إشعار
يتطلب الوصول إلى هذه الصفحة تخويلاً. يمكنك محاولة تسجيل الدخول أو تغيير الدلائل.
يتطلب الوصول إلى هذه الصفحة تخويلاً. يمكنك محاولة تغيير الدلائل.
استخدم وكلاء Microsoft Copilot Studio لأتمتة المطابقة الشاملة لإقرارات أوامر الموردين مقابل أوامر الشراء المفتوحة في نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) مثل SAP.
ويمكن هذا النهج منظمة المشتريات من تأكيد الغالبية العظمى من إقرارات الطلبات الواردة تلقائيا، مع توجيه تناقضات حقيقية فقط إلى متخصص في المشتريات لاستعراضها. يستخرج النظام متعدد العوامل بيانات الإقرار، ويقارنها بأمر شراء السجل، ويطبق قواعد التسامح، ويكتب النتائج المؤكدة مرة أخرى إلى نظام تخطيط تخطيط المؤسسة بأقل تدخل يدوي.
نصيحة
توفر هذه المقالة سيناريو مثالا وتمثيلا مرئيا لكيفية أتمتة مطابقة إقرار أمر الشراء باستخدام Microsoft Copilot Studio وSAP. هذا الحل هو مثال معمم للبنية التي يمكنك استخدامها للعديد من السيناريوهات والصناعات المختلفة. تقتصر هذه المقالة على أفضل الممارسات.
مخطط معماري
سير العمل
تُؤتمت هذه البنية سير عمل مطابقة تأكيدات الطلبات:
استلام الإقرارات: يرسل الموردون إقرارات الطلب (تأكيدات الطلبات) التي تصل من خلال قناة مراقبة، مثل علبة بريد مشتركة أو موجز تبادل بيانات إلكتروني (EDI)، مع تفاصيل التأكيد لأمر شراء واحد أو أكثر. مُشغِّل تدفقات Power Automate السحابية لالتقاط إقرارات الطلبات.
تخزين إشعارات تأكيد الطلبات: تقوم التدفقات السحابية في Power Automate بحفظ إشعارات تأكيد الطلبات الواردة في Dataverse.
المشغّل: يبدأ العامل المنسّق بواسطة تدفق Power Automate سحابي يستخدم مشغّل Dataverse. يتم تشغيل التدفق عند حفظ إقرار الطلب في Dataverse.
استخراج الحقل: يقوم عامل الاستخراج المضمن في Copilot Studio بقراءة الإقرار وتطبيع الحقول الرئيسية (رقم أمر الشراء وعناصر السطر والكميات والأسعار ووحدة القياس وتواريخ التسليم المؤكدة) في مخطط داخلي متسق.
استرداد أمر الشراء: يسترد عامل المنسق أمر الشراء المقابل من SAP من خلال موصل SAP، باستخدام رقم أمر الشراء كمفتاح.
المطابقة والتحقق من الصحة: يقارن عامل المطابقة الإقرار مقابل سطر أمر الشراء سطرا سطرا، عبر الكميات والأسعار والتواريخ والحقول الأخرى المكونة. ثم يطبق العامل معايير المطابقة للمؤسسة، والتي يمكن أن تتضمن متطلبات المطابقة الدقيقة، أو التفاوتات المعرفة من قبل العمل، أو مزيجا من الاثنين، لتحديد ما إذا كان يمكن تأكيد الطلب تلقائيا.
التأكيد التلقائي: عندما يتطابق الإقرار ضمن التسامح، يؤكد العامل الطلب ويكتب النتيجة مرة أخرى إلى SAP تلقائيا، دون مشاركة بشرية.
تصعيد الاستثناء: عند اكتشاف تعارض، يصعد العامل إلى أخصائي مشتريات من خلال Microsoft Teams. يوفر الوكيل الإقرار وأمر الشراء والاختلافات المحددة حتى يتمكن الشخص من حل الاستثناء بسرعة.
التسجيل والتدقيق: Microsoft Dataverse يسجل كل نتيجة، سواء كانت تأكيدا أو تصعيدا، ويوفر سجل تدقيق موحدا وطبقة تتبع الاستثناءات لإعداد التقارير والتحسين المستمر.
المكونات
تقوم هذه الخدمات والتقنيات باستيعاب إقرارات الطلبات، واستخراج بيانات الإقرار، ومطابقتها مع أوامر الشراء في SAP، وتأكيد الطلبات المطابقة، وتصعيد الاستثناءات وتتبعها.
| المكون | الدور في البنية |
|---|---|
| Copilot Studio | يستضيف النظام متعدد العوامل. ينسق عامل المنسق عامل استخراج متخصص وعامل مطابق، ويدير قواعد التسامح، ويقرر بين التأكيد المستقل والتصعيد البشري. |
| SAP ERP | يعمل كنظام سجل لأوامر الشراء. يسترد الوكلاء بيانات أمر الشراء ويعيدون كتابة الطلبات المؤكدة من خلال موصل SAP. |
| تدفقات Power Automate السحابية | اكتشاف إقرارات الاستلام الجديدة في قنوات الإدخال وتشغيل شبكة الوكلاء. توفر الموصلات نقاط التكامل إلى مصادر البريد الإلكتروني أو EDI وSAP. |
| Dataverse | يُستخدم بوصفه المصدر المعتمد لتأكيد استلام الطلبات الواردة، ويُمكّن من التنسيق المستند إلى الحالة. يوفر الحالة وسجل التدقيق وطبقة تتبع الاستثناءات، ما يعطي سجلا موحدا لكل تأكيد وتصعيد لإعداد التقارير والحوكمة. |
| مايكروسوفت تيمز | يوصل إلى مختصي المشتريات إشعارات تصعيد الاستثناءات والتنبيهات، مع عرض إشعار الاستلام وأمر الشراء وحالات عدم التطابق المحددة لتسريع المعالجة. |
| Microsoft Entra ID | يوفر التحكم في الهوية والوصول، بما في ذلك حسابات الخدمة الأقل امتيازا لعمليات القراءة والكتابة الخاصة بالوكلاء مقابل SAP وDataverse. |
تفاصيل السيناريو
تستند حالة الاستخدام هذه إلى نهج المؤسسة لبناء عملية موثوقة وآلية وقابلة للتدقيق لتأكيد إقرارات أوامر الموردين مقابل نظام ERP مع تقليل الجهد اليدوي.
تحدي الأعمال
تتلقى المؤسسات التي تشتري على نطاق واسع كميات كبيرة من إقرارات أوامر الموردين. تاريخيا، يتم التحقق من حصة كبيرة من هذه التأكيدات ومفتاحها يدويا: يفتح موظفو المشتريات كل إقرار، ويحدد موقع أمر الشراء المطابق في SAP، ويقارن الكميات والأسعار والتواريخ يدويا.
هذه العملية اليدوية بطيئة ومكلفة وعرضة للخطأ. فهو يتوسع بشكل سيئ مع النمو، ويربط موظفي المشتريات المهرة بالفحص المتكرر بدلا من التعامل مع الاستثناء، ويجعل من الصعب تطبيق قواعد المطابقة والتسامح باستمرار عبر المناطق وتنسيقات الموردين.
الحل
تنفيذ بنية متعددة العوامل في Copilot Studio تعمل على أتمتة معالجة إقرار أمر الشراء. يستخدم الحل عوامل متخصصة لاستخراج بيانات الإقرار، واسترداد أوامر الشراء من SAP، وتطبيق معايير المطابقة المعرفة من قبل الأعمال، وتحديد ما إذا كان يمكن تأكيد الإقرارات تلقائيا أو طلب مراجعة بشرية.
تجمع البنية بين تزامن العامل وتكامل SAP Power Automate التدفقات السحابية والتتبع المستند إلى Dataverse لإنشاء عملية موثوقة وقابلة للتدقيق. ويركز أخصائيو المشتريات على الاستثناءات بينما تعالج الإقرارات الروتينية تلقائيا.
القدرات الرئيسية:
- أتمتة استلام الإقرارات ومعالجتها.
- توحيد إقرارات المورّد عبر مختلف التنسيقات.
- التحقق من صحة الإقرارات مقابل أوامر الشراء من خلال تطبيق معايير المطابقة التنظيمية، مثل متطلبات المطابقة الدقيقة أو التفاوتات القابلة للتكوين.
- تصعيد الاستثناءات لأخصائيي المشتريات.
- الاحتفاظ بسجل تدقيق للحوكمة وإعداد التقارير.
النتيجة: باستخدام هذا النمط، يمكن للمؤسسة نقل معظم تأكيدات الطلبات من المعالجة اليدوية إلى المعالجة المباشرة، مما يحرر المتخصصين في المشتريات من التركيز على الاستثناءات بدلا من الفحص الروتيني. يوفر النهج مخططا قابلا لإعادة الاستخدام للعمليات الأخرى ذات الحجم الكبير والمستندات في مجالات مثل التمويل والمبيعات.
الاعتبارات
تنفذ هذه الاعتبارات ركائز Power Platform Well-Architected ، وهي مجموعة من المبادئ التوجيهية التي تعمل على تحسين جودة عبء العمل. تعرف على المزيد في Microsoft Power Platform Well-Architected.
Reliability
عزل الخطأ: معالجة حالات فشل الاستخراج وأخطاء المطابقة ومشكلات تكامل SAP بشكل منفصل بحيث لا يمنع الإقرار الفاشل أبدا بقية الدفعة.
المعالجة المتكررة: استخدم رقم أمر الشراء ومعرف الإقرار للكشف عن التكرارات وتخطيها، ما يمنع التأكيدات المتكررة إذا تمت إعادة تسليم رسالة.
الآليات الاحتياطية: إقرارات المسار التي لا يمكن معالجتها تلقائيا إلى قائمة انتظار استثناء بشري بحيث لا يتم فقدان أي تأكيد.
تسجيل الطبقة المزدوجة: سجل النتائج في Dataverse وأرسل إعلاما ثانويا عند الفشل، لذلك تظل الاستثناءات مرئية حتى إذا فشلت خطوة التسجيل.
الأمان
التحكم في الوصول: تقييد قنوات المتناول وجداول Dataverse وحساب خدمة SAP على الهويات المعتمدة فقط.
الامتياز الأقل: امنح الوكلاء حق الوصول للقراءة إلى أوامر الشراء والوصول للكتابة فقط إلى عمليات تأكيد الطلب التي يحتاجونها.
حماية البيانات: معالجة بيانات الإقرار، والتي يمكن أن تتضمن تسعيرا حساسا تجاريا، بشكل آمن، وحماية الحقول الحساسة أثناء النقل وفي حالة الراحة.
التوافق: محاذاة قواعد التحقق من الصحة والتدقيق مع الضوابط المالية للمؤسسة ومتطلبات استبقاء السجلات.
التميز التشغيلي
التوحيد القياسي: تسوية تنسيقات إقرار المورد المتنوعة في مخطط داخلي واحد للحفاظ على مطابقة المنطق بسيطا ومتسقا.
الوثائق: الاحتفاظ بدفاتر التشغيل أنواع الاستثناءات الشائعة ومشكلات تنسيق المورد وتغييرات تكوين SAP. توثيق معايير المطابقة، بما في ذلك أي متطلبات مطابقة تماما، وتفاوتات، وشروط تصعيد.
عملية الدعم: تدريب فرق دعم المشتريات و تكنولوجيا المعلومات على تفسير سجل تشغيل العامل وتشخيص حالات الفشل وإجراء الاسترداد اليدوي.
إدارة التغيير: تحقق من صحة التغييرات على عمليات الاستخراج والمطابقة وتعيينات SAP في بيئة غير إنتاجية قبل الإصدار، واستخدم التحكم بالمصادر لتعريفات العامل والتدفق.
كفاءة الأداء
الإنتاجية: اضبط سعة الحل لاستيعاب أحجام المعالجة اليومية الكبيرة، وعالج إشعارات الاستلام بالتوازي حيثما تسمح الموصلات.
التحسين: ذاكرة التخزين المؤقت للبيانات المرجعية المستخدمة بشكل متكرر، مثل عمليات البحث عن أمر الشراء والمورد، لتجنب استعلامات SAP المكررة.
تقييد الموصل: حساب حدود النظام الأساسي وموصل SAP، وتقديم قائمة الانتظار من خلال Dataverse للأحمال القصوى.
قابلية التوسع: توسيع نفس نمط المنسق إلى مجالات وأنواع مستندات جديدة دون إعادة تصميم تدفق المطابقة الأساسية.
تحسين التجربة
الخدمة الذاتية: تمكين متخصصي المشتريات من حل الإقرارات المتصاعدة وإعادة معالجتها مباشرة، دون تبعية تكنولوجيا المعلومات.
الشفافية: إظهار حالة المعالجة وقوائم انتظار الاستثناءات من خلال Dataverse، مع تحليلات في Power BI لإعداد تقارير عن الاتجاهات والأداء.
التصعيدات الواضحة: تقديم كل تصعيد بملخص منظم: الإقرار، أمر الشراء، الاختلافات المحددة، والإجراء الموصى به.
مستوى الخدمة الهدف: تعيين هدف مباشر، مثل تأكيد معظم الإقرارات تلقائيا، ومراقبة مقابله.
الذكاء الاصطناعي المسؤول
الموثوقية والسلامة: مراقبة مخرجات العامل باستمرار للتأكد من دقتها، والحفاظ على الإنسان في الحلقة لمراجعة الحالات الشاذة والاستثناءات قبل أن تؤثر على نظام التخطيط.
الخصوصية والأمان: تأكد من أن البيانات التي تمتثل لها عملية الوكلاء تتوافق مع نهج الخصوصية ومعالجة البيانات المعمول بها.
الشفافية: اجعل قرارات الوكيل قابلة للتتبع، مع توفر سجلات لمراجعة كل تأكيد وتصعيد.
المساءلة: استخدم مراجعة بشرية ضمن الحلقة لضمان بقاء المساءلة عن الاستثناءات والحالات الحدّية على عاتق فريق المشتريات.
المساهمون
تحتفظ Microsoft بهذه المقالة. وقد كتب المساهمون التاليون هذا المقال.
المؤلفون الرئيسيون:
- بيتروس فيليسكوراس، مدير أول للبرنامج