة .

   

3. حدد النجمة لتفضلها لتسهيل الوصول إليها فِي المرة القادمة.

4. قم بتكوين الحقول المطلوبة التالية:

   • العنوان: سطر موضوع البريد الإلكتروني الذي يتم إرساله مَعَ الطلب. مثال: "معلومات مفقودة عن المطالبة بالمعرف: ABC123"
   • الرسالة: الرسالة أو الملاحظة التي ترافق طلب المعلومات. مثال: "يتم إرسال هذا الطلب إليك بسبب... قدم هذه المعلومات فِي أقرب وقت ممكن".
   • تم التعيين إلى: عناوين البريد الإلكتروني للأفراد الذين يتلقون الطلب. يمكنك إدخال رسائل بريد إلكتروني متعددة، ومع ذلك، يتم اِسْتِخْدام الاستجابة من أول شخص للرد.

   

   مهم

   • يتم اِسْتِخْدام الاستجابة من الشخص الأول للاستجابة فِي تدفق الْعامِلُ. لا تتم معالجة الاستجابات اللاحقة.
   • يتم إرسال جميع الطلبات حاليا عبر Outlook فقط. قد تتم إضافة المزيد من المنصات فِي المستقبل.
   • لا يمكن إرسال الطلبات إلى الْمُسْتَخْدِمين خارج المستأجر الخاص بك.

5. حدد إضَافَة إدخَال.

6. أضف الإدخال الأول عن طريق تحديد أحد أنواع الإدخال المتوفرة.

7. خمسة أنواع إدخال مدعومة حاليا:

   • سلسلة نصية

   • نعم/لا (منطقي)

   • البريد الإلكتروني (عنوان البريد الإلكتروني)

   • رقم (عدد صحيح)

   • الوقت (التاريخ)

   

   توفر المدخلات مرونة مَعَ خيارات الحقول متعددة التحديد وتحديد واحد والمطلوبة. لمزيد من التفاصيل حول تفاصيل المدخلات، راجع المزيد حول المدخلات.

8. امنح الإدخال اسما وصفيا.

9. أضف المزيد من المدخلات حسب الحاجة عن طريق تحديد إضافة إدخال.

فيما يلي مثال على طلب مكون بالكامل لإجراء المعلومات:

اِسْتِخْدام المعلمات من طلب للحصول على معلومات فِي إجراءات أخرى

ينتج عن كل إدخال تحدده فِي إجراء طلب المعلومات معلمة يمكن اِسْتِخْدامها فِي الإجراءات اللاحقة.

على سبيل المثال، فِي التكوين الموضح سابقا، تصبح جميع المعلمات مثل Dateو SummaryDamage amt.و وغيرها متوفرة كمحتوى ديناميكي يمكن تمريره كمدخل إلى الإجراءات اللاحقة.

في المثال التالي، نستخدم المعلمات من إجراء طلب المعلومات فِي إجراء الموافقة الذَّكَاءُ الِاصْطِنَاعِيُّ اللاحق:

في وقت التشغيل، عندما يستجيب الإنسان للطلب، يتم ملء المعلمات تلقائيا بالقيم من إرسالها.

تشغيل واختبار طلب للحصول على معلومات فِي تدفق الْعامِلُ الخاص بك

لديك الآن طلب لإجراء معلومات تمت إضافته إلى تدفق الْعامِلُ الخاص بك. والآن حان الوقت لاختباره. فيما يلي مقتطف من تدفق الموافقة على المطالبة مَعَ تمييز طلب إجراء المعلومات. نستخدم هذا التدفق لأغراض العرض التوضيحي.

لتشغيل تدفق الْعامِلُ الخاص بك:

1. احفظ وانشر مسار الْعامِلُ.

2. حدد اختبار لاختبار سير المهام.

   يتم تشغيل التدفق. عندما يصل التدفق إلى إجراء طلب المعلومات، فإنه يوقف التنفيذ مؤقتا ويرسل الطلب إلى الأشخاص المعينين عبر البريد الإلكتروني عبر Outlook.

   تظهر الصور التالية العلاقة بين تكوينات الطلب فِي مصمم تدفق الْعامِلُ والبريد الإلكتروني الذي تلقاه المراجع. لاحظ أن المدخلات المحددة فِي مصمم تدفق الْعامِلُ فِي الصورة الأولى تتوافق مَعَ المدخلات المطلوبة فِي البريد الإلكتروني كما هو الحال فِي الصورة الثانية.

   

   

3. داخل Outlook، يدخل المراجع الردود على كل حقل من هذه الحقول ثم يحدد إرسال.

   بعد أن يقدم المراجع الردود، يستأنف التدفق التنفيذ ويستمر فِي الإجراءات المتبقية. كما هو موضح سابقا، يمكن اِسْتِخْدام بيانات الاستجابة فِي الإجراءات اللاحقة خلال التدفق.

   إشعار

   نظرا لإرسال الطلبات عبر Outlook، يمكن إرسال الطلبات إلى مستخدمين خارج البيئة التي تم فيها إنشاء تدفق الْعامِلُ.

المزيد حول المدخلات

لديك بعض المرونة فِي تكوين مدخلاتك. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها جعل المدخلات أكثر مرونة:

• جعل بعض الإدخالات اختيارية (جميع أنواع الإدخالات): عند إرسال طلبات للحصول على معلومات، قد ترغب فِي جعل حقول معينة اختيارية. في المصمم، حدد أيقونة المزيد (...) بجانب الإدخال الذي أضفته وحدد جعل الحقل اختياريا. عند إرسال هذا الطلب، يكون هذا الإدخال اختياريا للمعين له.

  

• نص العنصر النائب (جميع أنواع الإدخال): يمكنك تخصيص نص العنصر النائب الذي يراه المعين له عند تلقيه طلبا. استخدم هذا لتوفير معلومات إضافية أو تلميحات حول كيفية إكمال الحقل.

  للقيام بذلك فِي المصمم، حدد الحقل الموجود بجانب حقل الاسم للإدخال وقم بتخصيص نص العنصر النائب. عندما يتلقى المعين الطلب، يرى نص العنصر النائب المقابل فِي كل حقل. على سبيل المثال، فِي الصورة التالية، سيرون: "الرجاء إدخال التاريخ الذي أجريت فيه التقييم."

  

  

• خيارات التحديد الفردي (إدخالات النص): بالنسبة لإدخالات النص، يمكنك توفير خيارات معرفة مسبقا للمعينين. يمكن تكوين هذه الخيارات على أنها تحديد واحد، مما يتطلب من المعين له اختيار خيار واحد من القَائِمَة.

  للقيام بذلك فِي المصمم، حدد علامة تبويب المزيد (…بجانب حقل إدخال النص الذي تختاره، حدد) أضف قَائِمَة منسدلة للخيارات.

  

  أضف الخيارات التي تريد أن يختار من بينها المعين له.

  

  عند إرسال الطلب، يمكن للمعين تحديد أحد الخيارات من القَائِمَة.

• خيارات التحديد المتعدد (إدخالات النص): بالنسبة لإدخالات النص، يمكنك أيضا توفير خيارات معرفة مسبقا تسمح للمعينين بتحديد خيارات متعددة. يتيح التحديد المتعدد للمعين له اختيار أكثر من خيار واحد من القَائِمَة المتوفرة.

  للقيام بذلك فِي المصمم، حدد علامة تبويب المزيد (…بجانب حقل إدخال النص الذي تختاره، حدد) أضف قَائِمَة خيارات متعددة التحديد.

  

المشكلات المعروفة

في بعض الأحيان، قد يرجع طلب إجراء المعلومات مخرجات ملتفة فِي أقواس مزدوجة ({{ }}) عند الرجوع إلى المعلمات فِي التدفق. لتجنب ذلك، تأكد من تكوين أسماء الإدخال بدون مسافات.