ما المقصود بتصنيف البيانات؟
لقد حددت البيانات الحساسة لمؤسستك. ماذا الآن؟ يجب عليك تصنيف تلك البيانات. تصنيف البيانات مهم، لأنه يسمح لك بالتمييز بين أنواع البيانات الحساسة. يمكنك بعد ذلك إعداد البيانات لمستوى مناسب وطريقة الحماية.
تصنيف البيانات هو وسيلة أساسية للمؤسسات لتحديد وتعيين القيم النسبية لبياناتها. وهو يمكّن المؤسسات من تصنيف البيانات المخزنة حسب الحساسية، وتأثير الأعمال. يساعد هذا التصنيف في تحديد المخاطر المرتبطة بالبيانات. بعد اكتمال التصنيف، يمكن للمؤسسات إدارة البيانات لتعكس قيمتها بدلاً من التعامل مع جميع البيانات بنفس الطريقة. ويدعم تصنيف البيانات نهجاً واعياً ومدروساً. يمكن هذا الأسلوب المؤسسات من تطبيق تحسينات غير ممكنة إذا تم تعيين نفس القيمة لجميع البيانات.
إشعار
تصنيف البيانات هو فرز ووسم لمستنداتك. قبل سنوات، كانت المؤسسات تخزن عادة معلومات مهمة في شكل ورقي. تلك الأوراق كانت مخزنة في صناديق أو خزائن إيداع، مع مجلدات في الداخل. قد يكون لدى البعض تسميات "سرية" تحدد المحتوى الحساس. بعد وضع علامة على هذه المجلدات، غالباً ما تقوم المؤسسات بتخزينها في ما تعتبره مواقع آمنة. ومع ذلك، عند تصنيف النماذج الإلكترونية اليوم، يمكنك وضع علامة عليها بإضافة بيانات التعريف. تحدد بيانات التعريف هذه تصنيف البيانات وتستخدم تقنية مناسبة للمساعدة في حماية البيانات.
تستخدم المؤسسات الكبيرة مثل Microsoft والحكومات والكيانات العسكرية تصنيف البيانات منذ عقود لإدارة سلامة بياناتها.
يحتاج تصنيف البيانات الناجح:
- وعي واسع باحتياجات المؤسسة.
- فهم شامل لمكان وجود أصول بيانات المؤسسة.
توجد البيانات في واحدة من ثلاث حالات أساسية:
- الثبات
- قيد التنفيذ
- قيد النقل
وتتطلب جميع الحالات الثلاث حلولاً تقنية فريدة لتصنيف البيانات. ومع ذلك، يمكنك تطبيق مبادئ تصنيف البيانات نفسها لكل منها. يجب على البيانات المصنفة بوصفها سرية أن تظل سرية عندما تكون في أي من هذه الحالات الثلاث: الثبات، و قيد المعالجة، والنقل. ويجب ألا يترك التصنيف والحماية البيانات تعتبر حساسة أبداً.
كما يمكن تنظيم البيانات أو إلغاء تنظيمها. تُعد عمليات التصنيف النموذجية للبيانات المنظمة، كما هو الحال في قواعد البيانات وجداول البيانات، أقل تعقيداً وتستغرق وقتاً طويلاً لإدارتها. وعلى العكس من ذلك، تتطلب عمليات التصنيف للبيانات غير المنظمة مثل المستندات، والتعليمات البرمجية المصدر، والبريد الإلكتروني المزيد من الإدارة. وفي معظم الحالات، يكون لدى المؤسسات بيانات غير منظمة أكثر من البيانات المنظمة. بغض النظر عن ذلك، من المهم للمؤسسات إدارة الحساسية لجميع البيانات. عند تنفيذ تصنيف البيانات بشكل صحيح، يساعد على ضمان إدارة أصول البيانات الحساسة أو السرية بمزيد من الرقابة. غالبا ما تتطلب أصول البيانات التي تعتبر عامة أو حرة في التوزيع، إشرافا أقل.
تصنيف البيانات والامتثال لها
يضيف تصنيف البيانات بيانات التعريف إلى مستنداتك ويعد البيانات للحماية. ومع ذلك، فإنه يساعد أيضاً في الامتثال والخصوصية وإدارة البيانات. على سبيل المثال، إن وضع علامة على البيانات على أنها سرية لا يحددها فقط للحماية. كما أنه يتيح للأطراف الأخرى معرفة كيفية إدارة تلك البيانات. عندما يرسل الموظف البيانات عبر البريد الإلكتروني؛ ويصنفها على أنها حساسة أو سرية، يجب على مستلم البريد الإلكتروني التعامل مع البيانات المستلمة بشكل مناسب. وتحدد لوائح حماية البيانات، مثل القانون العام لحماية البيانات، الأساليب وأفضل الممارسات لمعالجة البيانات الحساسة والوصول إليها وتخزينها واستخدامها وإتلافها.
من المهم أيضاً أن نتذكر أن القواعد التنظيمية ذات الصلة، والقواعد الخاصة بالصناعة قد تفرض أنواع تصنيف البيانات. قد تتطلب منك هذه القواعد تصنيف سمات بيانات مختلفة. على سبيل المثال، يتطلب تحالف أمان السحابة أن تتضمن كائنات البيانات والبيانات نوع البيانات، واختصاص المنشأ والمسكن، والسياق، والقيود القانونية، والحساسية.
كما تمت مناقشته، تختلف أهمية تصنيف البيانات عبر عدة طبقات. لذلك، من المهم أن يفهم الأشخاص الذين يديرون البيانات تصنيف البيانات، وكيف يختلف عن حماية البيانات. يجب على المؤسسات رفع مستوى الوعي حول تصنيف البيانات فيما يتعلق بإدارة البيانات وليس فقط حماية البيانات. عادةً، تنتج حماية البيانات من خلال تصنيف البيانات. ومع ذلك يجب أن تكون البيانات المحمية متاحة للأشخاص الذين يحتاجون إليها. يجب على هؤلاء الأشخاص بعد ذلك فهم كيفية إدارة البيانات المحمية استناداً إلى كيفية تصنيفها، وليس كيفية حمايتها.