عملية التعاقد من الباطن
بشكل عام، تتضمن عملية التعاقد من الباطن العديد من الخطوات.
يوضح الرسم التخطيطي التالي مظهر العَمَلية العامة لبدء مدير المشروع فِي إجراء العَمَلية المطلوبة.
أولاً، يقوم مدير المشروع بإنشَاء عقد من الباطن مع أحد المورّدين. وبشكل افتراضي، يتم استخدام قوائم الأسعار المرفقة بسجل المورّد فِي النظام لإنشَاء العقد من الباطن، ويمكن أن يكون لكل حساب مورّد نوع علاقة. عند بدء عملية التعاقد من الباطن، يمكن لمدير المشروع تفصيل كل عمليات الشراء كأصناف بنود فِي العقد من الباطن. يمكن للمدير استخدام هذه البنود لتوضيح الوقت أو المصروفات أو المُنتَجَات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنه تعديل الأسعار فِي قوائم أسعار الشراء المرفقة بالعقد من الباطن، حيث يمكن لمدير حساب المورّد ومدير المشروع تكرارها فِي مختلف أنحاء المستند.
فِي هذه المرحلة، أو فِي وقت لاحق، إذا كان بند التعاقد من الباطن مخصصاً للوقت، فسيعمل مدير حساب المورّد عَلى إقران جهات اتصال المورّد بكل بند. يوفر هَذَا الاقتران معلومَات لمدير المشروع الذي يعمل عَلى العقد من الباطن نفسه. يقوم النظام تلقائياً بإنشَاء مَورد قابل للحجز من العقد من الباطن، وذلك إذا لم يكن موجوداً بالفعل بعد إقران جهة اتصال المورّد ببند التعاقد من الباطن. يمكن أن تكون كيفِية الفوترة المطبّقة عَلى كل بند هي السعر الثابت أو الوقت والمواد. وكحل بديل، بالنسبة للعقد من الباطن بنظام السعر الثابت، سيتم إعدَاد جدولة فواتير مستندة إلى الأحداث الرئيسية. يتم اجراء المفاوضات، وبعد الانتهاء منها، سيتم تأكيد العقد من الباطن. لا يمكن تحرير العقود من الباطن المؤكدة، ومع ذلك، إذا كان يلزم إجراء أي تغييرات، يمكنُك إعادة فتح العقد من الباطن بغرض التحرير. يؤدي هَذَا الإجراء إلى تغيير الحالة من تم التأكيد إلى مسودة حتى يتم إكمَال العقد مرة أخرى.
ستقوم أيضًا بإضافة أعضاء الفريق إلى مشروعك الذي يمكنُك إقرانه ببند تعاقد من الباطن. تشير هذه الإضافة إلى وجود حاجة لتعيين عضو فريق فِي هَذَا المنصب لديه القدرة الإنتاجية للمتعاقد من الباطن. يمكن أن يتسم أعضاء الفريق هؤلاء بخصائص عامة أو يحملوا اسمَاً. يمكنُك إنشَاء أعضاء فريق يحملون اسمَاً فِي أحد المشاريع مباشرة أو يمكنُك إنشاؤهم عن طريق الحجز ثم استخدام تجارب جدولة الموارد. يمكن لموارد المتعاقد من الباطن تسجيل الوقت والمصروفات واستخدام المواد فِي المشروع ومهامه، ثم إرسالها للمُوَافقة عليها. هذه العَمَلية ممَاثلة بالنسبة لموظفِي مؤسستك الخاصة.
عند المُوَافقة عَلى المشروع، سيتم تسجيل الوقت الذي تمت المُوَافقة عليه من خلال العقود من الباطن مع قيم تكلفة المشروع الفعلية التي تستند إلى سعر التعاقد مع العامل أو الدور الذي نفذه فِي المشروع. يمكنُك تسجيل فواتير المورّد وأصناف بنود الفواتير فِي النظام. بالإضافة إلى ذلك، يمكنُك تسجيل العَمل الذي أجراه أحد موارد المورّد أو المُنتَجَات التي قام المورد بتسليمها. يجب أن تكون بنود الفواتير هذه خاصة بمشروع معين ومخصصة لفئة حركة الوقت أو المصروفات أو المنتج/المَادة أو الحدث الرئيسي أو الرسوم. وبشكل اختياري، يمكن لهذه البنود أيضًا أن تشير إلى بند التعاقد من الباطن المرتبط بعمل المورّدين.
بعد ذلك، سيعمل النظام تلقائياً عَلى إقران جميع قيم التكلفة الفعلية، التي تطابق بند التعاقد من الباطن والمشروع، بفاتورة المورّد. سيؤدي هَذَا الاقتران إلى تسهيل المطابقة ثلاثية الاتجاه وعملية التحقق. سيتولى مدير المشروع مراجعة قيم تكلفة المشروع الفعلية التي تمت مطابقتها تلقائياً، وإزالة القيم الفعلية الأخرى أو إضافتها، وإكمَال خطوات أخرى فِي عملية التحقق. سيؤدي إكمَال التحقق فِي جميع البنود إلى وضع علامة عَلى فاتورة المورّد عَلى أنها جاهزة للدفع. فِي هذه المرحلة، يمكنُك تحويل فاتورة المورّد والبنود إلى نظام محاسبة أو مدفوعات مستحقة لمعالجة الدفع للمورّد. وأخيراً، سيراجع النظام المشاريع المسجلة الأخرى، ثم سيسجّل التكاليف الفعلية من بنود فواتير المورّد فِي المشروع.
استكشاف قدرات التعاقد من الباطن المتقدمة
يمكن لقسم الحسابات الدَائنة رؤية العقود من الباطن التي أنشأها وأدارها مدير المشروع كأوامر شراء. عند قيام المقاول من الباطن بإدخال إكمَال العَمل، يتم إنشَاء إيصالات لأوامر الشراء تلك بصورة تلقائية. تضمن ميزة إمكانيات التعاقد من الباطن المتقدمة عدم قبول فواتير المورّدين غير الصحيحة من قِبل موظف الحسابات الدَائنة عند مطابقة فاتورة المورّد مع العَمل المُبلغ عنه من خلال المطابقة الثلاثية.