وصف معالجة أوامر المبيعات
كما ذكرنا سابقاً، يعمل البائعون على تحديد التفاصيل المعينة لحل العميل في الفرص. بعد أن يحدّد البائع التفاصيل ويكون العميل جاهزاً لاقتراح رسمي، يقدم البائع عرض أسعار للعميل. يحدّد عرض الأسعار معلومات التسعير وكميات المنتجات.
يمكن إنشاء عروض الأسعار يدوياً أو من فرصة مباشرةً. تتضمن عروض الأسعار التي تم إنشاؤها من الفرص تفاصيل مهمة من سجل الفرص، مثل معلومات التسعير وأي عناصر بنود مرفقة تتم إضافتها تلقائياً. يمكن إضافة عناصر بنود المنتجات الفردية وإزالتها حسب الحاجة.
عندما يتم إنشاء عرض أسعار لأول مرة، يكون له حالة مسودة. يُمكن تعديل عروض الأسعار التي في حالة المسودة من حيث إضافة المنتجات أو إزالتها. عندما يكون عرض الأسعار جاهزاً للتقديم إلى عميل، فيجب تنشيطه. عرض الأسعار الذي تم تنشيطه يكون للقراءة فقط. بمجرد تنشيط عرض الأسعار، يصبح جاهزاً لتقديمه إلى العميل. يمكن إنشاء عروض الأسعار كمستندات Microsoft Word أو PDF.
عادةً ما يكون الإصدار الأول من عرض الأسعار المقدم للعميل ليس هو الإصدار الذي ينتهى إليه الأمر بالتوقيع. من الشائع أن يطلب العميل إزالة الأصناف أو تعديل الكميات. فعلى سبيل المثال، قد يتضمن عرض الأسعار في البداية 10 كاميرات أمنية، لكن العميل قرر أنه يريد البدء بخمس كاميرات في الوقت الحالي.
لا يمكن تحرير عروض الأسعار النشطة في Dynamics 365 Sales. يتم إجراء التغييرات على عروض الأسعار كمراجعات. عند مراجعة عرض الأسعار، يتم إغلاق الإصدار الأصلي من عرض الأسعار والاحتفاظ به لأغراض تاريخية، ويتم إنشاء إصدار جديد برقم مراجعة محدث. وتضمن هذه العملية إمكانية الوصول إلى جميع الإصدارات السابقة من عرض الأسعار في أي وقت. بعد أن يقوم البائع بتطبيق التغييرات اللازمة، يمكن تفعيل عرض الأسعار المحدث وتقديمه للعميل.
بمجرد أن يوقع العميل على عرض أسعار، يمكن إغلاقه، ويمكن إنشاء أمر. عندما يغلق البائع عرض الأسعار، يمكن للبائع اختيار تحويل عرض الأسعار إلى أمر. إضافة إلى ذلك، عند إنشاء عرض الأسعار من إحدى الفرص، يُمكنك تحديد إغلاق الفرصة أيضاً. من الهام ملاحظة أنه بعد قبول عرض الأسعار، لن تتمكن من مراجعته.
الأوامر والفواتير
بعد دورة حياة عرض الأسعار، عندما يكون العميل جاهزاً للتقدم، سيقدم أمراً على الأرجح. الأمر هو التزام من العميل بشراء المنتجات أو الخدمات. تم إنشاء معظم الطلبات كنتيجة مباشرة لعرض أسعار مقبول. ومع ذلك، هناك أوقات يلزم فيها إنشاء أمر لا علاقة له بعرض أسعار.
عند تحويل عروض الأسعار إلى أوامر، تتم إضافة محتويات عرض الأسعار إلى سجل الأوامر، ويتم إغلاق عرض الأسعار. يمكنك تحرير المنتجات والأصناف الموجودة في الأمر حسب الحاجة. إذا تم إنشاء أمر يدوياً، تحتاج إلى إضافة جميع معلومات الأمر الضرورية، مثل معلومات العميل المحتمل والاسم وقائمة الأسعار.
يمكن تحديث المنتجات والأسعار الخاصة بأمر ما حسب الحاجة. تمثل الطلبات عادةً المرحلة الأخيرة من عملية البيع. ولذلك تحتاج المنظمات إلى التأكد من صحة معلومات التسعير المتعلقة بها. يمكن أن تحد المؤسسات من المنتجات والأسعار عن طريق قفل التسعير وفتحه حسب الحاجة. يتم استخدام قفل الأسعار لضمان استخدام المنتجات الموجودة فقط في نموذج التسعير الحالي. عند قفل التسعير، لا يمكن استبدال معلومات التسعير الموجودة في الأمر. من خلال فتح التسعير، يمكنك الكتابة فوق أي حقل تسعير حسب الحاجة.
بمجرد تقديم الأمر، يجب تنفيذه. يتضمن تنفيذ الأمر توفير الخدمات أو المنتجات التي طلبها العميل في الأمر. يتيح Dynamics 365 Sales للمستخدمين إمكانية تتبع وقت تنفيذ الطلبات. يمكن أن يتم تمييز التنفيذ بأنه مكتمل أو جزئي.
بعد تنفيذ الأمر، يمكنك إنشاء فاتورة. الفواتير هي طلبات الدفع التي تقدمها شركة إلى عملائها. يمكن أن تكون الفواتير مرتبطة بالأوامر، ولكن لا يلزم ذلك. والطريقة الأكثر شيوعاً لإنشاء فاتورة في النظام، هي إنشاؤها مباشرة من أمر. عند إنشاء فاتورة، تتم إضافة جميع المنتجات المرتبطة بالأمر إلى الفاتورة تلقائياً. يمكن إضافة منتجات أو خدمات أخرى أو إزالتها من الأمر بعد إنشائها.
بعد إنشاء فاتورة، يمكن إضافة عناصر البنود الفردية وتحريرها حسب الحاجة، بنفس طريقة الأوامر. يمكن أيضاً قفل معلومات التسعير أو فتحها حسب الحاجة، بنفس طريقة الأوامر.
بمجرد قيام العميل بدفع الفاتورة، يمكنك وضع علامة على الفاتورة بأنها مدفوعة. عند وضع علامة على فاتورة تفيد بأنها مدفوعة، يمكنك تحديد أحد الخيارين التاليين:
مكتملة: يدفع العميل الفاتورة بالكامل.
جزئية: يدفع العميل جزءاً من الفاتورة فقط.