تمرين (اختياري) - صياغة المستند وتحسينه ومشاركته

مكتمل

التمرين

تخيل أنك مدير مشروع مكلف بإعداد تقرير مشروع شامل لشاي Mystic Spice Premium الجديد في شركتك. في هذا التمرين، ستستخدم Microsoft Word لصياغة التقرير، واستيراد الملاحظات (اختياريًا) من OneNote، ومشاركة المسودة مع فريقك عبر Microsoft Teams أو Microsoft Outlook للحصول على الملاحظات والتعاون.

ملاحظة

بينما يوضح هذا التمرين كيف يمكن أن تتدفق المعلومات من تطبيق إلى آخر ضمن Microsoft 365، لا يُطلب منك القيام بذلك. يمكن إكمال كل خطوة من هذه الخطوات باستخدام Copilot في Word مباشرة. يتم توفير خطوات بديلة عند الحاجة.

تنزيل ملف عينة

خلال هذا التمرين، سنقوم بصياغة مطالبات لـ Microsoft 365 Copilot تشير إلى هذا الملف. قم بتنزيل الملف التالي وحفظه في مجلد OneDrive قبل المتابعة.

تقرير تحليل السوق لشاي Mystic Spice Premium.docx

استيراد الملاحظات (اختياري)

1. افتح Word وأنشئ مستندًا جديدًا.

2. قم بتنشيط Copilot عن طريق تحديد زر Copilot في علامة التبويب الرئيسية.

   ملاحظة

   إذا لم يكن لديك ملاحظات تريد استيرادها، فتابع إلى صياغة المحتوى.

3. أدخل المطالبة صياغة تحديث تقرير مشروع بناءً على الملاحظات حول شاي Mystic Spice Premium في OneNote. في جزء Copilot. يقوم Copilot بسحب المعلومات المطلوبة من OneNote ويصوغ بداية التقرير في جزء Copilot.

4. حدد خيار إدراج لنسخ هذا النص إلى مستند Word.

على الرغم من أن هذه بداية جيدة، فإن تقديم المعلومات استنادًا إلى الملاحظات لن يكون كافيًا. لنرَ كيف يمكن لـ Copilot في Word مساعدتك في إنشاء تقرير لمشاركته مع أصحاب المصلحة.

تخطيط المحتوى الخاص بك

دعونا ننشئ تقرير مشروع باستخدام تحليل السوق الذي جمعته بالفعل. بعد ذلك، يمكننا تحرير هذا الملف للحصول على المحتوى الذي نحتاجه لتقريرنا.

1. افتح مستند Word جديد من متصفحك بالانتقال إلى تطبيق Word عبر الإنترنت.

2. حدد تجربة Copilot على اللوحة في أعلى المستند الفارغ.

3. أدخل الأمر التالي:

   أنشئ تقرير مشروع يتضمن ملخصًا تنفيذيًا ومقدمة ووصفًا للمنتج وأهداف المشروع والمناقشة. استخدم المستند المرتبط كمصدر للمحتوى.

4. أضف مرجع المستند إلى مطالبتك عن طريق إدخال شرطة مائلة للأمام يدوياً متبوعة باسم المستند: /خطة الترويج لشاي في أمريكا اللاتينية.docx. بدلاً من ذلك، يمكنك تحديد إضافة محتوى واختيار الملف من القائمة المنسدلة بمجرد توفره في OneDrive.

5. حدد السهم الأيمن لإرسال مطالبتك و إنشاء الاستجابة.

6. راجع المحتوى المصاغ وحدد الاحتفاظ به.

7. أثناء مراجعتك لمحتوى المستند، قد تجد أن بعض النصوص تحتاج إلى تحرير أو إعادة صياغة. يبدو قسم وصف المنتج قصيرًا إلى حد ما وتقنيًا. دعونا نحرر النص ليكون أكثر جاذبية لقرائنا.

8. قم بتمييز الفقرة، ثم حدد أيقونة Copilot التي تظهر على يسار النص.

9. حدد إعادة الكتابة التلقائية من القائمة. يقوم Copilot بإنشاء عدة خيارات. راجع كل خيار، وحدد من أجل:

   • استبدل النص الحالي بالنص الذي تفضله.
   • أدرج أدناه النص للاحتفاظ بكليهما.
   • أعد إنشاء الاقتراحات إذا لم تعجبك أي منها، يمكنك اختيار إعادة إنشائها، وسيقدم لك Copilot ثلاث خيارات إضافية للاختيار من بينها.
   • أدخل نصًا يصف التحديث الذي تريده في حقل ماذا تريد أن يغير Copilot؟.

10. لندخل مطالبة محددة للحصول على النتائج التي نريدها. في حقل ماذا تريد أن يغير Copilot؟، أدخل:

    أعد كتابة هذه الفقرة لإضافة مزيد من التفاصيل حول المنتج. ينبغي أن تكون نبرة هذه الفقرة احترافية وجذابة.

11. راجع الخيارات المعاد صياغتها، واختر الأنسب لك، ثم حدد استبدال.

تحويل نص إلى جدول

على الرغم من أن المحتوى في مستندك قد يكون دقيقًا، فكر في مدى سهولة قراءته. هل سيكون من الأفضل تقديم قسم ما على شكل جدول؟ يمكن لـ Copilot تحويل النص بسهولة إلى جدول باستخدام مطالبة.

لنرَ هذا التحول أثناء التنفيذ.

1. للقيام بذلك، ضع المؤشر في نهاية التقرير.

2. اسأل Copilot أن يضيف قائمة بمعالم المشروع ومواعيدها النهائية باستخدام خيار Copilot على اللوحة. حدد توليد.

3. حدد الاحتفاظ به لإضافة القسم إلى خطة المشروع.

4. تظليل القائمة.

5. حدد أيقونة Copilot على اللوحة إلى يسار النص.

6. حدد التصور كجدول من القائمة. النتيجة تبدو رائعة بشكل عام، لكن دعونا نتأكد من وجود عمود يوضح متى تم إكمال المهمة بنجاح.

7. اكتب أضف عمودًا ثالثًا، "المهمة مكتملة"، إلى الجدول. في مربع حوار Copilot.

8. حدد الاحتفاظ به لإدراج الجدول في مستندك.

9. راجع تنسيق الجدول وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية. يمكنك بعد ذلك حذف القائمة النقطية من قسم معالم المشروع والمواعيد النهائية.

تلخيص المستند

أثناء إكمال مستندك، تريد التأكد من عرض النقاط الرئيسية بوضوح. طريقة جيدة للقيام بذلك هي الاطلاع على ملخص المستند. وبالمثل، إذا تلقيت مستند Word كبيرًا لا يتوفر لديك الوقت لقراءته بالكامل، فإن ميزة التلخيص تكون ضرورية. لننشئ ملخصًا في نهاية المستند.

1. أدخل الطلب التالي في جزء Copilot:

   تلخيص هذا المستند. سلط الضوء على أهم ثلاث نقاط.

2. راجع الملخص الذي تم إنشاؤه، وحدد إضافة إلى المستند (علامة الجمع) إذا كنت تريد تضمين الملخص بأكمله في مستندك. يمكنك أيضًا تمييز أي جزء من النص، ثم نسخه ولصقه في مستندك.

هام

يتم إدراج النص الذي ينشئه Copilot في موقع المؤشر داخل المستند. تأكد من التنقل إلى نهاية المستند قبل اختيار إدراج المحتوى.

يمكنك إجراء تعديلات يدوية على النص، أو تمييز محتوى الملخص واستخدام Copilot لإعادة الكتابة التلقائية حسب الحاجة. يمكنك أيضًا استخدام هذا الملخص كنقطة انطلاق لرسالة في Teams أو Outlook عند مشاركة تقرير المشروع مع أصحاب المصلحة.

احفظ المستند للرجوع إليه لاحقًا. أنت جاهز للمشاركة للمراجعة، أو يمكنك استخدام هذا المستند كنقطة انطلاق لعرض تقديمي في PowerPoint.