التخطيط لإصدار تجريبي
عند التخطيط لعملية تجريبية، يجب السماح بوقت كاف لإجراء اختبار كاف قبل النشر. بمجرد اكتمال الاختبار وحل جميع المشكلات المعروفة، يجب طرح النشر على مراحل. هناك دائما إمكانية وجود عوامل خارجية لم يتم تحديدها في المختبر يمكن أن تظهر فجأة وتؤثر على التوزيع. حتى إذا لم ينتج عن التوزيع أي تعقيدات تقنية، يجب أن يكون موظفو تكنولوجيا المعلومات مستعدين لدعم تأثير النشر على المستخدمين النهائيين. يمكن أن يكون الفشل في توفير موارد كافية لتدريب المستخدمين ومعالجة الأسئلة أو المخاوف تأثيرا سلبيا مثل مشكلة البرامج أو الأجهزة.
التوزيع المرحلي
التوزيع المرحلي باستخدام حلقات التوزيع هو مفهوم البدء بالمجموعات الصغيرة ثم توسيع نطاق التوزيع بطريقة مقاسة بمرور الوقت. عادة، عند صياغة خطة الاتصال والتدريب، يجب تشكيل هذه الحلقات وأعضائها. بهذه الطريقة، يمكنك تقليل المخاطر المحتملة والتحقق من صحة نهجك أثناء فتح صمام التوزيع باستمرار، أو إيقاف الأنشطة مؤقتا إذا لزم الأمر، على سبيل المثال، عندما ترى المزيد من مكالمات مكتب المساعدة تأتي في أكثر من المتوقع.
يتم إنشاء حلقات التوزيع بشكل أفضل بالتعاون مع وحدات الأعمال ومديريها. تريد فهم التواريخ والأوقات الهامة لتجنبها عند نشر التغييرات أو إجراءها. مع التخطيط الدقيق والشراء من أصحاب المصلحة، سيكون من الأسهل الحصول على المستخدمين على متن الطائرة والراحة مع أي تغييرات قادمة في طريقهم.
المرحلة 1: فريق تكنولوجيا المعلومات والمشتركون المبكرون في برنامج Insideer
ابدأ عملية النشر الخاصة بك مع فريق تكنولوجيا المعلومات والمتبنين المبكرين المتحمسين، الذين يتطوعون للوصول المبكر. باستخدام هؤلاء "المشاركين في برنامج Insider"، يمكنك اختبار اتصالاتك وتأثيرات التغيير وفعالية اتصالاتك وتدريبك. تقوم تكنولوجيا المعلومات بتشغيل إصدارات تجريبية صغيرة خلال هذه المرحلة وتتعلم تقنيات استكشاف الأخطاء وإصلاحها والأتمتة للمساعدة في أثناء مراحل النشر الأوسع.
من المهم إشراك الأعضاء في المرحلة التجريبية الأولية، للتأكد من أنهم يوثقون ملاحظاتهم ويعيدونها إلى العملية. كما أنه من الجيد أن يكون لديك أبطال خارج فريق تكنولوجيا المعلومات يساعدون في توسيع التواصل العضوي والفظي للقدرات الجديدة، وغالبا ما يكونون السطر الأول من الدعم عندما يحتاج المستخدمون في المراحل اللاحقة إلى المساعدة.
المرحلة الثانية: الإصدار التجريبي
بمجرد أن تشعر بالرضا عن المرحلة الأولى، يمكنك استهداف مجموعة أكبر من المستخدمين للمرحلة التجريبية الثانية. يجب أن يشمل ذلك مزيجا تمثيليا من أدوار المستخدمين وأنواع الأجهزة والتطبيقات ووظائف Office الإضافية وما إلى ذلك. يجب أن تكون الأجهزة التجريبية أيضا مستخدمين أو أجهزة منخفضة المخاطر لتقليل تأثير الأعمال أثناء الإصدار التجريبي. سيتم استخدام البيانات التي يتم إرجاعها من هذه المجموعات عبر التحليلات لاستهداف الموجات الأولية للمرحلة 3، النشر الأوسع.
تذكر أن جميع أجهزة الكمبيوتر في هذه المرحلة والمراحل المستقبلية يجب أن تقوم بتسجيل الدخول إلى خدمة Analytics، حتى تتمكن من جمع بيانات تشخيصية حول صحة الجهاز والتطبيق بالإضافة إلى توفير النطاق الترددي. يمكن أن تساعد تحليلات نقطة النهاية في تحديد المرشحين للمجموعات التجريبية وتحديد المشكلات المحتملة التي قد يكون من الصعب على المستخدمين تحديدها أو إهمال الإبلاغ.
في هذه المرحلة، من المهم بشكل خاص توصيل التغييرات ومساعدة المستخدمين على الاستفادة من الإمكانات الجديدة. يمكن للمستخدمين في كثير من الأحيان إلغاء تحديد أولويات البريد الإلكتروني أو الاتصالات الأخرى الواردة من تكنولوجيا المعلومات أو تجاهلها - لذلك يساعد على الاجتماع مع الإدارة للحصول على مساعدتهم في توصيل التغيير ودفع اعتماد الأدوات والتكنولوجيا الجديدة.
ستحتاج أيضا إلى إدخالاتها على الأطر الزمنية لتجنبها، حتى تتمكن من تقليل تعطيل المستخدم. على سبيل المثال، قد يكون فريق التمويل حساسا في نهاية أرباع السنة المالية أو فرق تطوير المنتجات أثناء إطلاق المنتج.
بالتوازي مع التخطيط للأجهزة والمستخدمين والأقسام والتوقيت، يمكنك البدء في إنشاء خطط الاتصال والتدريب، بالإضافة إلى البدء في تجميع المحتوى أو إشراك الموارد الخارجية للمساعدة في تدريب المستخدمين.
المرحلة 3 وما بعده: نشر الإنتاج الواسع
من خلال الوصول إلى مراحل توزيع واسعة، ستكون قد حسنت العمليات والاتصالات والتدريب وأدوات الخدمة الذاتية. الآن يمكنك استخدام البيانات التشخيصية التي تم جمعها لاستهداف المزيد من أجهزة الكمبيوتر.
النشر بمعدل قابل للإدارة إلى قسم تكنولوجيا المعلومات ومكتب المساعدة والمستخدمين وسعة الشبكة. يمكنك دائما العودة إلى الخطوة 2 في عجلة عملية التوزيع لتحسين شبكتك بشكل أكبر. ضع في اعتبارك أيضا سعة الشبكة واستخدام أدوات التحسين مثل التناظر إلى ذاكرة التخزين المؤقت للنظير و LEDBAT والتقنيات الأخرى لتسهيل النقل الأسرع للبيانات المتعلقة بالنشر.
بالإضافة إلى البيانات التشخيصية التي تراقبها عبر أدوات التحليلات، يمكنك أيضا مراقبة استخدام خدمة Microsoft 365 بطريقة دقيقة مع تقارير الاستخدام التفصيلية حسب حمل العمل في مركز الإدارة واستخدام لوحات معلومات المسؤول عبر Power BI. هذه أدوات رائعة للمساعدة في تعيين الأهداف وتعقبها أثناء طرح أدوات جديدة للعمل معا - مثل Microsoft Teams - أو طرق جديدة لمشاركة الملفات - مثل OneDrive.
سيستمر قبول التكنولوجيا الجديدة واعتمادها بعد فترة طويلة من تثبيت كل جهاز كمبيوتر في مؤسستك على Windows 11 وتطبيقات Microsoft 365. ولن يغير المستخدمون بالضرورة كيفية عملهم - دون أخذ الوقت لإعلامهم وتدريبهم بالقدرات الجديدة. وأخيرا، يستمر التواصل مع نماذج الخدمة الجديدة التي توفر قدرات جديدة على جدول نصف سنوي مستمر لنظام التشغيل Windows وجدول شهري اختياري ل Office.