إجراء ورشة عمل تصميم حلول الثغرات
يقوم مهندس الحلول بتسهيل ورشة عمل تصميم حلول الثغرات، ولكن من المتوقع أن يقدم فريق التنفيذ معلومات حل الثغرات. يجب تعيين كل حل ثغرة لمالك داخل فريق التنفيذ. في بداية ورشة العمل، يجب أن يقدم شخص من فريق التنفيذ نظرة عامة أو ملخصاً لأهم الثغرات، بما في ذلك الحلول التي تم اقتراحها لكل ثغرة. لا ينبغي أن تستغرق هذه النظرة العامة أكثر من 10-15 بالمائة من الوقت الإجمالي لورشة العمل. يجب تقديمه فقط على مستوى عالٍ لأنه سيتم مناقشة كل حل ثغرة بالتفصيل في مجالات الموضوعات اللاحقة.
بعد نظرة عامة على أهم الثغرات، يجب على فريق التنفيذ تقديم كل ثغرة حل على حدة وإتاحة الوقت للمناقشة بين المجموعة. بعد أن يناقش المشاركون جميع حلول الثغرات، ينبغي تخصيص الوقت المتبقي للأسئلة والأجوبة مع المهندس المعماري.
يجب وضع توقع أنه، خلال كل جلسة، ستحدث مناقشة حول النطاق والنهج. كجزء من هذا التوقع، قد يقدم مهندس الحلول بعض الإرشادات مباشرة في الاجتماع. ومع ذلك، لا يُقصد من هذه الجلسات أن تكون جلسات تصميم وإنما جلسات مراجعة.
قد تغير التعليقات المقدمة الخطة أو التصميم الحالي، لكن فريق التنفيذ سينفذ العمل التفصيلي في تلك المناطق بعد ورشة العمل.
مخرجات تصميم حل الثغرة
مخرجات ورشة عمل تصميم حلول الثغرات هي وثيقة النتائج. ويعتبر المستند الحالي استجابة للمعلومات التي تم توفيرها كإعداد لورشه أو اثناء الورشة. بشكل عام، ستكون هذه النتائج واحدة من ثلاثة أنواع:
التأكيدات – تتعلق هذه النتائج بجوانب محددة من الحل الذي يريد مهندس الحل أن يدعو إليه على أنه مهم هندسياً. هذه التأكيدات هي عوامل قد لا تمثل خطراً أو مشكلة معينة ولكنها أساسية للحل ويجب ملاحظتها لأنها، إذا تم تغييرها، سيكون لها تأثير كبير. وقد تتعلق هذه التأكيدات ببنود محددة النطاق، أو جوانب بنية الحل، أو نهج أو تقنية التنفيذ.
المخاطر - تمثل هذه النتائج جانباً من جوانب الحل أو نهج التنفيذ الذي يمثل خطراً يجب تتبعه في المشروع. يمكن أن تتعلق هذه النتائج بالخطط أو المناهج أو التصاميم الحالية التي لديها إمكانية ملاحظة لنتائج سلبية. يمكن أن تكون مرتبطة أيضاً بمجالات الحل التي لم يتم استكشافها بشكل كافٍ حتى الآن، وعلى هذا النحو، فإنها تمثل خطراً في حدوث شيء غير متوقع. وستكون هذه النتائج مصحوبة ببيان لما يُنظر إليه على أنه خطر إلى جانب خطوات التخفيف الموصى بها.
المشكلات - تمثل هذه النتائج جانباً من جوانب الحل أو نهج التنفيذ الذي يمثل مشكلة تؤثر سلباً على التنفيذ، أو إذا لم يتم تصحيحها، فسيكون لها تأثير سلبي في المستقبل. هذه النتائج مصحوبة ببيان عن ماهية التأثير أو سيكون، إلى جانب خطوات الحل الموصى بها.
سيتم توزيع وثيقة النتائج على العملاء والمنظمات الشريكة، وسيعقد اجتماع مراجعة لتقييم النتائج بالتفصيل. سينتقل المستند إلى القيادة التنفيذية والراعيين التنفيذيين في كلا المؤسستين. في بعض الأحيان، يمكن أن تكون وثائق البحث هذه طويلة، وفي هذه الحالة، يتم توفير ملخص تنفيذي يسلط الضوء على النتائج الرئيسية والحاسمة للاستهلاك الأفضل من قبل المديرين التنفيذيين.